Produktywność w MS Teams: 9 funkcji w Teamsach, które ułatwią Ci codzienną pracę (zapis webinaru z Legalna Marta)

Platforma Microsoft Teams stała się nieodłącznym elementem codziennej pracy dla wielu organizacji. Choć większość z nas korzysta z jej podstawowych funkcji komunikacyjnych, Teams oferuje znacznie więcej możliwości, które mogą znacząco usprawnić naszą produktywność. 

Poznaj 9 funkcji Microsoft Teams, które pomogą Ci zaoszczędzić czas i efektywniej zarządzać zadaniami. Funkcje zostały zaprezentowane podczas webinaru przez Martę Czapik, edukatorka Microsoft Teams i założycielkę Skill2B. Możesz otrzymać nagranie z wydarzenia zapisując się przez tę stronę.

1. Status "Nie przeszkadzać" i kontakty priorytetowe

Potrzebujesz czasu na skupienie? Status "Nie przeszkadzać" blokuje powiadomienia, pozwalając Ci skoncentrować się na ważnych zadaniach. Możesz go ustawić klikając swoje zdjęcie profilowe i wybierając odpowiednią opcję z menu.

Co więcej, możesz zdefiniować "kontakty priorytetowe" – osoby, których wiadomości będą do Ciebie docierać nawet przy włączonym statusie "Nie przeszkadzać". To idealne rozwiązanie, gdy chcesz pozostać dostępnym dla przełożonego czy współpracowników z kluczowego projektu, jednocześnie blokując pozostałe powiadomienia.

2. Wiadomości pilne

Czasami musisz szybko dotrzeć do kogoś, kto ma włączony status "Nie przeszkadzać". W takiej sytuacji możesz wysłać wiadomość pilną, która będzie wyświetlać powiadomienia co 2 minuty przez 20 minut, dopóki adresat jej nie odczyta.

Aby wysłać taką wiadomość, kliknij ikonę wykrzyknika pod polem tekstowym, a następnie wybierz opcję "Pilne". Pamiętaj jednak, by używać tej funkcji z rozwagą – tylko w naprawdę pilnych sprawach!

3. Organizacja czatów w sekcje

Przy dużej liczbie czatów łatwo stracić orientację. Na szczęście Teams pozwala na organizację rozmów w sekcje tematyczne. Możesz stworzyć osobne kategorie dla projektów, zespołów czy tematów.

Aby utworzyć nową sekcję, kliknij strzałkę obok zakładki "Czaty" i wybierz "Nowa sekcja". Następnie możesz przenosić istniejące czaty do odpowiednich sekcji, klikając trzy kropki przy czacie i wybierając "Przenieś do".

4. Zaawansowane wyszukiwanie

Szukasz konkretnej informacji w morzu wiadomości? Teams oferuje niezwykle potężne narzędzie wyszukiwania (CTRL+E), które przeszukuje nie tylko czaty i zespoły, ale również dokumenty, notatki ze spotkań, a nawet tekst widoczny na zdjęciach!

Możesz zawęzić wyniki wyszukiwania do konkretnych kategorii: wiadomości, plików, osób czy konkretnych zespołów. To znacznie szybsze rozwiązanie niż ręczne przeglądanie wszystkich rozmów.

5. Komunikacja z osobami spoza organizacji

Teams umożliwia bezpośrednią komunikację z osobami z zewnętrznych firm i organizacji (o ile administrator systemu nie zablokował tej możliwości). Wystarczy rozpocząć nową konwersację i wpisać pełny adres e-mail osoby, z którą chcesz się skontaktować.

Co istotne, będziesz widzieć status dostępności tej osoby oraz czy odczytała Twoją wiadomość – to znacznie usprawnia komunikację w porównaniu do tradycyjnych e-maili.

6. Zarządzanie urlopami i czasem pracy bezpośrednio w Microsoft Teams

Teams pozwala na integrację z zewnętrznymi aplikacjami, znacznie rozszerzając możliwości platformy. Jedną z takich integracji stworzyło Calamari - system do zarządzania urlopami i rejestracji czasu pracy, dzięki czemu z poziomu Teams możesz:

• Złożyć wniosek urlopowy i śledzić jego status
• Zobaczyć swój aktualny bilans urlopowy (ile dni zostało)
• Rejestrować czas pracy, włączając i wyłączając zegar
• Przypisywać czas do konkretnych projektów i zadań
• Sprawdzać zaplanowane nieobecności w zespole
• Uzupełnić ewidencję czasu pracy 
• A jako manager - zaakceptować, odrzucić lub skomentować oczekujące wnioski

Integracja działa w całym systemie Microsoft, dzięki czemu zaakceptowany wniosek o nieobecność natychmiast pojawi się we właściwym kalendarzu outlook i zgodnie z ustawieniami, nieobecność może być widoczna dla całej organizacji jako Out Of Office (Poza Pracą).

Dzięki integracji wszystkie te czynności wykonujesz bez konieczności logowania się do oddzielnego systemu, co znacząco oszczędza czas i zwiększa efektywność codziennej pracy. Sprawdź interaktywne demo integracji Calamari z MS Teams na tej stronie.

7. Automatyczne tłumaczenie wiadomości

Pracujesz w międzynarodowym zespole? Teams automatycznie wykrywa obcojęzyczne wiadomości i oferuje ich natychmiastowe tłumaczenie. Wystarczy kliknąć opcję "Przetłumacz" pod wiadomością, aby zobaczyć jej treść w swoim języku.

Możesz również włączyć automatyczne tłumaczenie dla wszystkich wiadomości z wybranego języka, co jest nieocenionym narzędziem w wielojęzycznych zespołach.

8. Tworzenie ankiet i zbieranie opinii

Potrzebujesz szybko zebrać opinie od zespołu? Teams integruje się z aplikacją Microsoft Forms (Pulse), umożliwiając tworzenie ankiet bezpośrednio w czatach, zespołach lub podczas spotkań.

Możesz tworzyć zarówno proste głosowania (np. wybór terminu spotkania), jak i bardziej zaawansowane pytania, w tym chmury słów, które świetnie angażują uczestników. Ankiety pokazują wyniki w czasie rzeczywistym, co ułatwia szybkie podejmowanie decyzji.

9. Transkrypcja spotkań

Nie musisz już robić notatek podczas spotkań! Teams oferuje automatyczną transkrypcję, która zapisuje wszystko, co zostało powiedziane podczas spotkania.

Aby włączyć tę funkcję, podczas spotkania kliknij trzy kropki i wybierz "Rozpocznij transkrypcję". Transkrypcja będzie dostępna po zakończeniu spotkania, umożliwiając łatwe odnalezienie kluczowych informacji.

Bonus: Tagowanie grup użytkowników

Potrzebujesz powiadomić określoną grupę osób? Zamiast oznaczać każdego z osobna, możesz stworzyć tag dla całej grupy. Jako właściciel zespołu, kliknij trzy kropki przy nazwie zespołu, wybierz "Zarządzaj tagami" i utwórz nowy tag z przypisanymi członkami.

Teraz możesz użyć tego tagu (np. @Dyrektorzy, @OddziałWarszawa) w wiadomości, aby jednocześnie oznaczyć wszystkich przypisanych do niego użytkowników. To ogromna oszczędność czasu przy komunikacji z dużymi grupami!

‍

Microsoft Teams to znacznie więcej niż tylko narzędzie do czatowania i wideokonferencji. Wykorzystanie powyższych funkcji może znacząco zwiększyć Twoją efektywność, pozwalając na lepszą organizację pracy, skuteczniejszą komunikację i oszczędność czasu. Warto poświęcić chwilę na poznanie tych możliwości – korzyści odczujesz już następnego dnia!

Zachęcamy do obejrzenia interaktywnego demo jak działa integracja z Microsoft Teams z Calamari, a jeśli chcesz udostępnić swoim pracownikom możliwość zarządzania nieobecnościami i czasem pracy w tej aplikacji, umów demo!

‍