Elektroniczna dokumentacja pracownicza - dlaczego warto ją prowadzić?

Polskie prawo pozwala na prowadzenie elektronicznej dokumentacji pracowniczej. Sprawdź, jakie są jej zalety i w jaki sposób dokumentacja pracownicza online w Calamari pomoże usprawnić codzienne zarządzanie HR w Twojej organizacji.

Zgodnie ze zmianami wprowadzonymi w życie w ustawie z dnia 10 stycznia 2018 roku, elektroniczna teczka pracownicza stała się oficjalnym, honorowanym przez prawo sposobem prowadzenia akt osobowych. W ramach tych zmian, decydując się na dokumentację online pracodawca nie musi jednocześnie przechowywać akt w formie papierowej.

To nie tylko ogromne ułatwienie, ale również decyzja przyjazna ekologii. Przechowywanie dokumentów pracowników w formie elektronicznej jest bezpieczniejsze i tańsze. Zanim jednak podejmiesz decyzję o wybraniu odpowiedniego narzędzia do ich przechowywania, dowiedz się, czym jest Core HR, jakie niesie ze sobą zalety i jakie rodzaje dokumentów możesz w jego ramach przechowywać.

Czym jest Core HR - elektroniczna dokumentacja pracownicza

Dokumentacja pracownicza online to odpowiednik tradycyjnej teczki pracownika prowadzona w postaci elektronicznej, która umożliwia szybki dostęp do dokumentów, wysoki standard zabezpieczeń oraz możliwość przeprowadzania operacji na dokumentach z zachowaniem całkowitej historii przeprowadzanych zmian.

Takie rozwiązanie umożliwia pracownikom dostęp do danych za pośrednictwem przeglądarki internetowej z każdego miejsca i o każdej porze, co pozwala znacznie zoptymalizować proces zarządzania dokumentami pracowniczymi.

‍

Możliwości elektronicznej teczki pracowniczej wychodzą poza tradycyjne zbieranie dokumentów. Jest to również platforma, za pośrednictwem której zarząd może komunikować pracownikom niezbędne regulaminy, polityki wewnętrzne i ich zmiany. Umożliwia również prosty sposób zweryfikowania, czy pracownicy zapoznali się w dokumentami.

Oczywiście, żeby elektroniczna dokumentacja pracownicza była zgodna z prawem, powinna spełniać określone warunki.

Dokumentacja pracownicza online a polskie prawo

Informacje dotyczące wymogów prawnych prowadzenia dokumentacji pracowniczej online określa art. 94 pkt 9a kodeksu pracy. Prawidłowo prowadzona dokumentacja pracownicza w wersji elektronicznej musi zawierać trzy podstawowe elementy:

• dokument elektroniczny lub jego cyfrowe odwzorowanie w postaci papierowej (skan dokumentu),
• podpis elektroniczny lub pieczęć elektroniczną,
• plik .xml zawierający określone metadane.

Zgodnie z przepisami, plik .xml jest obowiązkowym elementem dokumentu elektronicznego i powinien zawierać poniższe metadane:

• identyfikator dokumentacji,
• identyfikator dokumentu,
• rodzaj dokumentu,
• datę powstania dokumentu,
• datę podpisania dokumentu kwalifikowanym podpisem,
• imię i nazwisko pracownika,
• PESEL pracownika,
• nazwę pracodawcy,
• datę utworzenia zbioru dokumentów do przekazania, w którym znajduje się dany dokument.

Wzór dokumentu XML ze specyfikacją i strukturą techniczną pliku można znaleźć na stronie Biuletynu Informacji Publicznej.

Zasady prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej

Elektroniczna dokumentacja pracownicza to bardzo wygodne rozwiązanie. Jednak trzeba pamiętać, że prowadzenie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej wymaga przestrzegania pewnych zasad, które zostały uregulowane między innymi w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej. To akt prawny, który jasno określa, jak należy gromadzić, przetwarzać i przechowywać dokumenty pracownicze – niezależnie od tego czy prowadzisz je w formie papierowej, czy elektronicznej.

Jako pracodawca masz obowiązek, aby dokumentację pracowniczą przechowywać w sposób zapewniający jej integralność, poufność oraz dostępność przez cały okres jej wymaganej archiwizacji. Oznacza to, że wszystkie akta osobowe pracowników, dokumenty związane z przebiegiem zatrudnienia pracownika, a także dokumenty dotyczące danych osobowych muszą być odpowiednio zabezpieczone – zarówno przed nieuprawnionym dostępem, jak i przed zniszczeniem.

Zgodnie z przepisami, dokumentację pracowniczą należy przechowywać przez 10 lat od dnia ustania stosunku pracy lub zakończenia współpracy. W tym czasie dokumentacja musi być dostępna w każdej chwili, na żądanie samego pracownika, sądu czy państwowej inspekcji pracy.

Czy wszystkie dokumenty muszą być podpisane kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy?

Zastanawiasz się, czy wszystkie dokumenty powinny być podpisane kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy? Otóż nie wszystkie dokumenty muszą być podpisane pieczęcią, ale w wielu przypadkach to dobre rozwiązanie. Wiele jednak zależy od rodzaju dokumentu oraz jego przeznaczenia. Kwalifikowany podpis elektroniczny lub kwalifikowana pieczęć elektroniczna pracodawcy zapewniają, że dokument jest wiarygodny – zarówno dla urzędów, jak i dla samego pracownika.

Warto pamiętać, że zgodność odwzorowania dokumentu cyfrowego z dokumentem papierowym również wymaga zatwierdzenia – tutaj z kolei niezbędne będzie użycie kwalifikowanego podpisu elektronicznego upoważnionej osoby.

Zalety elektronicznej dokumentacji pracowniczej

Przeniesienie dokumentacji pracowniczej do wersji elektronicznej niesie ze sobą wiele zalet, które zoptymalizują pracę w Twojej organizacji.

• Bezpieczeństwo dokumentów. Przechowywanie dokumentacji pracowniczej w formie papierowej zajmuje sporo miejsca i nie zapewnia odpowiedniego zabezpieczenia plików. Przejście na wersję elektroniczną umożliwia ograniczenie zużycia papieru, przez co jest przyjazne środowisku, a na dodatek pozwala na dobre zabezpieczenie danych.
• Łatwy dostęp. Zdigitalizowane dokumenty przechowywane w chmurze, tak jak oferuje to Calamari, są nie tylko doskonale zabezpieczone, ale również łatwo dostępne. Każda upoważniona do ich wglądu osoba może to zrobić za pośrednictwem strony aplikacji w przeglądarce internetowej, niezależnie od godziny czy miejsca, z którego próbuje się połączyć.

Dzięki temu praca zdalna, hybrydowa czy praca w delegacji stają się znacznie prostsze, procesy związane z obrotem dokumentów szybsze, a praca w organizacji wydajniejsza.

• Porządek w dokumentach. W Calamari umożliwiamy intuicyjny podział dokumentów na foldery, które administrator może tworzyć zgodnie z potrzebami swojej organizacji. Oprócz obowiązkowych folderów dotyczących elektronicznych akt pracowniczych, możliwe jest również tworzenie folderów przeznaczonych na wewnętrzne dokumenty w firmie, takie jak regulaminy i polityki wewnętrzne.

Każdemu z dokumentów można przypisać osoby, które będą miały do nich dostęp, tak samo jak każdy z pracowników będzie miał dostęp jedynie do tych folderów i dokumentów, do których wglądu został upoważniony. Dzięki temu odnalezienie odpowiedniego dokumentu dla danego pracownika to kwestia kilku sekund - bez konieczności wertowania fizycznych teczek w firmowym archiwum.

• Dostęp dla pracowników. Dzięki dokumentacji pracowniczej online z Calamari Twoi pracownicy również mogą mieć wgląd w swoją dokumentację - oczywiście w ustalonym przez Ciebie zakresie. Dzięki temu wszyscy w organizacji są lepiej poinformowani, a gdy kadra zarządzająca ma do ogłoszenia nowy regulamin, może podzielić się nim wygodnie ze wszystkimi w organizacji.

Dzięki systemowi powiadomień, pracownicy będą wiedzieli, że czeka na nich dokument do zapoznania się lub podpisania, a managerowie i administracja zostanie poinformowana, gdy pracownik dokona akcji dotyczącej danego dokumentu.

• Różne rodzaje dokumentów. Oprócz akt pracowniczych, które pracodawca jest zobowiązany do przechowywania przez 10 lat, wewnątrz teczki pracownika mogą znaleźć się również wspomniane wyżej regulaminy, polityki wewnętrzne oraz inne dokumenty, które niejednokrotnie będą wymagały od pracownika, by się z nimi zapoznał lub je podpisał.
• Foldery z ograniczeniem dostępu. Dzięki możliwości ograniczania dostępu do dokumentów, rozwiązujesz kolejny problem z bezpieczeństwem, zyskując pewność, że odpowiedni użytkownicy mogą zobaczyć jedynie dokumenty, które są dla nich przeznaczone. Ostateczną decyzję podejmuje administrator, który jako jedyny ma również możliwość usunięcia plików. Dzięki temu przejmujesz kontrolę nad pracowniczą dokumentacją i możesz wygodnie zarządzać i monitorować stan plików.
• Historia działań na dokumentach. W Calamari wszystkie akcje przeprowadzane na dokumencie od momentu jego dodania do systemu są zapisywane w historii. Umożliwia Ci to całkowitą kontrolę nad tym, co dzieję się z dokumentem. Jako administrator, tylko Ty możesz całkowicie usunąć plik od kosza, z którego po kolejnych 30 dniach zostanie usunięty na zawsze. Wcześniej, w razie konieczności, możesz go przywrócić z kosza.

Możliwość kontrolowania historii dokumentu sprawia, że masz całkowitą wiedzę na temat wszelkich zmian przeprowadzanych na pliku. W przypadku niejasności lub pytań zawsze wiesz, do kogo możesz się zwrócić z pytaniem, co usprawnia kwestie związane z zarządzaniem dokumentacją pracowniczą.

Rodzaje dokumentów pracowniczych

W elektronicznej teczce pracownika mogą się znaleźć trzy podstawowe rodzaje dokumentów, do których należą te związane z onboardingiem, dane osobowe pracownika oraz wewnętrzne polityki i regulaminy.

Wśród dokumentów dotyczących onboardingu, znajdują się: skierowanie na badania lekarskie, organizacja szkolenia BHP, zgłoszenie pracownika do ZUS, przygotowanie kwestionariuszy, przygotowanie regulaminu pracy do zapoznania się dla pracownika, wewnętrzne regulaminy i instrukcje, opisy procedur i zalecenia.

Dowiedz się więcej na temat dokumentów w onboardingu!

Akta pracownicze podzielone są na części w ramach których pracodawca zbiera:

• w części A - dokumenty związane z danymi osobowymi zebranymi w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, badania i orzeczenia lekarskie;
• w części B - dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika;
• w części C - dokumenty związane z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy;
• w części D - dokumenty związane z karami pracowników.

Dowiedz się więcej na temat akt pracowniczych!

Jak wdrożyć system elektronicznej dokumentacji w firmie krok po kroku

Wdrożenie systemu elektronicznej dokumentacji pracowniczej to proces, który wymaga przemyślanego działania, jednak zdecydowanie jest opłacalny. Musisz wiedzieć, że dokumentacja pracownicza elektroniczna to kompletny system zarządzania informacjami o stosunku pracy, aktach osobowych, przebiegu zatrudnienia, dokumentach dotyczących środków ochrony indywidualnej, badań lekarskich czy innych sprawach związanych ze stosunkiem pracy.

Na początku warto przeanalizować obecny stan dokumentacji pracowniczej w firmie. Następnym krokiem jest wybór odpowiedniego systemu do zarządzania dokumentami, który najlepiej będzie odpowiadał na potrzeby Twojej firmy. Taki system powinien umożliwiać zarówno sporządzenie odwzorowania cyfrowego dokumentów papierowych, jak i tworzenie nowych dokumentów bezpośrednio w postaci elektronicznej. Musi również zapewniać funkcjonalność wydruku dokumentacji, łatwy dostęp dla uprawnionych osób oraz zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym.

Wszystkie dokumenty w formie papierowej należy odwzorować cyfrowo, a następnie podpisać kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej osoby. Na końcu warto zadbać o odpowiednie przeszkolenie pracowników działu kadr, a także poinformowanie wszystkich pracowników o zmianach w sposobie prowadzenia dokumentacji.

Podsumowanie

Elektroniczna dokumentacja pracownicza to krok, który pomoże w rozwoju Twojej firmy, a jednocześnie pomoże zadbać o naszą planetę. Skorzystaj z dwutygodniowego okresu testowego i wypróbuj teczkę pracowniczą online z Calamari!

‍