Wakacje to czas odpoczynku od nauczania i szansa, by zmodernizować sposób działań administracyjnych, aby wejść w kolejny rok z wydajniejszymi rozwiązaniami. Idąc z duchem czasu, szkoły i uczelnie wyższe coraz częściej decydują się na wdrożenie nowoczesnego oprogramowania do zarządzania czasem pracy i nieobecnościami. Sprawdź, jak wiele może zyskać Twoja instytucja edukacyjna na takim rozwiązaniu.

Uporządkowane procesy HRowe i szybki przepływ informacji na ich temat to podstawa, aby móc odpowiednio szybko reagować. Ułatwiają znalezienie zastępstwa za nieobecnego nauczyciela albo wykładowcę i planowanie pracy. Pracownicy różnych działów muszą być stale na bieżąco w kwestii wzajemnej dostępności, aby móc pracować wydajnie.

Dzięki programowi do zarządzania nieobecnościami i czasem pracy w prosty sposób można zadbać przyspieszyć te procesy i zadbać o przepływ informacji na temat dostępności pracowników. Wszystko to przekłada się na lepszą organizację i produktywność.

W tym artykule:

  • poznasz zalety korzystania z narzędzia do ewidencji czasu pracy i nieobecności,
  • poznasz funkcjonalności Calamari, które poprawią jakość zarządzania HR w Twojej instytucji edukacyjnej,
  • zobaczysz zalety, jakie daje integracja narzędzia do zarządzania urlopami i czasem pracy z narzędziami, które wykorzystujesz w codziennej pracy.
ft1

W jaki sposób program do zarządzania nieobecnościami i czasem pracy może Ci pomóc?

Wiedząc, jakie funkcjonalności odgrywają najważniejszą rolę w zarządzaniu HR w instytucjach edukacyjnych, przygotowaliśmy selekcję najciekawszych rozwiązań, które poprawią zarządzanie czasem pracy i nieobecnościami w szkołach i na uczelniach wyższych.

Wieloetapowe procesy akceptacji wniosków urlopowych

Jedną z podstawowych zalet narzędzia do ewidencji urlopów dla instytucji edukacyjnych są wieloetapowe procesy akceptacji oraz możliwość zgłoszenia zastępcy we wniosku, dzięki czemu wszystkie osoby odpowiedzialne za akceptację zgłoszenia, mają komplet informacji niezbędnych do podjęcia decyzji.

W Calamari możesz między innymi:

  • tworzyć wieloetapowe procesy akceptacji przypisywane do grup lub pojedynczych pracowników,
  • zgłosić swojego zastępcę.
  • dodać plik do wniosku o nieobecność,
  • podać powód zgłaszania nieobecności,
  • podejrzeć limit dni wolnych podczas składania wniosku.
  • sprawdzić osoby nieobecne w tym samym czasie przy rozpatrywaniu wniosku,
  • wysyłać powiadomienia dotyczące akceptacji wniosku różnymi kanałami,
  • włączyć autoakceptację wniosków.
proces%20akcptacji

Nowoczesne rejestrowanie czasu pracy

Codzienne rejestrowanie przepracowanych godzin dzięki jednej z siedmiu metod udostępnianych przez Calamari to kolejna zaleta tego oprogramowania. Pozwala zapisywać dokładne godziny i pokazuje je w przejrzystym raporcie, automatycznie obliczając liczbę przepracowanych godzin. To nie tylko wygoda dla pracowników zapisujących swój czas, ale również dla działu HR, który przygotowuje raporty ewidencji czasu pracy.

Rejestracja czasu pracy Calamari pozwala:

  • rejestrować godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy,
  • rejestrować godziny rozpoczęcia i zakończenia przerw,
  • rejestrować czas pracy nad projektami,
  • tworzyć własne rodzaje typy przerw i przypisywać ich do wybranych pracowników,
  • otrzymywać powiadomienia o zbliżającej się godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy,
  • sprawdzać przepracowane godziny,
  • obliczać przepracowany czas,
  • rejestrować nieprawidłowości w czasie pracy (spóźnienia, zbyt krótka/długa praca),
  • rejestrować czas pracy za pomocą jednego z 7 sposobów: aplikacji webowej, mobilnej, przez Slacka, MS Teams, za pomocą kodów QR, przy użyciu technologii iBeacon, przez API,
  • generować automatyczne raporty czasu pracy.
zegar

Elastyczny czas pracy

Siatki godzinowe pracowników instytucji oświaty mogą być bardzo różne. Obok administracji czy działu HR, który pracuje w ustalonych godzinach, wykładowcy i nauczyciele w różne dni mogą pracować w innych godzinach, dlatego możliwość ustalenia elastycznego czasu pracy staje się niezwykle przydatne. Dzięki ustawieniu różnych siatek godzinowych w zależności od pracownika, wszystkie dane o przepracowanych godzinach w odniesieniu do siatki godzin można zobaczyć w automatycznie tworzących się raportach, co znacznie ułatwia pracę działu HR.

To również wygoda dla pracowników, z których każdy ma zdefiniowany plan pracy odpowiednio do rodzaju swojej umowy i charakteru wykonywanych obowiązków. Pracownicy mogą sprawdzać swój czas pracy i kontrolować przepracowane godziny wygodnie z poziomu aplikacji webowej lub mobilne.

W Calamari elastyczny czas pracy pozwala:

  • wybrać jeden z 4 modeli pracy: normowany, elastyczny, godzinowy lub dowolny,
  • określić dni pracujące każdego planu pracy,
  • w zależności od wybranego modelu możliwe jest określenie godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy,
  • przypisać liczbę godzin do przepracowania dla każego dnia pracującego,
  • przypisać pracowników do odpowiadających im planów pracy,
  • tworzyć nieograniczoną ilość planów pracy.
elastyczny%20czas%20pracy

Różne typy nieobecności i praca zdalna

Oprócz ustawiania własnych przerw, Calamari pozwala na tworzenie dowolnej ilości typów nieobecności, w tym pracy zdalnej, dzięki czemu wszelkie rodzaje wyjść w trakcie pracy, spotkań poza placówką, gościnnych wystąpień czy urlopów naukowych mogą być wygodnie rejestrowane i automatycznie raportowane za pomocą aplikacji. Dzięki podglądowi kalendarza nieobecności pracownicy mogą sprawdzić, kiedy są dostępni, kiedy ich nie ma, a kiedy pracują z innego miejsca.

W Calamari możesz:

  • tworzyć nieograniczoną ilość typów nieobecności,
  • rejestrować pracę zdalną,
  • rozliczać nieobecności w godzinach lub dniach,
  • przypisywać rodzaje urlopów do wybranych pracowników,
  • sprawdzać swoje limity nieobecności,
  • tworzyć typy nieobecności w różnych językach.
typy%20absencji

Integracje Calamari, które jeszcze bardziej usprawnią procesy HR

Nowoczesna instytucja edukacyjna powinna być dobrze obeznana z nowymi technologiami. Nowe narzędzia pozwalają tworzyć bardziej angażujące pomoce naukowe i prowadzić ciekawsze lekcje oraz wykłady. Komunikacja online znacznie przyspiesza przekazywanie informacji i pozwala porozumiewać się w wygodniejszy sposób, a sprawdzanie skrzynki mailowej stało się codziennością.

Przy tak wielu narzędziach, warto zwrócić uwagę na to, by mogły ze sobą współpracować poprzez integracje. Calamari pomaga na co dzień firmom i organizacjom edukacyjnym ze 106 krajów na świecie, dzięki czemu doskonale wie, jak ważny dla wydajności organizacji jest dobrze zintegrowany tech stack.

Integracja z Microsoft 365

Wśród najważniejszych integracji nie mogło zabraknąć tej z Microsoft 365 i Microsoft Teams, z których najczęściej korzystają organizacje edukacyjne.

Przez MS 365 i MS Team możesz:

  • rejestrować czas pracy w Calamari,
  • sprawdzać dostępność swoich dni wolnych,
  • sprawdzać swoje zaplanowane nieobecności,
  • sprawdzić zaplanowane nieobecności pozostałych pracowników,
  • zgłaszać nieobecność (już niedługo!).

Chcesz dowiedzieć się więcej o możliwościach integracji z MS Teams? Przeczytaj nasz artykuł!

Microsoft365%20Calamari%20integration

Jeżeli instytucja wykupi Calamari, będzie mogła korzystać z możliwości aplikacji bezpośrednio z systemu Microsoft 365, MS Teams oraz MS Outlook. Dzięki temu nie trzeba rozpraszać się i odrywać od pracy, by wykonać czynność w aplikacji. W ten sposób pracownicy mogą być bardziej wydajni.

To również oszczędność czasu na przechodzeniu pomiędzy programami, by coś w nich zrobić. W sytuacji, gdy ktoś napisze wiadomość na MS Teams z prośbą o np. wzięcie zastępstwa za kogoś nieobecnego, osoba ta może z poziomu komunikatora sprawdzić swoją dostępność bez opuszczania serwisu i błyskawicznie udzielić odpowiedzi.

Wszystkie akcje wykonane w Calamari z poziomu komunikatora zostają automatycznie zarejestrowane w Calamari i stają się od razu widoczne dla wszystkich uprawnionych osób.

Integracja z Google

Google to kolejne niezwykle popularne środowisko często wykorzystywane przez placówki oświatowe, dlatego nie zabrakło jej wśród popularnych integracji Calamari.

Dzięki tej integracji możliwe jest logowanie się do Calamari za pomocą konta Google, dzięki czemu nie trzeba pamiętać wszystkich haseł i logowanie staje się szybsze. W momencie wykonania akcji na wniosku urlopowym (jego akceptacji, odrzucenia lub zmiany) pracownicy otrzymają wiadomość e-mail zawierającą informacje na temat tej akcji.

ft2

Wszystkie nieobecności zgłoszone w Calamari dzięki integracji pojawiają się w kalendarzu Google. To niezwykle wygodne rozwiązanie, które ułatwia planowanie czasu w oparciu o swoją siatkę zajęć z kalendarza oraz dostępność innych pracowników. Widok kalendarza można również udostępnić zainteresowanym osobom, co staje się pomocne podczas umawiania spotkań z osobami z zewnątrz instytucji lub ze studentami jako promotor pracy w celu konsultacji.

Na zakończenie

Jeśli chcesz, żeby Twoja instytucja działała wydajnie i była dobrze skomunikowana, wybierz programu do rejestracji czasu pracy i zarządzania urlopami Calamari. Decydując się na rozwiązanie już teraz, do końca wakacji możesz korzystać z niego całkowicie za darmo! Nie czekaj i wprowadź Calamari do swojej firmy już dziś!.

Wiedza HR w Twoim mailu

Otrzymuj regularne informacje i upraszczaj HR razem z nami

Dziękujemy za dołączenie!
Ups! Coś poszło nie tak. Spróbuj ponownie!