Workation - praktyczne porady, jak zorganizować je w firmie

Wraz ze wzrostem popularności pracy zdalnej i liczby ludzi pracujących z najróżniejszych miejsc, firmy muszą przystosować swoją politykę i otworzyć się zarówno na pracę zdalna/hybrydową, jak również pracę podczas wakacji.

Telepraca oraz praca zdalna to terminy, które znane są już od dziesięcioleci. Jeszcze przed czasami fabryk, rzemieślnicy pracowali przede wszystkim z domów, bez konieczności udawania się do biura czy fabryka.

Rewolucja przemysłowa zmieniła jednak dawny model pracy, zmieniając fabrykę w centrum, wokół którego zbierali się ludzie do wykonywania prac przy maszynach zapewnianych przez pracodawcę. Tak było do czasu pandemii koronawirusa, który zmusił ludzi, by ponownie przenieśli się z pracą do domów.

‍

Workation - co to właściwie jest?

Workation, czyli połączenie pracy zdalnej z wypoczynkiem

Workation to zupełnie nowe zjawisko i ciekawy wakacyjny trend, który pozwala osobie na podróżowanie lub przeniesienie się na jakiś czas w inne miejsce na mapie, by pracować zdalnie. Dzięki takiemu rozwiązaniu branie urlopu wypoczynkowego, by wyjechać, przestaje być konieczne. Pracownik wykonuje swoje obowiązki z wakacji, a po wypracowaniu godzin może cieszyć się walorami wakacyjnego wypoczynku.

Pracakcje – czyli workation po polsku

Z drugiej strony, praca wykonywana jest w dalszym ciągu za pośrednictwem firmowego sprzętu i oprogramowania, dzięki czemu zachowana zostaje produktywność pracowników. Jak pokazał lockdown, pracowanie z biura nie jest niezbędne. Obowiązki można wykonywać z dowolnego miejsca – poczynając od sypialni i kończąc na gorącej plaży. Tak długo, jak pracownik ma dostęp do wystarczającego szybkiego i stabilnego połączenia internetowego.

Ze względu na brak popularności pracy hybrydowej i zdalnej na świecie przed pandemią, workation było bardzo mało znane i dostępne jedynie dla niewielkiej grupy pracowników. Jednak w czasach, gdy odsetek pracy zdalnej w Europie wynosi aż 40%, idea pracakcji rośnie na popularności do tego stopnia, że w internecie można już znaleźć oferty ośrodków wypoczynkowych dostosowanych do potrzeb pracujących wczasowiczów.

Zalety workation

Pracowakacje to doskonały sposób, by połączyć zalety wakacji i codzienną pracę. Z jednej strony pracownik ma okazję zmienić otoczenie i odpocząć, a z drugiej może w dalszym ciągu może być osiągalny w pracy, co pozwala na zachowanie równowagi i tzw. work-life balance.

Taki sposób wyjeżdżania jest również ciekawym rozwiązaniem problemu obniżonego nastroju związanego z końcem okresu urlopowego. Obniżony nastrój – nazywany sezonową depresją – jest zjawiskiem zauważalnym pośród 57% pracowników. Możliwość pracowania na wakacjach, przynajmniej w częściowym wymiarze pracy, sprawia, że powrót do normalnego trybu pracy po urlopie jest mniejszym szokiem.

Sabbatical – alternatywa workation

Dłuższy wyjazd, podczas którego pracownicy mają okazję spełniać swoje marzenia, podróżować i się rozwijać za granicą znany był pod pojęcie sabbaticalu. W przeciwieństwie do workation, sabbatical to dłuższy (mogący trwać nawet rok) urlop od pracy, najczęściej płatny, który oferowany jest pracownikom na odpowiedzialnych stanowiskach.

Tego typu urlop nie jest regulowany w polskim kodeksie pracy, jednak za porozumieniem z pracodawcą możliwe jest otrzymanie go. Jest doskonałą okazją, by wprowadzić w życiu zmiany, oderwać myśli od codziennych obowiązków i na nowo odkryć swoje życie. O tym, jak wygląda sabbatical, jakie są jego zalety i co może taki wyjazd dać, ciekawie opowiada na łamach HR Influencer Anna Olczyk-Waldowska, która na takim urlopie spędziła prawie półtora roku.

Workation a regulacje w obszarze prawa pracy

Workation to zjawisko, które zyskuje na popularności, jednak jego organizacja musi być zgodna z obowiązującym prawem pracy. Bardzo ważne jest przygotowanie odpowiednich procedur i dokumentacji związanej z workation – od określenia miejsca wykonywania pracy, po harmonogram pracy i zasady raportowania obowiązków służbowych. Tylko wtedy workation może być korzystnym rozwiązaniem zarówno dla pracodawcy, jak i pracownika – bez ryzyka naruszenia przepisów w obszarze prawa pracy. Jasno określone zasady zdecydowanie ułatwiją pracownikom pracę zdalną. Warto dodać, że jeśli pracownik będzie przebywał za granicą, pracodawca zobowiązany jest do tego, aby uwzględnić ewentualne zmiany związane z odprowadzaniem podatku, składkami ZUS, kwestią BHP czy ochrony danych.

Przepisy dotyczące pracy zdalnej

Po pierwsze pracodawca i pracownik muszą ustalić zasady pracy zdalnej już na etapie zatrudnienia lub później, za pomocą aneksu do umowy. Niezbędne jest wskazanie miejsca wykonywania pracy – nawet jeśli pracownik przebywa tam tymczasowo. W takim przypadku pojawia się konieczność przedstawienia dodatkowej dokumentacji, która potwierdza charakter wykonywania pracy, jej zakres, godziny pracy oraz sposób porozumiewania się z zespołem czy przełożonym.

W przepisach dotyczących pracy zdalnej pojawiają się też obowiązki pracodawcy jak zapewnienie narzędzi do pracy, pokrycie dodatkowych kosztów związanych z wykonywaniem obowiązków służbowych poza biurem czy zapewnienie bezpieczeństwa danych. To wszystko musi zostać ujęte w procedurach, które regulują funkcjonowanie pracy zdalnej – bez względu na to, czy pracownik wykonuje ją z domu, kawiarni czy pięknej plaży. Pracodawca ma obowiązek zapewnić bezproblemowe i zgodne z prawem funkcjonowanie pracy zdalnej.

Workation – obowiązki zawodowe pracownika oraz obowiązki pracodawcy

Zdecydowanie należy mieć świadomość, że workation to nie kolejny urlop. To praca w pełnym wymiarze godzin wykonywana z innego miejsca. Właśnie dlatego zarówno po stronie pracownika, jak i pracodawcy są konkretne obowiązki. Pracownik jest zobowiązany do wykonywania swoich obowiązków w takim samym zakresie jak w biurze. Natomiast pracodawca musi zadbać o to, aby zasady pracy w modelu zdalnym były jasno określone.

W jaki sposób pracodawca ma prawo kontrolować wykonywanie pracy w trakcie workation?

Pracodawca ma prawo kontrolować wykonywanie przez pracownika codziennych zadań związanych z pracą zawodową niezależnie od miejsca, w którym praca jest świadczona. Pracodawca może określić jasny harmonogram pracy oraz zasady raportowania – na przykład codzienne statusy, tygodniowe podsumowania czy udział w spotkaniach zespołowych online. Chodzi o możliwość wykorzystania środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, co zdecydowanie ułatwia pracownikom pracę zdalną. Jeżeli pracownik wykonuje obowiązki z innego kraju, warto ustalić także godziny pracy – najlepiej takie, które umożliwiają zachowanie płynnej komunikacji z zespołem.

Kontrola powinna być jednak zgodna z przepisami prawa pracy, a także z zasadami ochrony danych osobowych. Musisz pamiętać, że jeśli Twoja firma stosuje specjalistyczne oprogramowanie do monitorowania aktywności – pracownik powinien zostać o tym poinformowany. Nie da się zaprzeczyć, że to właśnie transparentność i wzajemne zaufanie stanowią fundament dobrze funkcjonującego modelu workation.

‍

Jak przygotować firmę na workation?

Pracowakacje mogą być traktowane jako praca zdalna – w końcu z każdej lokalizacji, którą pracownik wybierze, powinien być tak samo produktywny. Żeby o to zadbać, przed wprowadzeniem workation do firmy należy wziąć pod uwagę kilka istotnych kwestii.

Przejrzyste zasady

Podobnie do pracy zdalnej, workation musi zostać zorganizowany w przejrzysty sposób. Wymaga jasnych zasad zgodnych z polityką i zwyczajami firmy. Zasady muszą obejmować wszystkie istotne aspekty, takie jak bezpieczeństwo, odpowiedzialność i transparentność.

Pozwala to określić jasne zasady dotyczące tego, kiedy pracownik zdalny może wyjechać na pracakcje, a kiedy powinien zostać w uzgodnionej wcześniej lokalizacji.

Określenie miejsca wykonywania pracy

Jednym z najważniejszych wymogów formalnych, o których nie można zapominać przy organizacji workation, jest jednoznaczne wskazanie miejsca wykonywania pracy. Nawet jeśli lokalizacja ta zmienia się tymczasowo – np. z mieszkania w Warszawie na domek w Alpach czy apartament nad Bałtykiem – pracodawca musi zostać o tym poinformowany i wyrazić zgodę. Ma to znaczenie nie tylko organizacyjne, ale i prawne. Przepisy kodeksu pracy, a także ustalenia dotyczące pracy zdalnej, nakładają na strony umowy obowiązek określenia miejsca świadczenia pracy – również w przypadku, gdy miejsce to jest ruchome lub zmienne w czasie.

W praktyce oznacza to konieczność sporządzenia aneksu lub innego dokumentu potwierdzającego nową lokalizację, choćby tymczasową. Ważne jest też, by nowa lokalizacja spełniała warunki bezpiecznej pracy – zarówno pod kątem dostępu do internetu, jak i przestrzegania przepisów BHP. Jeżeli pracakcje mają odbywać się za granicą, niezbędne może okazać się również sprawdzenie lokalnych przepisów podatkowych i ubezpieczeniowych, a także konsultacja z działem prawnym lub księgowym. Przejrzystość w zakresie miejsca wykonywania pracy sprzyja nie tylko legalności i bezpieczeństwu pracy, ale także lepszej komunikacji pomiędzy pracownikiem a firmą.

Rejestracja czasu pracy

Ewidencjonowanie czasu pracy jest kluczowym aspektem w pracy hybrydowej i pracy zdalnej. Daje pracodawcy i pracownikowi dowód przepracowanych godzin i buduje obustronny szacunek. Oprócz tego, na terenie Europy i USA, prowadzenie ewidencji czasu pracy jest obowiązkiem pracodawcy wynikającym z prawa pracy.

Ewidencjonowanie workation będzie z programem do ewidencji czasu pracy znacznie łatwiejsze. Pozwoli pracownikom kontrolować ich czas pracy, by mogli zarówno wypełnić swoje obowiązki, jak i odpocząć na wakacjach.

Zdalna ewidencja nieobecności

Do zarządzania wnioskami urlopowymi pracowników zdalnych niezbędna jest odpowiednia metoda, która pozwoli zminimalizować ilość papierowych dokumentów lub zupełnie je wyeliminować. W przypadku osób pracujących z innej lokacji, program do zarządzania urlopami pozwoli zorganizować proces zgłaszania nieobecności – również tych, które przysługują pracownikom wykonującym obowiązki z biura, jak urlop na żądanie czy urlop menstruacyjny.

Zarządzanie czasem w różnych strefach czasowych

Jeśli pracownik wybiera się na workation w miejsce z innej strefy czasowej niż firma, w której pracuje, należy opracować harmonogram spotkań i pracy w taki sposób, by móc zachować wymianę informacji i płynność pracy. Chociaż może się to wydawać problemem, w przypadku wielu firm lokalnych oferujących usługi na rynek międzynarodowy może z tego skorzystać.

Oferując usługi na cały świat, często można spotkać się z sytuacją, że zespół supportu nie jest w stanie udzielić klientowi pomocy od razu ze względu na oczywistą różnicę godzin pracy. Osoba, która w ramach workation zmienia strefę czasową, może przejąć obowiązki w momencie, w którym pozostali pracownicy są już po godzinach, co przyniesie organizacji korzyści.

Transparentność i zaufanie

By zasady dotyczące workation weszły w życie i były respektowane, pracodawcy muszą dać dobry przykład o okazać wsparcie pracownikowi, który korzysta z tego rodzaju urlopu. Musi być on odpowiednio wspierany w firmie, a jego polityka jasna. Należy również zadbać o to, by żaden z pracowników nie czuł, że skorzystanie z pracakcji jest czymś niemile widzianym.

Zarządzanie czasem w różnych strefach czasowych

Jeśli pracownik wybiera się na pracakcje w miejsce z innej strefy czasowej niż firma, w której pracuje, należy opracować harmonogram spotkań i pracy w taki sposób, by móc zachować wymianę informacji i płynność pracy. Chociaż może się to wydawać problemem, w przypadku wielu firm lokalnych oferujących usługi na rynek międzynarodowy może z tego skorzystać.

Oferując usługi na cały świat, często można spotkać się z sytuacją, że zespół supportu nie jest w stanie udzielić klientowi pomocy od razu ze względu na oczywistą różnicę godzin pracy. Osoba, która w ramach pracakcji zmienia strefę czasową, może przejąć obowiązki w momencie, w którym pozostali pracownicy są już pogodzinach, co przyniesie organizacji korzyści.

Transparentność i zaufanie

By zasady dotyczące pracakcji weszły w życie i były respektowane, pracodawcy muszą dać dobry przykład o okazać wsparcie pracownikowi, który korzysta z tego rodzaju urlopu. Musi być on odpowiednio wspierany w firmie, a jego polityka jasna. Należy również zadbać o to, by żaden z pracowników nie czuł, że skorzystanie z pracakcji jest czymś niemile widzianym.

Podsumowanie

Workation to nowy, przybierający na popularności trend pracy. Dzięki rewolucji pracy zdalnej spowodowanej pandemią Covid-19, firmy odkryły zalety tego modelu i zaczęły zapewniać pracownikom nowe sposoby pracy i zapewniania work-life balance.

Jeśli chcesz wiedzieć więcej na temat workation, pracy hybrydowej i nowych trendów w HR, obserwuj naszego bloga. A jeśli chcesz porozmawiać na te tematy i podzielić się swoimi spostrzeżeniami, skontaktuj się z nami!