Praca zdalna w kodeksie pracy – najczęściej zadawane pytania

Praca poza biurem stała się standardem regulowanym przez prawo. Jednak dla właścicieli firm i działów HR wdrożenie nowych przepisów to często wciąż spore wyzwanie organizacyjne. W tym artykule rozkładamy na czynniki pierwsze przepisy dotyczące home office, aby pomóc przedsiębiorcom sprawnie zarządzać rozproszonym zespołem i spać spokojnie.

Praca zdalna - co to jest i na czym dokładnie polega?

Praca zdalna to zgodnie z art. 67 (18) Kodeksu pracy forma wykonywania obowiązków służbowych całkowicie lub częściowo poza siedzibą firmy. Pracownik może pracować w miejscu przez siebie wskazanym i uzgodnionym z pracodawcą – najczęściej w domu, ale także w dowolnej lokalizacji spełniającej warunki techniczne i lokalowe. Najczęściej jest to miejsce zamieszkania zatrudnionego. Istotą tego trybu pracy jest realizacja obowiązków służbowych w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Praca zdalna może być wdrażana na różnych zasadach. Pierwsza możliwość to uzgodnienie już przy zawieraniu umowy o pracę, że stanowisko będzie w całości lub częściowo zdalne. Druga opcja zakłada zmianę warunków zatrudnienia w trakcie trwania stosunku pracy – wtedy wymagane jest porozumienie obu stron. Istnieje też trzeci wariant, gdy pracodawca wydaje polecenie pracy zdalnej w szczególnych okolicznościach, takich jak stan epidemii czy działanie siły wyższej.

Praca zdalna a Kodeks pracy - najczęściej zadawane pytania

Wprowadzenie regulacji dotyczących pracy zdalnej budzi wiele wątpliwości u pracodawców i pracowników. W gąszczu przepisów łatwo się pogubić, dlatego zebraliśmy te najistotniejsze, które dotyczą codziennego funkcjonowania firmy. Czy polecenie pracy zdalnej jest zawsze wiążące? Jak rozliczać jej koszty? Wyjaśniamy.

Prawa i obowiązki pracodawcy i pracownika

❔Praca zdalna - prawa i obowiązki pracodawcy

Pracodawca wprowadzający pracę zdalną w swojej firmie musi spełnić szereg wymagań określonych w art. 67(24) Kodeksu pracy. Jego podstawowym obowiązkiem jest zapewnienie pracownikowi materiałów i narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania zadań zdalnie. Oznacza to przekazanie laptopa, telefonu służbowego, oprogramowania czy innych urządzeń technicznych umożliwiających pracę na danym stanowisku.

Firma musi zapewnić instalację, serwis i konserwację sprzętu albo zwrócić pracownikowi wydatki na te usługi. Do tego dochodzą koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do pracy. Pracodawca może pokrywać rzeczywiste koszty, wypłacać ekwiwalent pieniężny lub ustalić ryczałt odpowiadający przewidywanym wydatkom. Warto wiedzieć, że przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu lub ryczałtu należy uwzględnić normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, ich ceny rynkowe oraz normy zużycia energii elektrycznej.

Firma musi również określić procedury ochrony danych osobowych na potrzeby pracy zdalnej i przeprowadzić instruktaż w tym zakresie. To szczególnie ważne, gdy pracownicy mają dostęp do wrażliwych informacji klientów czy danych osobowych innych członków zespołu. Pracownik potwierdza w postaci papierowej lub elektronicznej zapoznanie się z procedurami i zobowiązuje się do ich przestrzegania.

Pracodawca ma też prawo zlecić pracę zdalną. Dotyczy to:

• sytuacji, gdy wykonywanie pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej;
• okresu obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu.

❔Jakie prawa i obowiązki obejmują pracownika wykonującego pracę zdalną?

Obowiązkiem pracownika jest złożenie oświadczenia, że ma odpowiednie warunki lokalowe i techniczne do pracy zdalnej. Musi zapewnić sobie miejsce, gdzie może bezpiecznie i skutecznie wykonywać swoje zadania.

Pracownik zobowiązany jest również do:

• do przestrzegania procedur ochrony danych osobowych określonych przez pracodawcę;
• organizacji stanowiska pracy z uwzględnieniem wymagań ergonomii;
• poinformowania pracodawcy, jeżeli zmienią się jego warunki lokalowe lub techniczne i uniemożliwi mu to pracę zdalną;
• złożenia oświadczenia, że zapoznał się z przygotowaną przez pracodawcę oceną ryzyka zawodowego, informacją zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej oraz ich przestrzegania.

Pracownik ma prawo do złożenia wniosku o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków zatrudnienia. To prawo działa w obie strony – także pracodawca może wystąpić z takim wnioskiem. Strony ustalają wtedy termin przywrócenia poprzednich warunków, jednak nie dłuższy niż 30 dni od otrzymania wniosku.

Istotne jest też prawo pracownika do przebywania na terenie zakładu pracy i korzystania z jego infrastruktury. Pracownik zdalny może kontaktować się z innymi członkami zespołu, korzystać z pomieszczeń i urządzeń firmy, zakładowych obiektów socjalnych i działalności socjalnej na zasadach przyjętych dla wszystkich. Praca zdalna nie oznacza wykluczenia z życia firmowego.

❔ Kontrola wykonywania pracy zdalnej - jak powinna wyglądać?

Kontrola wykonywania pracy zdalnej jest dopuszczalna i uregulowana prawnie. Pracodawca ma prawo sprawdzać efekty pracy i przestrzeganie wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji.

Ważne jest jednak, aby kontrola odbywała się w porozumieniu z pracownikiem, w miejscu wykonywania pracy zdalnej i w godzinach pracy pracownika. Nie może ona naruszać prywatności pracownika ani domowników.

Niezbędne dokumenty

❔ Czy wniosek o pracę zdalną może zostać złożony w formie elektronicznej?

Tak. Wszystkie wnioski składane przez pracownika, w tym wniosek o pracę zdalną, mogą być złożone w postaci elektronicznej. Oznacza to, że wdrożenie pracy zdalnej może przebiec bez wykorzystania papierowych dokumentów.

Elektroniczne dokumenty mogą być następnie przechowywane w e-teczce pracownika.

❔ Czy przy składaniu elektronicznego wniosku o pracę zdalną wymagany jest podpis kwalifikowany?

Do wnioskowania o pracę zdalną w sposób elektroniczny nie jest wymagany podpis kwalifikowany. Pracodawca może zaakceptować dokument za pośrednictwem e-maila.

❔ Czy podczas składania wniosku o pracę zdalną okazjonalną należy każdorazowo wskazać miejsce wykonywania pracy zdalnej?

Tak. Ze względu na to, że miejsce wykonywania pracy zdalnej okazjonalnej może być za każdym razem inne, należy je wskazać przy składaniu każdego wniosku o okazjonalną pracę zdalną.

❔ Na jakiej podstawie pracodawca może odrzucić wniosek o okazjonalną pracę zdalną?

Wniosek o okazjonalną pracę zdalną może zostać odrzucony bez uzasadniania przyczyny. W przypadku grup pracowników uprzywilejowanych (np. rodziców dzieci do lat 8) wniosek może zostać odrzucony jedynie ze względu na organizację pracy lub rodzaj wykonywanej pracy).

❔ Czy potwierdzony w pulpicie pracowniczym wniosek o pracę zdalną trzeba drukować i wpinać do akt?

Jeżeli wniosek o pracę zdalną został złożony w formie elektronicznej, nie ma obowiązku drukowania go. Powinien jednak zostać dołączony do e-teczki pracownika.

Wymagania dotyczące regulaminu pracy zdalnej

Regulamin pracy zdalnej to dokument określający zasady wykonywania obowiązków służbowych poza siedzibą firmy (zasady wykonywania pracy zdalnej). Jego sporządzenie ułatwia zarządzanie zespołem.

❔ Czy regulamin pracy zdalnej należy konsultować z przedstawicielami pracowników, jeżeli w firmie nie ma związków zawodowych?

Tak. Jest to prawny obowiązek pracodawcy.

❔ Czy w regulaminie pracy zdalnej może znaleźć się zapis “Praca zdalna częściowa zgodnie z harmonogramem ustalonym z przełożonymi”?

Tak. Na harmonogramach czasu pracy można dodać znacznik i w momencie planowania przez przełożonego harmonogramu na kolejny miesiąc, można zdecydować i ustalić pracę zdalną z pracownikami. Może zostać to również rozwiązane poprzez wniosek o pracę zdalną ustalony z pracodawcą.

Aneksowanie umowy o pracę

❔ Czy należy podpisywać aneks do umowy, jeżeli w firmie jest regulamin pracy zdalnej?

Nie jest to konieczne. W ustawie zapisano, że należy dokonać porozumienia z pracownikiem. Aneks do umowy jest tylko jedną z form takiego porozumienia, ale nie jedyną. Może zostać również zawarte porozumienie dotyczące pracy zdalnej. W trakcie zatrudnienia porozumienie może również nastąpić na wniosek pracownika lub z inicjatywy pracodawcy

❔ Czy w aneksie do umowy o pracę powinien znaleźć się zapis na temat tego, ile dni miesięcznie pracownik będzie wykonywał obowiązki zdalnie, a ile z biura?

Tak. W aneksie powinna znaleźć się dokładna informacja o liczbie dni, które pracownik wykonuje swoje obowiązki z domu, a ile z biura.

❔ Jak prawidłowo wskazać miejsce wykonywania pracy zdalnej w aneksowanej umowie? Czy wystarczy podać jedynie miejscowość jej wykonywania?

W aneksowanej umowie powinno znaleźć się dokładne miejsce wykonywania pracy zdalnej – może być to miejsce zamieszkania zgodne z systemem kadrowym lub zgodne z oświadczeniem pracownika. Nie musi być to jednak dokładny adres. Może być to taka informacja, jak: “mieszkanie”, “dom rodziców”, “działka pod miastem x”.

❔ Czy uzgodnienie dotyczące pracy zdalnej należy zarchiwizować w aktach pracownika?

Tak. Uzgodnienie zasad pracy zdalnej z uwzględnieniem wymiaru tej pracy w postaci aneksu do umowy należy dołączyć do akt pracowniczych. Forma dokumentu (elektroniczna lub papierowa), zależy od tego, w jaki sposób w firmie przechowywane są dane osobowe pracownika - czyli e-teczka pracownicza.

Koszty pracy zdalnej i wypłata ryczałtu

❔ Czy ryczałt powinien być wypłacony wstecz?

Nie W związku z zasadą, że prawo nie działa wstecz, wszystkie zmiany i rozliczenia dotyczą okresu od kwietnia 2023 roku.

❔ Czy pracownik może się zrzec ryczałtu?

Nie. Pracownik nie może zrzec się ryczałtu. Koszty pracy zdalnej muszą zostać pokryte przez pracodawcę w ramach ekwiwalentu (pokrycia faktycznych kosztów) lub ryczałtu (według ustalonej stawki stałej).

❔ Czy należy pomniejszyć ryczałt o czas nieobecności pracownika?

Tak. Ryczałt należy korygować w oparciu o dni, w które pracownik miał pracować zdalnie, ale z jakiegoś powodu do tego nie doszło (np. ze względu na urlop lub chorobę). Wynika to z faktu, że ryczałt jest kompensatą za koszty związane z pracą poniesione przez pracownika.

❔ Czy w przypadku pracy hybrydowej należy pomniejszyć ryczałt o dni, które pracownik wykonuje obowiązki z biura?

Tak. Zgodnie z tym, że ryczałt jest formą rekompensaty za poniesione przez pracownika koszty związane z wykonywaniem pracy, należy go pomniejszyć o dni, w które pracownik z jakiegoś powodu pracował stacjonarnie zamiast z biura, lub jak w przypadku poprzedniej sytuacji, o dni, w które miał wykonywać obowiązki z domu, ale do tego nie doszło (np. z powodu urlopu lub choroby).

❔ Czy przy wprowadzeniu zasady 3 dni pracy w biurze i 2 dni pracy w domu można najpierw odliczyć dni z pracy okazjonalnej, a dopiero potem naliczać ryczałt?

Nie. Ustalenie pomiędzy pracownikiem i pracodawcą konkretnych dni wykonywania pracy zdalnie i z biura kwalifikuje się jako praca zdalna częściowa. W tym wypadku dni pracy zdalnej ustalone w tym porozumieniu nie mogą być uznawane za dni pracy zdalnej okazjonalnej.

❔ Jak ustalić ryczałt w przypadku pracownika zdalnego pracującego za granicą?

Należy ustalić, ile kosztuje prąd i internet w miejscu pracy zdalnej pracownika. Na tej podstawie sprawdzamy, czy określony ryczałt jest odpowiedni.

W przypadku pracownika pracującego na terenie Unii Europejskiej należy dodatkowo sprawdzić umowę ubezpieczenia społecznego. Jeżeli pracownik wykonuje swoje obowiązki przez ponad 183 dni za granicą, należy wziąć również pod uwagę kwestie związane z rezydencją podatkową.

❔ Jak często należy rozliczać ryczałt?

Ryczałt należy rozliczaj nie rzadziej niż w cyklach w jakich wypłacane jest wynagrodzenie. W zależności więc od tego, jak często jest ono wypłacane, tak często powinien być również wypłacany ryczałt.

❔ Czy pracodawcy muszą zwracać pracownikom koszty za pozostałe media (np. wodę)?

Nie. Pracodawca ma obowiązek pokrycia jedynie kosztów w zakresie użycia mediów niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej - czyli energii elektrycznej oraz internetu. Nie trzeba więc pokrywać kosztów zużycia innych mediów,

Zasady pracy zdalnej okazjonalnej

❔ Czy można wydłużyć wewnątrzzakładowy wymiar czasu pracy zdalnej okazjonalnej?

Nie. Wykonywanie obowiązków w ramach pracy zdalnej w wymiarze ponad 24 dni traktowane jest jako częściowa praca zdalna i w tym wypadku należy rozliczyć z pracownikiem koszty pracy zdalnej. Zwiększony limit pracy zdalnej okazjonalnej w firmie jest nieważny w świetle widzenia prawa.

❔ Czy zmiana pracodawcy w trakcie roku kalendarzowego na wpływ na limit okazjonalnej pracy zdalnej?

Nie. Pracownik ma prawo wystąpić w roku kalendarzowym o 24 dni pracy zdalnej okazjonalnej. W przypadku zmiany pracy, poprzedni pracodawca powinien zawrzeć liczbę dni przepracowanych w ramach okazjonalnej pracy zdalnej w świadectwie pracy pracownika, by umożliwić kolejnemu pracodawcy prawidłowe ustalenie pozostałego wymiaru okazjonalnej pracy zdalnej.

❔ Czy w związku z wejściem nowych zasad w życie od 7 kwietnia 2023 limit wymiaru czasu pracy zdalnej okazjonalnej za 2023 rok zostanie proporcjonalnie zmniejszony?

Nie. Data wejścia w życie przepisów nie ma wpływu na zmianę limitu urlopowego okazjonalnej pracy zdalnej w 2023 roku. Pracownik ma możliwość wykorzystania 24 dni okazjonalnej pracy zdalnej w 2023 roku.

Praca zdalna w Kodeksie pracy - podsumowanie

Mając już niezbędną wiedzę na temat zasad i organizacji pracy zdalnej, pamiętaj, by zadbać również o to, aby wszyscy w Twojej organizacji wiedzieli, kto pracuje zdalnie, a kto jest obecny w biurze. Dzięki Calamari możesz zrobić to w prosty sposób, podążając za wskazówkami opisanymi w naszym artykule.

‍

Źródło:

Dz.U.2025.0.277 t.j. - Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - Rozdział IIc.