Jak wybrać odpowiedni system HR? Checklista

Wybór odpowiedniego oprogramowania HR to ważna decyzja dla każdej firmy technologicznej, która chce zautomatyzować procesy HR i rozwijać swój zespół. Jako twórca oprogramowania HR, doskonale wiemy, jakie pytania są najczęściej zadają poszukujący rozwiązań podobnych do Calamari i na co zwrócić uwagę przy wyborze nowego narzędzia HR.

Ten przewodnik pomoże Ci wybrać najlepszy system HR, podkreślając kluczowe funkcje i kwestie do rozważenia.

Zrozum oprogramowanie HR

Definicja i cel

Oprogramowanie HR to cyfrowe rozwiązanie zaprojektowane do automatyzacji i zarządzania różnymi elementami zasobów ludzkich. Od rekrutacji i wdrożenia, przez zarządzanie płacami, aż po ocenę wydajności - oprogramowanie takie może obsługiwać szeroki zakres zadań, co czyni je narzędziem, które warto posiadać w każdej rozwijającej się firmie. Centralizując dane i procesy HR, te systemy mogą zwiększyć produktywność zespołu, dbać o poprawić i dokładność danych oraz  na ich podstawie dostarczyć cennych informacji na temat zarządzania personelem.

Typowe moduły oprogramowania HR obejmują:

• Rekrutacja i wdrożenie: Automatyzacja publikacji ofert pracy, śledzenie kandydatów i procesy wdrożeniowe nowych pracowników.
• Zarządzanie informacjami o pracownikach: Centralna baza danych zawierająca dane osobowe, historię zatrudnienia i wyniki ocen.
• Zarządzanie urlopami i obecnością: Śledzenie/zatwierdzanie wniosków urlopowych i obecności pracowników, zapewniając dokładne prowadzenie dokumentacji.
• Zarządzanie płacami: Automatyzacja rozliczania płac, odliczeń podatkowych i wypłat.
• Zarządzanie wydajnością: Ułatwienie ocen pracowniczych, ustalanie celów i procesy feedbacku.

Ważność cyfrowego systemu HR dla biznesu

Dla małych i średnich firm posiadanie efektywnego systemu HR jest kluczowe. Redukuje on obciążenia administracyjne, pozwala zespołom HR skupić się na zadaniach strategicznych i wspiera lepsze podejmowanie decyzji dzięki analizie danych. Skuteczne narzędzie HR może również poprawić satysfakcję pracowników, zapewniając łatwy dostęp do usług HR i informacji.

Wybór między kompleksowym HRIS a modułowym oprogramowaniem HR

Decydując się na oprogramowanie HR, warto rozważyć, czy potrzebujesz kompleksowego HRIS (Human Resource Information System) z wszystkimi modułami, czy modułowego systemu HR, w którym możesz wybrać tylko te komponenty, które są Ci potrzebne.

• Kompleksowe HRIS: Całościowy pakiet może być kuszący, ale może być również skomplikowany i przytłaczający, szczególnie dla mniejszych firm. Implementacja i utrzymanie takiego systemu często wymaga znacznych zasobów i czasu. 
• Modułowe oprogramowanie HR: Elastyczniejsze i bardziej opłacalne rozwiązanie, takie jak Calamari, pozwala na wybór tylko tych modułów, które są rzeczywiście potrzebne.To podejście umożliwia:
  • Płacenie tylko za to, czego używasz: Płacisz tylko za aktywnych pracowników i konkretne moduły, których potrzebuje Twoja firma, zapewniając efektywność kosztową.
  • Uproszczony onboarding: Proces wdrażania systemów modułowych jest szybszy i łatwiejszy, często trwa zaledwie kilka dni. Oznacza to mały próg wejścia i szybki dostęp do korzyści płynących z cyfrowego zarządzania zasobami ludzkimi.
  • Skalowalność: Wraz z rozwojem Twojej firmy możesz dodawać więcej modułów w miarę potrzeb, pozwalając systemowi rozwijać się razem z Twoją firmą bez konieczności ogromnej inwestycji z góry.

Kluczowe funkcje systemu HR

Wybierając oprogramowanie HR, warto ocenić kilka kluczowych funkcji, aby upewnić się, że spełnia ono potrzeby Twojej firmy. Oto najważniejsze z nich:

• Przyjazny interfejs użytkownika: Intuicyjny design, który wymaga minimalnego szkolenia i jest prosty zarówno dla managerów jak i pracowników.
• Zdolności integracyjne: Możliwość integracji z aplikacjami zewnętrznymi, takimi jak e-mail, kalendarze, narzędzia komunikacyjne - Slack, MS Teams, Jira, Google, a także systemami kadrowo-płacowymi wykorzystywanymi w firmie
• Zgodność i bezpieczeństwo: Zgodność z przepisami o ochronie danych, takimi jak RODO.
• Opcje w dostosowaniu widoków: Elastyczność i możliwość dostosowania do unikalnych procesów i workflow firmy.
• Raportowanie i analityka: Rozbudowane możliwości raportowania i eksportu danych.

Wsparcie i szkolenie

Wsparcie i szkolenie są kluczowe dla skutecznego wdrożenia i użytkowania oprogramowania HR przez firmę. Szukaj dostawcy, który oferuje wsparcie na każdym etapie, od wdrożenia po codzienne użytkowanie oraz posiada materiały takie jak internetowa bazę wiedzy z często zadawanymi pytaniami, szkolenia online i tutoriale.

Skalowalność i koszty

Twoje oprogramowanie HR powinno rosnąć wraz z Twoją firmą. Upewnij się, że system jest skalowalny i że koszty są przejrzyste, bez ukrytych opłat.

Zalety korzystania z oprogramowania Calamari

Calamari oferuje trzy solidne moduły: Nieobecności do zarządzania urlopami, Czas Pracy do śledzenia obecności oraz Pracownicy do przechowywania dokumentów i informacji o pracownikach. Te trzy narzędzia można używać niezależnie lub razem, co zapewnia elastyczność bez konieczności płacenia za wszystkie funkcje.

Podsumowanie

Wybór odpowiedniego oprogramowania HR jest kluczowy dla średnich firm technologicznych i tych, które chcą zautomatyzować swoje procesy HR. Rozważając kluczowe funkcje, takie jak przyjazność użytkownika, zdolności integracyjne, zgodność, dostosowywanie, raportowanie, wsparcie, skalowalność i koszty, możesz wybrać rozwiązanie, które najlepiej spełni Twoje potrzeby. Inwestycja w najlepsze narzędzie HR usprawni operacje HR, poprawi dokładność danych i wesprze rozwój Twojej firmy.

‍