Jak usprawnić proces rezerwacji podróży służbowych?

W każdej rozwijającej się firmie, w której pracownicy podróżują służbowo, przychodzi moment, kiedy organizacja delegacji z dość prostego zadania zmienia się w skomplikowany logistycznie proces. Rosnąca liczba wyjazdów biznesowych to właściwie „plątanina” rezerwacji hoteli, biletów lotniczych i kolejowych, dokumentów, faktur oraz wielu pytań pracowników o akceptację podróży. 

Jeśli czujesz, że tracisz kontrolę nad tym obszarem, to znak, że potrzebujesz solidnych fundamentów, które pomogą Ci uporządkować chaos i wyeliminować ukryte koszty. W tym artykule pokażemy, dlaczego warto zająć się tym tematem oraz podsuniemy proste sposoby, na to, jak odzyskać panowanie nad podróżami służbowymi i zwiększyć satysfakcję Twojego zespołu.

Dlaczego uporządkowana organizacja podróży służbowych jest istotna?

Brak usystematyzowania procesów związanych z podróżami służbowymi negatywnie wpływa na:

• Kontrolę kosztów - bez uporządkowanego procesu trudno jest śledzić wydatki związane z delegacjami w czasie rzeczywistym. Zazwyczaj prowadzi to do przekraczania założonego budżetu oraz utrudnia negocjowanie korzystnych stawek z hotelami czy liniami lotniczymi. Taka sytuacja uniemożliwia też podjęcie kroków służących optymalizacji wydatków na podróże służbowe.
• Efektywność i oszczędność czasu - Twój zespół poświęca mnóstwo czasu i energii na szukanie oraz porównywanie ofert lotów czy hoteli, a także na wypełnianie dokumentów związanych z podróżami. W ujęciu miesięcznym pracownicy tracą więc wiele godzin, które mogliby przeznaczyć na inne ważniejsze zadania wpływające na rozwój firmy.
• Satysfakcję i komfort podróżujących pracowników - złożone procedury oraz konieczność angażowania prywatnych pieniędzy na podróże służbowe prowadzi do frustracji, obniża komfort delegacji i może negatywnie wpływać na efektywność.

‍

Jakie są największe wyzwania przy rezerwacji podróży służbowych?

Wraz ze wzrostem firmy, spontaniczna organizacja podróży służbowych zdecydowanie przestaje zdawać egzamin. Ujawnia to różne problemy, które omówiamy poniżej:

‍

○ Brak jednolitego procesu dotyczącego delegacji

Podróżujący pracownicy rezerwują transport i nocleg na własną rękę, za pośrednictwem różnych serwisów www. Faktury napływają z wielu różnych źródeł, a komunikacja to zazwyczaj dziesiątki maili i telefonów. Nie wspominając już o sytuacji, kiedy trzeba pilnie zmienić plany podróży, co często jest kłopotliwe i przysparza pracownikom sporo stresu. Taki brak centralizacji procesu to droga do chaosu i utraty kontroli.

‍

○ Trudności w kontrolowaniu budżetu podróży służbowych

Nawet jeżeli masz ustalone limity wydatków na podróże służbowe, to zazwyczaj pojawia się problem z ich egzekwowaniem. Bez narzędzi do monitorowania kosztów w czasie rzeczywistym o przekroczeniu budżetu dowiadujesz się przeważnie po fakcie, czyli podczas rozliczania delegacji.

‍

○ Mnóstwo formalności i czasochłonne rozliczenie delegacji 

Zbieranie wielu papierowych faktur i rachunków oraz wypełnianie wniosków o zwrot kosztów frustruje podróżujących pracowników. Z kolei ręczne wprowadzanie danych do Excela przyprawia o ból głowy dział finansowy. Manualne procesy generują ogromną stratę czasu i co gorsze, są też obarczone sporym ryzykiem błędów.

‍

○ Ograniczona elastyczność dla podróżujących pracowników

Procedury lub narzucanie konkretnych, często niewygodnych połączeń lotniczych, kolejnych czy hoteli, znacząco obniża satysfakcję pracowników. Nowoczesna organizacja podróży służbowych powinna scalać oszczędności firmowe z elastycznością podróżujących zespołów.

‍

Od czego zacząć, aby usprawnić proces rezerwacji podróży służbowych?

Nie musisz od razu przeprowadzać ogromnej rewolucji. Wprowadzenie kilku podstawowych usprawnień powinno szybko przynieść oraz zauważalne rezultaty. Poniżej krótko opisujemy trzy podstawowe działania, które możesz wdrożyć praktycznie od razu.

‍

○ Stwórz transparentną i prostą politykę podróży

Polityka podróży służbowych to dokument, który w prosty i klarowny sposób określa reguły związane z wyjazdami firmowymi. Na sam początek warto zacząć od spisania najważniejszych zasad, które odpowiedzą na następujące, podstawowe pytania:

‍

1. Jakie są limity budżetowe na nocleg i transport?

W tym punkcie określ:

• Hotele: Jaki jest maksymalny koszt za jedną noc w danym kraju? Jaki standard hotelu (przykładowo 3 albo 4 gwiazdki) jest akceptowalny?
• Loty: Czy pracownicy zawsze podróżują klasą ekonomiczną? Czy w przypadku lotów długodystansowych dopuszczalna jest klasa biznesowa? Tutaj warto doprecyzować liczbę godzin, która będzie definiowała lot krótki i długi.
• Inny transport: Kiedy pracownik w podróży może wynająć samochód, a kiedy powinien skorzystać z pociągu, taksówki czy Ubera?

‍

2. Jak wygląda proces akceptacji wyjazdu? 

W tym punkcie zdefiniuj:

• Jakie informacje powinien zawierać wniosek o podróż (np. cel, agenda), aby osoba akceptująca mogła szybko podjąć decyzję?
• W jakiej formie pracownik powinien złożyć wniosek o delegację? W jaki sposób podróżujący będzie informowany o akceptacji, aby cały proces był przejrzysty?
• Kto zatwierdza wyjazdy biznesowe? Czy jest to bezpośredni przełożony, czy ktoś inny z firmy?

‍

3. W jaki sposób są rozliczane dodatkowe wydatki pracowników podczas podróży służbowych?

W tym punkcie zapisz:

• Jakie koszty dodatkowe będzie pokrywała firma (diety, posiłki, przejazdy w miejscu docelowym delegacji)? 
• W jaki sposób i w jakim terminie pracownik musi przedstawić dodatkowe wydatki do rozliczenia?

‍

4. Jak pracownik może załatwić formalności związane z wizą czy ubezpieczeniem?

W tym punkcie opisz:

• Czy firma współpracuje z partnerem przygotowującym ubezpieczenia podróżne? Do kogo pracownik ma się zwrócić w tej sprawie?
• Kto z firmy śledzi i sprawdza aktualne wymagania wizowe i sanitarne w konkretnym kraju docelowym podróży? Czy firma ma wyznaczoną konkretną osobę, która pomaga w wyrobieniu wizy czy pracownicy zajmują się tym samodzielnie? 
• Do kogo pracownik może zwrócić w niespodziewanej sytuacji kryzysowej (np. zgubiony bagaż, kradzież, odwołany lot)? Kto z firmy przekazuje podróżującym pracownikom numery alarmowe, które są dostępne w konkretnym kraju? 
• W którym miejscu przechowywana jest dokumentacja związana z formalnościami podróży?

Wraz z upływem czasu, możesz jeszcze bardziej rozbudować politykę podróży i określać w niej inne ważne dla Twojej branży aspekty podróży służbowych. Pamiętaj, że jasne zasady eliminują niepewność i w dużej mierze ułatwiają pracownikom samodzielne podejmowanie decyzji zgodnych z firmowymi standardami.

‍

○ Wyznacz osobę odpowiedzialną za organizację podróży służbowych

Centralizacja odpowiedzialności za podróże służbowe to ważny element, który wpływa na zapewnienie logistycznego porządku. Warto wyznaczyć osobę, która w firmie będzie czuwała nad podróżami służbowymi. Nawet jeżeli będzie to tylko część etatu, np. Office Managera lub asystentki, to naprawdę w dużym stopniu uporządkuje cały proces. Taka osoba może negocjować stawki, trzymać pieczę nad obiegiem dokumentów i służyć wsparciem dla podróżujących pracowników. Na tym etapie możesz też rozważyć współpracę z biurem podróży. Pamiętaj jednak, że komunikacja oparta wyłącznie na mailach i telefonach spowalnia proces, a dostępność agenta podróży jest zazwyczaj ograniczona do godzin pracy biura.

‍

○ Zbuduj bazę hoteli i linii lotniczych, które najczęściej wybiera Twoja firma

Jeśli Twoi pracownicy regularnie podróżują do tych samych destynacji biznesowych, to warto zastanowić się nad nawiązaniem kontaktów z kilkoma sprawdzonymi hotelami. Można też podjąć stałą współpracę z liniami lotniczymi, które posiadają rozbudowaną siatkę lotów i oferują programy lojalnościowe. Pozwoli to wynegocjować znacznie lepsze ceny, ale także zapewnić stały, a co najważniejsze wysoki standard usług. 

‍

Automatyzacja procesów związanych z podróżami służbowymi

Powyższe metody z całą pewnością pomogą Ci uporządkować podstawowy chaos. Warto jednak mieć świadomość, że wraz ze wzrostem firmy i coraz większą liczbą podróży służbowych, ręczne procesy mogą przestać być wydajne. Tutaj z pomocą przychodzi automatyzacja zarządzania podróżami służbowymi, która pozwala utrzymać idealny porządek w procesie, bez względu na roczny wolumen wyjazdów biznesowych. Jednym z takich rozwiązań jest platforma worktrips.com, która odpowiada na wszystkie opisane wcześniej wyzwania:

• Centralizuje rezerwacje – pracownicy samodzielnie w jednym miejscu rezerwują loty, pociągi, hotele i samochody zgodne z indywidualnymi preferencjami, a system automatycznie weryfikuje zgodność każdej delegacji z polityką podróży.
• Automatyzuje kontrolę budżetu - masz pełen wgląd w wydatki w czasie rzeczywistym i możesz generować szczegółowe raporty. Dodatkowo dostępna jest opcja automatycznej akceptacji podróży, które mieszczą się w ustalonych przez Twoją firmę limitach.
• Upraszcza rozliczenia i ogranicza formalności - koniec ze zbieraniem rachunków i paragonów. Platforma worktrips.com udostępnia cyfrowy obieg dokumentów, dzięki któremu osoby będące w podróży mogą na bieżąco załączać rachunki, bezpośrednio w systemie. Twoja firma otrzymuje jedną, zbiorczą fakturę za wszystkie usługi, eliminując problem zwrotu kosztów pracownikom.
• Zapewnia wsparcie - w przypadku nieprzewidzianych sytuacji, pracownicy mogą kontaktować się z agentami podróży, którzy są dostępni przez 24/7/365 i zawsze udzielą wsparcia. Doświadczeni specjaliści WorkTrips mogą pomóc także w wyborze właściwej polisy ubezpieczeniowej czy pośredniczyć w wyrobieniu wizy.

‍

Sprawny proces organizacji podróży służbowych jest Ci po prostu potrzebny 

Usprawnienie procesu rezerwacji podróży służbowych przekłada się na realne oszczędności, znacznie wyższą efektywność oraz zadowolenie Twojego zespołu. Zacznij od audytu swoich obecnych procesów związanych z wyjazdami biznesowymi i rozmowy z pracownikami. Następnie możesz przejść od wprowadzenia prostych zasad i centralizacji odpowiedzialności, co od razu przyniesie widoczne efekty. Gdy z czasem poczujesz, że chcesz przenieść zarządzanie delegacjami na wyższy poziom, to automatyzacja będzie kolejnym naturalnym krokiem. Uwolni ona czas Twoich podróżujących pracowników i pozwoli skupić się na tym, co najważniejsze dla firmy, czyli na celach biznesowych.

‍

Photo by Bram Naus on Unsplash