Geofencing i geolokalizacja pracowników w rejestracji czasu pracy
Pracownik zaczyna i kończy pracę w aplikacji tylko wtedy, gdy jest w wyznaczonej strefie. Calamari zapisuje wejście i wyjście, bez podglądu pozycji i bez historii tras.
Czym jest geofencing?
Wirtualna granica wokół miejsca pracy
Geofencing to wirtualna granica wokół wybranego miejsca, na przykład biura, magazynu lub placu budowy. Telefon rozpoznaje, kiedy pracownik wchodzi do tej strefy i kiedy z niej wychodzi. W ewidencji czasu pracy te dwa momenty mogą rozpocząć i zakończyć pracę.
Rejestracja czasu bez terminali w terenie
Ekipy zaczynają dzień w różnych miejscach, a montaż terminali na każdym placu budowy jest kosztowny. Z geofencingiem pracownik rejestruje czas w aplikacji mobilnej, na telefonie, który i tak ma przy sobie. Wszystkie wpisy trafiają do jednej ewidencji, więc na koniec miesiąca masz mniej ręcznych korekt.
Ewidencja, nie śledzenie
Granicę strefy monitoruje system operacyjny telefonu. Calamari dostaje tylko informację o wejściu do strefy lub wyjściu z niej. Aplikacja nie zapisuje trasy, a dane o lokalizacji spoza strefy nie trafiają na serwery Calamari.
Jak działa geofencing w Calamari?
Strefy od 100 do 1000 metrów
Wskaż punkt na mapie lub pobierz bieżącą lokalizację i ustaw promień od 100 do 1000 metrów. Telefon rozpoznaje położenie na podstawie GPS, sieci komórkowej lub Wi-Fi. Terminal przypiszesz całej firmie lub wybranym osobom i zespołom.
Domyślny projekt dla lokalizacji
Przypisz do strefy domyślny projekt, a czas zarejestrowany w tym miejscu trafi od razu na właściwy projekt. Pracownik nie wybiera go z listy.
Tryb automatyczny lub ręczny
W trybie automatycznym wejście do strefy rozpoczyna pracę, a wyjście ją kończy. W trybie ręcznym pracownik naciska Start i Stop, ale tylko wtedy, gdy jest w strefie. Tryb wybierasz przy konfiguracji terminala.
Mniej braków i korekt w ewidencji czasu pracy
Wpisy tylko z zatwierdzonych miejsc
Pracownik nie rozpocznie pracy w drodze na budowę ani z domu, zanim zmiana faktycznie się zacznie. Rozmowa o rozbieżnościach opiera się na konkretnym wpisie, a nie na pamięci.
Przypomnienia o rozpoczęciu pracy
Najczęstsza przyczyna braków w ewidencji to zapomniany Start. Gdy pracownik wejdzie do strefy, aplikacja wyśle mu powiadomienie push. Przypomnienie wymaga zgody na dostęp do lokalizacji w tle.
Dane o pracy, nie o pozycji
Manager widzi godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, nazwę terminala oraz lokalizację wpisu na mapie. Nie widzi bieżącej pozycji pracownika. Na tej podstawie zaplanujesz obsadę i sprawdzisz, ile czasu zajęła praca w danym miejscu.
Bez czytników i list obecności
Wystarczy aplikacja mobilna Calamari i terminal skonfigurowany w panelu. Nie montujesz czytników w budynkach i nie zbierasz podpisów na listach obecności.
Strefy dopasowane do modelu pracy
Ustaw osobne strefy dla zespołów stacjonarnych, terenowych i hybrydowych. Geofencing połączysz z innymi metodami rejestracji czasu pracy w Calamari.
Zakres danych
Geofencing a ciągły monitoring GPS
Geofencing rejestruje zdarzenia na granicy strefy, a system monitoringu GPS śledzi pozycję bez przerwy. Od tej różnicy zależy, jakie dane trafiają do systemu.
| Zakres danych | Geofencing w Calamari | Ciągły monitoring GPS |
|---|---|---|
| Wejście do strefy i wyjście z niej | Podstawa wpisu czasu pracy | Zapisywane razem z pełną trasą |
| Bieżąca pozycja pracownika | Niedostępna dla managera | Widoczna na żywo |
| Historia tras | Nie jest zapisywana | Zapisywana i archiwizowana |
| Dane spoza strefy | Nie trafiają na serwery Calamari | Przesyłane bez przerwy |
| Co widzi manager | Godziny, terminal i lokalizację wpisu | Pozycję, trasę i postoje |
Zastosowanie geofencingu w różnych branżach
Branża budowlana
Geofencing wiąże ewidencję czasu pracy z konkretnym placem budowy.
Przykład:
Ekipa zaczyna zmianę w bazie lub bezpośrednio na terenie inwestycji. W trybie ręcznym Start poza strefą nie jest możliwy, a jeśli ktoś zapomni o rejestracji, dostanie powiadomienie push. Jeśli ekipa zaczyna dzień w bazie i jedzie na budowę, ustaw strefę tam, gdzie zaczyna się praca, a zakończenie rejestruj ręcznie. Dzięki temu przejazd nie wypadnie z ewidencji.
Korzyści:
- Czas pracy przypisany do placu budowy
- Mniej wpisów rozpoczynanych poza strefą
Firmy sprzątające
Ustaw strefy wokół obiektów klientów, żeby czas pracy rejestrował się tam, gdzie ekipa wykonuje usługę.
Przykład:
Ekipa pracuje tego samego dnia u kilku stałych klientów. W trybie ręcznym pracownik naciska Start po wejściu do budynku i Stop przed wyjściem. W trybie automatycznym oba wpisy powstają przy wejściu do strefy i wyjściu z niej.
Korzyści:
- Bez terminali QR i list obecności u klientów
- Mniej korekt przy rozliczaniu wizyt
Przedstawiciele handlowi
Geofencing sprawdza się przy stałych punktach, takich jak biuro regionalne, magazyn lub stali klienci.
Przykład:
Przedstawiciel zaczyna dzień w magazynie, a stali klienci mogą mieć własne strefy z przypisanym projektem. Przy trasach do wielu zmiennych klientów lepiej sprawdzi się rejestracja w aplikacji mobilnej z lokalizacją GPS, bez stref. Wtedy przejazdy między wizytami nie wypadają z ewidencji.
Korzyści:
- Czas pracy przypisany do lokalizacji lub projektu
- Prostsze raportowanie godzin w terenie
Geofencing w pracy zdalnej i hybrydowej
Ustal, skąd można rejestrować czas
Strefa ma promień od 100 do 1000 metrów, więc wyznaczasz ją wokół biura, a nie całego miasta. Poza strefą pracownik nie rozpocznie pracy z tego terminala. W dni pracy zdalnej może rejestrować czas inną metodą, na przykład w przeglądarce.
Rejestracja w przeglądarce tylko z firmowej sieci
Geofencing działa w aplikacji mobilnej. Jeśli chcesz ograniczyć także rejestrację w przeglądarce, użyj filtra adresów IP. Rejestracja w aplikacji webowej będzie wtedy możliwa tylko z sieci firmowej.
Obecność w biurze w wybrane dni
Jeśli pracownicy mają być w biurze na przykład w poniedziałki i czwartki, w ewidencji czasu pracy zobaczysz, z którego terminala pochodzą wpisy w te dni.
Prawo pracy i RODO
Czy geolokalizacja pracowników jest legalna?
Tak, ale pod kilkoma warunkami. Kodeks pracy traktuje geolokalizację jako inną formę monitoringu (art. 22³ § 4). Pracodawca może ją stosować, jeśli jest to konieczne, na przykład do organizacji pracy, która pozwala w pełni wykorzystać czas pracy.
Cel, zakres i sposób stosowania monitoringu opisujesz w regulaminie pracy, układzie zbiorowym lub obwieszczeniu (art. 22³ § 3 w zw. z art. 22² § 6 Kodeksu pracy). Pracowników informujesz o nim najpóźniej 2 tygodnie przed uruchomieniem.
Dane o lokalizacji to dane osobowe, więc obowiązuje Cię też RODO: przetwarzasz tylko tyle danych, ile potrzebujesz do celu. Geofencing w Calamari to ułatwia, bo system zapisuje wyłącznie wejście do strefy i wyjście z niej, bez tras i bieżącej pozycji.
Obowiązki zależą od organizacji, dlatego przed wdrożeniem skonsultuj zasady z prawnikiem. Więcej przeczytasz w artykule Firmowa aplikacja na prywatnym telefonie pracownika a RODO.
Jak uruchomić geofencing?
- W aplikacji webowej wejdź w Konfiguracja → Metody → Aplikacja mobilna → Dodaj terminal. W aplikacji mobilnej wejdź w Lokalizacje i dotknij ikony +.
- Nazwij terminal, na przykład Biuro Warszawa lub Budowa Grunwaldzka.
- Zaznacz Pobieraj lokalizację GPS i Geofencing.
- Wpisz adres lub pobierz bieżącą lokalizację i ustaw promień od 100 do 1000 metrów.
- Wybierz tryb: automatyczny lub ręczny Start i Stop.
- Przypisz do terminala osoby lub zespoły i zapisz ustawienia.
Jeśli pracownik ma przypisany także terminal mobilny bez geofencingu, ograniczenie do strefy przestaje go obowiązywać.
Co musi zrobić pracownik? (tryb automatyczny)
- Zaktualizuj aplikację Calamari do najnowszej wersji.
- Włącz lokalizację w telefonie.
- Zezwól na dostęp do lokalizacji „Zawsze” i włącz dokładną lokalizację.
- Wyłącz optymalizację baterii dla aplikacji Calamari.
- Włącz automatyczną rejestrację czasu w aplikacji (Metody → Lokalizacje).
- Sprawdź działanie: wejdź do strefy i z niej wyjdź.
Najczęściej zadawane pytania
Czym jest geofencing?
Geofencing to wirtualna granica wokół wybranego miejsca, na przykład biura lub placu budowy. Telefon rozpoznaje wejście do strefy i wyjście z niej. W Calamari na tej podstawie pracownik rozpoczyna i kończy pracę.
Czy pracodawca może śledzić lokalizację pracownika?
Pracodawca może stosować geolokalizację jako formę monitoringu, jeśli jest to konieczne, na przykład do organizacji pracy, która pozwala w pełni wykorzystać czas pracy. Cel i zakres opisuje w regulaminie pracy, a pracowników informuje 2 tygodnie przed uruchomieniem. Geofencing w Calamari nie pokazuje bieżącej pozycji ani tras.
Czy Calamari śledzi lokalizację pracowników przez cały czas?
Nie. Granicę strefy monitoruje w tle system operacyjny telefonu, a Calamari dostaje tylko informację o wejściu do strefy lub wyjściu z niej. Aplikacja nie zapisuje trasy, a dane spoza strefy nie trafiają na serwery Calamari.
Czy geofencing działa automatycznie, czy wymaga Start i Stop?
Działa w obu trybach, a wybór należy do administratora. W trybie automatycznym wejście do strefy rozpoczyna pracę, a wyjście ją kończy. W trybie ręcznym pracownik naciska Start i Stop, ale tylko w strefie. Pracownik może wyłączyć automatyczną rejestrację w ustawieniach aplikacji.
Jakie uprawnienia w telefonie są potrzebne?
Tryb automatyczny wymaga dostępu do lokalizacji „Zawsze”, dokładnej lokalizacji i włączonej automatycznej rejestracji czasu w aplikacji. Tryb ręczny działa przy dostępie do lokalizacji podczas używania aplikacji. Przypomnienia push przy wejściu do strefy wymagają dostępu do lokalizacji w tle.
Czy mogę ustawić geofencing dla wielu lokalizacji?
Tak. Skonfigurujesz wiele terminali, przypiszesz je całej firmie lub wybranym osobom i zespołom, a do każdej strefy dodasz domyślny projekt.
Czy geofencing można łączyć z innymi metodami rejestracji?
Tak, na przykład z rejestracją w przeglądarce w dni pracy zdalnej. Jeśli jednak pracownik ma przypisany także terminal mobilny bez geofencingu, ograniczenie do strefy przestaje go obowiązywać.
Czy geofencing w Calamari to monitoring GPS floty?
Nie. Calamari służy do ewidencji czasu pracy. Nie śledzi pojazdów, nie zapisuje tras i nie optymalizuje przejazdów. Jeśli korzystasz z systemu telematycznego, oba narzędzia mogą działać równolegle.
Dołącz do 130.000+ zadowolonych pracowników ze 106 krajów
Przekonaj się, ile czasu możesz zyskać dzięki automatyzacji zarządzania urlopami, łatwemu śledzeniu czasu pracy czy jednemu miejscu na wszystkie dokumenty kadrowe.
