Dlaczego wdrożenie jest realizowane przez zespół Calamari?

Funkcja zaokrąglania czasu pracy jest dostępna w wersji Beta, dlatego nasz zespół Wsparcia Obsługi Klienta przeprowadza ten proces wspólnie z Tobą. Istnieje możliwość sprawdzenia tej funkcji w środowisku testowym.

Zaokrąglanie czasu pracy

Dołącz do 130 000+

zadowolonych pracowników ze 106 krajów

Zaoszczędź czas i pieniądze z Calamari:

Rozliczenia według Twoich zasad

System dostosowuje się do polityki firmy, nie na odwrót. Ustaw własne bufory, tolerancje i logikę zaokrąglania czasu pracy do zasad Waszej organizacji.

Uniknij kar i sporów dzięki zgodności z prawem

Nieprawidłowa ewidencja czasu pracy to ryzyko grzywny i kosztownych procesów sądowych. Dzięki zaokrągleniom wszyscy będą znali zasady naliczania czasu pracy.

Zredukuj ilość pracy administracyjnej

Automatyzacja eliminuje ręczną edycję, utrzymuje zgodność z prawem pracy i adresuje problem rozbieżności między zarejestrowanymi godzinami a wypłatą.

‍

Zaokrąglanie czasu do planu pracy

Ta opcja jest stworzona z myślą o firmach, które pracują w oparciu o stałe plany, np. od 8:00 do 16:00. Dzięki niej automatycznie dostosujesz wejścia i wyjścia pracowników do ustalonego harmonogramu, eliminując minutowe niezgodności i zapewniając zgodność z prawem pracy.
‍
‍Jak to działa?
‍
Skonfiguruj dopuszczalne rozpoczęcie i zakończenie pracy w formie buforu (np. 15 minut przed/po planowanym czasie) oraz tolerancji spóźnienia lub wcześniejszego wyjścia (np. 5 minut). System samodzielnie skoryguje czas pracy, jeśli mieści się on w tych zakresach.

Przykład

Ustawienia:
‍Plan pracy: 9:00-17:00
Dopuszczalne rozpoczęcie do 15 min
Dopuszczalne spóźnienie do 5 min
‍
Jak działa zaokrąglanie?
‍Wejście o 8:58 → zaokrąglenie do 9:00 (w buforze)
Wejście o 9:03 → zaokrąglenie do 9:00 (w tolerancji)
Wejście o 9:20 → 9:20 (poza tolerancją, system odnotowuje spóźnienie)

Zaokrąglanie do interwałów czasowych

Doskonałe rozwiązanie dla firm bez sztywnego planu pracy lub tam, gdzie rozliczenia płacowe odbywają się w określonych blokach czasowych (np. co 15, 30 lub 60 minut). Zaokrąglaj czas pracy w górę, w dół lub do najbliższego interwału, by uprościć rozliczenia i zapewnić przejrzystość.

‍Jak to działa?
‍
Ustal kierunek zaokrąglania dla wejść i wyjść (w górę, w dół lub do najbliższej wartości). Dodatkowo możesz ustawić interwały wejścia i wyjścia (np. 15, 30, 60 minut), aby zapewnić elastyczność przed zaokrągleniem.

Przykład

Ustawienia:
‍Interwał: 15 min
‍Zaokrąglanie wejścia: w górę,
Zaokrąglanie wyjścia: w dół

Jak działa zaokrąglanie?
‍Wejście o 8:52 → zaokrąglenie do 9:00
‍Wejście o 9:02 → zaokrąglenie do 9:15
‍Wyjście o 17:12 → zaokrąglenie do 17:00
‍Wyjście o 16:59 → zaokrąglenie do 16:45

Współpraca obu trybów i konfiguracja

Oba tryby zaokrąglania mogą działać niezależnie lub wspólnie, w zależności od Twoich potrzeb. System Calamari daje priorytet zaokrąglaniu do planu pracy, a następnie zaokrąglaniu do interwałów.

‍Masz pełne wsparcie: Całą konfigurację przeprowadzisz w systemie, jednak w razie jakichkolwiek pytań nasz zespoł Wsparcia Klienta, jest do Twojej dyspozycji.

Działaj zgodnie z prawem, rozliczaj bez błędów

Zgodnie z Kodeksem Pracy, pracodawca jest zobowiązany do rozliczenia każdej minuty pracy nadliczbowej. Nasza funkcja nie 'kasuje' minut, ale pozwala na stworzenie jasnej polityki firmy, która definiuje, kiedy praca faktycznie się rozpoczyna i kończy. Ustawione bufory i tolerancje stają się częścią Twoich oficjalnych zasad, zapewniając pełną transparentność.

Ręczne poprawianie 'minutek' to prosta droga do kosztownych błędów płacowych. Automatyzacja tego procesu w Calamari eliminuje czynnik ludzki, gwarantując, że listy płac są zawsze zgodne z zarejestrowanym i zatwierdzonym czasem pracy, co eliminuje potrzebę czasochłonnych korekt i wypłat wyrównań.

Wypróbuj za darmo

Automatyczna synchronizacja

Usprawnij pracę, dzięki synchronizacji z ulubionymi narzędziami

Połącz Calamari z aplikacjami, z których korzystasz każdego dnia - dzięki temu m.in. zaadresujesz podstawowe procesy HR prosto z komunikatora firmowego!

Kluczowe funkcje

Poznaj Calamari — system HR dla rosnących zespołów

Przegląd obecności
Różne metody logowania czasu
Nieprawidłowości w śledzeniu czasu
Śledzenie czasu w projektach
Akceptacja czasu pracy
Aplikacja mobilna

Wypróbuj za darmo

Przejrzysty panel akceptacji wniosków
Różne typy nieobecności
Automatyczne naliczenie czasu wolnego
Powiadomienia e-mail, Slack & MS Teams
Wieloetapowy proces akceptacji
Kalendarze Świąt
Dostosowywana widoczność nieobecności

Wypróbuj za darmo

Konfiguracja uprawnień dostępu
Dokumenty
Pełna historia akceptacji dokumentu
Dokumenty
Elastyczna struktura katalogów
Dokumenty
Dokumenty do uzupełnienia oraz prośby o dokument
Dokumenty
Zaawansowane wyszukiwanie
Pracownicy
Instrukcja pracy ze mną
Pracownicy
Pola dodatkowe w profilu pracownika
Pracownicy
Kartoteka pracownika online
Pracownicy
Dostęp z aplikacji mobilnej
Aplikacja

Wypróbuj za darmo

Czy zaokrąglanie czasu pracy jest zgodne z polskim Kodeksem Pracy?

Zgodnie z Kodeksem Pracy, pracodawca ma obowiązek ewidencjonować i rekompensować każdą minutę pracy w godzinach nadliczbowych.
Jednakże, przepisy wewnątrzzakładowe, takie jak regulamin pracy, mogą precyzyjnie określać, jakie czynności wliczają się do czasu pracy i od którego momentu jest on liczony.

Funkcja zaokrąglania w Calamari nie służy do "kasowania" przepracowanych minut, lecz do wdrożenia i automatycznego egzekwowania klarownej, wewnętrznej polityki firmy. Umożliwia zdefiniowanie, że praca zarejestrowana w ramach ustalonej tolerancji (np. 5 minut przed lub po rozpoczęciu zmiany) jest traktowana jako rozpoczęta o czasie. Taka polityka, stosowana konsekwentnie i niedyskryminująco, zapewnia pełną transparentność.

Jak legalnie rozliczać "minutowe nadgodziny"?

Ignorowanie tzw. "minutek" stanowi ryzyko prawne, ponieważ każda minuta pracy ponad normę, wykonana na polecenie lub za wiedzą pracodawcy, jest pracą nadliczbową. Legalnym rozwiązaniem nie jest ignorowanie tych minut, ale zdefiniowanie ich poza pojęciem pracy nadliczbowej za pomocą jasnej polityki.

Funkcje Calamari, takie jak "tolerancja spóźnienia" i "bufor wejścia", są narzędziami do wdrożenia takiej polityki. Pozwalają one ustalić, że czas zarejestrowany w tych buforach jest zaliczany do zaplanowanego czasu pracy, a nie jako nadgodziny. Dzięki temu firma unika problemu kumulujących się drobnych nadgodzin, działając w pełni zgodnie z prawem.

Czym jest "zasada 7 minut" (7-minute rule) i czy nasza firma musi jej przestrzegać? (dla odbiorców międzynarodowych)

"Zasada 7 minut" to wytyczna amerykańskiej ustawy federalnej FLSA (Fair Labor Standards Act), która pozwala pracodawcom zaokrąglać czas pracy do najbliższego kwadransa (15 minut). Zgodnie z nią, czas od 1 do 7 minut można zaokrąglić w dół, a czas od 8 do 14 minut należy zaokrąglić w górę.

Firmy działające w USA lub zatrudniające tam pracowników powinny stosować tę zasadę, aby zapewnić zgodność z prawem. Funkcja zaokrąglania do interwałów w Calamari, ustawiona na 15 minut, jest idealnym narzędziem do automatycznego wdrożenia tej reguły, minimalizując ryzyko prawne na rynku amerykańskim.

Jakie są konsekwencje błędów w ewidencji czasu pracy i naliczaniu wynagrodzeń?

Konsekwencje mogą być bardzo dotkliwe. Po pierwsze, to ryzyko finansowe w postaci kar od Państwowej Inspekcji Pracy, które mogą sięgać nawet 30 000 zł.

Po drugie, to chaos administracyjny – ręczne poprawianie list płac jest czasochłonne i generuje kolejne błędy, co prowadzi do konieczności wypłaty wyrównań wraz z odsetkami.

Po trzecie, i być może najważniejsze, to utrata zaufania pracowników. Błędy w wynagrodzeniach niszczą morale, prowadzą do sporów sądowych i zwiększają rotację w firmie

Automatyzacja tego procesu w Calamari działa jak polisa ubezpieczeniowa, chroniąc firmę przed tymi negatywnymi skutkami.

Jak dokładnie działa automatyczne zaokrąglanie czasu pracy w Calamari?

System działa w dwóch inteligentnych trybach, które można stosować razem lub osobno.

Pierwszy tryb, "przyciąganie do planu pracy", automatycznie dopasowuje godziny wejścia i wyjścia do ustalonego harmonogramu (np. wejście o 8:58 jest rejestrowane jako 9:00).

Drugi tryb, "zaokrąglanie do interwałów", porządkuje czas w równe bloki (np. 15-minutowe), gdzie wejście o 9:02 może być zaokrąglone do 9:15. System posiada logikę priorytetów – najpierw próbuje dopasować czas do planu pracy, a dopiero potem do interwałów, co zapewnia inteligentne i przewidywalne działanie

Czym różni się "przyciąganie do planu" od "zaokrąglania do interwałów"?

Można to wyjaśnić za pomocą prostej analogii. "Przyciąganie do planu" działa jak magnes, który precyzyjnie przyciąga godziny pracy do Twojego firmowego harmonogramu – jest to idealne rozwiązanie dla firm o stałych godzinach pracy, np. od 9:00 do 17:00.

Z kolei "zaokrąglanie do interwałów" działa jak siatka, która porządkuje czas w równe, zdefiniowane bloki (np. co 15 lub 30 minut) – to doskonałe narzędzie dla firm o elastycznych modelach pracy lub rozliczających płace w blokach czasowych.

Czy mogę ustawić różne zasady zaokrąglania dla różnych zespołów (np. produkcja vs. biuro)?

Tak, to jedna z kluczowych zalet naszego rozwiązania. Ponieważ konfiguracja jest realizowana przez nasz zespół ekspertów, polityki zaokrąglania mogą być precyzyjnie dostosowane do specyficznych potrzeb różnych grup pracowników, działów czy lokalizacji.

Rozumiemy, że pracownicy produkcji mogą mieć inne zasady tolerancji niż pracownicy administracyjni, dlatego zapewniamy pełną elastyczność w tworzeniu reguł, odzwierciedlając złożoną rzeczywistość Twojej organizacji.

Co się stanie, jeśli pracownik spóźni się bardziej niż ustawiona tolerancja?

System Calamari jest inteligentny i sprawiedliwy. Jeśli pracownik zarejestruje wejście poza zdefiniowanym buforem lub tolerancją (np. spóźni się 20 minut przy tolerancji 5 minut), czas nie zostanie zaokrąglony.

W ewidencji zostanie zapisana rzeczywista godzina wejścia (np. 9:20). Zapewnia to integralność danych i pozwala menedżerom na podjęcie odpowiednich działań, jednocześnie chroniąc firmę przed zarzutem manipulowania czasem pracy.

Dla jakich firm i branż funkcja zaokrąglania czasu pracy jest najbardziej przydatna?

Funkcja ta przynosi największe korzyści firmom, które zatrudniają dużą liczbę pracowników na stanowiskach godzinowych lub zmianowych. Szczególnie polecamy ją dla branż takich jak produkcja, logistyka, handel detaliczny (retail), centra obsługi klienta (call center) oraz centra usług wspólnych (BPO/SSC).

W tych sektorach nawet niewielkie, kilkuminutowe odchylenia od harmonogramu, pomnożone przez setki pracowników, generują ogromny chaos administracyjny i znaczące ryzyko błędów płacowych.

Nasze rozwiązanie zostało zaprojektowane, aby rozwiązać właśnie te problemy.

Jakie konkretne oszczędności (czasu i pieniędzy) może przynieść naszej firmie ta funkcja?

Oszczędności są dwojakiego rodzaju.

Po pierwsze, oszczędność czasu: wyobraźmy sobie, że dział kadr poświęca zaledwie 10 minut dziennie na ręczne poprawianie ewidencji dla 50 pracowników. W skali miesiąca daje to ponad 3 godziny pracy administracyjnej, którą można przeznaczyć na bardziej strategiczne zadania.

Po drugie, oszczędność finansowa: automatyzacja eliminuje kosztowne błędy w naliczaniu wynagrodzeń. Co więcej, minimalizuje ryzyko kar finansowych od inspekcji pracy, które mogą wynieść dziesiątki tysięcy złotych.

Skorzystaj z intuicyjnego systemu HR

Zacznij od ustawień, które pasują do Twojego zespołu – zmienisz je w każdej chwili

Przetestuj moduł Ocena Pracy w Calamari za darmo przez 14 dni i skorzystaj z pomocy naszego zespołu!

Dziękujemy za dołączenie!

Ups! Coś poszło nie tak. Spróbuj ponownie!