Dlaczego w małej firmie potrzebujesz ocen okresowych?

Jeśli tu trafiłeś, to prawdopodobnie zaczynasz myśleć o wprowadzeniu ocen okresowych w swojej firmie. Być może ktoś Ci to zasugerował? Albo coś we współpracy z ludźmi przestało działać i szukasz na to rozwiązania? 

Obiecałam, że ta akademia będzie turbo praktyczna, sam konkret i zero lania wody. Dlatego najpierw upewnijmy się, czy w ogóle jest sens, żebyś poświęcał dalej swój czas na czytanie tego tekstu. 

Kiedy NIE potrzebujesz ocen okresowych 

Nie zawracaj sobie głowy tym procesem jeśli: 

• Twoja firma ma mniej niż 20 pracowników, a Ty masz realny i codzienny kontakt ze wszystkimi. Dla tej wielkości organizacji sprawdzą się zupełnie inne rozwiązania np. regularne rozmowy 1:1, bieżący feedback do realizowanych zadań, cotygodniowe podsumowania zespołowe: gdzie jesteśmy/co działa/co nie działa/ wyznaczanie priorytetów. 
• Model biznesowy nie jest jeszcze ustabilizowany, a priorytety zmieniają się co kilka tygodni. Wprowadzenie procesu ocen okresowych na tym etapie tylko niepotrzebnie usztywniłoby Twoją organizację, a na tym etapie potrzebujecie dużej elastyczności i szybkiego reagowania.
• Nie masz jeszcze w strukturach wyznaczonych pierwszych Liderów i nie planujesz tego robić w najbliższym czasie. Bez Liderów cały proces ląduje na Twoich barkach i szybko stanie się obciążeniem zamiast dźwignią rozwojową dla Twojej organizacji. 
• Nie jesteś gotowy na szczere rozmowy, jasne decyzje i konsekwencje w działaniu. Oceny okresowe mają prowadzić do konkretnych decyzji, działania i rozwoju. 

W tych sytuacjach oceny okresowe będą tylko sztuką dla sztuki. Zabiorą czas ale nie przyniosą Ci żadnej wartości biznesowej. 

Jeśli po tym fragmencie czujesz, że to jeszcze nie ten moment. Ze spokojem zamknij ten artykuł i wróć do niego wtedy kiedy żaden z powyższych punktów nie będzie dotyczył już Twojej organizacji. 

Kiedy warto wdrożyć oceny okresowe 

Jeśli jesteś na etapie, w którym nie masz już bezpośredniego kontaktu z każdym pracownikiem, to czytaj dalej. 

Na tym etapie bardzo często zaczynasz zauważać, że nie jesteś już w stanie realnie być wszędzie i widzieć wszystkiego. Opierasz się na skrawkach informacji, opiniach Liderów albo własnych przeczuciach. Coraz trudniej ocenić kto faktycznie dowozi wartość dla organizacji, a kto tylko dobrze “się sprzedaje”. 

Decyzje personalne coraz częściej podejmujesz intuicyjnie. Podwyżki, awanse, czy zmiany ról opierają się na tym kto jest najbardziej widoczny, kto głośniej mówi albo kto przyszedł z tematem, a nie na uporządkowanych danych. 

A może zauważasz, że Liderzy mają problem z rozmowami o wynikach i rozwoju. Unikają trudnych tematów, odkładają feedback “na później” albo prowadzą rozmowy bardzo różnej jakości w zależności od relacji jaką mają z daną osobą, a nie standardu. 

"Oceny okresowe pomagają przełożyć cele firmy na konkretne oczekiwania wobec zespołów i stanowisk."

Zauważasz lub słyszysz, że pracownicy zaczynają się porównywać między sobą. Pojawiają się pytania o sprawiedliwość decyzji, niedopowiedzenia, domysły i frustracje, które wcześniej nie był widoczne. 

Coraz częściej w rozmowach słyszysz “Nie wiem, czego się ode mnie oczekuje.” albo “Nikt mi wcześniej nie powiedział, że to jest problem.”. A Ty masz poczucie, że przecież to było oczywiste. 

I to jest właśnie ten moment w którym oceny okresowe zaczynają mieć sens. I można je wykorzystać jako narzędzie, które będzie wspierać wzrost Twojej firmy. 

Dlaczego dobrze zaprojektowany system ocen okresowych realnie wspiera biznes

Oceny okresowe bardzo często kojarzą się z tabelkami, formularzami i rozmowami, które każda ze stron chce jak najszybciej zakończyć. Tymczasem, jeśli są dobrze zaprojektowane, zakomunikowane i wdrożone, to robią dokładnie to czego Twoja firma potrzebuje na tym etapie, czyli wspierają jej wzrost. 

"Dzięki nim lepiej wykorzystujesz potencjał, który już masz w organizacji."

Kaskadowanie strategii i realizacja celów biznesowych

W wielu firmach strategia istnieje na poziomie deklaracji. Jest slajd, są cele roczne, jest wizja na najbliższe lata. Problem zaczyna się wtedy, gdy schodzisz poziom niżej i pytasz zespoły, co to oznacza w ich codziennej pracy, które ich działania najmocniej przyczyniają się do sukcesu firmy. Odpowiedzi często bywają dalekie od tego co chcielibyśmy usłyszeć. Bo każdy zrozumiał strategię po swojemu, a nie było przestrzeni do tego aby omówić ją w kontekście danego działu, czy stanowiska. 

Oceny okresowe pomagają to uporządkować. Pozwalają przełożyć cele firmy na konkretne oczekiwania wobec zespołów i konkretnych stanowisk. Każdy wie, za co odpowiada i po czym poznacie, że cele są osiągane. 

Dzięki temu strategia zaczyna realnie wpływać na codzienne decyzje i sposób pracy zespołów.

Optymalizacja kosztów kadrowych

Koszty zatrudnienia to jedna z większych inwestycji w firmie. Bez uporządkowanego spojrzenia łatwo jednak nie wiedzieć, czy ta inwestycja faktycznie się zwraca.

Być może zauważasz, że zespół jest coraz bardziej zajęty, projekty się przeciągają, więc dokładasz kolejną osobę. Po kilku miesiącach problem dalej istnieje, tylko koszty są wyższe. 

Proces ocen okresowych pozwala cyklicznie analizować cele stanowisk, obszary odpowiedzialności oraz efekty pracy. Dzięki temu jesteś w stanie zauważyć, że jakieś działania się dublują, inne są w ogóle nie zaopiekowane, gdzieś występują blokery.

Oceny okresowe pozwalają to zobaczyć na czas i zareagować, zanim problem urośnie.

Dzięki nim jesteś w stanie lepiej wykorzystać potencjał, który już masz w organizacji i zatrudniać kolejne osoby wtedy kiedy jest to faktycznie uzasadnione.

Wzrost zaangażowania i kultury odpowiedzialności

Jednym z kluczowych czynników, który ma wpływ na wzrost zaangażowania zespołów jest jasność celów, wymagań i poczucie sensu realizowanej pracy.

Mówiąc wprost ludzie muszą wiedzieć, za co odpowiadają i po czym będziecie poznawać, że ich praca jest zrobiona dobrze.

Pracownik realizuje swoje zadania, ale nie do końca wie, co dla firmy jest naprawdę ważne. Robi „swoje”, ale gdy coś idzie nie tak, odpowiedzialność się rozmywa każdy zakłada, że to nie jego temat. Z czasem pojawia się frustracja po obu stronach.

"Jednym z kluczowych czynników, który ma wpływ na wzrost zaangażowania zespołów jest jasność celów, wymagań i poczucie sensu realizowanej pracy. Dzięki nim jesteś w stanie lepiej wykorzystać potencjał, który już masz w organizacji."

Oceny okresowe porządkują ten obszar. Jasno ustalone oczekiwania, cele i odpowiedzialność są fundamentem procesu ocen okresowych. Pracownik zaczyna widzieć, jak jego codzienna praca wpływa na wynik zespołu i całej firmy. Nie dlatego, że ktoś go kontroluje, ale dlatego, że rozumie sens tego, co robi.

W praktyce przekłada się to na większe zaangażowanie, mniejszą liczbę niedomówień i lepszą jakość pracy co bezpośrednio wpływa na wyniki sprzedażowe i doświadczenie klientów.

Czego oceny okresowe NIE robią - obalamy mity

Na koniec warto jasno powiedzieć, czym oceny okresowe nie są. Bo wiele osób mylnie przypisuje im funkcje, które do nich nie należą. 

Oceny okresowe nie są narzędziem kontroli

Oceny nie służą do sprawdzania, czy ktoś „siedzi przy biurku” ani do mikrozarządzania. Jeśli traktujesz je jak narzędzie kontroli, zespół szybko zamknie się, a odpowiedzi w formularzu będa bezpieczne i zdawkowe. Dobrze zaprojektowane oceny mają wspierać odpowiedzialność i samodzielność, a nie zastępować zaufanie.

Oceny okresowe nie zastąpią codziennej komunikacji 

Oceny są momentem podsumowania i ustawienia kierunku, ale to codzienne rozmowy decydują o jakości współpracy. Bez nich nawet najlepszy system ocen nie zadziała.

"Jedna rozmowa w roku nie naprawi relacji, nie rozwiąże konfliktów i nie zastąpi bieżącego feedbacku."

Oceny okresowe nie rozwiążą problemów same z siebie 

Sam proces, formularz, czy spotkanie niczego nie zmienią.

"Oceny działają tylko wtedy, gdy za nimi idą działania takie jak konkretne decyzje, zmiany, rozwój, czasem trudne rozmowy."

To narzędzie. A narzędzie jest tak skuteczne, jak sposób, w jaki z niego korzystasz.‍

Na zakończenie

Oceny okresowe nie są magicznym rozwiązaniem ale ich brak bardzo często oznacza, że firma działa na wyczucie. Decyzje zapadają pod presją, cele się rozmywają, a problemy wychodzą za późno.

Dobrze zaprojektowany system ocen porządkuje to, co w rosnącej firmie przestaje dziać się samo: oczekiwania, odpowiedzialność i kierunek działania. Daje Tobie lepszą widoczność, liderom ramy do rozmów, a zespołom jasność, czego się od nich oczekuje.

Jeśli jeszcze masz wątpliwości, czy to ten moment aby ruszyć z wprowadzeniem ocen okresowych w swojej firmie skorzystaj z mojej checklisty i zyskaj pewność, czy to odpowiedni moment.