Pułapki umowy zlecenia - na co uważać? Wady umowy zlecenia

Umowa zlecenie kusi elastycznością i prostotą, a przez to bywa alternatywą dla zatrudniania pracowników na podstawie umowy o pracę. Jednak stosując ją, można łatwo wpaść w pułapkę i narazić firmę na konsekwencje prawne i finansowe. Poznaj ukryte wady umowy zlecenia, do której nie mają zastosowania przepisy kodeksu pracy i która mimo tego bywa problematyczna.

Czym jest umowa zlecenie i kiedy warto ją zawrzeć?

Umowa zlecenie stanowi rodzaj umowy cywilnoprawnej. Na jej mocy przyjmujący zlecenie zobowiązuje się do dokonania określonej czynności prawnej na rzecz dającego zlecenie. Określa się w niej czas wykonania zlecenia, a nie czas pracy jak w przypadku umowy o pracę.

W przeciwieństwie do umowy o dzieło, gdzie liczy się konkretny efekt, tutaj istotne jest samo wykonywanie określonych zadań. Firma może zlecić prowadzenie księgowości, obsługę prawną czy przeprowadzenie szkoleń.

Zawarcie umowy zlecenia sprawdza się np. w sytuacjach wymagających współpracy ze specjalistami i fachowcami przez krótki czas. Przykładem może być zatrudnienie programisty do pomocy podczas tworzenia konkretnej aplikacji czy eksperta marketingowego do przeprowadzenia kampanii reklamowej.

Podstawą prawną tej formy współpracy są przepisy kodeksu cywilnego, a nie kodeksu pracy. Oznacza to zupełnie inny zakres ochrony prawnej osób zobowiązujących się do wykonania zlecenia i odmienne zasady regulujące wzajemne relacje stron.

Umowa zlecenie a umowa o pracę - kluczowe różnice

Umowa zlecenie znacznie różni się od umowy o pracę – dotyczy to zwłaszcza braku uprawnień pracowniczych wynikających z przepisów prawa pracy:

Umowa zlecenie a przepisy kodeksu cywilnego

Umowa zlecenie podlega przepisom kodeksu cywilnego, konkretnie artykułom 734-751. Przepisy te dają stronom dużą swobodę w kształtowaniu treści umowy. Mogą one dowolnie ustalić wysokość wynagrodzenia, terminy płatności, zakres obowiązków czy sposób rozliczania się. Ta elastyczność jest jednocześnie zaletą i potencjalną pułapką – źle sformułowane zapisy mogą prowadzić do nieporozumień i sporów prawnych.

Podczas zawierania umowy zlecenia można zastosować zapisy o prawie zleceniobiorcy do powierzenia wykonania zlecenia osobie trzeciej (art. 738 k.c.) czy dotyczące zasad zwrotu wydatków poniesionych w celu należytego wykonania zlecenia (art. 742 k.c.). Z drugiej strony, kodeks jasno określa też obowiązki zleceniodawcy wobec zleceniobiorcy. Należy także pamiętać, że jeśli umowa nie stanowi inaczej, wynagrodzenie jest płatne zleceniobiorcy dopiero po wykonaniu zlecenia (art. 744 k.c.).

Najważniejsze wady umowy zlecenia

Z perspektywy współpracownika największą wadą umowy zlecenia jest brak stabilności zatrudnienia i przywilejów pracowniczych. Zleceniobiorców może martwić brak płatnego urlopu, wynagrodzenia za czas choroby (o ile nie opłaca dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego) czy ochrony przed nagłym zakończeniem współpracy.

Z punktu widzenia managera czy właściciela firmy problemem może być fakt, że współpracownik, który nie czuje się bezpiecznie, będzie skłonny szukać innych, pewniejszych źródeł dochodu. Może to prowadzić do nieoczekiwanych rotacji w zespole projektowym. Ponadto właściciele firm muszą dokładnie analizować, czy współpraca ze zleceniobiorcą nie ma cech zatrudnienia na etat. Jeśli takie cechy dostrzeże PIP, może skończyć się to karą dla zleceniodawcy.

Pułapki umowy zlecenia

Niewłaściwe skonstruowanie umowy, błędne rozumienie jej charakteru czy ignorowanie obowiązków zleceniodawcy może prowadzić do sporów sądowych, kar finansowych i utraty reputacji. Świadome zarządzanie umowami cywilnoprawnymi wymaga znajomości tych potencjalnych "min", na które wbrew pozorom łatwo wpaść.

Granice między umową zlecenie a stosunkiem pracy

Gdy zleceniobiorca musi przychodzić do biura codziennie o określonej godzinie, wykonywać polecenia przełożonego i nie może swobodnie dysponować swoim czasem, jest to ukryty stosunek pracy.

Fakt wykonywania określonej czynności prawnej w warunkach charakterystycznych dla stosunku pracy może być podstawą do wystąpienia do sądu o ustalenie istnienia umowy o pracę. Zleceniobiorca ma prawo domagać się uznania swojego zatrudnienia za stosunek pracy, jeśli udowodni, że wykonywał pracę pod kierownictwem pracodawcy, w miejscu i czasie przez niego wyznaczonym.

Umowa zlecenie a staż pracy

Na ten moment okresy pracy na podstawie umowy zlecenie nie są wliczane do stażu pracy. Sytuacja ulegnie zmianie 1 stycznia 2026 roku, kiedy wejdą w życie nowe przepisy.

Przewidują one, że do stażu pracy będą wliczać się wszystkie okresy wykonywania umowy zlecenia czy umowy agencyjnej. Co więcej, przepisy będą działać wstecz. Osoby, które w przeszłości pracowały na takich umowach, będą mogły doliczyć okresy wykonywania zleceń do swojego stażu pracy. Odpowiednie, potwierdzające to zaświadczenie wystawi Zakład Ubezpieczeń Społecznych.

To ważna, korzystna zmiana z perspektywy pracownika. Dłuższy staż pracy przekłada się na wyższy wymiar urlopu wypoczynkowego czy większą odprawę przy zwolnieniu oraz wyższy dodatek stażowy (w sektorze publicznym).

Minimalna stawka godzinowa

Wysokość tej stawki jest co roku waloryzowana. Zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów, od 1 stycznia 2025 roku minimalna stawka godzinowa wynosi 30,50 zł brutto [1], a od 1 stycznia 2026 roku wzrośnie ona do 31,40 zł brutto [2].

Przestrzeganie tych stawek jest bezwzględnym obowiązkiem każdego zleceniodawcy. Nie ma tu miejsca na negocjacje poniżej ustawowego progu.

Ubezpieczenia na umowie zlecenie

Zasady oskładkowania zależą od kilku czynników – od tego:

• czy zleceniobiorca ma inne tytuły do ubezpieczeń – (np. umowę o pracę u innego pracodawcy) – jeżeli współpracownik uzyskuje z tych tytułów przynajmniej minimalne wynagrodzenie, to wykonując umowę zlecenie, nie podlega składkom społecznym;
• czy jest studentem lub uczniem szkoły ponadpodstawowej do 26. roku życia – w takim przypadku zleceniobiorca nie musi płacić składek na ubezpieczenia społeczne.

W pozostałych przypadkach umowa zlecenie podlega obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym. Dobrowolne jest natomiast ubezpieczenie chorobowe. Jeśli zleceniobiorca zdecyduje się do niego przystąpić, zyskuje prawo do zasiłku chorobowego i macierzyńskiego, ale jego wynagrodzenie netto będzie niższe. Dla zleceniodawcy to dodatkowy obowiązek formalny – należy zgłosić ten fakt do ZUS i prawidłowo naliczać składki.

Umowa zlecenie a składka zdrowotna

Niemal każda umowa zlecenie podlega obowiązkowemu oskładkowaniu na ubezpieczenie zdrowotne. Co więcej, jeśli dana osoba wykonuje pracę na podstawie kilku umów zlecenia, składka ta jest opłacana odrębnie od każdego z uzyskanych przychodów. Wyjątkiem są jedynie uczniowie i studenci do 26. roku życia. W ich przypadku nie ma obowiązku opłacania składki na ubezpieczenie zdrowotne z tytułu umowy zlecenia.

Jak uniknąć pułapek umowy zlecenie?

Zamiast traktować umowę zlecenie jako narzędzia do cięcia kosztów, potraktuj ją jako elastyczną formę współpracy. Jej sporządzenie wymaga staranności, a jej stosowanie ścisłego przestrzegania przepisów.

Prowadzenie dokładnej dokumentacji pracowniczej

W samej umowie zlecenie należy unikać sformułowań charakterystycznych dla stosunku pracy – np. "stanowisko", "obowiązki służbowe" czy "podległość".

Ponadto trzeba przechowywać związane z nią oświadczenia do celów ZUS, zgłoszenia i wyrejestrowania – choć nie jest to stricte dokumentacja pracownicza. Stosując taką praktykę, można w każdej chwili udowodnić legalność i poprawność współpracy ze zleceniobiorcą – w przypadku jakichkolwiek wątpliwości ze strony organów kontrolnych.

Ewidencja czasu pracy

Ewidencja czasu pracy jest przy umowie zlecenie obowiązkowa. Wynika to z art. 8b Kodeksu cywilnego, któremu podlegają wszelkie umowy cywilnoprawne:

1.  W przypadku umów, o których mowa w art. 734 i art. 750 Kodeksu cywilnego, strony określają w umowie sposób potwierdzania liczby godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług.

2.  W przypadku gdy strony w umowie nie określą sposobu potwierdzania liczby godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług, przyjmujący zlecenie lub świadczący usługi przedkłada w formie pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej informację o liczbie godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług, w terminie poprzedzającym termin wypłaty wynagrodzenia.

Nowoczesne narzędzia do rejestracji czasu pracy znacznie ułatwiają prowadzenie ewidencji. Aplikacje mobilne czy systemy online pozwalają na bieżące zapisywanie przepracowanych godzin, automatyczne generowanie raportów i łatwe udostępnianie ich zleceniodawcy. Taka transparentność buduje zaufanie i minimalizuje ryzyko nieporozumień.

Przestrzeganie minimalnej stawki godzinowej

Pamiętaj, aby regularnie weryfikować obowiązujące stawki za godzinę pracy, ponieważ zwykle zmieniają się one co roku. Wypłata wynagrodzenia niższego niż iloczyn przepracowanych godzin i minimalnej stawki godzinowej grozi problemami i słusznymi roszczeniami ze strony zleceniobiorcy. Upewnij się również, że zasady naliczania wynagrodzenia są jasne dla zleceniobiorcy.

Zgodność z obowiązującymi przepisami

Kodeks cywilny czy przepisy dotyczące ubezpieczeń społecznych nieustannie się zmieniają. Nowelizacje, takie jak ta dotycząca wliczania umów zlecenia do stażu pracy czy coroczne zmiany minimalnego wynagrodzenia, wymagają od pracodawców ciągłej czujności. Ignorowanie tych zmian to prosta droga do naruszenia prawa.

Dlatego tak ważne jest, aby osoby odpowiedzialne za kadry i płace w Twojej firmie miały dostęp do aktualnej wiedzy. Warto korzystać z wiarygodnych źródeł informacji, subskrybować newslettery branżowe, a w razie wątpliwości konsultować się z ekspertami prawa pracy lub doradcami podatkowymi. To najlepsza polisa ubezpieczeniowa dla Twojego biznesu.

Obowiązki zleceniodawcy wobec zleceniobiorcy

Jako dający zlecenie masz również inne obowiązki wynikające z kodeksu cywilnego. Przede wszystkim musisz zapewnić zleceniobiorcy warunki niezbędne do prawidłowego wykonania zlecenia. Jeśli zadanie wymaga użycia specyficznych narzędzi czy dostępu do określonych materiałów, Twoim zadaniem jest ich dostarczenie, o ile umowa nie stanowi inaczej.

Ponadto, zgodnie z art. 742 k.c., masz obowiązek zwrócić przyjmującemu zlecenie wydatki, które poczynił on w celu należytego wykonania zlecenia. Jeśli np. zlecasz komuś podróż służbową, powinieneś pokryć koszty transportu i noclegu. Warto te kwestie precyzyjnie uregulować w umowie, aby uniknąć sporów. Pamiętaj, że osobie wykonującej zlecenie przysługują takie uprawnienia, jakie bezpośrednio wynikają z treści umowy.

Rozwiązanie umowy zlecenia

Zgodnie z art. 746 Kodeksu cywilnego zarówno dający zlecenie, jak i przyjmujący zlecenie mogą wypowiedzieć i rozwiązać umowę zlecenie w każdym czasie. Mimo tego, że daje to poczucie elastyczności współpracy, również i w tym przypadku trzeba uważać na pułapki.

Jeśli jako zleceniodawca wypowiadasz umowę, musisz zwrócić zleceniobiorcy poniesione przez niego wydatki i zapłacić część wynagrodzenia odpowiadającą dotychczas wykonanym czynnościom. Co więcej, jeśli wypowiedzenie nastąpiło bez ważnego powodu, masz obowiązek naprawienia szkody, jaką poniósł zleceniobiorca. Podobna odpowiedzialność za szkodę spoczywa na zleceniobiorcy, jeśli to on rozwiąże umowę bez istotnej przyczyny. Nie można również w umowie z góry zrzec się prawa do wypowiedzenia zlecenia z ważnych powodów.

Pułapki umowy zlecenia - podsumowanie

Umowa zlecenie pozwala na elastyczne zarządzanie zasobami ludzkimi i szybkie reagowanie na potrzeby rynku. Jednak wykorzystując ją w swojej firmie, uważaj na pułapki i ryzyka:

• przekwalifikowania umowy zlecenia na umowę o pracę, jeśli będą ku temu przesłanki formalne;
• związane z ZUS i opłacaniem składek;
• związane z ewidencją czasu pracy i przestrzegania minimalnej stawki godzinowej.

Jednak nie bój się i nie unikaj tej formy współpracy, jeżeli jest ona dla Ciebie korzystna i może być realizowania zgodnie z przepisami.

Umowy zlecenie – miej je pod kontrolą dzięki narzędziom Calamari

Zarządzanie dokumentacją pracowniczą, ewidencja czasu pracy zleceniobiorców i pilnowanie terminów – wszystko to może wydawać się skomplikowane i czasochłonne. Ręczne prowadzenie ewidencji w arkuszach kalkulacyjnych jest nieefektywne i generuje ryzyko błędów. Narzędzia Calamari automatyzują te procesy.

Ewidencja czasu pracy i elektroniczne wnioski urlopowe w Calamari to narzędzia stworzone z myślą o nowoczesnych firmach, które cenią sobie porządek i efektywność. Dzięki nim możesz łatwo rejestrować czas pracy zleceniobiorców, generować przejrzyste raporty i mieć pewność, że spełniasz wymogi prawne dotyczące minimalnej stawki godzinowej.

Korzystaj z narzędzi Calamari. Zautomatyzuj administrację i skup się na tym, co najważniejsze – rozwijaniu swojego biznesu i zespołu.

‍

Źródła:

• USTAWA z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy
• USTAWA z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny
• https://www.gov.pl/web/rodzina/dobra-wiadomosc-zlecenie-i-samozatrudnienie-od-2026-roku-wlicza-sie-do-stazu-pracy
• https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/0098#2

‍

Przypisy:

[1] Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 12 września 2024 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokości minimalnej stawki godzinowej w 2025 r.

[2] Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 11 września 2025 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokości minimalnej stawki godzinowej w 2026 r.