Rozmowa rozwojowa, czy ocena pracownicza — co się lepiej sprawdzi w Twojej organizacji?

O ocenach pracowniczych mówi się od lat i jeszcze niedawno nikt nie podważał ich zasadności. Jednak w ostatnich latach coraz więcej głosów kwestionuje ich skuteczność: że to przeżytek, że ludzie ich nie lubią, że nie przynoszą oczekiwanych rezultatów.

Światło pada na rozmowy rozwojowe, podobno to jest lepsze podejście (tak mówią).

Oceny okresowe i rozmowy rozwojowe są często wrzucane to tego samego worka jako “zamienniki”. I to prawda, że mają wiele wspólnych elementów i podobnych założeń, ale nie da się ukryć, że to dwa różne procesy. Przeanalizujmy je, dzięki temu będziesz w stanie ocenić, co bardziej przyda się w Twojej organizacji.

Jakie są różnice i podobieństwa między oceną pracowniczą, a rozmową rozwojową?

Spójrzmy najpierw na punkty wspólne. Zarówno proces oceny pracowniczej, jak rozmowy rozwojowe służą temu, żeby zweryfikować:

• czy pracownik zrealizował w danym okresie założone cele?
• czy wykonywał swoją pracę zgodnie ze standardami jakościowymi?
• jak współpracę z pracownikiem oceniają koledzy i koleżanki z zespołu?
• czy pracownik może/powinien awansować, lub dostać podwyżkę?
• jakie mocne i słabe strony da się zaobserwować?

Ok, a z czego wynikają różnice? Rozmowy rozwojowe pozwalają zrealizować o kilka celów więcej:

• wskazanie obszarów do rozwoju kompetencji,
• planowanie przyszłych celów i  zadań, w oparciu o naturalne talenty i predyspozycje,
• weryfikację, jak można wykorzystać mocne strony, aby awansować w strukturach organizacji.

W skrócie: ocena pracownicza koncentruje się głównie na podsumowaniu osiągnięć, podczas gdy rozmowa rozwojowa kładzie większy nacisk na planowanie przyszłości. W praktyce najlepsze rezultaty daje łączenie obu podejść.

Aby ułatwić wybór, przygotowałam dla Ciebie zestawienie kluczowych różnic:

Czym jest ocena pracownicza?

Ocena pracownicza to tak naprawdę obszerny, sformalizowany i mocno ustrukturyzowany feedback.

Feedback dotyczy poziomu realizacji celów (np. KPI, lub OKR) oraz jakości współpracy.

Bardzo popularne jest podejście oceny 360 stopni, co oznacza, że informacje zwrotne są zbierane od osób, współpracujących z ocenianym pracownikiem w różnych relacjach służbowych, tj.: 

• przełożony
• podwładny
• współpracownik
• samoocena pracownika.

Choć ocena 360 stopni brzmi imponująco, w praktyce stosuje ją niewiele firm - to kosztowny i złożony proces. Standardem jest raczej feedback 1 na 1 lub maksymalnie ocena 180 stopni. Pełną ocenę 360 stopni widzę najczęściej w dwóch scenariuszach: albo firma ma poważne problemy z komunikacją i potrzebuje 'twardych danych', albo to mały, zwinny zespół, gdzie kultura feedbacku jest na tyle dojrzała, że 360 to naturalna praktyka, a nie nadzwyczajne wydarzenie.

— Julian Dąbrowski

Najczęściej wybieranym sposobem zbierania informacji zwrotnej jest ankieta, w której pojawiają się pytania otwarte, dotyczące współpracy z ocenianą osobą.

Kolejny krok to rozmowa, podczas której lider omawia z pracownikiem zebrane informacje i przedstawia swoją całościową ocenę pracy. Bardzo często proces ten jest powiązany z rozmową o ewentualnej podwyżce, lub awansie.

Jeżeli feedback i ocena pracy były negatywne, może to być moment zainicjowania rozmowy o ewentualnym rozstaniu.

Problem z oceną 360 stopni? Ludzie boją się konsekwencji, więc odpowiadają nieszczerze - i cały proces traci sens. Rozwiązanie leży w zmianie podejścia. Gdy negatywny feedback przestanie być podstawą do 'sankcji', a stanie się impulsem do poprawy współpracy, łatwiej go zaakceptować. W końcu ocena powinna diagnozować, nie karać.

— Julian Dąbrowski

Na co należy uważać przy ocenach pracowniczych? 

Oceny pracownicze mają złą opinię, która często wynika z niedbałego przeprowadzania procesu - bez odpowiedniego przygotowania i planu.  Niechęć wywołuje już samo słowo “ocena”, ponieważ budzi ono negatywne skojarzenia z rozliczaniem za błędy, a nie możliwością rozwoju. Wszyscy jesteśmy przyzwyczajeni od dzieciństwa do pruskiego modelu edukacji, który skupia się na surowej, bezosobowej ocenie “za pracę w minionym roku”, a za wysokie wyniki nagradza paskiem na świadectwie. 

Ocena pracownicza jest często rozpatrywana w kategoriach kary i nagrody. Za dobry performance — awans, premia, lub podwyżka. Za słaby performance — program naprawczy i redukcja bonusu.
I chociaż takie podejście może pomóc spełnić kluczowy cel — sprawiedliwość wynagrodzeń — nie buduje długoterminowego zaangażowania i nie pomaga zwiększyć efektywności w kolejnym roku.

Dla kogo ocena pracownicza będzie dobrym wyborem?

Chociaż osobiście jestem fanką rozmów rozwojowych, muszę docenić ideę ocen pracowniczych za prostotę ich wdrożenia. 

Oceny pracownicze sprawdzą się w organizacjach, w których są wyznaczone precyzyjnie cele ilościowe, które można w sposób niepodważalny ocenić, jako zrealizowane lub nie.

Dodatkowo, w przypadku zawodów/ stanowisk, w których zakres obowiązków pozostaje taki sam przez lata, nie ma potrzeby stymulowania u pracowników potrzeby ciągłego poszerzania kompetencji i dążenia do awansu. Ocena pracownicza będzie tutaj dobrym wyborem, ponieważ ma ona za zadanie przede wszystkim monitorować jakość współpracy i wykonywanych zadań.  

Czym jest rozmowa rozwojowa?

Skoro omówiliśmy już, czym są oceny pracownicze, przyjrzymy się teraz rozmowom rozwojowym. Warto pamiętać, że rozmowa rozwojowa to tak naprawdę punkt kulminacyjny w przemyślanym i ustrukturyzowanym procesie rozwoju pracowników. 

Łączy w sobie elementy oceny pracowniczej, ale poszerza je o rozmowę o wspólnej przyszłości. Przede wszystkim chodzi osiągnięcie spójności między zainteresowaniami i talentami pracownika a celami biznesowymi organizacji.

Bez facylitacji, którą zapewnia rozmowa rozwojowa, może dojść do tego, że ktoś rozwija swoje zainteresowania z obszarów, których organizacja zupełnie nie potrzebuje. I chociaż taka osoba wykazuje się inicjatywą, nie doczeka się docenienia. Gdy pracownik rozwija talenty i kompetencje w sposób, który pomaga mu realizować kolejne cele biznesowe, daje to możliwość awansu / podwyżki i znacząco zwiększa satysfakcję ze współpracy po obu stronach.

Ciekawa uwaga: Rozdziel w czasie rozmowę rozwojową od negocjacji płacowych. Dzięki temu pracownik skupi się na swoim rozwoju, zamiast "walczyć o dobrą notę".

W jaki sposób rozmowa rozwojowa przekierowuje uwagę na możliwości, zamiast podkreślać ograniczenia?

Badania Instytutu Gallupa dowiodły, że dużo bardziej opłaca się rozwijać swoje talenty (mocne strony), niż skupiać uwagę na słabościach.

Oczywiście — jeżeli komuś brakuje kluczowej kompetencji i nie może wykonywać poprawnie swojej pracy, konieczne będzie podniesienie jej do minimalnego akceptowanego poziomu.
Powinniśmy jednak stosować podejście, zgodnie z którym rozwój zawodowy pracowników jest spójny z ich naturalnymi predyspozycjami. 

Przykład:

Iwona pracuje jako rekruterka end-o-end. Wyróżnia się na tle zespołu umiejętnością sourcingu (angażowania kandydatów pasywnych). Niestety Iwona bardzo nie lubi prowadzić pogłębionych rozmów rekrutacyjnych, jej niechęć jest czasami zauważana przez kandydatów, co wpływa negatywnie na ich ogólne wrażenia z kontaktu z firmą. Z tego powodu Iwona nie awansowała na wyższe stanowisko. Jednak jej lider zauważył potencjał i zaproponował zmianę specjalizacji na sourcing. W krótkim czasie Iwona została ekspertką zespołu w tym obszarze. 

Czy prowadzenie rozmowy rozwojowej jest łatwe?

Mimo wyraźnych zalet rozmów rozwojowych, nie zawsze uda się je skutecznie wdrożyć. Rozmowy rozwojowe to element szerszej strategii rozwoju pracowników i organizacji.

Jeżeli firma nie ma zdefiniowanej strategii, a stanowiska nie są dokładnie opisane, prowadzenie wartościowych rozmów rozwojowych będzie bardzo trudne. Dodatkowo, aby rozmowy rozwojowe były wartościowe, bardzo ważne jest odpowiednie przygotowanie kadry menedżerskiej oraz wsparcie działu HR — zarówno w kwestii umiejętności zarządzania talentami, jak i strategicznego spojrzenia na rozwój organizacji.

Kto powinien zdecydować się na rozmowy rozwojowe?

Już sama nazwa sugeruje, że jest to proces idealny dla firm, które są nastawione na rozwój. Jeżeli:

• biznes twojej firmy zależy od nieustannego rozwoju kompetencji i poszerzania wiedzy pracowników,
• kultura organizacji opiera się na postawie proaktywnej, 
• zatrudniasz osoby ambitne, lubiące się uczyć.

to opłaci Ci się wysiłek niezbędny do tego, aby wdrożyć w organizacji rozmowy rozwojowe.

Podsumowanie

Być może stoisz właśnie przed wyborem między oceną pracowniczą a rozmową rozwojową.. Aby podjąć decyzję, zastanów się nad potrzebami Twojej organizacji i pracowników. Przeanalizuj, jakie cele wspiera ten proces (czyli: po co masz to robić).

Ocenę pracowniczą zastosuj, gdy:

• priorytetem są decyzje kadrowe (awanse, wynagrodzenia) i sprawiedliwość wynagrodzeń,
• macie jasno zdefiniowane, mierzalne cele (np. KPI), 
• stanowiska są powtarzalne, a możliwości rozwoju ograniczone,
• zależy Ci na szybkim wdrożeniu procesu.

Rozważ zmianę nazwy procesu w komunikacji wewnętrznej (np. "Rozmowa podsumowująca", "Spotkanie feedbackowe"), aby zmniejszyć negatywne konotacje słowa "ocena".

Zdecyduj się na rozmowy rozwojowe, jeżeli:

• wasza firma stawia na rozwój i innowacje, a sukces zależy od ciągłego podnoszenia kompetencji, 
• masz opisane stanowiska pracy oraz ścieżki dalszego rozwoju,
• zatrudniasz osoby z silną motywacją do uczenia się i stałego podnoszenia umiejętności.

Rozmowy rozwojowe, jako punkt kulminacyjny strategii rozwoju w ramach organizacji, będą niezbędne, aby utrzymać zaangażowanie ambitnych pracowników, oraz konkurencyjność organizacji.

Jak Calamari może pomóc?

Niezależnie od tego, czy zdecydujesz się na oceny pracownicze, czy rozmowy rozwojowe, kluczem do sukcesu jest systematyczność i odpowiednia dokumentacja.

Calamari pomaga:

• Zaplanować cykle spotkań i automatycznie przypominać o nadchodzących rozmowach
• Przechowywać dokumentację z każdego spotkania w jednym, bezpiecznym miejscu
• Budować historię rozwoju każdego pracownika

Chcesz zobaczyć, jak to działa w praktyce? Zapisz się na waitlistę modułu Ocena Pracy.‍