Zadaniowy czas pracy - co to jest i na czym polega?

Zadaniowy czas pracy zamienia sztywne ramy godzinowe na elastyczność w podejściu do realizacji zadań przez pracowników. Kładzie nacisk na rezultaty, dlatego jego wdrożenie kusi managerów i właścicieli firm. System ten może odblokować pokłady kreatywności zespołu i przyczynić się do zwiększenia wydajności pracy. Jak jednak prawidłowo wdrożyć zadaniowy czas pracy i uniknąć pułapek prawnych? Wyjaśniamy.

Co to jest zadaniowy czas pracy? Definicja z kodeksu pracy (art. 140 kp)

Zadaniowy czas pracy to elastyczny system, w którym pracownik nie ma sztywno narzuconych godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy. Miarą sukcesu nie jest „odsiedzenie” ośmiu godzin, ale terminowe i prawidłowe wykonanie powierzonych zadań. Pracodawca, zamiast kontrolować obecność pracownika, rozlicza go z efektów jego działań.

Zgodnie z art. 140:

W przypadkach uzasadnionych rodzajem pracy lub jej organizacją albo miejscem wykonywania pracy może być stosowany system zadaniowego czasu pracy. Pracodawca, po porozumieniu z pracownikiem, ustala czas niezbędny do wykonania powierzonych zadań, uwzględniając wymiar czasu pracy wynikający z norm określonych w art. 129.

‍

Co to oznacza w praktyce? Pracodawca ustala pulę zadań do wykonania, a pracownik sam decyduje, kiedy i w jakim tempie je zrealizuje. Ważne jest jednak to, by wymiar tych zadań był tak skalkulowany, aby ich wykonanie było możliwe w ramach standardowych norm czasu pracy. Norma ta wynosi 8 godzin pracy dziennie i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym – zgodnie z art. 129 Kodeksu pracy.

Kiedy można stosować zadaniowy system czasu pracy?

Wprowadzenie zadaniowego systemu czasu pracy nie jest możliwe na każdym stanowisku. Przepisy wyraźnie wskazują, że muszą istnieć ku temu konkretne przesłanki. Ten model pracy można wdrożyć, gdy:

• rodzaj pracy to umożliwia – praca ma charakter twórczy, koncepcyjny lub jej efekty nie zależą od liczby przepracowanych godzin (np. programista, grafik, dziennikarz);
• organizacja pracy to wymusza – pracownik wykonuje zadania w terenie, spotyka się z klientami o różnych porach (np. przedstawiciel handlowy, serwisant);
• miejsce wykonywania pracy jest poza kontrolą pracodawcy – dotyczy to głównie pracowników zdalnych lub mobilnych, których codzienna obecność w biurze nie jest konieczna. Jak wskazał Sąd Apelacyjny w Gdańsku (wyrok z 14 lutego 2017 r., III AUa 1262/16) zadaniowy czas stosuje się tam, gdzie kontrola pracodawcy nad pracownikiem w trakcie wykonywania pracy jest niemożliwa lub znacznie utrudniona.

Zadaniowy a podstawowy system czasu pracy – kluczowe różnice

Oba te systemy opierają się na tych samych prawnych podstawach wymiaru czasu pracy, ale oprócz tego różni je niemal wszystko inne.

Przykładowe stanowiska i zawody w systemie zadaniowym

Zadaniowy czas pracy najlepiej sprawdza się w zawodach wymagających samodzielności i kreatywności:

• programiści mogą pracować nad kodem w godzinach swojej największej produktywności – niektórzy preferują poranne godziny, inni są bardziej efektywni wieczorami. Dla nich liczy się dostarczenie działającego oprogramowania w terminie, a nie obecność w biurze od 9 do 17;
• projektanci, graficy, copywriterzy i specjaliści od marketingu często pracują projektowo. Tworzenie kampanii reklamowej czy projektowanie materiałów graficznych wymaga kreatywności, która nie zawsze przychodzi na zawołanie w sztywnych godzinach pracy. System zadaniowy pozwala im pracować wtedy, gdy mają największą wenę twórczą;
• handlowcy terenowi, konsultanci czy tłumacze i dziennikarze podróżują i spotykają się z klientami w różnych lokalizacjach. Trudno byłoby kontrolować ich dokładne godziny pracy. Łatwo za to zmierzyć efekty realizacji zadań – liczbę pozyskanych klientów, przeprowadzonych wywiadów czy wykonanych tłumaczeń.

Jak wprowadzić zadaniowy czas pracy w zakładzie pracy?

Wdrożenie modelu zadaniowego wymaga przygotowania organizacji pracy i dokumentacji.

Pierwszym krokiem powinna być analiza tego, które stanowiska kwalifikują się do objęcia tym systemem. Nie każda funkcja zawodowa nadaje się do pracy zadaniowej – muszą być spełnione warunki określone w kodeksie pracy dotyczące jej rodzaju.

Podstawą wprowadzenia zadaniowego systemu czasu pracy jest odpowiedni zapis w regulaminie pracy lub układzie zbiorowym pracy. Wynika to z art. 150 Kodeksu pracy. Warto także przygotować indywidualne aneksy do umów o pracę, które będą zawierały szczegółowe ustalenia dotyczące czasu niezbędnego do wykonania powierzonych zadań.

Przed wdrożeniem systemu niezbędne jest przeprowadzenie konsultacji z pracownikami. Zgodnie z art. 140 Kodeksu pracy, pracodawca ustala czas potrzebny na wykonanie zadań po porozumieniu z pracownikiem. Pracownik ma prawo wyrazić swoją opinię na temat zakresu i realności dotrzymania proponowanych terminów wykonywania powierzonych obowiązków.

Pracownicy muszą dokładnie rozumieć zasady nowego systemu, swoje prawa i obowiązki. Warto zorganizować szkolenia lub spotkania wyjaśniające, jak będzie wyglądała organizacja pracy i jak raportować wykonane zadania.

Jak prawidłowo ustalać zadania, aby były zgodne z prawem?

W systemie zadaniowym zakres obowiązków należy ustalić tak, aby pracownik, działając z należytą starannością, był w stanie wykonać je w ciągu 8 godzin dziennie i w ciągu 40 godzin tygodniowo. Jak to osiągnąć?

Po pierwsze, art. 140 Kodeksu pracy mówi o "porozumieniu z pracownikiem". Pracodawca ma obowiązek wysłuchać opinii pracownika na temat czasochłonności zadań. Po drugie, zadania muszą być obiektywnie wykonalne w normatywnym czasie pracy.

Podczas ustalania zakresu obowiązków w zadaniowym systemie czasu pracy ważna jest otwarta, szczera rozmowa pracodawcy z pracownikiem. Ten pierwszy musi jasno przedstawić swoje oczekiwania względem zatrudnionego, a ten drugi obiektywnie ocenić, czy wykonanie powierzonych zadań będzie możliwe.

Zadaniowy system czasu pracy – wady i zalety dla firmy i pracownika

System zadaniowy może przynieść korzyści obu stronom stosunku pracy. Jego wdrożenie wymaga dojrzałości organizacyjnej i wzajemnego zaufania. Dla firm system zadaniowy oznacza możliwość zwiększenia wydajności pracy i elastycznego zarządzania zasobami ludzkimi. Dla pracowników jest szansą m.in. na pogodzenie życia zawodowego z prywatnym.

Korzyści: większa elastyczność i wydajność pracy

W systemie zadaniowym pracownicy mogą dostosować godziny pracy do swojego rytmu i prywatnych zobowiązań. Rodzic może odprowadzić dziecko do szkoły, a potem nadrobić pracę wieczorem. Osoba ucząca się może łatwiej pogodzić studia z pracą zawodową.

Dla pracodawców to szansa na zwiększenie wydajności pracy. Pracownicy pracują w godzinach, w których są bardziej produktywni i kreatywni. Zmniejsza się też problem nieobecności w pracy. Pracownik może załatwić sprawy prywatne bez brania całego dnia urlopu, a powierzone zadania wykonuje wtedy w innych godzinach.

System zadaniowy może być także elementem podniesienia atrakcyjności miejsca pracy. W czasach, gdy work-life balance jest priorytetem dla wielu pracowników, możliwość elastycznego zarządzania czasem spędzanym przy komputerze i za biurkiem to dodatkowy benefit. Firma oferująca takie rozwiązania przyciąga i zatrzymuje specjalistów i talenty – szczególnie z młodszego pokolenia.

Wyzwania i potencjalne problemy

Z perspektywy pracownika, system zadaniowego czasu pracy stwarza ryzyko wykonywania obowiązków po godzinach, w weekendy i ciągłego bycia "dostępnym". Może powodować też poczucie izolacji. Dzieje się tak zwłaszcza w przypadku pracy zdalnej.

Natomiast dla pracodawcy system zadaniowy wiąże się z ryzykiem:

• nadużyć – przełożonym trudno ocenić, czy pracownik faktycznie poświęca na zadania odpowiednią ilość czasu;
• problemów z ustalaniem zadań – obiektywna ocena czasochłonności zadań w porozumieniu z pracownikiem bywa trudna i może prowadzić do sporów;
• utrudnionej komunikacji – rozwiązaniem tego problemu są nowoczesne narzędzia do komunikacji i pracy ze zdalnymi pracownikami;
• osłabienia kultury organizacyjnej – brak codziennego kontaktu między współpracownikami może osłabić więzi w zespole.

Zadaniowy czas pracy a nadgodziny i ewidencja – co trzeba wiedzieć?

Praca w systemie zadaniowym wymaga potwierdzania przez pracownika "bycia w pracy" i nie eliminuje możliwości powstania godzin nadliczbowych. Pracodawcy muszą być świadomi swojej odpowiedzialności za prawidłowe ustalenie zakresu zadań.

Kiedy powstają godziny nadliczbowe w systemie zadaniowym?

Godziny nadliczbowe w systemie zadaniowym powstają, gdy pracodawca zleci pracownikowi zadania, których wykonanie wymaga pracy ponad normy czasu pracy. Sąd Apelacyjny w Krakowie w wyroku z 13 października 2016 roku jasno stwierdził, że wyznaczenie pracownikowi zadań niemożliwych do wykonania w normalnym czasie pracy jest równoznaczne ze świadczeniem pracy w godzinach nadliczbowych. W takim przypadku pracownik ma pełne prawo domagać się dodatkowego wynagrodzenia.

Warto pamiętać, że pracownik w systemie zadaniowym zachowuje prawo do odpoczynku – dobowego (11 godzin) i tygodniowego (35 godzin). Wynika to z art. 133 Kodeksu pracy. Pracodawca, organizując zadaniowy system pracy, musi mieć na uwadze powyższe normy.

Uproszczona ewidencja czasu pracy – na czym polega?

Zgodnie z art. 149 § 2 Kodeksu pracy, w stosunku do pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy nie ewidencjonuje się godzin pracy. Nie oznacza to jednak całkowitego braku obowiązków ewidencyjnych.

W systemie zadaniowym konieczna jest uproszczona ewidencja czasu pracy. Obejmuje ona rejestrowanie dni, w których pracownik świadczył pracę, urlopów wypoczynkowych, zwolnień lekarskich, urlopów okolicznościowych i innych nieobecności. To wystarcza do prawidłowego naliczenia wynagrodzenia.

Mimo braku obowiązku szczegółowej ewidencji warto prowadzić dokumentację wykonywanych zadań. Może to być prosty system raportowania, w którym pracownicy odnotowują zrealizowane projekty i czas ich wykonania. Taka dokumentacja pomoże w ocenie realności wykonania przydzielanych zadań i ochroni przed ewentualnymi roszczeniami.

Jak efektywnie zarządzać zadaniowym czasem pracy? Najczęstsze błędy pracodawców

Najczęstsze błędy pracodawców i managerów zarządzających pracownikami w systemie pracy zadaniowej są:

• ustalanie wyłącznie zadań do realizacji, a nie celów – skupienie na celu daje pracownikowi większe pole do popisu i innowacyjności;
• brak regularnej komunikacji i feedbacku – regularne, choćby krótkie spotkania (np. daily stand-up) i konstruktywna informacja zwrotna są niezbędne, by utrzymać zespół na właściwym kursie;
• traktowanie systemu zadaniowego jako sposobu na "darmowe" nadgodziny – to prosta droga do wypalenia zawodowego pracowników i sporów sądowych. Zaufanie musi działać w obie strony;
• ignorowanie potrzeby integracji zespołu – pracownicy pracujący w systemie zadaniowego czasu pracy, zwłaszcza zdalnie, potrzebują inicjatyw budujących relacje i poczucie przynależności do zespołu. Mogą nimi być np. spotkania integracyjne – odbywające się raz na kwartał czy co pół roku.

Zadaniowy czas pracy - podsumowanie

Zadaniowy czas pracy:

• polega na rozliczaniu pracownika z wykonania powierzonych zadań, a nie z liczby godzin spędzonych w biurze. Pracownik sam decyduje o swoim harmonogramie dnia;
• jest uregulowany w art. 140 Kodeksu pracy i można go stosować tylko w przypadkach uzasadnionych rodzajem pracy, jej organizacją lub miejscem wykonywania;
• wymaga ustalenia zadań w taki sposób, aby były obiektywnie możliwe do wykonania w normatywnym czasie pracy (czyli w 8 godzin dziennie i przeciętnie 40 godzin tygodniowo);
• nie wymaga rejestrowania godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy. Jednak pracodawca musi nadal prowadzić ewidencję nieobecności, takich jak urlopy, zwolnienia lekarskie;
• wymaga formalnego zapisu w regulaminie pracy lub układzie zbiorowym.

Zadaniowy czas pracy z Calamari – efektywne zarządzanie zespołem

Calamari usprawnia zarządzanie zadaniowym systemem czasu pracy. Automatyzacja procesów HR, przejrzysta ewidencja i intuicyjne raportowanie pomagają pracodawcom spełnić wymogi prawne przy minimalnym nakładzie pracy administracyjnej. System umożliwia łatwe monitorowanie dni pracy, urlopów i innych nieobecności, co jest niezbędne nawet przy uproszczonej ewidencji. Dzięki Calamari managerowie mogą efektywnie i sprawnie zarządzać rozproszonymi zespołami, przez cały czas mając wgląd w realizację zadań.

Wybierz narzędzia Calamari – nowoczesne wsparcie dla firm, które chcą skupić się na tym, co najważniejsze, czyli na efektywnym realizowaniu zadań.

‍

Źródła:

• USTAWA z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=wdu19740240141
• wyrok Sądu Apelacyjnego w Krakowie z 13 października 2016 roku (III APa 7/16) https://orzeczenia.krakow.sa.gov.pl/details/$N/152000000001521_III_APa_000007_2016_Uz_2016-10-13_002
• wyrok Sądu Apelacyjny w Gdańsku z 14 lutego 2017 r. (III AUa 1262/16) https://orzeczenia.gdansk.sa.gov.pl/details/$N/151000000001521_III_AUa_001262_2016_Uz_2017-02-14_001

‍