Praca zdalna w kodeksie pracy – najczęściej zadawane pytania

W związku z kwietniowymi zmianami w kodeksie pracy rodzi się wiele pytań związanych z koniecznością dostosowania polityki firm do nowych wytycznych. Postanowiliśmy zebrać te pytania i odpowiedzieć na nie, aby rozwiać Twoje wątpliwości.

Wprowadzenie definicji i regulacji pracy zdalnej to jedna z największych zmian, które przyniosła ze sobą nowelizacja kodeksu pracy. Jest ono odpowiedzią na oczekiwania pracowników i pracodawców oraz zmieniające się trendy na rynku pracy, na które wpływ miała również pandemia koronawirusa.

Poznaj odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania i dowiedz się wszystkiego, czego potrzebujesz, by prawidłowo zorganizować i zarządzać pracą zdalną i pracą hybrydową w swojej organizacji.

Dokumenty do przygotowanie

❔ Czy wniosek o pracę zdalną może zostać złożony w formie elektronicznej?

Tak. Wszystkie wnioski składane przez pracownika, w tym wniosek o pracę zdalną, mogą być złożone w postaci elektronicznej. Oznacza to, że wdrożenie pracy zdalnej może przebiec bez wykorzystania papierowych dokumentów.

Elektroniczne dokumenty mogą być następnie przechowywane w e-teczce pracownika.

❔ Czy przy składaniu elektronicznego wniosku o pracę zdalną wymagany jest podpis kwalifikowany?

Do wnioskowania o pracę zdalną w sposób elektroniczny nie jest wymagany podpis kwalifikowany. Pracodawca może zaakceptować dokument za pośrednictwem e-maila.

❔ Czy podczas składania wniosku o pracę zdalną okazjonalną należy każdorazowo wskazać miejsce wykonywania pracy zdalnej?

Tak. Zmiany w kodeksie pracy wyeliminowały tzw. Home Office, w którego pojawiło się sformalizowanie pracy zdalnej. Ze względu na to, że miejsce wykonywania pracy zdalnej okazjonalnej może być za każdym razem inne, należy je wskazać przy składaniu każdego wniosku o okazjonalną pracę zdalną.

❔ Na jakiej podstawie pracodawca może odrzucić wniosek o okazjonalną pracę zdalną?

Wniosek o okazjonalną pracę zdalną może zostać odrzucony bez uzasadniania przyczyny. W przypadku grup pracowników uprzywilejowanych (np. rodziców dzieci do lat 8) wniosek może zostać odrzucony jedynie ze względu na organizację pracy lub rodzaj wykonywanej pracy).

❔ Czy potwierdzony w pulpicie pracowniczym wniosek o pracę zdalną trzeba drukować i wpinać do akt?

Jeżeli wniosek o pracę zdalną został złożony w formie elektronicznej, nie ma obowiązku drukowania go. Powinien jednak zostać dołączony do e-teczki pracownika.

Regulamin pracy zdalnej

❔ Czy regulamin pracy zdalnej należy konsultować z przedstawicielami pracowników, jeżeli w firmie nie ma związków zawodowych?

Tak. Jest to prawny obowiązek pracodawcy.

❔ Czy w regulaminie pracy zdalnej może znaleźć się zapis “Praca zdalna częściowa zgodnie z harmonogramem ustalonym z przełożonymi”?

Tak. Na harmonogramach czasu pracy można dodać znacznik i w momencie planowania przez przełożonego harmonogramu na kolejny miesiąc, można zdecydować i ustalić pracę zdalną z pracownikami. Może zostać to również rozwiązane poprzez wniosek o pracę zdalną ustalony z pracodawcą.

Aneks do umowy

❔ Czy należy podpisywać aneks do umowy, jeżeli w firmie jest regulamin pracy zdalnej?

Nie jest to konieczne. W ustawie zapisano, że należy dokonać porozumienia z pracownikiem. Aneks do umowy jest tylko jedną z form takiego porozumienia, ale nie jedyną. Może zostać również zawarte porozumienie dotyczące pracy zdalnej. W trakcie zatrudnienia porozumienie może również nastąpić na wniosek pracownika lub z inicjatywy pracodawcy

❔ Czy w aneksie do umowy o pracę powinien znaleźć się zapis na temat tego, ile dni miesięcznie pracownik będzie wykonywał obowiązki zdalnie, a ile z biura?

Tak. W aneksie powinna znaleźć się dokładna informacja o liczbie dni, które pracownik wykonuje swoje obowiązki z domu, a ile z biura.

❔ Jak prawidłowo wskazać miejsce wykonywania pracy zdalnej w aneksowanej umowie? Czy wystarczy podać jedynie miejscowość jej wykonywania?

W aneksowanej umowie powinno znaleźć się dokładne miejsce wykonywania pracy zdalnej – może być to miejsce zamieszkania zgodne z systemem kadrowym lub zgodne z oświadczeniem pracownika. Nie musi być to jednak dokładny adres. Może być to taka informacja, jak: “mieszkanie”, “dom rodziców”, “działka pod miastem x”.

❔ Czy uzgodnienie dotyczące pracy zdalnej należy zarchiwizować w aktach pracownika?

Tak. Uzgodnienie zasad pracy zdalnej z uwzględnieniem wymiaru tej pracy w postaci aneksu do umowy należy dołączyć do akt pracowniczych. Forma dokumentu (elektroniczna lub papierowa), zależy od tego, w jaki sposób w firmie przechowywane są dane osobowe pracownika - czyli e-teczka pracownicza.

Koszty pracy zdalnej

❔ Czy ryczałt powinien być wypłacony wstecz?

Nie W związku z zasadą, że prawo nie działa wstecz, wszystkie zmiany i rozliczenia dotyczą okresu od kwietnia 2023 roku.

❔ Czy pracownik może się zrzec ryczałtu?

Nie. Pracownik nie może zrzec się ryczałtu. Koszty pracy zdalnej muszą zostać pokryte przez pracodawcę w ramach ekwiwalentu (pokrycia faktycznych kosztów) lub ryczałtu (według ustalonej stawki stałej).

❔ Czy należy pomniejszyć ryczałt o czas nieobecności pracownika?

Tak. Ryczałt należy korygować w oparciu o dni, w które pracownik miał pracować zdalnie, ale z jakiegoś powodu do tego nie doszło (np. ze względu na urlop lub chorobę). Wynika to z faktu, że ryczałt jest kompensatą za koszty związane z pracą poniesione przez pracownika.

❔ Czy w przypadku pracy hybrydowej należy pomniejszyć ryczałt o dni, które pracownik wykonuje obowiązki z biura?

Tak. Zgodnie z tym, że ryczałt jest formą rekompensaty za poniesione przez pracownika koszty związane z wykonywaniem pracy, należy go pomniejszyć o dni, w które pracownik z jakiegoś powodu pracował stacjonarnie zamiast z biura, lub jak w przypadku poprzedniej sytuacji, o dni, w które miał wykonywać obowiązki z domu, ale do tego nie doszło (np. z powodu urlopu lub choroby).

❔ Czy przy wprowadzeniu zasady 3 dni pracy w biurze i 2 dni pracy w domu można najpierw odliczyć dni z pracy okazjonalnej, a dopiero potem naliczać ryczałt?

Nie. Ustalenie pomiędzy pracownikiem i pracodawcą konkretnych dni wykonywania pracy zdalnie i z biura kwalifikuje się jako praca zdalna częściowa. W tym wypadku dni pracy zdalnej ustalone w tym porozumieniu nie mogą być uznawane za dni pracy zdalnej okazjonalnej.

❔ Jak ustalić ryczałt w przypadku pracownika zdalnego pracującego za granicą?

Należy ustalić, ile kosztuje prąd i internet w miejscu pracy zdalnej pracownika. Na tej podstawie sprawdzamy, czy określony ryczałt jest odpowiedni.

W przypadku pracownika pracującego na terenie Unii Europejskiej należy dodatkowo sprawdzić umowę ubezpieczenia społecznego. Jeżeli pracownik wykonuje woje obowiązki przez ponad 183 dni za granicą, należy wziąć również pod uwagę kwestie związane z rezydencją podatkową.

❔ Jak często należy rozliczać ryczałt?

Ryczałt należy rozliczaj nie rzadziej niż w cyklach w jakich wypłacane jest wynagrodzenie. W zależności więc od tego, jak często jest ono wypłacane, tak często powinien być również wypłacany ryczałt.

❔ Jak rozliczyć ryczałt za kwiecień 2023?

Ryczałt należy rozliczyć za dni przepracowane zdalnie przez pracownika od 7 kwietnia włącznie. Pierwsze dni kwietnia sprzed wejścia w życie przepisów, nie podlegają tym zasadom, czyli nie trzeba wypłacać za nie ryczałtu.

❔ Czy pracodawcy muszą zwracać pracownikom koszty za pozostałe media (np. wodę)?

Nie. Pracodawca ma obowiązek pokrycia jedynie kosztów w zakresie użycia mediów niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej - czyli energii elektrycznej oraz Internetu. Nie trzeba więc pokrywać kosztów zużycia innych mediów,

Praca zdalna okazjonalna

❔ Czy można wydłużyć wewnątrzzakładowy wymiar czasu pracy zdalnej okazjonalnej?

Nie. Wykonywanie obowiązków w ramach pracy zdalnej w wymiarze ponad 24 dni traktowane jest jako częściowa praca zdalna i w ty wypadku należy rozliczyć z pracownikiem koszty pracy zdalnej. Zwiększony limit pracy zdalnej okazjonalnej w firmie jest nieważny w świetle widzenia prawa.

❔ Czy zmiana pracodawcy w trakcie roku kalendarzowego na wpływ na limit okazjonalnej pracy zdalnej?

Nie. Pracownik ma prawo wystąpić w roku kalendarzowym o 24 dni pracy zdalnej okazjonalnej. W przypadku zmiany pracy, poprzedni pracodawca powinien zawrzeć liczbę dni przepracowanych w ramach okazjonalnej pracy zdalnej w świadectwie pracy pracownika, by umożliwić kolejnemu pracodawcy prawidłowe ustalenie pozostałego wymiaru okazjonalnej pracy zdalnej.

❔ Czy w związku z wejściem nowych zasad w życie od 7 kwietnie 2023 limit wymiaru czasu pracy zdalnej okazjonalnej za 2023 rok zostanie proporcjonalnie zmniejszony?

Nie. Data wejścia w życie przepisów nie ma wpływu na zmianę limitu urlopowego okazjonalnej pracy zdalnej w 2023 roku. Pracownik ma możliwość wykorzystania 24 dni okazjonalnej pracy zdalnej w 2023 roku.

Pozostałe pytania

❔ Czy pracownik może wykonywać pracę zdalną z więcej niż jednego miejsca?

Tak. Każde miejsce ustalone każdorazowo z pracodawcą, na które wyrazi zgodę, może być miejscem wykonywania pracy zdalnej. Należy jednak upewnić się, że pracownik zadba o bezpieczeństwo i prywatność danych np. podczas pracy w kawiarence internetowej.

❔ Kiedy wniosek o pracę zdalną jest dla pracodawcy wiążący?

Wniosek o pracę zdalną jest wiążący dla pracodawcy w przypadku:

• pracownicy w ciąży,
• pracownika - rodzica, którego dziecko posiada orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności,
• pracownika wychowującego dziecko do 4 roku życia,
• pracownika opiekującego się innym członkiem najbliższej rodziny lub osobą, z którą prowadzi wspólne gospodarstwo domowe, jeżeli posiada orzeczenie o niepełnosprawności lub o znacznym stopniu niepełnosprawności.

❔ Kiedy pracodawca może polecić pracownikowi pracę zdalną?

Bez uzgodnienia z pracownikiem pracodawca może polecić wykonywanie pracy zdalnej w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii oraz w okresie do 3 miesięcy po ich odwołaniu, a także w okresie, w którym pracodawca tymczasowo nie jest w stanie zapewnić bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w miejscu pracy z powodu siły wyższej.

❔ Czy pracodawca musi uwzględnić wniosek pracownika o pracę zdalną okazjonalną?

Nie. Wniosek o pracę zdalną okazjonalną nie jest dla pracodawcy wiążący, w związku z czym może odmówić uwzględnienia go.

❔ Czy pracodawca może przeprowadzić badanie trzeźwości pracowników podczas wykonywania pracy zdalnej?

W przypadku pracowników zdalnych, których praca nie niesie za sobą wysokiego ryzyka dla zdrowia, życia lub mienia nie ma przesłanek, aby mogli oni zostać objęci kontrolą trzeźwości. W sytuacji, gdyby jednak spełniali te przesłanki w związku na charakter pracy, mogą zostać objęci odpowiednią kontrolą.

❔ Czy pracodawca ma prawo kontroli bezpieczeństwa i higieny pracy?

Tak. Na zasadach ustalonych w porozumieniu ze związkami, w regulaminie pracy zdalnej, poleceniu pracy zdalnej lub indywidualnym porozumieniu z pracownikiem pracodawca ma prawo do kontroli w zakresie BHP.

Podsumowanie

Mając już niezbędną wiedzę na temat zasad i organizacji pracy zdalnej, pamiętaj, by zadbać również o to, aby wszyscy w Twojej organizacji wiedzieli, kto pracuje zdalnie, a kto jest obecny w biurze. Dzięki Calamari możesz zrobić to w prosty sposób, podążając za wskazówkami opisanymi w naszym artykule](https://calamari.pl/blog/kodeks-pracy-2023-nowe-urlopy-i-praca-zdalna-w-programie-do-ewidencji-czasu-pracy).