Udostępnianie kalendarza innym osobom z organizacji, wyszukiwanie dogodnego dla wszystkich terminu spotkania czy wygodne rezerwowanie sal konferencyjnych. To tylko wybrane funkcje Kalendarza Google, które nie tylko podnoszą efektywność pracy, ale też pozwalają zachować kontrolę nad tym, co dzieje się w firmie. Dziś przyjrzymy się kilku ważnym funkcjom, które powinien znać każdy, kto w swojej biznesowej rzeczywistości posługuje się niezawodnym terminarzem od Google.
Swoją wiedzą podzieliła się Monika Zając, content managerka w FOTC, firmie korzystającej z Calamari.
Zacznijmy od podstaw, czyli od funkcji udostępniania kalendarza szerszemu gronu użytkowników. Jeśli chcesz, aby inni członkowie zespołu mogli szybko zorientować się w obłożeniu Twojego terminarza, to im go udostępnij. Takie posunięcie ułatwi planowanie pracy nad zadaniami, które wymagają Twojego udziału.
Aby udostępnić kalendarz Google swoim współpracownikom:
Powyższe działanie sprawi, że do wskazanych przez Ciebie użytkowników zostanie wysłany mail z linkiem weryfikacyjnym. Kiedy dana osoba kliknie w otrzymane łącze, Twój kalendarz pojawi się w jej aplikacji Google Calendar, w sekcji Inne kalendarze.
A co jeśli chcesz udostępnić swój kalendarz wszystkim członkom Twojej organizacji? Na szczęście nie musisz dodawać każdego użytkownika z osobna. Wystarczy, że zbiorczo nadasz im odpowiednie uprawnienia.
Aby Twoi współpracownicy mogli wyszukać Twój kalendarz oraz przeglądać znajdujące się w nim wydarzenia, po przejściu do ustawień danego kalendarza (kroki 1-4 powyższej instrukcji) wybierz sekcję Uprawnienia dostępu do wydarzeń. Następnie zaznacz pole wyboru przy opcji Udostępnij dla: [nazwa organizacji].
Możesz tu określić również, czy Twoim współpracownikom mają wyświetlać się szczegóły wydarzeń, czy jedynie status Wolny/Zajęty.
A skoro jesteśmy przy statusach, to pamiętaj, że upublicznianie Kalendarza Google innym członkom Twojego zespołu nie oznacza, że musisz zrezygnować z prywatności. Wszak wydarzenia w Twoim planie dnia mogą dotyczyć wrażliwych spraw, a czasem nawet sama informacja o tym, że dane spotkanie się odbędzie, nie powinna wypłynąć poza wąskie grono osób biorących w nim udział.
Jeśli więc lista gości wydarzenia lub jego opis zdradzają więcej, niż chcesz przekazać, to możesz je ukryć. W tym celu kliknij w element dotyczący widoczności, a następnie z rozwijanego menu wybierz opcję Prywatny.
Kiedy to zrobisz, informacje o spotkaniu będą widoczne jedynie dla uczestników spotkania. Pozostałe osoby – nawet te, które obserwują Twój kalendarz – zobaczą jedynie zarezerwowany czas na spotkanie i informację o tym, że jesteś w tym czasie zajęty.
Ustalenie dogodnego dla wszystkich uczestników czasu spotkania potrafi być prawdziwym wyzwaniem. I tu z (nieocenioną!) pomocą przychodzi Kalendarz Google i wbudowana w nim funkcja znajdowania terminu. Jeśli chcesz z niej skorzystać to wystarczy, że do wydarzenia dodasz wszystkich gości, a następnie wybierzesz opcję Sugerowane godziny. Aplikacja wyświetli Ci wówczas terminy, które będą pasować wszystkim zaproszonym osobom, a Tobie pozostanie jedynie wybranie jednego z nich.
Dzięki integracji Kalendarza Google z modułem Nieobecności w Calamari, możesz w prosty sposób zobaczyć nadchodzące nieobecności Twojego zespołu i odpowiednio zaplanować pracę.
Aby zobaczyć terminy nieobecności całego zespołu, lub wybranych pracowników włącz integrację z Google w Calamari, a następnie włącz dostęp dla całej organizacji, tak by pracownicy mogli zobaczyć Typ absencji oraz jej długość.
Choć mysz komputerowa ma wielu fanów, to na wyższy poziom produktywności wchodzi się zazwyczaj dzięki sprawnemu wykorzystaniu skrótów klawiaturowych. Te mają jednak dużą wadę, a mianowicie – żeby ich używać, trzeba je znać.
I tu dobra wiadomość – w przypadku Kalendarza Google wystarczy zapamiętać jeden, jedyny skrót. A mianowicie, znak zapytania. Po wciśnięciu tego klawisza na ekranie pojawi się ściąga, dzięki której w kilka sekund przypomnisz sobie, które klawisze odpowiadają za poszczególne komendy.
A jeśli jednak chcesz ćwiczyć swą pamięć, to polecamy zapamiętać jeszcze jeden skrót. A konkretnie literę G. Po wciśnięciu tego klawisza na ekranie pojawia się wyskakujące okienko, w którym możesz wpisać dowolną datę. Kiedy to zrobisz i klikniesz Enter, Kalendarz przeniesie Cię do wskazanego dnia. W ten sposób unikniesz żmudnego przewijania kolejnych dni, tygodni i miesięcy.
Co ciekawe, w oknie tym działają też takie komendy jak Dziś, Dzisiaj albo Today, które pozwalają wrócić do teraźniejszości nawet z najdalszych odmętów terminarza.
Jeśli jedną z pierwszych czynności, jakie wykonujesz każdego ranka jest sprawdzenie firmowej poczty, to pewnie ucieszysz się na wiadomość, że na swoją skrzynkę możesz otrzymywać mail z harmonogramem Twojego dnia.
Aby włączyć takie powiadomienie, przy nazwie interesującego się kalendarza kliknij ikonę trzech kropek. Następnie wybierz w menu opcję Ustawienia i udostępnianie.
W następnym kroku przejdź do sekcji Inne powiadomienia i w rozwijanym menu zaznacz, że chcesz otrzymywać codziennie e-mail z planem dnia.
Dzięki takiej wiadomości zawsze pod kontrolą będziesz mieć wszystkie zaplanowane na dany dzień wydarzenia i spotkania, a jednocześnie zaoszczędzisz czas, który musiałbyś poświęcić na przełączanie się między aplikacjami.
Czasem w natłoku zadań może wylecieć Ci z głowy stanowisko osoby, z którą masz spotkanie. Nie zawsze musisz też pamiętać ustalenia poczynione ostatnio w mailowej korespondencji…
W rzetelnym przygotowaniu się do każdej rozmowy pomoże Ci podgląd wizytówek uczestników spotkania. Aby zapoznać się z dodatkowymi informacjami o swoich rozmówcach, wybierz interesujące Cię wydarzenie, a następnie kliknij ikonę kontaktów po prawej stronie ekranu.
W panelu bocznym pojawi się wówczas lista osób biorących udział w spotkaniu. Kiedy wybierzesz konkretnego uczestnika, wyświetli się jego profil, w tym informacje o zajmowanym stanowisku, dane kontaktowe, a nawet pliki, które udostępniliście sobie w ostatnim czasie.
Z poziomu konsoli Google Workspace administrator może dodać do Kalendarza zasoby firmy, takie jak sale konferencyjne, samochody, drukarki 3D czy sprzęt do wideorozmów. Kiedy wszystko zostanie poprawnie skonfigurowane, podczas tworzenia wydarzenia pracownicy zobaczą te elementy i będą mogli je zarezerwować w pożądanym przez siebie terminie.
I na koniec funkcja, która ułatwi Ci umawianie się na spotkania za pośrednictwem wiadomości mailowej. A mowa o proponowaniu terminów wydarzeń w Gmailu. Aby skorzystać z tej możliwości, podczas tworzenia nowej wiadomości kliknij ikonę kalendarza i wybierz opcję Zaproponuj wolne terminy.
Kiedy to zrobisz, w po prawej stronie ekranu otworzy się panel z Twoim kalendarzem. Możesz tu wybrać proponowane godziny spotkań, które zostaną automatycznie wstawione do wiadomości. Dzięki temu odbiorcy pozostanie jedynie przejrzeć proponowane daty i wybrać tę, która najbardziej mu odpowiada.
Część zaprezentowanych powyżej porad pochodzi z e-booka Zostań mistrzem Google Workspace. 92 triki, dzięki którym szybciej zrealizujesz firmowe projekty. Jeśli interesuje Cię tematyka podnoszenia produktywności, automatyzacji wybranych działań i wygodniejszej organizacji zadań koniecznie pobierz swój egzemplarz i poznaj triki, które przeniosą Twoja pracę na wyższy poziom.
Monika Zając – content managerka w FOTC. Interesuje się teorią języka, marketingiem i nowymi technologiami. O Google Workspace wie na tyle dużo, że postanowiła dzielić się tą wiedzą z innymi. Wolne chwile spędza w lesie, w kinie albo w kuchni.
Otrzymuj regularne informacje i upraszczaj HR razem z nami
