Kontrola wydawanego i odbieranego sprzętu w organizacji – jak prowadzić dokumentację i ewidencję wyposażenia?

Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji sprzętu firmowego to obok ewidencjonowania czasu pracy zatrudnionych osób jeden z obowiązków pracodawcy. Karą za niewłaściwe (grożące zniszczeniu bądź uszkodzeniu) przechowywanie takiej dokumentacji jest grzywna w wysokości nawet do 30 tys. złotych.

Zgodnie z treścią dokumentu opublikowanego na stronie Państwowej Inspekcji Pracy pracodawca jest zobowiązany do przechowywania dokumentacji papierowej w taki sposób, by uchronić nośnik przed:

• zniszczeniem,
• uszkodzeniem lub utratą,
• dostępem osób nieupoważnionych.

W przypadku dokumentacji w formie elektronicznej, obowiązkiem pracodawcy jest:

• zabezpieczenie dokumentacji przed uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem,
• integralność treści dokumentacji i metadanych, chroniąca przed wprowadzaniem zmian z wyjątkiem tych, które określają udokumentowane procedury.

Jako jedno z zadań należących do zakresu obowiązków działu HR, poprawne dokumentowanie sprzętu wydawanego i zdawanego przez pracowników pozwala zachować ład i porządek w organizacji oraz zapewnić możliwość prześledzenia ścieżki sprzętu na wypadek, gdyby zaszła taka konieczność. Prowadzenie takiej ewidencji wymaga jednak dużego nakładu czasu oraz dokładności.

Czym jest ewidencja wyposażenia i sprzętu firmowego?

Zgodnie z definicją zawartą w Rozporządzeniu MF, wyposażenie do rzeczowe składniki majątku związane z wykonywaną działalnością, które nie zaliczają się do środków trwałych. Ich wartość początkowa powinna przekraczać 1500 zł, ale nie powinna być wyższa niż 3500 zł. Czas użytkowania takich składników nie powinien przekraczać roku.

W praktyce najczęściej uznawane są za nie przedmioty, które zostały kupione w celu ich dalszego odsprzedania, a które nie stanowią towarów handlowych.

Ewidencja wyposażenia, a ewidencja środków trwałych

W odróżnieniu od wyposażenia, środki trwałe są to takie składniki majątku, które nie stanowią własności lub współwłasności przedsiębiorcy, są kompletne, zdatne do użytku, mają określony czas wykorzystywania nie dłuższy niż rok, a ich wartość przekracza 3500 zł.

Przedmiot zakwalifikowany jako środek trwały powinien być wykorzystywany przez przedsiębiorcę wyłącznie w działalności gospodarczej. Oznacza to, że nie może korzystać z niego w celach prywatnych.

W sytuacji, w której wartość takiego przedmiotu nie przekracza 3500 zł, przedsiębiorca może wybrać jedną z trzech możliwości:

• może potraktować przedmiot jako wyposażenie, a wydatki poniesione na jego nabycie zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów (jeśli okres użytkowania jest krótszy niż rok, a wartość większa niż 1500)może nie ujmować danego przedmiotu w ewidencji, za to zaliczyć go do kosztów uzyskania przychodu,
• może zaliczyć przedmiot do środków trwałych i dokonywać odpisów amortyzacyjnych.

Kiedy należy prowadzić ewidencję firmowego wyposażenia

Prowadzenie ewidencji wyposażenia jest obowiązkiem wynikającym z rozporządzenia Ministerstwa Finansów z 26 sierpnia 2003 roku. Zgodnie z artykułem czwartym, osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie wykonujące działalność gospodarczą są obowiązane do prowadzenia księgo przychodów i rozchodów. Mają również obowiązek prowadzenia ewidencji środków trwałych, wartości niematerialnych oraz prawnych, a także ewidencji wyposażenia.

Obowiązek ten dotyczy zarówno podmiotów gospodarczych rozliczających się na podstawie księgi przychodów i rozchodów jak i ryczałtowców. Z obowiązku prowadzenia dokumentacji wyposażenia zwolnieni są podatnicy opodatkowani w formie karty podatkowej, a także osoby osiągające przychody z najmu prywatnego.

Jaki sprzęt w firmie powinien być ewidencjonowany?

Do sprzętu, który należy udokumentować zgodnie z ustawą, zaliczają się: telefony, meble biurowe, drukarki, sprzęt elektroniczny, którego cena nie była wystarczająca, by trafił do innej grupy wydatków.

Warto pamiętać o tym, że przedsiębiorca jest zobowiązany do dokonania nowego zapisu w dokumentacji najpóźniej w tym samym miesiącu, w którym rozpoczęto korzystanie z niego.

Z czego powinna składać się ewidencja wyposażenia firmowego?

W przypadku dokumentowania sprzętu firmowego, ustawa nie określała, jakie elementy powinny zostać zawarte w dokumentach. Wskazane zostały jednak niezbędne elementy, które należy w niej zawrzeć. Należą do nich:

• data nabycia,
• numer faktury lub rachunku,
• nazwa wyposażenia,
• cena zakupu wyposażenia lub koszt jego wytworzenia,
• numer kolejny wpisu,
• numer pozycji, pod którą został wpisany w księdze koszt związany z nabyciem danego wyposażenia,
• datę likwidacji, w tym datę sprzedaży lub darowizny oraz przyczynę likwidacji.

Dlaczego warto przenieść dokumentację sprzętu firmowego do programu HR?

Zrezygnowanie z dokumentacji papierowej na rzecz jej wersji elektronicznej pozwala dodatkowo zabezpieczyć informacje przed uszkodzeniem oraz utraceniem. Możliwość przywrócenia kopii lub trzymania jej kilku wersji w chmurze sprawia, że nawet w sytuacji utraty danych z jednego źródła, w dalszym ciągu można je odzyskać.

Dzięki doskonałym zabezpieczeniom, jakimi charakteryzują się programy do zarządzania HR takie jak Calamari, dokumenty są chronione nie tylko przed ich utraceniem bądź zniszczeniem, ale również przed ujawnieniem ich osobie upoważnionej lub kradzieży. Dzięki szyfrowaniu danych, programy do ewidencji czasu pracy, wyposażenia oraz urlopów zapewniają najwyższy poziom bezpieczeństwa i ponoszą odpowiedzialność w przypadku jego naruszenia.

Z ewidencji w formie elektronicznej można zawsze zrezygnować z powrotem na rzecz tradycyjnego sposobu ich kolekcjonowania.

Zalety programu do ewidencjonowania firmowego wyposażenia

Przeniesienie dokumentów papierowych na nośnik elektroniczny wymaga zeskanowania papierowych dokumentów oraz opatrzenia ich podpisem kwalifikowanym upoważnionej osoby posiadającej elektroniczną pieczęć pracodawcy. Obecność tego podpisu jest potwierdzeniem zgodności treści obu wersji dokumentów.

Ewidencjonowanie wyposażenia firmowego w formie elektronicznej wiąże się z koniecznością spełnienia szczególnych wymagań dotyczących przechowywania i prowadzenia takiej dokumentacji. Należy również pamiętać o tym, że papierowe wersje dokumentów można zniszczyć po upływie 30 dni od dnia poinformowania pracownika o możliwości ich odebrania.

Podsumowanie

Prowadzenie dokumentacji sprzętu firmowego to skomplikowane zadanie, które wymaga skrupulatności i sumienności. Wysokie kary i zarządzanie wrażliwymi danymi sprawiają, że zdecydowanie się na program do ewidencjonowania sprzętu pracowniczego jest rozsądną decyzją. Tego typu narzędzie HR pozwoli bowiem zadbać o bezpieczeństwo danych, ich terminowe uzupełnianie oraz o skrócenie czasu specjalistów HR niezbędnego do aktualizowania sprzętowej dokumentacji.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat zarządzania pracownikami i ich dokumentacją, obserwuj naszego bloga. A jeśli masz jakieś pytanie lub chcesz podzielić się przydatnymi informacjami - skontaktuj się z nami!