Poprawienie wydajności pracy to prosta droga do zaoszczędzenia pieniędzy i podniesienia produktywności bez wprowadzania skomplikowanych zmian w organizacji. Program do mierzenia godzin pracy pomoże startupom i rozwijającym się firmom osiągnąć ten cel dzięki skutecznemu zarządzaniu pracownikami i ich czasem. Przysłuży się on zwiększaniu efektywności nowych pracowników, jak i podkręceniu wydajności "starego" zespołu.
W maju 2019 roku Unia Europejska ustaliła dyrektywę nr 2003/88/WE, na mocy której pracodawcy są zobowiązani do kontrolowania czasu pracy pracowników. Z tego względu organizacje decydują się porzucić tradycyjną, papierową dokumentację na rzecz elektronicznego narzędzia do rejestracji czasu pracy, by wspomóc dział HR i podnieść wydajność firmy.
Unia Europejska zajęła się problemem dokumentowania czasu pracy z inicjatywy federacji CCOO (Confederación Sindical de Comisiones Obreras) – największej centrali związków zawodowych w Hiszpanii. Zwróciła ona uwagę, że hiszpański oddział Deutsche Banku nie ma stworzonych mechanizmów pozwalających na zbieranie informacji o ilości przepracowanego czasu i zarządzanie nadgodzinami.
Sprawa trafiła do Europejskiego Trybunału Sprawiedliwości, gdzie sędziowie zarządzili, że każdy pracownik zatrudniony na terenie Unii Europejskiej powinien pracować przez określony czas, a pozostały odpoczywać.
Potrzebne było jednak znalezienie sposobu, by móc prawidłowo zmierzyć czas pracy podwładnych oraz ich ewentualne nadgodziny. Właśnie dlatego Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej wprowadziła dyrektywę na mocy której prowadzenie ewidencji czasu pracowników stało się obowiązkowe.
Z tego względu coraz więcej rozwijających się firm i startupów decyduje się na wprowadzenie do swojej organizacji elektronicznego rejestratora czasu pracy, aby wspomóc dział HR i menedżerów w prowadzeniu wymaganej dokumentacji. Dzięki niemu zarządzania pracą jest łatwiejsze i, co równie ważne, zgodne z przepisami.
Efektywność pracy można zdefiniować jako stosunek poniesionych nakładów do uzyskanych efektów – osiągniętych celów sprzedażowych czy liczby zrealizowanych projektów. Ma ona znaczenie dla każdej firmy, ale jest szczególnie ważna dla sektora MŚP.
Małe i średnie przedsiębiorstwa mają ograniczone zasoby personalne i często również finansowe. Każdy pracownik i jego praca mają duże znaczenie dla osiągania celów firmy. W takim środowisku wydajność zespołu oraz jego zaangażowanie bezpośrednio przekładają się na wyniki finansowe przedsiębiorstwa.
MŚP nie mogą pozwolić sobie na marnotrawstwo czasu czy nieefektywne wykorzystanie potencjału zespołu. Właściciele firm ceniący proste rozwiązania szukają narzędzi, które pomogą im maksymalnie wykorzystać dostępne zasoby ludzkie. Taką możliwość dają programy do rejestracji czasu pracy (RCP).
Efektywny pracownik w małej firmie może jednocześnie pełnić wiele funkcji. System RCP pomaga identyfikować, na które zadania poświęca najmniej czasu, a które można zoptymalizować. Dzięki temu możliwe staje się zwiększenie produktywności członków zespołu pracy. Cel ten można osiągnąć bez zatrudniania dodatkowych osób.
Zwiększenie efektywności zespołu przekłada się na realizację większej liczby zadań i projektów. Bezpośrednio wpływa to na rentowność firmy. Dzięki rozwojowi kompetencji pracowników i inwestycji w ich efektywność skraca się czas realizacji zleceń. Zwiększa to satysfakcję klientów i buduje reputację firmy jako solidnego partnera.
Oprócz tego efektywność zespołu przekłada się na większą satysfakcję pracowników. Gdy widzą oni, że udaje się im realizować ambitne zadania, ich morale i ich motywacja do dalszej pracy wzrastają.
Widać zależność między liczbą przepracowanych godzin i wynikami pracowników. Wbrew temu, co mogłoby się wydawać, organizacje, w których ludzie pracują najdłużej, nie są tymi, które przynoszą najwyższy dochód. W rzeczywistości jest odwrotnie – to właśnie te kraje, w których pracuje się krócej, osiągają najlepsze wyniki.
Na mapce poniżej można zobaczyć, ile godzin tygodniowo pracują ludzie w krajach europejskich:
Jak można zauważyć, średnia liczba godzin pracujących w tygodniu w Unii Europejskiej wynosi 36.2. Najwięcej godzin pracują osoby zamieszkujące Rumunię – 40.5 godziny tygodniowo, najmniej zaś w Holandii – 29.3 godziny, czyli w praktyce dziesięć godzin w tygodniu mniej. W oparciu o raport na temat udziału krajów w europejskim PKB łatwo można zauważyć relacje zachodzące pomiędzy obowiązkową liczbą godzin do przepracowania, a wysokością procentową wskaźnika PKB.
Na podstawie tabeli można bez trudu zauważyć, że państwa, których udział w europejskim PKB jest najwyższy, są również krajami, w których pracuje się najkrócej. Oznacza to, że liczba przepracowanych godzin nie ma tak wielkiego wpływu na wydajność pracowników. Należy więc zastanowić się, co ma na nią wpływ i jak podnieść ją w prosty sposób – by zapewnić wyższą wydajność całego zatrudnionego personelu bez zatrudniania nowych pracowników.
Program do ewidencji czasu pracy to narzędzie, które rejestruje obecność i liczbę przepracowanych godzin podwładnych. Pozwala na zapisywanie szczegółowych informacji na temat godziny rozpoczęcia i zakończenia zmiany oraz przerw. Dzięki generowaniu elektronicznej listy obecności na podstawie danych o rozpoczęciu dnia pracy, program oszczędza czas działu HR wcześniej marnowany na tworzenie papierowych list i raportów na ich podstawie.
Zbieranie informacji przez program do rejestracji czasu pracy (RCP) minimalizuje liczbę błędów i nieprawidłowości, takich jak: zgubienie listy obecności, zapomnienie o podpisaniu się albo niedokładne informacje na temat godziny wejścia i wyjścia z pracy.
Narzędzie pozwala również kontrolować godziny, jakie pracownicy spędzają nad konkretnymi projektami, dzięki czemu znacznie łatwiej jest opracować harmonogram pracy, aby optymalnie wykorzystać czas podwładnych. Tym samym firma ma szanse osiągnąć lepsze wyniki, nie zatrudniając nowych osób i nie ponosząc w związku z tym kosztów.
Liczenie czasu pracy za pomocą programu RCP oraz wykorzystanie zebranych za jego pomocą danych to jeden z kluczowych czynników wpływających na efektywność zespołu. To zasługa również zautomatyzowanego podpisywania list obecności. Rejestrator godzin pracy wykorzystany w odpowiedni sposób może wyraźnie podnieść wydajność firmy i startupu. Oto kilka sposobów, jak osiągnąć ten cel.
Jeśli wiesz, jak monitorować godziny pracy pracowników nad wybranymi projektami, wiesz również, jak ważne jest zbieranie szczegółowych danych na ten temat, by podnieść efektywność w pracy. Do opracowania sposobu, jak usprawnić pracę w biurze, najlepiej wykorzystać rejestrator godzin pracy.
Pozwoli on zapomnieć o podpisywaniu list obecności i ręcznym zapisywaniu, jak długo pracowało się nad danym projektem. Wykorzystywanie RCP przynosi wymierne korzyści. Oszczędza czas wszystkich pracowników w organizacji, w szczególności działu HR, odciążając go podczas żmudnego przygotowywania okresowych raportów.
Dzięki aplikacji do ewidencji czasu pracy wszystkie działania związane z rejestrowaniem godzin przyjść, wyjść, przerw i pracy nad projektami zapisywane są automatycznie, dzięki czemu pracownicy nie muszą rozpraszać się zapisywaniem informacji na temat długości trwania prac. Możliwość skupienia się na danym zadaniu pomaga wejść w tryb pracy głębokiej, co pozwala efektywniej pracować i mniej się zmęczyć.
Internetowy rejestrator czasu pracy minimalizuje ryzyko popełnienia błędów, które często towarzyszą tradycyjnej formie zbierania informacji na temat przepracowanych godzin. Pozwala również zebrać znacznie dokładniejsze informacje niż te wpisywane przez podwładnych. Im bardziej szczegółowe liczenie godzin pracy, tym łatwiej znaleźć wszelkiego rodzaju nieprawidłowości, takie jak spóźnienia, nieplanowane nieobecności, pominięte lub nieukończone projekty oraz nierozliczone nadgodziny. Wpływa to na morale pracowników, którzy sumienniej przestrzegają grafiku.
Tworzenie dziennych, tygodniowych oraz miesięcznych raportów obecności w tradycyjnej formie jest wymagające czasowo dla pracowników działu HR. Dzięki automatyzacji tych procesów obliczanie godzin pracy stanie się proste i przyjemne. Wszystkie informacje przechowywane są w chmurze, dlatego dostęp do nich możesz uzyskać w każdej chwili. Rejestrator czasu pracy Calamari pozwoli Ci również na tworzenie niestandardowych raportów (dopasowanych do potrzeb zespołu i specyfiki jego pracy) w oparciu o dostępne filtry, aby zarządzanie ludźmi w organizacji stało się jeszcze wygodniejsze.
Wydajność pracownika zależy od wielu czynników. Dzięki programowi do kontroli godzin pracy sprawisz, że Twoi podwładni będą znacznie bardziej zadowoleni. Odciążysz ich od konieczności pamiętania o rozpoczynaniu i kończeniu zmiany oraz zapisywaniu czasu spędzonego nad projektami, co sprawi, że będą się czuli mniej zestresowani i zmęczeni.
Dostęp do informacji na temat swoich godzin pozwoli pracownikom kontrolować, ile zajmują im poszczególne zadania i nad tempem których czynności powinni popracować. Pomoże im również lepiej zarządzać swoim harmonogramem godzin. Pomaga to realnie zwiększyć efektywność pracy pracowników, a niekiedy też ich motywację do szybszej realizacji projektów. Szczegółowe informacje na temat przepracowanych godzin dają również w wyjątkowych sytuacjach (np. w kwestii nadgodzin) pracownikowi dowód na to, ile dodatkowych godzin i kiedy wyrobili.
Program RCP pozwoli zapomnieć o niewygodnej papierowej dokumentacji i problemach z zagubionymi listami obecności. Umożliwi szybki i wygodny dostęp do kart pracy podwładnych z każdego miejsca i o każdej porze. Pomoże również w odnajdywaniu różnego rodzaju nieprawidłowości, takich jak spóźnienia czy nadgodziny i znacznie usprawni pracę działu HR dzięki możliwości szybkiego tworzenia okresowych raportów obecności i eksportowania ich do wybranych formatów bądź innych programów. Ustalenie harmonogramu pracy w organizacji stanie się wygodne i lepiej przemyślane.
Korzystając z programu do mierzenia czasu pracy można więc podnieść produktywność pracowników i wydajność całej organizacji niewielkim kosztem. Po przeanalizowaniu dostarczonych przez niego danych może okazać się, że nie musisz zatrudniać nowych osób, aby zespół mógł pracować efektywniej. Dlatego, jeśli wciąż nie wybrałeś swojego narzędzia, sprawdź Calamari Clock In i wypróbuj nasz program za darmo, by przekonać się, jak wiele dobrego może wnieść do codziennej pracy Twoich podwładnych.
System RCP pomaga w monitorowaniu postępów w realizacji zadań i czasu ich wykonywania oraz w identyfikowaniu obszarów wymagających dodatkowego wsparcia.
Organizacja pracy oparta na danych z systemu RCP i na narzędziach do zarządzania zadaniami pozwala na lepsze wykorzystanie predyspozycji poszczególnych pracowników. Analiza informacji z systemu ujawnia na przykład, komu dane zadania zajmują najmniej czasu. Umożliwia to przemyślaną delegację projektów i obowiązków, co wpływa na poprawę efektywności pracy zespołu.
Również inwestycja w rozwój pracowników bezpośrednio przekłada się na ich wydajność. Umożliwia i realizację coraz bardziej ambitnych zadań. Rozwój kompetencji pracowników może przebiegać szybciej, jeżeli przełożeni uwzględniają rzeczywiste dane o czasie potrzebnym podwładnym do wykonywania ich obowiązków. Identyfikacja obszarów, w których zespół potrzebuje dodatkowych umiejętności, pozwala na inwestycje w odpowiednie szkolenia i rozwój zawodowy. Tym samym innowacyjne rozwiązania i aplikacje pomagają systematycznie zwiększać kompetencje i efektywność personelu.
Sposobem na zwiększenie wydajności pracowników jest też zadbanie o otwartą komunikację między nimi a przełożonymi i o wartościowy feedback. Regularne spotkania zespołowe pomagają szybko rozwiązywać potencjalne problemy – źle wpływające na zaangażowanie pracowników. Ważne jest też, by dbać o środowisko pracy – zarówno w wymiarze fizycznym (jako ergonomiczne biuro), jak i psychologicznym (jako kultura pracy oparta na zaufaniu i wzajemnym szacunku). Wpływa to na wygodę, komfort oraz na dobrostan pracowników, a w efekcie na ich wydajność.
Jeśli czujesz, że Twoja firma ma niewykorzystany potencjał, a ręczna administracja pochłania zbyt wiele cennego czasu, to znak, że pora na nowoczesne rozwiązanie. Zamiast jedynie zastanawiać się, jak zwiększyć efektywność pracy, postaw na narzędzie, które dostarczy Ci danych o wydajności zespołu.
Calamari jest platformą do zarządzania czasem i nieobecnościami, którą stworzona z myślą o potrzebach nowoczesnych firm. Umożliwia ewidencję czasu pracy, łatwe zarządzanie urlopami, pracą zdalną i delegacjami. Dzięki integracjom z popularnymi narzędziami (Slack, Jira) Calamari wpasuje się w ekosystem Twojej i pomoże Ci pracować efektywniej – wydajniej zarządzać zespołem.
Wypróbuj Calamari i przekonaj się, jak technologia może pomóc Twojemu zespołowi osiągać lepsze wyniki bez zbędnego stresu i biurokracji.
Choć zjawisko buddy punchingu na pozór wydaje się niegroźne, potrafi przynieść firmom wielomilionowe straty. Dowiedz się, na czym polega ta praktyka i w jaki sposób można ją skutecznie eliminować dzięki narzędziom, które oferuje Calamari.
Poznaj nowoczesne narzędzia HR, które wspierają automatyzację procesów i pomagają podejmować lepsze decyzje w działach HR.
Czym jest urlop opiekuńczy, ile dni wolnego przysługuje pracownikowi i jak złożyć wniosek? Wskazówki i zasady przyznawania urlopu opiekuńczego.
Otrzymuj regularne informacje i upraszczaj HR razem z nami
