Praca zdalna – od kiedy zmiany w kodeksie pracy 2021?

Przez długi czas praca zdalna – zwana też często home office (HO) – nie była dokładnie regulowana przez polskie prawo. Ze względu na pandemię koronawirusa ma się to zmienić.

Dotychczas w polskim prawie istniało jedynie pojęcie "telepracy". Często mylona z pracą zdalną, ma ona inne zasady i nie umożliwia korzystania z pojedynczych dni pracy z domu. Najbardziej zbliżona jest do wykonywania pracy w pełni zdalnej.

Wpływ pandemii koronawirusa na zmiany w kodeksie pracy 2021

Co jednak w sytuacji, gdy pracownik chciałby pracować w trybie hybrydowym? Ze względu na pandemię Covid-19 pracownicy zostali masowo odesłani do pracy z domu, by zadbać o ich bezpieczeństwo i zminimalizować ryzyko rozprzestrzeniania się choroby. Choć wdrożenie systemu pracy z domu i jej początki były trudne, z czasem ludzie przywykli do nowej rzeczywistości.

Jak pokazuje badanie EY 2021 Work Reimagined Employee Survey aż 54% osób zatrudnionych z całego świata przyznało, że poważnie rozważy odejście z pracy, jeśli nie zostanie im zapewniona możliwość elastycznej pracy (zarówno w kwestii miejsca jak i godzin). Miejsce pracy ma ogromne znaczenie dla aż 88% pracowników. Sytuacja w Polsce wygląda podobnie.

Te zmiany i nacisk na nowy model pracy przyczyniły się do decyzji o wprowadzeniu zmian w kodeksie pracy. Projekt okazjonalnej pracy zdalnej – jak nazywać się będzie home office zapewniane w wymiarze 12 dni rocznie każdemu z pracowników – jest już w trakcie opracowywania.

Zmiany w kodeksie pracy – główne założenia i praca zdalna 2021

W 2021 roku będą to już kolejne zmiany w kodeksie pracy. Ze względu na to, że dotyczą one realiów pracy i sposobu jej organizacji, zapoznać się z nimi powinni zarówno pracodawcy jak i pracownicy. Zmiany dotyczą między innymi pracy z domu, pracy zdalnej na żądanie oraz wprowadzają tryb postępowania regulujący sposób ubiegania się o pracę spoza biura.

Co w związku z tym powinien wiedzieć na temat nowelizacji kodeksu pracy 2021 każdy przedsiębiorca oraz pracownik?

Główne założenia nowych zmian w kodeksie pracy 2021

Przygotowywane nowelizacje będą dotyczyły przede wszystkim pracy zdalnej i różnych jej aspektów – takich jak ustalenie zasad pracy zdalnej, sposobu ubiegania się o nią, a także obowiązków pracownika i pracodawcy.

Definicja pracy zdalnej

Pierwszym krokiem do zmian jest wprowadzenie do kodeksu pracy pojęcia pracy zdalnej. Dotąd można było w nim znaleźć jedynie telepracę, która jednak różni się od sposobu wykonywania obowiązków, który określa się mianem "pracy zdalnej".

Zgodnie z propozycją projektu, praca zdalna definiowana jest jako wykonywana całkowicie lub częściowo we wskazanym przez pracownika i ustalonym z pracodawcą miejscu, w tym w miejscu zamieszkania, szczególnie z użyciem środków do porozumiewania się na odległość w sposób bezpośredni.

Warto zauważyć, że w definicji uwzględniono zarówno możliwość pracy całkowicie zdalnej jak i częściowo zdalnej. Oznacza to, że praca w trybie hybrydowym (np. 2 dni w biurze, 3 dni w domu) nie będzie stanowiła problemu. Ponadto definicja zawiera nakaz określenia miejsca, w którym wykonywane będą obowiązki.

Wprowadzenie pracy zdalnej

Zgodnie z przepisami zawartymi w projekcie, o pracę zdalną będą mogli ubiegać się zarówno pracownicy nawiązujący stosunek pracy, jak i ci będący w trakcie zatrudnienia.

Oznacza to, że każdy z pracowników będzie miał możliwość ubiegania się o taki tryb pracy. Projekt ustawy przewiduje również wiele innych sytuacji, w jakich może dojść do wnioskowania o pracę zdalną lub polecenie jej wykonywania.

Polecenie pracy zdalnej – nadzwyczajna forma pracy zdalnej

Zgodnie z projektem, pracodawca będzie miał możliwość polecenia podwładnemu wykonywania pracy zdalnej w jednej z dwóch następujących sytuacji:

• w czasie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii i w okresie 2 miesięcy po ich odwołaniu,
• gdy pracodawca z powodu warunków w miejscu pracy nie jest w stanie zapewnić pracownikowi bezpiecznych i higienicznych warunków do wykonywania obowiązków.

Takie polecenie pracodawca będzie mógł wydać tylko pod warunkiem, że pracownik złożył wcześniej w formie pisemnej oświadczenie, że ma warunki umożliwiające mu wykonywanie pracy zdalnej. Ocena warunków lokalowych i technicznych do wykonywania pracy z domu leży po stronie pracownika – pracodawca nie będzie mógł ich weryfikować ani podważać.

Brak złożenia przez pracownika oświadczenia o posiadaniu warunków do pracy poza biurem, będzie skutkowało uniemożliwieniem pracodawcy wydania polecenia pracy w trybie zdalnym takiemu podwładnemu.

Praca zdalna a BHP

Nowelizacja kodeksu reguluje również kwestię wypadków w czasie wykonywania pracy zdalnej. Zgodnie z propozycją, w momencie, gdy pracownik zgłosił wypadek, zgadza się na dokonanie oględzin miejsca wypadku – tak jak przepisy mają się w tej kwestii obecnie w stosunku do pracy stacjonarnej.

Okazjonalna praca zdalna – 24 dni home office

Kolejną planowaną zmianą jest zapewnienie wszystkim osobom zatrudnionym możliwość okazjonalnego pracowania z domu. Na wniosek pracownika złożony w formie pisemnej (papierowej lub elektronicznej) pracownikowi będą przysługiwały rocznie 24 dni kalendarzowe pracy z domu do wykorzystania. Taki wniosek powinien zostać przez pracodawcę w miarę możliwości uwzględniony.

Obowiązek uwzględnienia wniosku o pracę zdalną

• W projekcie nowelizacji ustawy przewidziane zostały również sytuacje, w których pracodawca będzie zobowiązany do uwzględnienia wniosku o pracę zdalną. Wniosek pracownica będzie dla pracodawcy wiążący, jeśli pracownik:
• jest rodzicem wychowującym dziecko do 4 roku życia,
• jest rodzicem dziecka posiadającego zaświadczenie o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu albo nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju dziecka lub w czasie porodu,
• jest rodzicem dziecka posiadającego orzeczenie o niepełnosprawności lub niepełnosprawności w stopniu umiarkowanym i znacznym określonych w przepisach rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudniania osób niepełnosprawnych
• jest rodzicem dziecka, któremu wystawiono opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych, o których mowa w przepisach ustawy z 14 grudnia 2016 r.

Pracodawca może nie uwzględnić wniosku tylko w sytuacji, gdy wykonywana przez podwładnego praca nie będzie możliwa do wykonania poza miejscem pracy. W takiej sytuacji pracodawca jest zobowiązany do pisemnego poinformowania pracownika o odmowie z uwzględnieniem jej powodu.

Zasady wykonywania pracy zdalnej

Szczegóły dotyczące pracy zdalnej określane będą w porozumieniu zawieranym przez pracodawcę i zakładową organizację związkową. Jeśli w terminie 30 dni od przedstawienia projektu nie dojdzie do porozumienia, pracodawca ma prawo określić zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie, uwzględniając ustalenia podjęte z organizacjami związkowymi.

Jeśli u pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe, zasady wykonywania pracy zdalnej będą określane przez pracodawcę w regulaminie po skonsultowaniu się w przedstawicielami pracowników.

W przypadku gdy pracodawca nie określi regulaminu pracy zdalnej lub nie posiada podpisanego porozumienia, będzie mógł określić zasady dotyczące pracy z domu w poleceniu wykonywania pracy zdalnej albo w porozumieniu zawartym z pracownikiem.

Co powinno znaleźć się w porozumieniu o pracę zdalną?

Projekt dokładnie określa, jakie kwestie powinno regulować porozumienie lub regulamin. Powinno się w nich znaleźć:

• określenie grupy pracowników, która może być objęta pracą zdalną,
• zasady pokrywania kosztów pracy zdalnej przez pracodawcę,
• zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego,
• zasady porozumiewania się w trakcie pracy zdalnej i potwierdzania obecności pracownika zdalnego na stanowisku,
• zasady kontrolowania wykonywania obowiązków przez pracownika zdalnego,
• zasady kontroli w zakresie BHP,
• zasady konserwacji, montażu, inwentaryzacji i serwisu narzędzi do pracy powierzonych pracownikowi.

Zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej

Zmiany w kodeksie pracy przewidują również sytuację, w której zarówno pracodawca jak i pracownik będą chcieli wystąpić z wnioskiem o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i wrócenia do poprzednich warunków wykonywania pracy. Należy to jednak zrobić do 3 miesięcy od podjęcia pracy zdalnej, w innym wypadku pracodawca nie będzie miał obowiązku uwzględnić wniosku.

Dodatkowe obowiązki pracodawcy

Oprócz regulowania zasad dotyczących wnioskowania o pracę zdalną, nowelizacja uwzględnia również nałożenie na pracodawców dodatkowych obowiązków.

Będą oni zobowiązani między innymi do:

• zapewniania pracownikowi zdalnemu niezbędnych narzędzi i materiałów do wykonywania pracy,
• pokrywania kosztów związanych z serwisem, montażem, eksploatacją i konserwacją narzędzi niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, kosztów energii oraz dostępu do internetu, jak również innych kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, które zostały określone w porozumieniu lub regulaminie,
• zapewnienia pracownikowi zdalnemu pomocy technicznej oraz niezbędnego szkolenia do wykonywania pracy zdalnej.

Jako alternatywna forma, pracodawca będzie również mógł wypłacić pracownikowi ryczałt. Jego wysokość powinna odpowiadać przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej.

Kto pokrywa koszty pracy zdalnej?

Niezależnie od tego, która ze stron złoży wniosek – czy będzie to praca zdalna na żądanie, czy polecenie pracy zdalnej, do pokrycia jej kosztów zobowiązany będzie pracodawca.

W przypadku, gdy nie da się dokładnie określić kosztów pracy zdalnej, strony mogą uzgodnić określoną i uzasadnioną kwotę. W przypadku, w którym pracownik nie będzie potrzebował nowego sprzętu i do home office będzie wykorzystywał swój prywatny sprzęt, będzie mu przysługiwała rekompensata.

Ocena ryzyka zawodowego pracy zdalnej

W projekcie nowelizacji przewidziano sytuacje, w której pracodawca może wystąpić o przeprowadzenie uniwersalnej oceny ryzyka zawodowego, do jakiego może dojść podczas wykonywania pracy zdalnej. Wynika to z faktu, iż pracodawca nie ma możliwości weryfikacji stanowiska pracy w miejscu zamieszkania pracownika.

Jeśli zdarzy się wypadek podczas pracy zdalnej, zastosowane powinny zostać przepisy dotyczące wypadków przy pracy. Jeśli pracownik z home office zgłosi takie zdarzenie, oznaczać to będzie wyrażenie zgody na oględziny jego miejsca pracy.

Praca zdalna – wnioski w formie elektronicznej

W ramach nowelizacji kodeksu pracy zaproponowano również, aby pracownik zdalny miał możliwość składania dokumentów w formie elektronicznej. Jednocześnie ma również zostać wprowadzony zakaz dyskryminacji pracownika zdalnego, a preferencje zatrudnionej osoby odnośnie home office nie będą mogły być podstawą do zwolnienia.

Praca zdalna – wzory dokumentów

W treści projektu nowelizacji resort rozwoju, pracy i technologii określił minimalną treść dokumentów związanych z wykonywaniem pracy z domu:

• porozumienia z zakładową organizacją związkową,
• regulaminu pracy zdalnej,
• porozumienia z pracownikiem dotyczącego warunków świadczenia pracy zdalnej,
• polecenia pracy zdalnej.

W chwili obecnej zasady pracy zdalnej reguluje ustawa covidowa z marca 2020 roku, która umożliwia polecenie pracy zdalnej przez pracodawcę, jednak tylko w stanie zagrożenia ogłoszonego ze względu na koronawirusa.

Zmiany w kodeksie pracy 2021 – kiedy?

Jak dotąd nie została ustalona konkretna data wprowadzenia nowych przepisów. Zgodnie z założeniami, po ustaleniu ostatecznej wersji projektu i jego akceptacji, zmiany mają obowiązywać po trzech miesiącach od ustąpienia pandemii Covid-19.

W związku z tym nie sposób podać konkretnej daty nowelizacji kodeksu pracy. Wobec home office obowiązują więc w dalszym ciągu zapisy z Tarczy Antykryzysowej 4.0. Na stronie Polskiej Fundacji Przedsiębiorczości można znaleźć wzory dokumentów o pracę zdalną, które pomogą zadbać o jej prawidłową organizację.

Podsumowanie

Zbliżające się zmiany w kodeksie pracy przewidują zdefiniowanie pracy zdalnej i określenia jej zasad. Zmiana pozwoli lepiej dostosować się firmom do nowej rzeczywistości oraz regulować zasady dotyczące home office, gdy ustawa z marca 2020 roku przestanie obowiązywać.

Jeśli interesuje Cię temat pracy zdalnej, obserwuj naszego bloga – gdy tylko poznamy datę wprowadzenia nowelizacji w życie i poznamy wzory wniosków o pracę zdalną, poinformujemy Cię o tym. A jeśli chcesz wiedzieć więcej o tym, jak wykorzystać Calamari do zarządzania pracą zdalną, skontaktuj się z nami!

Sprawdź inne artykuły na temat pracy zdalnej:

• Praca zdalna – od kiedy zmiany w kodeksie pracy 2021?
• 13 benefitów ewidencji czasu pracy
• Przechodzimy na pracę zdalną!
• Praca zdalna szybko i skutecznie. O czym pamiętać wprowadzić pracę zdalną w Twojej firmie?
• Zatrudniasz zdalnych pracowników? Oto lista niezbędnych narzędzi online do zdalnego zarządzania
• HRosi: Tajniki Zarządzania Zdalnym Zespołem – World Is Your Office