Jesteś liderem? To znaczy, że jesteś też HR-owcem.

W dużych korporacjach zarządzanie ludźmi jest podzielone na wyspecjalizowane role - rekruter, specjalista od komunikacji wewnętrznej, szkoleń i rozwoju czy employer brandingu. W małych i średnich firmach ta linia się zaciera. Ty, jako lider, naturalnie przejmujesz obowiązki, które w większych organizacjach należą do działu personalnego.

Spójrz na swój ostatni kwartał. Ile razy zajmowałeś się:

• planowaniem zatrudnienia nowych osób i rekrutacją?
• wprowadzaniem nowych pracowników do zespołu?
• ocenianiem wyników i dawaniem feedbacku?
• rozwiązywaniem konfliktów między członkami zespołu?
• dbaniem o płynną komunikację?

Jeśli odpowiedź brzmi "często" lub "codziennie", to właśnie potwierdziłeś, że wykonujesz zadania standardowo przypisane działom HR. Ma je u siebie również każdy lider i liderka, niezależnie od wielkości organizacji, zespołu czy posiadania (lub nie) wewnętrznego działu personalnego.

Pełny cykl życia pracownika w wykonaniu lidera zespołu

Planowanie zatrudnienia - więcej niż "potrzebujemy kogoś"

Prawdziwe planowanie zatrudnienia zaczyna się długo przed tym, jak opublikujesz ogłoszenie o pracę. To proces strategiczny, który wymaga od Ciebie odpowiedzi na kilka pytań m.in.:

• Jaki jest cel zatrudnienia nowej osoby? Co konkretnie powinna wnieść swoim doświadczeniem i kompetencjami nowa osoba? 
• Jakie zadania będzie wykonywać? 
• Jakimi kompetencjami musi dysponować? 
• Jak pojawienie się nowej osoby wpłynie na pracę całego zespołu? 
• Jaki budżet masz na to stanowisko?
• Dla kogo Twoja propozycja pracy będzie wartościowa?

Praktyczny przykład - Tomasz, właściciel agencji marketingowej, zauważył, że jego zespół regularnie pracuje w nadgodzinach przy projektach graficznych. Zamiast od razu szukać grafika, przeanalizował zlecenia z ostatnich sześciu miesięcy. Okazało się, że 40% prac to proste grafiki do social media, które można wykonać szybciej dzięki szablonom lub dodatkowym narzędziom. Zatrudnił junior designera z umiejętnościami związanymi z social media zamiast senior grafika - zaoszczędził budżet, zbudował właściwy profil i personę rekrutacyjną, dopasowaną do rzeczywistych potrzeb w zespole i zadań, które przyjdzie nowej osobie wykonywać.

Onboarding - pierwsze tygodnie mają znaczenie

Proces wdrażania nowego pracownika to znacznie więcej niż pokazanie mu biurka i przedstawienie zespołowi. Powinno być to planowe i przemyślane działanie. Dobry onboarding to w efekcie pracownik, który szybciej staje się efektywnym członkiem zespołu, lepiej rozumie swoją rolę, organizację, sposoby działania.

Skuteczne wdrożenie obejmuje przygotowanie stanowiska pracy, komunikację z pracownikiem jeszcze zanim nastąpi pierwszy dzień pracy, plan pierwszych dni - tygodni - miesięcy, wyznaczenie mentora z zespołu, jasne określenie oczekiwań i celów na pierwsze miesiące, a także wdrożenie z wykorzystywanych w firmie narzędzi (np. do zarządzania czasem pracy)

Wybrany przykład z mojego doświadczenia - w jednej z firm, z którą współpracowałam, lider zespołu sprzedaży stworzył prostą checklistę - mapę pierwszych 15-30-60-90 dni dla nowych handlowców. Każdy dzień miał zaplanowane konkretne aktywności - od poznania produktu, przez obserwację doświadczonych kolegów, po pierwsze samodzielne rozmowy z klientami. 

Mapa zawierała też spotkania podsumowujące każdy etap wdrożenia. Startem wspólnej pracy było spotkanie, w trakcie którego lider przedstawiał plan, oczekiwania pracownika oraz pytał o to, co jest ważne dla nowej osoby w tym czasie. Nawiązywał również do informacji z rekrutacji i ustalał, czego pracownikowi jeszcze brakuje w umiejętnościach czy wiedzy, żeby dobrze wykonywał swoje zadania. W odpowiedzi na to planował dodatkowe spotkania, szkolenia czy pracę w asyście innych osób z zespołu.

Rezultat?

• Po pierwsze lepsza organizacja pracy w zespole - pozostali pracownicy, mając plan konkretnych spotkań unikali frustracji, związanej z tym, że poświęcają swój czas ad hoc dla nowej osoby.
• Po drugie jasność w zakresie oczekiwań i celów na czas wdrożenia, zarówno dla pracownika jak i lidera. To pomogło obu stronom w komunikacji, ocenie postępów i zmianie kierunku, jeśli coś poszło niezgodnie z planem.
• Po trzecie wzrósł poziom zadowolenia pracowników z procesu wdrożenia - doceniali wcześniej przemyślany plan, konkretne spotkania, które pomagały im poznać firmę i nawiązać relacje, czuli się zaopiekowani i włączeni już od pierwszych dni w życie firmy.

Ocena i rozwój - feedback jako codzienność

Być może pracujesz w firmie, w której nie ma formalnego procesu oceny pracowniczej czy rozmów o rozwoju. Nie musisz czekać aż powstaną na to procedury. Najskuteczniejszy feedback to ten, który dajesz na bieżąco. Gdy widzisz, że ktoś dobrze wykonał zadanie - powiedz to od razu. Gdy zauważysz obszar do poprawy - nie odkładaj tej rozmowy na później.

Rozmowy o rozwoju warto planować wcześniej, żeby zapewnić sobie odpowiednią ilość czasu, spokojniejsze miejsce na rozmowę i przygotowanie. Możesz wprowadzić sam zasady - z jaką częstotliwością będziesz prowadzić takie spotkania, jaką będą miały strukturę, co może być ich efektem. 

Budowanie zaangażowania - więcej niż zadowolenie z pracy

Zaangażowani pracownicy to nie ci, którzy dostają najwyższe premie (choć Ci są na pewno zadowoleni 🙂. To ci, którzy rozumieją sens swojej pracy, widzą wpływ swoich działań na sukces firmy i czują się docenieni.

Jak budować zaangażowanie na co dzień? Regularnie komunikuj cele zespołu i firmy, pokazuj, jak indywidualna praca przyczynia się do większego sukcesu, dawaj autonomię w wykonywaniu zadań, inwestuj w rozwój kompetencji.

Zarządzanie komunikacją - klucz do zdrowego zespołu

Jako lider jesteś odpowiedzialny za przepływ informacji w zespole. To oznacza nie tylko przekazywanie wiadomości z góry na dół, ale także słuchanie, co dzieje się w zespole, dbanie o przepływ pracy na podstawie informacji o nieobecnościach, reagowanie na sygnały o problemach, moderowanie konfliktów.

Praktyczna rada - wprowadź regularne, krótkie spotkania zespołu np. 15-minutowe rundy raz w tygodniu, gdzie każdy może podzielić się tym, nad czym pracuje, z jakimi wyzwaniami się mierzy i czego potrzebuje od innych.

Jak rozwijać kompetencje HR, gdy masz "tysiąc innych rzeczy na głowie"?

Metoda małych kroków w praktyce

Zacznij od jednego obszaru, który sprawia Ci najwięcej problemów. Zobacz na przykłady konkretnych działań i wybierz te, które są dla Ciebie dobre - lubisz w ten sposób pozyskiwać nową wiedzę albo Twój tryb dnia pozwala na takie aktywności :

• słuchaj podcastów o HR i zarządzaniu podczas dojazdu do pracy np. inspirujących rozmów z liderami, które prowadzi Monika Ciesielska w “Top Leaders Club” lub w “Skrzydlatym HR” czy wywiady Karola Kapuścińskiego z ekspertami w “Szczerze o HR-ze”,
• czytaj artykuły o zarządzaniu zespołem - tych nie brakuje w internecie czy prasie branżowej,
• bierz udział w webinarach np. od Leaders Island,
• zapisz się na newsletter z praktycznymi wskazówkami dla managerów np. praktyczny, narzędziowy newsletter od Dominiki Maciejak ze Skillpoint. [możesz też zapisać się na Prasówkę od Calamari - przypisek red.:)]

Szukaj gotowych narzędzi

Nie wynajduj koła na nowo. Korzystaj ze sprawdzonych rozwiązań, które możesz łatwo dostosować do swojej sytuacji. Możesz skorzystać z praktycznych narzędzi, które pomogą Ci realizować zadania managerskie:

• szablony do planowania rekrutacji czy prowadzenia rozmów rekrutacyjnych
• checklisty onboardingowe (np. mojego autorstwa)
• formularze do prowadzenia rozmów o rozwoju
• scenariusze trudnych rozmów
• karty z konkretnymi pytaniami, które pomogą Ci zaprojektować pytania na spotkania zespołowe

Ucz się od innych

Najcenniejsza wiedza często pochodzi od ludzi w podobnej sytuacji - to może być na przykład wymiana doświadczeń, radzenie się, wspólne szukanie odpowiedzi na podobne pytania czy po prostu możliwość podzielenia się swoją perspektywą i pozyskania informacji zwrotnej. Poszukaj innych liderów z Twojej w swojej okolicy lub branży.

Gdzie szukać? Może sprawdzisz:

• lokalne grupy networkingowe dla przedsiębiorców
• grupy branżowe na LinkedIn
• meetupy dla managerów
• grupy mastermind

Poznaj siebie jako lidera

Żeby skutecznie zarządzać innymi, musisz najpierw zrozumieć siebie. 

• Jakie są Twoje naturalne mocne strony w pracy z ludźmi? 
• Co Ci sprawia trudność? 
• Jak reagujesz w sytuacjach niestandardowych? 

Ta wiedza o sobie pomoże Ci świadomie podejmować działania, przewidywać swoje zachowanie, planować rozwój. Znając siebie utrzymasz spójność w działaniu, a zespół będzie lepiej Ciebie “czytał” - to pomoże budować dobre środowisko pracy, bezpieczeństwo i zaufanie.

Jakie są przykładowe sposoby na lepsze poznanie siebie?

• regularna autorefleksja - np. cotygodniowe podsumowanie, co poszło dobrze, co można poprawić, jak reagowałem i dlaczego, z czego jestem zadowolony, a z czego nie,
• prośba o feedback od zespołu - w ankiecie, podczas rozmów czy w inny wybrany przez Ciebie sposób
• narzędzia do badania kompetencji, stylu zachowania i działania, Twoich motywacji, ról zespołowych np.  DISC czy FRIS - jako punkt wyjścia do refleksji
• konsultacje z coachem lub mentorem

Czy warto inwestować w rozwój kompetencji HR?

Zdecydowanie tak. Inwestycja w umiejętności zarządzania ludźmi jest jedną z najlepszych, które możesz poczynić jako lider. Dlaczego?

Lepsze zarządzanie zespołem oznacza wyższe wyniki, niższą rotację pracowników, lepszą atmosferę w pracy, mniej konfliktów do rozwiązywania, więcej czasu na strategiczne zadania.

Stwórz dla siebie plan rozwoju. Od czego zacząć?

• oceń obecną sytuację - zastanów się, które obszary w zarządzaniu zespołem sprawiają Ci największe trudności, a co jest Twoją mocną stroną,
• wybierz jeden priorytet, którym zajmiesz się na start,
• znajdź źródło wiedzy - podcast, blog, książka, kurs online,
• wyznacz sobie regularne "okienka" na naukę - choćby 30 minut tygodniowo,
• testuj w praktyce - stosuj nową wiedzę w codziennej pracy,
• szukaj wsparcia - znajdź mentora lub grupę, z którą możesz dzielić się doświadczeniami,
• zbieraj informację zwrotną na temat swojego działania od osób, które obserwują Ciebie w codziennym działaniu, które są uważne i dobrze Ci życzą.

Podsumowanie

Bycie liderem oznacza również bycie architektem kultury organizacyjnej - kształtujesz nie tylko procesy, ale przede wszystkim sposób, w jaki ludzie postrzegają swoją pracę i miejsce w firmie. To między innymi Twoje decyzje HR-owe wpływają na to, czy będziesz zarządzać zespołem zaangażowanych profesjonalistów, czy grupą pracowników wykonujących jedynie minimum. 

Nikt nie rodzi się z umiejętnością zarządzania zespołem - to kompetencja, którą można i warto świadomie rozwijać, szukając wsparcia, narzędzi i inspiracji tam, gdzie są dostępne.

‍