Nagana w pracy - za co można ją dostać? Powody i konsekwencje

Czasem, mimo najlepszych chęci, dochodzi do momentu, w którym rozmowa z podwładnym nie wystarcza, a jego zachowanie wymaga sięgnięcia po formalne narzędzia. Jednym z nich jest nagana. Wyjaśniamy, czym ona dokładnie jest, kiedy można udzielić jej pracownikowi i czy ma on prawo się od niej odwołać.

Nagana dla pracownika - definicja i przykład

Nagana dla pracownika to:

• jeden z trzech rodzajów kar porządkowych przewidzianych w kodeksie pracy – obok upomnienia i kary pieniężnej;
• forma reakcji pracodawcy na niewłaściwe zachowanie zatrudnionej osoby, które nie jest jednak na tyle poważne, by uzasadniać rozwiązanie umowy o pracę w trybie dyscyplinarnym;
• oficjalna "żółta kartka" – pracownik otrzymujący naganę w formie pisemnej ma jasność, że pewne zachowania są w firmie nieakceptowalne i w przypadku dalszych naruszeń mogą prowadzić do poważniejszych konsekwencji.

Przykładem słusznego udzielenia nagany jest sytuacja, w której kierownik produkcji po raz kolejny zignorował przepisy bezpieczeństwa. Naraził tym samym swoich pracowników na niebezpieczeństwo. Za pierwszym razem, gdy lekceważąco podszedł do przyjętych procedur, otrzymał upomnienie, ale powtórne naruszenie skutkowało już naganą. To jasny sygnał, że kolejne wykroczenie i niezastosowanie się do poleceń służbowych mogą zakończyć się dla niego zwolnieniem dyscyplinarnym.

Podstawy prawne udzielania nagany w pracy

Decyzja o udzieleniu nagany nie może być wynikiem impulsu czy osobistej antypatii do pracownika. Udziela się jej zgodnie z przepisami zawartymi w kodeksie pracy i tylko z opisanych w nich przyczyn.

Nagana w świetle przepisów kodeksu pracy

Zgodnie z art. 108 § 1, pracodawca może ukarać pracownika naganą za nieprzestrzeganie przez pracownika ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy, przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy, przepisów przeciwpożarowych, a także przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności. Jest ona skutkiem naruszenia obowiązków pracowniczych, niestosowania się do poleceń pracodawcy oraz łamania zasad, o których mówi regulamin pracy.

Nagana a inne kary porządkowe

Oprócz nagany kodeks pracy przewiduje jeszcze 2 rodzaje kar porządkowych. Są to:

• upomnienie, które stosuje się przy lżejszych przewinieniach, często jako pierwszy sygnał ostrzegawczy;
• kara pieniężna, którą można nałożyć tylko w ściśle określonych, najcięższych przypadkach. Zgodnie z art. 108 § 2 Kodeksu pracy pracodawca może ją wymierzyć w przypadku naruszenia przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy lub przepisów przeciwpożarowych, opuszczenia pracy bez usprawiedliwienia, stawienia się do pracy w stanie nietrzeźwości albo w stanie po użyciu alkoholu lub środka działającego podobnie do alkoholu lub spożywanie alkoholu lub zażywanie środka działającego podobnie do alkoholu w czasie pracy. Natomiast środki pozyskane przez pracodawcę z kar pieniężnych przeznacza się na poprawę warunków bezpieczeństwa i higieny pracy.

Kiedy pracodawca może udzielić pracownikowi nagany?

Aby ukarać pracownika naganą, pracodawca musi działać w określonym czasie i dochować odpowiedniej procedury. Art. 109 § 1 Kodeksu pracy wskazuje, że nie można nałożyć kary za przewinienie, które miało miejsce kilka miesięcy wcześniej. Przepisy jasno określają, że kara nie może być zastosowana po upływie 2 tygodni od powzięcia wiadomości o naruszeniu obowiązku pracowniczego i po upływie 3 miesięcy od dopuszczenia się tego naruszenia.

Nagana a naruszenie obowiązków pracowniczych

Katalog przewinień, które mogą skutkować naganą, jest szeroki i zależy od specyfiki danego zakładu pracy.

Przyczyną nagany może być niesubordynacja pracownika. Obejmuje ona notoryczne spóźnianie się, czyli łamanie przyjętego sposobu potwierdzania przybycia, nieuzasadnione opuszczanie miejsca pracy w godzinach służbowych czy ignorowanie poleceń przełożonego, co stanowi naruszenie obowiązków służbowych. Nagana może być również konsekwencją niewłaściwego korzystania z mienia firmy, np. używania służbowego komputera do celów prywatnych w stopniu, który dezorganizuje pracę.

Inną grupą przewinień jest nieprzestrzeganie regulaminu pracy oraz zasad współżycia społecznego i nieodpowiednie zachowanie wobec współpracowników. Karę nagany można nałożyć za nieprzestrzeganie przepisów BHP czy przepisów przeciwpożarowych, jeśli naruszenie nie kwalifikowało się jeszcze na karę pieniężną. Może to być na przykład zignorowanie obowiązku noszenia odzieży ochronnej. Podobnie, łamanie tajemnicy służbowej i wynoszenie poufnych informacji może być podstawą do udzielenia nagany, stanowiąc poważne naruszenie obowiązków.

Jak wygląda proces nałożenia kary nagany?

Zgodnie z art. 109 Kodeksu pracy wymaga się, aby kara została nałożona po uprzednim wysłuchaniu pracownika. Daje to zatrudnionemu szansę na przedstawienie swojego stanowiska, wyjaśnienie okoliczności zdarzenia i ewentualną obronę. Pracodawca musi wziąć te wyjaśnienia pod uwagę przed podjęciem ostatecznej decyzji. Dopiero po tym etapie można formalnie nałożyć na pracownika karę. Zawiadomienie o ukaraniu naganą musi mieć formę pisemną – jego treść precyzuje art. 110 Kodeksu pracy.

Dokument ten musi precyzować rodzaj naruszenia obowiązków pracowniczych oraz datę, kiedy do niego doszło. Pismo musi również zawierać pouczenie o prawie do wniesienia sprzeciwu i terminie, w jakim można to zrobić. Jeden egzemplarz pisma wręcza się pracownikowi, a drugi dołącza do jego akt osobowych – do części D.

Konsekwencje nagany dla pracownika

Otrzymanie nagany to dla pracownika przede wszystkim formalny sygnał ostrzegawczy. Choć nie wiąże się ona bezpośrednio z utratą wynagrodzenia, niesie za sobą inne, często dotkliwe, negatywne konsekwencje. Najważniejszą z nich jest wpis do akt osobowych. Odpis zawiadomienia o ukaraniu umieszcza się w części D akt osobowych pracownika, co stanowi oficjalny ślad przewinienia. Taki zapis może mieć wpływ na przyszłe decyzje pracodawcy dotyczące awansów, podwyżek czy przyznawania premii uznaniowych. Pracownik z naganą na koncie może być postrzegany jako mniej wiarygodny.

W przypadku dalszych naruszeń obowiązków pracowniczych wcześniejsza nagana stanowi obciążający element historii zatrudnienia. Pracodawca, rozważając kolejne kroki, będzie brał pod uwagę, że pracownik już raz został ukarany i nie wyciągnął odpowiednich wniosków. Może to prowadzić do poważniejszych konsekwencji, włącznie ze zwolnieniem dyscyplinarnym.

Dobrą wiadomością – z perspektywy ukaranego pracownika – jest jednak to, że kara ulega zatarciu. Zgodnie z art. 113 Kodeksu pracy, po roku nienagannej pracy karę uważa się za niebyłą, a dokumentację z nią związaną usuwa się z akt. Daje to pracownikowi szansę na rehabilitację i odbudowanie swojej pozycji w firmie.

Możliwości odwołania od nagany przez pracownika

Pracownik, który uważa, że nałożona na niego kara nagany jest niesłuszna lub została udzielona z naruszeniem przepisów, ma prawo się od niej odwołać. Wynika to z art. 112 Kodeksu pracy.

Pierwszym krokiem jest wniesienie przez pracownika sprzeciwu do pracodawcy. Musi on to zrobić w terminie 7 dni od dnia otrzymania pisemnego zawiadomienia o ukaraniu. Sprzeciw powinien być dobrze uargumentowany – pracownik może w nim wskazać na błędy proceduralne (np. brak wysłuchania) lub przedstawić dowody na swoją niewinność. Pracodawca ma 14 dni na rozpatrzenie sprzeciwu.

Jeśli pracodawca nie odrzuci sprzeciwu w ciągu 14 dni, jest to równoznaczne z jego uwzględnieniem – karę porządkową anuluje się. Jeśli jednak pracodawca podtrzyma swoją decyzję, o czym musi pisemnie poinformować pracownika, droga odwoławcza się nie kończy. W takiej sytuacji pracownikowi pozostaje możliwość wystąpienia do sądu pracy. Ma na to 14 dni od otrzymania informacji o odrzuceniu sprzeciwu. Sąd zbada wówczas legalność i zasadność nałożonej kary, biorąc pod uwagę wszystkie okoliczności sprawy.

Nagana w pracy - podsumowanie

Nagana to formalna kara porządkowa, poważniejsza niż upomnienie, stosowana przez pracodawcę w przypadku naruszenia przez pracownika obowiązków służbowych:

• możliwość stosowania nagany oraz innych kar porządkowych (upomnienia i kary pieniężnej) reguluje art. 108 Kodeksu pracy;
• nagana może być udzielona m.in. za nieprzestrzeganie ustalonej organizacji pracy, łamanie regulaminu, przepisów BHP i przeciwpożarowych, notoryczne spóźnienia, a także za naruszenie przyjętego sposobu potwierdzania obecności;
• nałożenie kary wymaga formy pisemnej, uprzedniego wysłuchania pracownika oraz wskazania rodzaju naruszenia i daty. Kopia zawiadomienia trafia do akt osobowych pracownika;
• naganę usuwa się z akt osobowych pracownika po roku nienagannej pracy, co daje mu szansę na "czystą kartę";
• pracownik ma 7 dni na wniesienie sprzeciwu dotyczącego otrzymania nagany do pracodawcy. Jeśli pracodawca odrzuci sprzeciw, pracownik może w ciągu 14 dni skierować sprawę do sądu pracy.

Ocena pracownicza z Calamari – na jasnych i przejrzystych zasadach

Wielu sytuacji prowadzących do nałożenia kar porządkowych można uniknąć dzięki skutecznej komunikacji i transparentnym systemom oceny. Zamiast czekać, aż problem naruszenia obowiązków pracowniczych urośnie do rangi wymagającej formalnej nagany, warto postawić na regularny feedback i jasno zdefiniowane oczekiwania.

Narzędzia takie jak moduł ocen pracowniczych w Calamari pozwalają na bieżąco prowadzić konstruktywne rozmowy rozwojowe. Dzięki temu pracownicy dokładnie wiedzą, czego się od nich oczekuje. Z kolei menedżerowie mają narzędzie do wczesnego identyfikowania problemów i reagowania na nie, zanim konieczne stanie się sięgnięcie po kary porządkowe nałożone w trybie kodeksu pracy.

Przetestuj, jak działają nowoczesne narzędzia HR od Calamari!

‍

Źródła:

• USTAWA z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy
• https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/00108
• https://zielonalinia.gov.pl/-/kary-porzadkowe-dla-pracujacych