Jak wybrać najlepszy system HR – praktyczna checklista dla działów HR i kadry zarządzającej

Twoja firma jest złożonym mechanizmem. Jej każdy dział i każdy pracownik jest trybikiem, który napędza Twój biznes. Z kolei dział HR to silniki tej maszyny. Zapewnia on płynne działanie jej całego mechanizmu. Dlatego wybór odpowiedniego oprogramowania HR to ważna decyzja dla każdej firmy, która chce zautomatyzować procesy zarządzania zasobami ludzkimi i rozwijać swój zespół. Jako twórca oprogramowania HR, doskonale wiemy, jakie pytania najczęściej zadają właściciele firm poszukujący rozwiązań podobnych do Calamari. Ten przewodnik pomoże Ci wybrać najlepszy system HR pasujący do potrzeb Twojego biznesu.

System HR: definicja, zakres i kluczowe procesy

Dobrze dobrany system HR jest cyfrowym centrum dowodzenia firmy. Integruje najważniejsze procesy i dane w jednym, bezpiecznym miejscu, dostępnym dla działów HR, menedżerów i uprawnionych pracowników.

Co obejmuje system HR (HRIS/HRM) i kiedy go wdrażać?

System HR nazywane jest także HRIS (ang. Human Resources Information System), HRM (Human Resource Management) oraz HRMS (Human Resources Management System). To oprogramowanie zaprojektowane do kompleksowego wsparcia działów zarządzających zasobami ludzkimi.

Zakres jego funkcjonalności może być bardzo szeroki. Może obejmować podstawowe funkcje – np. ewidencję czasu pracy i obsługę wniosków urlopowych – a także zaawansowane moduły do zarządzania talentami, ocen pracowniczych czy procesów rekrutacji.

Kiedy jest najlepszy moment na wdrożenie takiego narzędzia? Warto używać go już od początku działalności firmy. Jednak sygnałem alarmowym, że przedsiębiorstwo nie obejdzie się bez systemu do zarządzania zasobami ludzkimi, jest sytuacja, gdy procesy HR zaczynają spowalniać rozwój firmy. Jeśli menedżerowie spędzają godziny na tworzeniu grafików, a dział kadr tonie w papierowej dokumentacji pracowniczej to znak, że dotychczasowe metody przestały być wydajne.

Wdrożenie systemu HR jest zasadne już w małych i średnich firmach, które chcą skalować swoją działalność, dbać o porządek w dokumentach i zapewniać pracownikom nowoczesne, przyjazne środowisko pracy.

Definicja i cel systemów HRowych

Oprogramowanie HR to cyfrowe rozwiązanie zaprojektowane do automatyzacji i zarządzania różnymi elementami zasobów ludzkich. Od rekrutacji i wdrożenia, przez zarządzanie płacami, aż po ocenę wydajności - oprogramowanie takie może obsługiwać szeroki zakres zadań, co czyni je narzędziem, które warto posiadać w każdej rozwijającej się firmie. Centralizując dane i procesy HR, te systemy mogą zwiększyć produktywność zespołu, dbać o poprawność i dokładność danych oraz na ich podstawie dostarczyć cennych informacji na temat zarządzania personelem.

Celem wdrożenia systemów HR jest również odciążenie działów kadr od wykonywania rutynowych zadań administracyjnych (realizują je za nie aplikacje). Dzięki temu pracownicy mogą skupić się na strategicznych aspektach rozwoju organizacji.

Praca z danymi pracowników: centralna karta pracownika, role i uprawnienia

Elektroniczna kartoteka pracownicza to moduł systemów HR, w którym wszystkie informacje o zatrudnionych osobach znajdują się w jednym, bezpiecznym miejscu. Przechowuję się tam dane osobowe, historię zatrudnienia, a także dokumenty związane z rozwojem zawodowym. System pozwala jednak określić, kto ma dostęp do jakich informacji.

Role i uprawnienia w systemie HR zapewniają bezpieczeństwo i poufność danych. Manager widzi tylko informacje o swoim zespole, dział kadr ma pełny wgląd w dokumentację, a każdy pracownik korzysta z portalu pracowniczego w zakresie swoich potrzeb (np. do zgłaszania urlopu). Dzięki temu wrażliwe dane są chronione, a jednocześnie dostępne dla uprawnionych osób dokładnie wtedy, gdy te ich potrzebują.

Oprócz tego typowe moduły oprogramowania HR obejmują:

• Rekrutację i Wdrożenie: automatyzacja publikacji ofert pracy, śledzenie kandydatów i procesy wdrożeniowe nowych pracowników.
• Zarządzanie urlopami i obecnością: śledzenie/zatwierdzanie wniosków urlopowych i obecności pracowników, zapewniając dokładne prowadzenie dokumentacji.
• Zarządzanie płacami: automatyzacja rozliczania płac, odliczeń podatkowych i wypłat.
• Zarządzanie wydajnością: ułatwienie ocen pracowniczych, ustalanie celów i procesy feedbacku.

Ważność cyfrowego systemu HR dla biznesu

Dla małych i średnich firm posiadanie efektywnego systemu HR jest kluczowe. Redukuje on obciążenia administracyjne, pozwala zespołom HR skupić się na zadaniach strategicznych i wspiera lepsze podejmowanie decyzji dzięki analizie danych. Skuteczne narzędzie HR może również poprawić satysfakcję pracowników, zapewniając łatwy dostęp do usług HR i informacji.

Ewidencja czasu pracy i czas pracy w praktyce

Ręczne prowadzenie listy obecności, poprawianie błędów, zbieranie informacji o spóźnieniach i nadgodzinach to zadania generujące niepotrzebną pracę administracyjną. Nowoczesny system HR rewolucjonizuje ten obszar, gdyż automatyzuje rejestrację i raportowanie czasu pracy.

Elektroniczne wnioski urlopowe: szybkie obiegi i akceptacje

Pamiętasz ostatnią sytuację, gdy pracownik czekał tydzień na akceptację urlopu, bo papierowy wniosek "utknął" na biurku managera? Dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów takie sytuacje do nie będą miały prawa się wydarzyć. Elektroniczne wnioski urlopowe trafiają do przełożonego natychmiast, a ten może je zaakceptować nawet ze smartfona i będąc w delegacji.

System automatycznie sprawdza dostępność urlopu. Pracownicy korzystają z intuicyjnego interfejsu i za pomocą kilku kliknięć mogą zaplanować wypoczynek. Po akceptacji urlopu informacja trafia do kalendarza zespołu, a system aktualizuje saldo urlopowe.

Od czasu pracy do list płac: integracja z kadr i płac

Czas pracy rejestrowany w systemie HR jest podstawą do naliczania płac, rozliczania nadgodzin i planowania zasobów. Integracja z systemem kadrowo-płacowym sprawia, że informacje o obecnościach, urlopach czy zwolnieniach automatycznie trafiają do modułu płacowego. Dla kadr oznacza to koniec z ręcznym przepisywaniem danych i z ryzykiem błędów.

Raportowanie czasu pracy za pomocą systemu HR jest zautomatyzowane. Generuje on zestawienia, uwzględnia różne systemy pracy i wylicza należności.

System HR: „suite” czy modułowe podejście?

Decydując się na oprogramowanie HR, warto rozważyć, czy potrzebujesz kompleksowego HRIS (Human Resource Information System) z wszystkimi modułami, czy modułowego systemu HR, w którym możesz wybrać tylko te komponenty, które są Ci potrzebne.

• Kompleksowe HRIS: Całościowy pakiet może być kuszący, ale może być również skomplikowany i przytłaczający, szczególnie dla mniejszych firm. Implementacja i utrzymanie takiego systemu często wymaga znacznych zasobów i czasu. 
• Modułowe oprogramowanie HR: Elastyczniejsze i bardziej opłacalne rozwiązanie, takie jak Calamari, pozwala na wybór tylko tych modułów, które są rzeczywiście potrzebne.To podejście umożliwia:
  • Płacenie tylko za to, czego używasz: Płacisz tylko za aktywnych pracowników i konkretne moduły, których potrzebuje Twoja firma, zapewniając efektywność kosztową.
  • Uproszczony onboarding: Proces wdrażania systemów modułowych jest szybszy i łatwiejszy, często trwa zaledwie kilka dni. Oznacza to mały próg wejścia i szybki dostęp do korzyści płynących z cyfrowego zarządzania zasobami ludzkimi.
  • Skalowalność: Wraz z rozwojem Twojej firmy możesz dodawać więcej modułów w miarę potrzeb, pozwalając systemowi rozwijać się razem z Twoją firmą bez konieczności ogromnej inwestycji z góry.

Dla małych i średnich firm oraz startupów często lepsze jest podejście etapowe, tzn. modułowe. Rozpoczynasz od korzystania z podstawowych funkcji (np. ewidencji czasu pracy i elektronicznych wniosków urlopowych), a z czasem dodajesz kolejne funkcjonalności. Taka strategia pozwala ograniczyć początkowe koszty prowadzenia firmy i daje zespołowi czas na oswojenie się z nowym narzędziem.

Jak wybrać najlepszy system HR – kryteria i checklista

Aby wybrać najlepszy system zarządzania zasobami ludzkimi, należy wziąć pod uwagę zarówno obecne potrzeby firmy, jak i dotyczące jej plany na przyszłość. Warto zaangażować w ten proces przedstawicieli różnych działów – HR, IT, finansów oraz managerów.

Poniższa checklista to zbiór najważniejszych aspektów, na które należy zwrócić uwagę, aby wybrane oprogramowanie HR stało się realnym wsparciem dla biznesu.

Kluczowe funkcje systemu HR

Wybierając oprogramowanie HR, warto upewnić się, że spełnia ono potrzeby Twojej firmy. By tak było, musi ono bezwzględnie umożliwiać automatyzację powtarzalnych procesów, która oszczędza czas całego zespołu, oraz być skalowalne – powinno móc "rosnąć" wraz z przedsiębiorstwem.

Portal pracowniczy powinien zapewniać "samoobsługę pracowniczą" w zakresie podstawowych spraw –  np. sprawdzenia salda urlopowego. System HR musi też zapewniać wygodną obsługę zarządzania zasobami ludzkimi, czasem pracy, nieobecnościami i dokumentacją. Warto, aby był dostępny w formie aplikacji na urządzenia mobilne.

UX dla pracowników, działów HR i menedżerów

Intuicyjny design, który wymaga minimalnego szkolenia i jest prosty zarówno dla managerów, jak i pracowników, decyduje o tym, czy system zostanie przyjęty z entuzjazmem przez zespół.

Dla działów HR istotna jest przejrzystość dashboardów i łatwość nawigacji między modułami. Menedżerowie cenią sobie szybki dostęp do danych swojego zespołu i możliwość podejmowania decyzji w kilka kliknięć. Pracownicy oczekują prostoty – łatwego składania wniosków, przejrzystych informacji o benefitach i szybkiego dostępu do dokumentów.

Integracje: systemy kadrowo płacowe, ERP i narzędzia pracy zespołowej

Możliwość integracji systemu do zarządzania pracownikami z aplikacjami zewnętrznymi zwiększa efektywność całego ekosystemu IT firmy. Tymi aplikacjami są m.in. skrzynka e-mail, kalendarz, Slack, MS Teams, Jira. Dobry system HR można zintegrować także z systemami kadrowo-płacowymi wykorzystywanymi w firmie.

Program kadrowo-płacowy czy ERP, który nie komunikuje się z innymi narzędziami, jest "samotną wyspą". Dane z systemu HR trzeba przepisywać do niego "ręcznie". Zwiększa to ryzyko błędów. Dlatego przed wyborem sprawdź, czy system oferuje API lub gotowe integracje z rozwiązaniami, których używasz.

Bezpieczeństwo danych i zgodność (RODO, logi, retencja)

System HR musi spełniać standardy przepisów o ochronie danych – RODO. Sprawdź, czy dostawca aplikacji zapewnia szyfrowanie danych, regularne backupy i jasną politykę retencji (przechowywania informacji).

System powinien rejestrować wszystkie operacje na danych (logi systemowe), aby w razie potrzeby można było odtworzyć historię zmian. Ważne są też mechanizmy kontroli dostępu – podpis elektroniczny przy ważnych dokumentach, dwuetapowa weryfikacja przy logowaniu i automatyczne wylogowanie po czasie nieaktywności.

Kto i kiedy ma dostęp – kontrola nad danymi pracowników

System musi umożliwiać określenie tego, kto widzi jakie dane. Kadry mogą mieć do nich pełny dostęp, a manager widzieć tylko informacje o podwładnych ze swojego zespołu.

Elastyczność w konfiguracji ról i uprawnień pozwala dostosować działanie programu do kultury organizacyjnej przedsiębiorstwa i wymogów prawnych. Dobry system HR umożliwia zmianę ustawień wraz z ewolucją polityki firmy.

Raporty i KPI dla kadry zarządzającej

Kadra zarządzająca potrzebuje konkretnych danych do podejmowania decyzji biznesowych. System powinien generować gotowe raporty dotyczące absencji i rotacji pracowników, kosztów ich zatrudnienia czy wykorzystania urlopów. Warto, aby dawał możliwość tworzenia własnych zestawień, dopasowanych do specyfiki biznesu.

Ankiety pracownicze, oceny pracownicze, wskaźniki produktywności powinny być dostępne w formie czytelnych zestawień, wykresów i tabel. Dobre systemy HR mają też interaktywne dashboardy, które aktualizują się w czasie rzeczywistym. Dla kadry zarządzającej są one wartościowym narzędziem do monitorowania kondycji firmy.

Koszty, skalowalność, wsparcie i roadmapy rozwoju

Wsparcie i szkolenie są kluczowe dla skutecznego wdrożenia i użytkowania oprogramowania HR przez firmę. Szukaj dostawcy, który oferuje wsparcie na każdym etapie, od wdrożenia po codzienne użytkowanie oraz posiada materiały takie jak internetowa bazę wiedzy z często zadawanymi pytaniami, szkolenia online i tutoriale. Dostawca systemu powinien przedstawić roadmapę rozwoju produktu – np. jakie funkcjonalności planuje dodać i jak reaguje na zmiany prawne.

Twoje oprogramowanie HR powinno rosnąć wraz z Twoją firmą. Upewnij się, że system jest skalowalny i że koszty są przejrzyste, bez ukrytych opłat.

Zalety korzystania z oprogramowania Calamari

Calamari oferuje trzy solidne moduły: Nieobecności do zarządzania urlopami, Czas Pracy do śledzenia obecności oraz Pracownicy do przechowywania dokumentów i informacji o pracownikach. Te trzy narzędzia można używać niezależnie lub razem, co zapewnia elastyczność bez konieczności płacenia za wszystkie funkcje.

System od Calamari jest odpowiedzią na potrzeby codziennej pracy działów HR. Intuicyjny interfejs sprawia, że jego wdrożenie trwa dni, a nie miesiące. Elektroniczny obieg wniosków urlopowych działa jak w zegarku – pracownicy składają wnioski w kilka sekund, natomiast managerowie akceptują je jednym kliknięciem.

Ewidencja czasu pracy w Calamari to inteligentne narzędzie, które alarmuje o nieprawidłowościach, czuwa nad przestrzeganiem grafiku i generuje raporty. Z kolei integracja z popularnymi systemami kadrowo-płacowymi eliminuje konieczność podwójnego wprowadzania danych. Dzięki mobilnej aplikacji system jest dostępny zawsze i wszędzie – to rozwiązanie także dla firm, których pracownicy pracują w modelu pracy zdalnej i hybrydowej.

Podsumowanie

Wybór odpowiedniego oprogramowania HR jest kluczowy dla średnich firm technologicznych i tych, które chcą zautomatyzować swoje procesy HR. Rozważając najistotniejsze funkcje, takie jak przyjazność użytkownika, zdolności integracyjne, zgodność, dostosowywanie, raportowanie, wsparcie, skalowalność i koszty, możesz wybrać rozwiązanie, które najlepiej spełni Twoje potrzeby. Inwestycja w najlepsze narzędzie HR usprawni operacje HR, poprawi dokładność danych i wesprze rozwój Twojej firmy.

Nie daj się zwieść marketingowym obietnicom – testuj, pytaj i rozmawiaj z obecnymi użytkownikami systemu. Na tej podstawie wybierz narzędzie najlepiej pasujące do struktury organizacyjnej Twojej firmy – które wesprze dział HR, a co za tym idzie, podkręci efektywność zarządzania zasobami ludzkimi.