Onboarding pracownika - co to i jak go przeprowadzić?

‍Przygotowanie do wprowadzenia nowej osoby do firmy to nie lada wyzwanie. Do poprawnie przeprowadzonego onboardingu pracownika należy przygotować nie tylko stanowisko pracy i obowiązki pracownika, ale również skompletować jego teczkę. Sprawdź, jakie dokumenty należy przygotować, aby właściwie przeprowadzić onboarding pracownika.

Czym jest onboarding pracownika?

Onboarding pracownika w firmie to wszystkie działania, które służą adaptacji nowej osoby w organizacji. Obejmuje wiele różnych aspektów związanych z funkcjonowaniem firmy i jej zasadami.

Kto jest odpowiedzialny za planowanie onboardingu?

Za proces onboardingu w dużych organizacjach odpowiedzialny jest dział HR. Może jednak zająć się tym również bezpośredni przełożony nowo zatrudnionego lub jeden z doświadczonych członków zespołu. Onboarding może być przeprowadzany zarówno indywidualnie, jak i dla większych grup pracowników.

Jak powinien przebiegać proces onboardingu nowego pracownika?

Dobrze zaprojektowany proces onboardingu przypomina mapę drogową. Musi mieć wyraźny start, punkty kontrolne i cel.

Pracownik, który pierwszego dnia nie ma przygotowanego laptopa lub nie wie, do kogo się zgłosić, czuje się niechciany. Statystyki są nieubłagane – 4% nowych pracowników odchodzi po źle spędzonym pierwszym dniu w nowej pracy*. To strata, której łatwo uniknąć.

Każdy proces adaptacyjny powinien być podzielony na logiczne sekwencje. Pozwala to dawkować wiedzę związaną z rozpoczęciem pracy, zamiast zalewać nową osobę oceanem informacji, w którym natychmiast utonie.

Z jakich etapów składa się skuteczny onboarding?

Stacjonarny i zdalny onboarding pracownika można podzielić na kilka podstawowych etapów:

• pre-onboarding – organizacja badań lekarskich, szkoleń BHP przed rozpoczęciem pracy i tuż po etapie rekrutacji, zgłoszenie pracownika do ZUS, przygotowanie kwestionariuszy i regulaminów, omówienie stanowiska pracy i jego przygotowanie, przyznanie dostępów do oprogramowania i przygotowanie niezbędnych informacji;
• pierwszy dzień onboardingu – zapoznanie z pracownikami i kulturą organizacji, podpisanie umowy, spacer po firmie, wyznaczenie opiekuna i przydzielenie pierwszych zadań;
• pierwszy tydzień onboardingu – porządkowanie dokumentów i uzupełnianie ich ewentualnych braków, przypisanie do pierwszego projektu, przedstawienie oczekiwań i planu pracy oraz rozwianie wątpliwości pracownika;
• onboarding pierwszego miesiąca – feedback na temat pracy nowej osoby, wskazanie drogi rozwoju oraz ewaluacja onboardingu.

Jak monitorować proces onboardingu?

Wielu pracodawców popełnia błąd, uznając ten proces za zakończony w momencie, gdy pracownik siada do biurka.

Aby monitorować proces onboardingu, potrzebujesz danych. Narzędziem mogą być tutaj ankiety satysfakcji wypełniane np. po pierwszym tygodniu i miesiącu od momentu zatrudnienia. Pytaj o to, czy stanowisko pracy było gotowe, czy materiały szkoleniowe dotyczące procedur obowiązujących w firmie były zrozumiałe i czy pracownik czuje się zaopiekowany. Jest to wyrazem wysokiej kultury organizacyjnej firmy.

Drugim filarem są spotkania 1:1. Krótka rozmowa pod koniec każdego tygodnia pozwala wyłapać ewentualne frustracje, zanim zmienią się w wypowiedzenie. Pamiętaj, że aż 22% rezygnacji ze stanowiska pracy następuje w ciągu pierwszych 45 dni*. Regularny monitoring to Twoja tarcza przed rotacją nowo zatrudnionych.

Ile zwykle trwa efektywny onboarding?

Długość onboardingu może być jednak różna. Zależy ona od potrzeb firmy, pracownika, stopnia zaawansowania kultury organizacji i tego, jak wymagające merytorycznie i technicznie jest wykonywanie obowiązków na danym stanowisku. Onboarding trwa zwykle od kilku do kilkunastu miesięcy.

Czym charakteryzuje się dobrze przeprowadzony onboarding?

Dobrze przeprowadzony onboarding to taki, który jest spersonalizowany – tak by płynnie wprowadzić nowego pracownika do firmy. Nie może być mechanicznym odhaczaniem punktów z listy. Każde stanowisko jest inne i wymaga innego podejścia. Proces onboardingu programisty będzie różnił się od wdrożenia handlowca.

Charakterystyczną cechą dobrego wdrożenia jest balans między formalnościami a relacjami. Dokumenty są ważne, ale to ludzie tworzą atmosferę. Udany onboarding sprawia, że pracownik czuje się oczekiwany. Jego biurko jest przygotowane, zespół wie, że przychodzi nowa osoba, a szef ma dla niej czas. To także jasna komunikacja – pracownik od początku wie, co ma robić i z czego będzie rozliczany.

Pamiętaj jednak, że zamiast w nieskończoność prowadzić pracownika za rękę, musisz mu stworzyć warunki, by sam identyfikował swoje zasoby i rozwiązywał problemy. To buduje poczucie sprawstwa i pewność siebie w nowym miejscu pracy.

Znaczenie onboardingu

Prawidłowy onboarding pracownika sprawia, że nowo zatrudniona osoba nie czuje się w organizacji zagubiona. Wie, do kogo zwrócić się z daną sprawą, kto jest za co odpowiedzialny i jakie panują zasady w firmie. Wyznaczenie mentora bądź opiekuna nowego pracownika daje mu pewność, że w razie wątpliwości lub pytań, wie, do kogo się z nimi zwrócić – co znacznie zmniejsza stres i pozwala odnaleźć się w firmowym środowisku.

Zadbanie o skompletowanie wszystkich dokumentów pracownika – w tym jego danych osobowych, wyróżnień, dyplomów, CV, świadectw pracy i badań zapewnia porządek w organizacji i daje pewność, że wszystkie procedury prawne związane z zatrudnieniem zostały wykonane i w każdej chwili – na potrzebę pracodawcy, kontroli urzędu lub na prośbę pracownika mogą zostać wydane.

Dodatkowo warto również pomyśleć o sposobie, w jaki pracownik może zapoznać się z pozostałymi osobami i poznać ich stanowiska. W tym celu warto skorzystać z narzędzia Calamari, które pozwala założyć profil pracownika, wewnątrz którego znajdują się podstawowe dane na temat każdej z osób: imię i nazwisko, stanowisko, sposób komunikacji i wiele innych!

Chcesz wiedzieć więcej o dokumentacji pracowniczej w Calamari? Skontaktuj się z nami!

Wcześniejsze przygotowanie regulaminów, z którymi musi się zapoznać pracownik, dostępów do kont, oprogramowania i pomieszczeń w firmie daje pewność, że od pierwszego dnia nowa osoba będzie mogła bez problemu wykonać powierzone jej obowiązki zgodnie z zasadami panującymi w organizacji.

Ostatnią, lecz nie mniej ważną rzeczą, jest wrażenie pracownika pod koniec onboardingu. Zgodnie z danymi przedstawionymi przez Taxcoach 50% pracowników, którzy odbyli idealny onboarding ma lepszą produktywność, a 54% pracowników cieszy się większym zaangażowaniem w pracę od osób, których onboarding pozostawiał luki.

Dobra organizacja w firmie sprawia, że nowa osoba odnosi pozytywne wrażenie na temat nowego miejsca zatrudnienia. Czuje się zmotywowana i pewna, a niski poziom stresu pozwala jej być produktywną i pozostać w dobrym stanie zdrowia. Wszystko to podnosi prawdopodobieństwo, że po okresie próbnym pracownik zdecyduje się pozostać w organizacji.

Więcej na temat onboardingu dowiesz się z artykułu Idealny onboarding pracownika w 5 krokach przygotowanego przez Traffit.

Pre-onboarding – dokumenty do przygotowania

Oprócz przygotowania stanowiska pracy oraz określenia jego charakteru i obowiązków, równie ważnym aspektem onboardingu jest zadbanie o niezbędne dokumenty, z którymi pracownik będzie musiał się zapoznać, gdy zjawi się w organizacji. Wdrożeniowa dokumentacja powinna zawierać:

• skierowanie na badania lekarskie (badania medycyny pracy),
• organizację szkolenia bhp,
• zgłoszenie pracownika do ZUS,
• przygotowanie kwestionariuszy,
• przygotowanie regulaminu pracy do zapoznania się dla pracownika,
• wewnętrzne regulaminy i instrukcje,
• opisy procedur i zalecenia.

Nim pracownik zjawi się w firmie i podpisze umowę, warto stworzyć jego profil pracowniczy – miejsce, w którym kompletować można wszystkie informacje dotyczące pracownika. W nowym module Calamari możliwe jest dodatnie użytkownika, przypisanie mu stanowiska, siatki godzin pracy, limitów urlopowych, danych kontaktowych oraz teczki dokumentów, wewnątrz której załączyć można dowolnie wybrane pliki podzielone na foldery.

Dzięki temu, wszystkie informacje znajdą się w jednym miejscu. Pracownik będzie mógł z poziomu Calamari nie tylko zarządzać swoim czasem pracy, ale również sprawdzić dostępność innych pracowników, ich stanowiska oraz inne informacje, które ułatwią mu współpracę z pozostałymi osobami. Ponadto będzie mógł zapoznać się z regulaminami, a nawet potwierdzić zapoznanie się z nimi. Taki porządek w dokumentacji pracowniczej znacznie ułatwi nowej osobie wdrożenie się w życie firmy.

Onboarding pierwszego dnia – dokumenty do podpisania

Pierwszego dnia onboardingu należy zapoznać nową osobę z pozostałymi pracownikami, opowiedzieć o kulturze firmy, wyznaczyć opiekuna, przydzielić pierwsze zadania, a także zadbać o niezbędną dokumentację.

Pracownik powinien podpisać umowę i zapoznać się z regulaminami i innymi wewnętrznymi dokumentami firmowymi. Dzięki Calamari może to zrobić z poziomu swojego profilu pracownika. Właśnie dlatego wszystkie pliki warto przygotować wcześniej, by pierwszego dnia nowo zatrudniona osoba mogła spokojnie zapoznać się ze wszystkimi zasadami.

Przyznanie dostępów do niezbędnego oprogramowania, założenie firmowego konta e-mail i udostępnienie pracownikom sprzętu są równie istotne. Do zarządzania dostępami pracowników również warto wykorzystać narzędzie online, dzięki któremu ich przyznawanie, odbieranie i wprowadzanie wszelkich zmian odbywa się w bezpieczny i udokumentowany sposób.

Dowiedz się więcej o zarządzaniu dostępami pracowników do firmowego oprogramowania.

Przechowywanie dokumentów pracownika

Zgodnie z Kodeksem pracy, pracodawca ma obowiązek przechowywania danych pracowniczych, w tym danych osobowych, oraz ewidencjonowania jego czasu pracy. Dzięki Calamari ewidencja czasu pracy i przygotowywanie cyklicznych raportów odbywa się w prosty i zautomatyzowany sposób – oszczędzając czas i minimalizując możliwość wystąpienia błędów.

Nowy moduł pozwala na elektroniczne zarządzanie dokumentacją pracowniczą, co jeszcze bardziej ułatwia pracę działu HR. Dzięki nowym narzędziom, Twój program do zarządzania czasem pracy zmieni się w kompleksową bazę danych do zarządzania informacjami związanymi z pracownikami. Wszystkie dane znajdziesz w jednym bezpiecznym miejscu, a Twoi pracownicy jeszcze szybciej zdobędą niezbędne informacje i staną się bardziej produktywni oraz zadowoleni z pracy.

Sprawdź, jak poprawnie prowadzić dokumentację pracowniczą.

Onboarding pracownika - o czym jeszcze powinieneś pamiętać jako pracodawca?

"Duszą" onboardingu jest kultura organizacyjna firmy. Pamiętaj o drobnych gestach, które zmotywują nowego pracownika do wykonywania swoich obowiązków na najwyższym poziomie.

Sposobem na to jest welcome pack – czyli paczka powitalna. Może ona zawierać kubek z logo, bluzę, notes i list powitalny od prezesa. To drobiazg, który sprawia, że nowy pracownik czuje się częścią firmy. Zadbaj też o to, by zespół wiedział o przyjściu nowej osoby. Nie ma nic gorszego niż rozpoczęcie pierwszego dnia pracy i usłyszenie pytania "a pan do kogo?" od nowego kolegi z biurka obok.

Warto również zadbać o jasność celów. Pracownik musi wiedzieć, co oznacza sukces na jego stanowisku. Ustalcie krótkoterminowe cele na pierwszy tydzień i miesiąc. To daje poczucie kierunku i sensu podjęcia pracy w Twojej firmie. Pamiętaj też o feedbacku – nie tylko Ty oceniasz pracownika, ale też on ocenia firmę. Bądź otwarty na jego sugestie dotyczące środowiska pracy czy charakteru konkretnego stanowiska. Czasem świeże spojrzenie pozwala dostrzec rzeczy, które dla "starych" pracowników są niewidoczne.

Onboarding pracownika - podsumowanie

Proces onboardingu to niezwykle ważny czas dla nowego pracownika, od którego zależy opinia na temat firmy i to, czy nowa osoba zostanie w niej na dłużej. Sprawny i uporządkowany onboarding to duże wyzwanie, ale z pomocą Calamari jego zorganizowanie jest zdecydowanie łatwiejsze.

‍

Źródła:

* K.Ślebarska, D. Adamek, ONBOARDING PRACOWNICZY. WSPIERANIE PROAKTYWNEGO RADZENIA SOBIE W ADAPTACJI DO PRACY ZA POMOCĄ SZKOLENIA OPARTEGO NA DOWODACH.