Wykorzystywanie wizerunku pracownika w firmie w różnych celach to temat, który nie raz wzbudza wiele niejasności. Sprawdź, na jakich zasadach pracodawca może wykorzystywać wizerunek pracownika do ewidencji czasu pracy, a kiedy nie jest to możliwe.
Wizerunek pracownika a dane biometryczne
Zgodnie z art. 4. pkt. 14. RODO danymi biometrycznymi nazywany dane osobowe wynikające ze specjalnego przetwarzania technicznego. Dotyczą cech fizjologicznych, fizycznych lub behawioralnych osoby fizycznej i umożliwiają jej jednoznaczną identyfikację, np. wizerunek twarzy.
Zakres dopuszczalności przetwarzania danych biometrycznych pracownika określony jest zaś w przepisach Kodeksu pracy. W przypadku osoby, która ubiega się o zatrudnienie, jej zgoda jest podstawą do przetwarzania szczególnych kategorii danych osobowych, w tym danych biometrycznych, gdy ich przekazanie wynikało z inicjatywy ubiegającego się o pracę.
Jeśli jakaś dana nie spełniał wszystkich powyższych wymagań, nie jest uznawana za daną biometryczną.
Obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy
Zgodnie z Kodeksem pracy rejestrowanie przepracowanych przez pracowników godzin należy do obowiązków pracodawcy. Jest on zobowiązany do prowadzenia dokumentacji i odpowiedniego jej przechowywania. Ze względu na możliwość prowadzenia jej zarówno w formie papierowej jak i elektronicznej, większość nowoczesnych firm zdecydowała się na tę drugą opcję.
Niesie ona ze sobą mnóstwo korzyści, jednak ma również swoje wady. Jedną z nich jest buddy punching - praktyka polegająca na tym, że jeden pracownik odnotowuje obecność za innego pracownika. Możliwość rejestrowania wizerunku pracownika podczas rozpoczynania i kończenia dnia pracy jest jednym z najłatwiejszych sposobów zapobiegania tej praktyce.
Wizerunek pracownika w ewidencji czasu pracy
Jeśli pracownik wyrazi zgodę na użycie dostarczonego przez niego zdjęcia, a pracodawca nie korzysta z programu, który pozwala porównanie tego zdjęcia z cechą biometryczną osoby, na podstawie której miałaby zostać potwierdzona jej tożsamość, to przetwarzanie przez pracodawcę takiego zdjęcia nie jest uznawane za przetwarzanie danej biometrycznej.
W związku z tym przetwarzanie wizerunku danej osoby zazwyczaj nie jest równoważne z przetwarzaniem danych biometrycznych.
Programy do ewidencji czasu pracy takie jak Calamari nie posiadają algorytmów zdolnych do analizowania wizerunku osoby i ustalenia jej tożsamości. Podczas rejestrowania obecności program wykonuje zdjęcie pracownika, jednak dostęp do niego posiadają jedynie uprawnione do tego osoby - pracodawca i upoważnione przez niego osoby. Są one odpowiedzialne za osobistą weryfikację czy na zdjęciu jest odpowiedni pracownik. Z tego względu robienie zdjęć podczas rejestrowania czasu pracy nie jest przetwarzaniem danych biometrycznych.
Zgodnie z powyższym, nie istnieje żadna przesłanka przeciwko robieniu zdjęć pracownikom podczas odnotowywania ich obecności w pracy przy użyciu narzędzia do ewidencji czasu pracy.
Warto zaznaczyć, że w takiej sytuacji pracodawca nie musi posiadać zgody pracowników do zapisywania zdjęć w czasie rejestrowania godzin wejścia i wyjścia, jednak wykorzystanie wizerunku pracownika w tym celu powinno zostać określone w regulaminie pracy. Jeśli organizacja nie posiada regulaminu, informację o zarejestrowaniu wizerunku pracodawca powinien przekazać nowo zatrudnionej osobie w ciągu 7 dni od podpisania umowy o pracę.
Podsumowanie
Przetwarzanie danych osobowych i danych biometrycznych pracowników to złożony proces, którego prawne niuanse nie zawsze są oczywiste, jednak ewidencjonowanie czasu pracy z wykorzystaniem wizerunku pracownika jest zgodne zarówno z RODO jak i z polskim Kodeksem pracy.
Jeśli chcesz wiedzieć więcej an temat ewidencji czasu pracy i zgodności z normami prawnymi obowiązującymi w Polsce, skontaktuj się z nami!
