Wykorzystujemy pliki cookies do działania naszej witryny, a także do celów analitycznych i reklamowych. Możesz włączyć lub wyłączyć pliki cookie w zależności od potrzeb. Więcej informacji znajdziesz w naszej Polityce prywatności.
11 możliwości elektronicznych wniosków urlopowych, które ułatwią ewidencję urlopów w firmie
2022-06-03
W erze popularyzacji pracy zdalnej, elektroniczna ewidencja urlopów to narzędzie niezbędne w każdej firmie. Sprawdź wszystkie zalety programu do zarządzania nieobecnościami zarówno w pracy zdalnej, pracy hybrydowej jak i pracy w biurze i dowiedz się, jak pomoże Ci zoptymalizować pracę w firmie.
Ze względu na pandemię koronawirusa, firmy masowo przeszły na pracę zdalną. Wiązało się z tym również przejście na inny sposób zarządzania organizacją - za pośrednictwem internetu, przy wykorzystaniu takich narzędzi jak: elektroniczna lista obecności, ewidencja czasu pracy online i elektroniczne wnioski urlopowe. Dzięki nim zarządzanie pracownikami w firmie staje się znaczne prostsze i pomaga oszczędzić czas pracowników HR.
Poznaj zalety elektronicznego zarządzania nieobecnościami z Calamari i skorzystaj z dwutygodniowego, darmowego okresu próbnego, aby przetestować wszystkie możliwości systemu!
11 zalet programu do ewidencji urlopów
Automatyzacja powtarzalnych procesów to nowoczesny trend, który pozwala zoptymalizować działanie firmy, oszczędzić czas oraz pieniądze i stworzyć sprawnie działający ekosystem, wewnątrz którego wszystkie informacje przekazywane są możliwie najszybciej. Poznaj 11 najciekawszych funkcjonalności Calamari Leave i dowiedz się, ile dzięki nim może zyskać Twoja organizacja.
1. Powiadomienia o wnioskach urlopowych
Proces akceptacji wniosku urlopowego w tradycyjnej formie zajmuje dużo czasu i jest podatny na błędy - zgubione wnioski, brak czasu pracowników będących w procesie akceptacji, problem ze zweryfikowaniem wniosku. Dzięki Calamari, w momencie złożenia wniosku urlopowego, manager (a także inne osoby, które wchodzą w skład procesu akceptacji wniosku dla danego pracownika) zostaje poinformowany o tym fakcie za pośrednictwem maila, aplikację mobilną bądź integrację ze Slackiem, jeśli firma korzysta z takiego oprogramowania.
W momencie, gdy wniosek zostanie rozpatrzony, pracownik również zostanie poinformowany o podjętej decyzji na maila, aplikację mobilną oraz Slacka. W ten sposób nie tylko wniosek może zostać rozpatrzony w końcu kilku chwil, ale też informacja o nim momentalne dotrze do pracownika. W momencie akceptacji urlopu, wniosek pojawi się w kalendarzu, dzięki czemu wszyscy w firmie bądź zespole będą wiedzieć, kto danego dnia będzie nieobecny.
2. Widok nieobecności w kalendarzu firmowym
Dobry przepływ informacji na temat nieobecności pracowników jest kluczem do optymalnej organizacji czasu pracy. Dzięki temu, że pracownicy mogą na bieżąco sprawdzić, kto będzie danego dnia - lub w danych godzinach - nieobecny, mogą lepiej zaplanować swój czas pracy w danym tygodniu w dniu.
Dzięki temu, że Calamari umożliwia synchronizację kalendarza nieobecności z firmowym kalendarzem - na przykład iCalendar lub Google Calendar - możliwe jest naniesienie nie tylko nieobecności, ale również spotkań i innych wydarzeń firmowych w jednym miejscu, dzięki czemu pracownicy mają dokładny wgląd w bieżącą sytuację. Wszystkie zmiany w nieobecnościach - nowe urlopy, anulowane urlopy czy zwolnienia chorobowe - automatycznie pojawiają się w kalendarzu w momencie złożenia wniosku ze statusem oczekującym, a w wypadku akceptacji - ze statusem zaakceptowanym.
3. Dostęp do limitów urlopowych
Tym, co dodatkowo ułatwia pracownikom organizację swojego czasu i planowanie nieobecności w Calamari, jest dostęp do limitów urlopowych. Każdy z pracowników może w odpowiednim miejscu menu sprawdzić, ile dni każdego z dostępnych rodzajów urlopów pozostało mu do wykorzystania. Dzięki temu zawsze wiedzą, ile dni pozostało im do wykorzystania i nie muszą udawać się do działu HR w celu sprawdzenia swoich limitów.
Opcja ta przydaje się również w momencie, w którym wystąpią nieprawidłowości w czasie pracy ze strony zarówno pracownika jak i pracodawcy. W każdej chwili możliwe jest sprawdzenie w systemie archiwalnych wniosków i zaakceptowanych urlopów, dzięki czemu wszystkie niejasności mogą zostać w każdej chwili zweryfikowane.
4. Dostęp w każdej chwili i z każdego miejsca
Calamari to program do ewidencji urlopów, który przechowuje dane w dobrze zabezpieczonej chmurze. Oznacza to, że do zalogowania się na swoje konto, pracownik musi posiadać swój login oraz hasło, a także urządzenie z internetem. Jeśl admnistrator konta firmowego nie ogranczy dostępu do strony pracownikom, mogą oni zarządzać swoimi kontami pracowniczymi z dowolnego miejsca i o każdej porze.
Zespół Calamari cały czas dba o bezpieczeństwo przechowywanych danych i prowadzi prace serwisowe mające na celu poprawienie działania aplikacji i utrzymywanie bezpieczeństwa, dzięki temu możesz mieć pewność, że Twoje dane są bezpieczne.
Niezwykłym ułatwieniem dla działu HR jest automatyzacja tworzenia raportów ewidencji urlopów. Wszystkie dane dotyczące nieobecności są automatycznie zapisywane w systemie, a w celu wygenerowania raportu wystarczy wejść w zakładkę “Raporty” i wybrać pracowników, wybrany przedział czasu i inne filtry, by następne wygenerować raport.
Calamari umożliwia wyeksportowanie takiego raportu do wielu popularnych formatów zgodnych ze standardami programów kadrowo-płacowych.
6. Dostosowanie do różnych polityk urlopowych
Calamari jest narzędziem dostosowanym do obsługiwania polityk urlopowych firm z całego świata. Oznacza to, że zarówno firmy polskie jak i zagraniczne mogą bez problemu skonfigurować program do zarządzania urlopami zgodne z obowiązującym prawem.
Możliwe jest również ustawienie różnych polityk urlopowych dla pracowników tej samej organizacji, dzięki czemu międzynarodowe firmy również nie będą miały problemu z zarządzaniem nieobecnościami pracowników w Calamari.
7. Nakładające się wnioski urlopowe
Managerowie mają trudne zadanie podczas podejmowania decyzji o akceptacji zgłoszenia o urlop pracownika. Muszą widzieć, jak jego nieobecności odbije się na innych w zespole, ale też w całej organizacji. Ze względu na to wyposażyliśmy Calamari w funkcjonalność, która już na poziomie okna akceptacji wniosku wyświetla bieżące informacje o aktualnym obłożeniu nieobecnościami w czasie, w jakim wnioskodawca chce uzyskać wolne. Możliwe jest filtrowanie na podstawie zespołów, stanowisk i innych filtrów.
Dzięki temu, proces akceptacji jest dla managera bardziej przejrzysty i pozwala oszczędzić czas na weryfikację danych, a także podjąć decyzję, która z punktu widzenia całej organizacji będzie najkorzystniejsza.
8. Elastyczny proces akceptacji
W zależności od firmy, w procesie akceptowana wniosku urlopowego pracownika może być zaangażowana jedna bądź więcej osób. Z tego względu w Calamari można samodzielne ustalić liczbę etapów akceptacji wniosku lub ich brak.
Ta funkcjonalność sprawia, że Calamari sprawdzi się zarówno w organizacjach, w których proces akceptacji nie jest wymagamy, jak również w tych, w których jest on kilkuetapowy. W konfiguracji narzędzia w prosty sposób” można ustawić rodzaj procesu, który obowiązywać będzie danego pracownika lub zespół.
9. Integracja z narzędziami biznesowymi
W Calamari wiemy, jak ważna jest integracja pomiędzy narzędziami wykorzystywanymi w firmie. Z tego względu oferujemy wiele różnych integracj, które ułatwiają przekazywanie informacji na temat nieobecności w firmie. Wśród najpopularniejszych integracji znaleźć można:
Slack - za pośrednictwem którego można zgłosić nieobecność, zaakceptować ją, przekazywać cykliczne powiadomienia na temat nieobecności, a także wysyłać powiadomienia o nowych wnioskach urlopowych.
W Calamar podczas aplikowania o nieobecność możliwe jest dodanie dokumentu do wniosku. Dzięki temu, pracownik może udokumentować powód swojej nieobecności, który zostanie w systemie na wypadek, gdyby konieczne było sprawdzenie tych danych. Możliwe jest również dodanie komentarza do wniosku urlopowego z wyjaśnieniem powodu nieobecności.
11. Sprawdź, kto zastępuje nieobecnych
Elektroniczna ewidencja nieobecności z Calamari to również możliwość poinformowania pracowników, kto będzie zastępował nieobecną osobę. W ten sposób wszyscy wiedzą, do kogo mogą zwrócić się z danym problemem. Pozwala to utrzymać porządek płynność pracy w firmie, a tym samym pozytywnie wpływa na produktywność.
Podsumowanie
W nowoczesnym świecie zarządzanie nieobecnościami pracowników może być bardzo proste, jeśli tylko zdecydujesz się na odpowiednie narzędzie, które pomoże w organizacji całego procesu online zarówno w przypadku firm stacjonarnych, jak i tych, które umożliwiają pracę hybrydową lub pracę zdalną.
Jeśli chcesz wiedzieć więcej o zaletach narzędzi do ewidencji czasu pracy i urlopóœ, obserwuj naszego bloga HR, a jeśli chcesz podzielić się z nami swoim spostrzeżeniami - skontaktuj się z nami!