Dzięki Calamari zarządzanie nieobecnościami stało się proste i przejrzyste - zespół i managerowie zyskali więcej samodzielności, a my w HR mamy porządek i pełną klarowność tego obszaru. To naprawdę odczuwalna zmiana na plus!
Dorota Daniuk
Head of HR
Excel i kalendarz vs. Calamari: Dlaczego Dietly postawiło na automatyzację HR
Dietly to SaaS-enabled marketplace, który łączy świat technologii i sprzedaży w jednej apetycznej ofercie. Firma ma dwa serca biznesu: SaaS dla cateringów dietetycznych dbający o to, żeby 100 tys. osób dostało idealnie skomponowane posiłki prosto pod drzwi oraz największy w Polsce marketplace cateringów dietetycznych. Działając od 2016 roku, Dietly znalazło się w Deloitte Fast 50 CEE, a od 2021 r. jest częścią Grupy Żabka.
Dorota Daniuk
Head of HR
Branża
Food-tech, e-commerce
Liczba osób
100
Rok założenia
2014
Używane moduły
Nieobecności
Dietly szybko urosło z kilku osobowego start-up'u do wiodącej w branży, 100 osobowej firmy, przez co zmieniły się nasze potrzeby w temacie procesów HR.
Wyzwanie: Gdy excel stał się nieczytelny
Potrzebowaliśmy narzędzia, który pomoże nam zarządzać nieobecnościami. Do tej pory nieobecności zgłaszaliśmy i komunikowaliśmy przez excele, dashboard i kalendarze. W pewnym momencie stało się to bardzo nieczytelne i nieintuicyjne.
Prowadziliśmy rozmowy z innymi firmami oferującymi HRMS, ale Calamari przekonało nas możliwością wdrożenie samego modułu "Nieobecności", co na dany moment było dla nas kluczowe - wiemy, że w razie potrzeby, możemy domówić inne.
Dodatkowo, w krótkim okresie mieliśmy gotowe do użytku narzędzie - implementacja wymagała od nas jedynie przygotowania danych i przemyślenia zasad, a nie importowania rozbudowanych plików, czy budowania wielopoziomowych procesów.
Innymi słowy, w stosunkowo krótkim czasie byliśmy w stanie wdrożyć narzędzie, które w pełni zaspokajało naszą potrzebę przejęcia kontroli nad tematem zarządzania i raportowania nieobecności.
Proces wyboru: Modułowość, elastyczność i integracje
To co szczególnie zwróciło naszą uwagę to to, że system jest bardzo elastyczny i intuicyjny. Zarówno od strony administratora jak i użytkownika.
Cieszy nas, że mamy możliwość nie tylko ustalać procesy, tak jak chcemy, ale też nazwać różnego rodzaju nieobecności zgodnie z tym, jak funkcjonowały (i przyjęły się) w naszej firmie.
Dodatkowo pracując w środowisku Google, bardzo cieszy nas integracja z Kalendarzem Google, a także integracja ze Slackiem - nie musimy już pamiętać o ustawieniu odpowiedniego statusu - Calamari robi to z automatu zarówno w Slacku, jak i naszych kalendarzach.
Myślę, że to sprawiło, że system od momentu "uruchomienia" stał się dla #teamdietly bardzo intuicyjny i prosty w obsłudze.
Bardzo cieszy nas integracja z Kalendarzem Google oraz ze Slackiem - nie musimy już pamiętać o ustawieniu odpowiednich statusów - Calamari robi to z automatu zarówno w Slacku, jak i naszych kalendarzach.
Dorota Daniuk
Head of HR
Wdrożenie: Od formalności do nowego roku
Czas realizacji: Wdrożenie od momentu dopięcia formalności po przygotowanie systemu do startu zajęło około 2 tygodnie.
Strategiczny timing: Wdrożenie systemu nastąpiło natomiast celowo od 01. stycznia, tak by nowy rok zacząć już z porządkiem 'w papierach'.
Użytkownicy: Z Calamari aktywnie korzystają wszystkie działy – zarówno operacyjne, jak i administracyjne, na wszystkich szczeblach.
Dla współpracowników Calamari to jasna ścieżka zgłaszania nieobecności, możliwość sprawdzenia pozostałych do wykorzystania dni wolnych, a dla managerów dodatkowo przejrzysty obraz (nie)obecnych osób, możliwość generowania raportów i posiadania informacji na temat nieobecności w jednym miejscu.
Dorota Daniuk
Head of HR
Zauważalne korzyści
Największe korzyści zauważyliśmy przede wszystkim w obszarach związanych z planowaniem nieobecności.
Calamari znacząco usprawniło procesy zgłaszania i akceptowania różnych rodzajów nieobecności - wszystko odbywa się teraz w sposób uporządkowany, szybki i transparentny.
Kluczowym obszarem jest również możliwość generowania przejrzystych raportów - zarówno na poziomie poszczególnych pracowników, jak i całych zespołów.
Co doceniają użytkownicy
Wszystkie dostępne funkcje w module Nieboecności to realna oszczędność czasu i większy porządek. Pracownicy cenią sobie prostotę tego rozwiązania – mogą w kilka kliknięć zgłosić urlop, sprawdzić dostępny limit czy podejrzeć nieobecności w zespole, co znacznie ułatwia planowanie pracy i współpracę w zespołach.
Dla przełożonych dużą zaletą jest możliwość sprawnej akceptacji wniosków i szybki wgląd w kalendarze zespołów. Wszystko działa sprawnie i bez konieczności pisania maili czy tworzenia dodatkowych dokumentów – to realna oszczędność czasu i większy porządek.
Wskazówki wdrożenia HR tech dla innych firm
Wdrażając Calamari skrupulatnie określiliśmy strukturę, podległości i procesy zgłaszania nieobecności, to z pewnością pomogło uniknąć zbędnych turbulencji we wdrażaniu systemu i dalej korzystania z niego. Polecamy również korzystać z nieocenionej pomocy konsultantów, którzy w razie pytań rozwiewali wątpliwości :)
Dorota Daniuk
Head of HR
Podsumowanie
Historia Dietly pokazuje, jak właściwy wybór narzędzia HR może przekształcić rosnącą organizację bez zbędnego stresu i komplikacji. W efekcie firma zyskała "uporządkowany temat zarządzania nieobecnościami, a także klarowną komunikację na linii zgłaszający-akceptujący, bez 'miliona' dodatkowych plików, konwersacji i szukania informacji w różnych miejscach."
Kluczem do sukcesu okazała się nie tylko funkcjonalność systemu, ale także strategiczne podejście do wdrożenia: wybór modułowego rozwiązania zamiast pełnego HRMS, skrupulatne przygotowanie struktur organizacyjnych oraz wykorzystanie naturalnych integracji z narzędziami, których zespół już używał.
Dla firm przechodzących podobną transformację ze startupowej swobody do bardziej uporządkowanych procesów, doświadczenie Dietly potwierdza: automatyzacja HR może być nie tylko bezbolesna, ale wręcz entuzjastycznie przyjęta przez wszystkie zespoły.
