Świadectwo pracy - wzór z omówieniem

Świadectwo pracy jest dokumentem, który zawiera informacje niezbędne dla kolejnych pracodawców, dotyczące m.in. rodzaju wykonywanej pracy, zajmowanych stanowisk czy okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy. Sporządź elektroniczne świadectwo pracy — wzór dokumentu spełniający wymogi prawne pobierzesz w Calamari.

W pigułce:

• Jako pracodawca masz obowiązek wydania pracownikowi świadectwa pracy w dniu, w którym ustaje stosunek pracy.
• Jako pracodawca masz obowiązek przechowywania kopii wydanego świadectwa pracy w aktach osobowych danego pracownika.
• Przepisy prawa określają strukturę świadectwa pracy i zakres znajdujących się w nich danych.
• Pracownik ma prawo zwrócić się do sądu pracy, jeżeli pracodawca spóźnia się z wydaniem świadectwa pracy.
• Pracownik ma prawo wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o skorygowanie świadectwa pracy.

Czym jest świadectwo pracy?

Zgodnie z prawem, po zakończeniu zatrudnienia pracownik musi otrzymać świadectwo pracy od byłego pracodawcy. Jest to dokument, który podsumowuje przebieg stosunku pracy i zawiera informacje niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych, takich jak urlop wypoczynkowy czy świadczenia emerytalne.

Co zawiera świadectwo pracy?

Szczegółową treść świadectwa pracy reguluje Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30.12.2016 w sprawie świadectwa pracy oraz art. 97 Kodeksu pracy.

Obowiązkowe dane i struktura dokumentu

Powołane wyżej Rozporządzenie zawiera wzór świadectwa pracy. Pracodawca może jednak sporządzić własny wzór świadectwa pracy pod warunkiem, że znajdą się w nim wszystkie obowiązkowe elementy, które wskazuje rozporządzenie.

Rodzaj i czas trwania stosunku pracy

Zgodnie z treścią art. 97 Kodeksu pracy oraz wspomnianym wyżej rozporządzeniem świadectwo pracy powinno zawierać następujące informacje:

• okres i rodzaj wykonywanej pracy,
• zajmowane stanowiska,
• tryb rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy,
• inne informacje niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych oraz uprawnień z ubezpieczenia społecznego[1].

Sporządzając świadectwo pracy, należy podać dokładną datę zatrudnienia — od pierwszego dnia obowiązywania umowy do dnia ustania stosunku pracy. Jeżeli pracodawca podpisał z danym pracownikiem więcej niż jedną umowę o pracę i dla poprzednich okresów zatrudnienia nie wystawił świadectwa pracy, należy je uwzględnić. Jeśli w czasie trwania zatrudnienia pracownik pełnił swoje obowiązki w różnych wymiarach czasu pracy, należy zaznaczyć to w dokumencie, wraz ze wskazaniem dokładnych dat. Istotne jest podanie sposobu, w jaki doszło do rozwiązania albo wygaśnięcia umowy, wraz z odpowiednim artykułem kodeksu pracy.

Informacje o urlopach i wykorzystanych dniach wolnych

W świadectwie pracy należy umieścić informacje na temat urlopów, z których pracownik skorzystał w trakcie obowiązywania umowy, w tym:

• urlopu wypoczynkowego (liczba dni wykorzystanych w danym roku kalendarzowym wraz z liczbą dni, za które wypłacono ekwiwalent),
• urlopu opiekuńczego (liczba dni wykorzystanych w danym roku kalendarzowym),
• urlopu bezpłatnego (wraz z podstawą prawną),
• urlopu macierzyńskiego,
• urlopu rodzicielskiego,
• urlopu ojcowskiego,
• urlopu wychowawczego,
• urlopu na żądanie (liczba dni wykorzystanych w danym roku kalendarzowym)[2].

Istotne jest dokładne wskazanie dat każdego z urlopów, ponieważ dla kolejnego pracodawcy stanowią one informacje niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych.

Informacje o okresach niezdolności do pracy

Do informacji niezbędnych z perspektywy nowego pracodawcy zaliczają się również okresy niezdolności do pracy. W związku z tym na świadectwie pracy należy wskazać okresy, w których pracownik pobierał:

• wynagrodzenie za okres niezdolności do pracy,
• zasiłek chorobowy z ubezpieczenia społecznego,
• zasiłek opiekuńczy z ubezpieczenia społecznego,
• świadczenie rehabilitacyjne[3].

Elementy dodatkowe w świadectwie pracy – na życzenie pracownika

Zgodnie z kodeksem pracy na żądanie pracownika pracodawca ma obowiązek umieścić na świadectwie pracy informacje dodatkowe, takie jak osiągnięcia i szkolenia[4] oraz dane wspierające przyszłą rekrutację.

Osiągnięcia i szkolenia

Jeśli pracownik sobie tego życzy, pracodawca w ramach świadectwa pracy musi ująć informacje na temat uzyskanych przez niego kwalifikacji w czasie trwania stosunku pracy. W tej sekcji można wymienić np. studia podyplomowe lub certyfikaty zawodowe.

Inne dane wspierające przyszłą rekrutację

Na żądanie pracownika na świadectwie pracy należy zamieścić informacje o wysokości i składnikach wynagrodzenia, a także o prawomocnym orzeczeniu sądu pracy o wypłaceniu pracownikowi odszkodowania lub przywróceniu go do pracy.

Nieobowiązkowe i niedozwolone elementy w świadectwie pracy

W świadectwie pracy nie trzeba umieszczać oceny pracownika, referencji, informacji o wynagrodzeniu czy odbytych szkoleniach – w ramach podnoszenia kwalifikacji pracowniczych. W dokumencie tym nie mogą znaleźć się subiektywne opnie, które mogłyby utrudnić pracownikowi znalezienie nowego zatrudnienia – np. negatywna ocena[5] pracy wystawiona przez pracodawcę.

Czy świadectwo pracy musi być podpisane ręcznie?

Świadectwo pracy musi być sporządzone na piśmie i zawierać własnoręczny podpis pracodawcy. Zgodnie z prawem, pisemny dokument może przyjąć zarówno formę papierową, jak i elektroniczną[6]. W pierwszym przypadku wymagany jest ręczny podpis pracodawcy.

Świadectwo pracy w formie elektronicznej można natomiast podpisać przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego, który w świetle prawa jest tożsamy z podpisem własnoręcznym. Korzystając z Calamari, możesz zatem przesłać pracownikowi elektroniczne świadectwo pracy opatrzone podpisem kwalifikowanym — to wygodne rozwiązanie, które przyspiesza obieg tego dokumentu i redukuje zużycie papieru w firmie.

Świadectwo pracy – informacje dla przedsiębiorcy

Obowiązki pracodawcy dotyczące wydawania świadectwa pracy określają Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30.12.2016 w sprawie świadectwa pracy oraz kodeks pracy – art. 97.

Kiedy pracodawca ma obowiązek wystawić świadectwo pracy?

Obowiązkiem pracodawcy jest sporządzenie świadectwa pracy dla każdego pracownika, który był zatrudniony na umowę o pracę. Świadectwo należy wystawić bez względu na rodzaj umowy — pracodawcy są zobowiązani do przekazania dokumentu także tym pracownikom, z którymi podpisali umowę na czas określony lub na okres próbny.

Zgodnie z przepisami wydania świadectwa pracy nie można uzależniać od rozliczenia pracownika z pracodawcą. Niedopuszczalne jest zatem wstrzymywanie wystawienia tego rodzaju dokumentacji pracowniczej np. do momentu, w którym były pracownik zwróci sprzęt służbowy. Terminy przekazania świadectwa pracy reguluje Kodeks pracy.

Terminy po zakończeniu stosunku pracy dotyczące wydania świadectwa pracy

Przepisy nakazują pracodawcy wydanie świadectwa pracy w tym samym dniu, w którym następuje ustanie stosunku pracy. Kodeks pracy dopuszcza jednak sytuację, w której wystawienie świadectwa pracy w tym terminie okazuje się niemożliwe z przyczyn obiektywnych. W takim przypadku dokument należy doręczyć pracownikowi lub osobie przez niego upoważnionej w ciągu 7 dni od ustania stosunku pracy[7].

Kiedy pracodawca ma obowiązek wydać świadectwo pracy pracownikowi?

Pracodawca ma obowiązek wydać świadectwo pracy w momencie ustania stosunku pracy[8], czyli:

• ostatniego dnia wypowiedzenia – w przypadku rozwiązania umowy za wypowiedzeniem;
• wraz z oświadczeniem pracodawcy o rozwiązaniu umowy – jeżeli dochodzi do rozwiązania umowy bez wypowiedzenia;
• ostatniego dnia obowiązywania umowy – w sytuacji, gdy rozwiązanie stosunku pracy następuje wraz z upływem terminu widniejącego na umowie o pracę na czas określony;
• ostatniego dnia współpracy – w przypadku rozwiązania umowy za porozumieniem stron;
• w dniu, w którym nastąpiło zdarzenie skutkujące wygaśnięciem umowy – jeżeli dochodzi do wygaśnięcia stosunku pracy.

Uwaga! Dzień ustania stosunku pracy (będący jednocześnie dniem, w którym pracodawca jest zobowiązany wystawić świadectwo pracy) definiuje się na podstawie trybu rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy.

Wyjątki i sytuacje szczególne – np. śmierć pracownika

Jeżeli pracodawca nawiąże ze zwolnionym pracownikiem kolejny stosunek pracy w ciągu 7 dni od ustania poprzedniego, nie ma obowiązku wydawania świadectwa pracy[9]. W takiej sytuacji należy to zrobić jedynie na prośbę pracownika wyrażoną poprzez złożenie stosownego wniosku w formie papierowej lub elektronicznej.

Śmierć pracownika powoduje automatyczne wygaśnięcie stosunku pracy. W takim przypadku pracodawca jest zobowiązany do sporządzenia świadectwa pracy i dołączenia dokumentu do akt osobowych. Małżonek zmarłego pracownika, inna osoba uprawniona do otrzymania renty rodzinnej lub spadkobierca może złożyć wniosek o wydanie świadectwa pracy. Pracodawca powinien przekazać wnioskodawcy dokument w ciągu 7 dni[10]. Pozostałe sytuacje prowadzące do wygaśnięcia stosunku pracy (np. trzymiesięczna nieobecność pracownika z powodu tymczasowego aresztowania) także nie zdejmują z pracodawcy obowiązku sporządzenia świadectwa pracy.

Konsekwencje braku wydania dokumentu

Wydanie świadectwa pracy po zakończeniu zatrudnienia jest obowiązkiem pracodawcy. Jego niedopełnienie wiąże się z prawnymi konsekwencjami.

Odpowiedzialność pracodawcy

Zaniechanie obowiązku wydania świadectwa pracy jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika. W takiej sytuacji na pracodawcę może zostać nałożona kara grzywny w wysokości od 1000 zł do 30000 zł[11]. Dotyczy to zarówno niewydania świadectwa pracy w ogóle, jak i wydania dokumentu po terminie określonym w kodeksie pracy.

Jak długo przechowywać świadectwo pracy?

Kopię wydanego świadectwa pracy należy przechowywać w aktach osobowych danego pracownika. Okres przechowywania świadectwa pracy, jak i pozostałej dokumentacji pracowniczej zależy od początkowej daty zatrudnienia. Dokumentację należy przechowywać przez 10 lat, jeżeli z danym pracownikiem nawiązano stosunek pracy:

• w roku 2019 lub później,

• w latach 1999-2018, jeżeli złożono wymagane oświadczenie oraz raport do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

Dokumentację pracowników zatrudnionych przed rokiem 1999 należy natomiast przechowywać przez okres 50 lat[12].

Pobierz świadectwo pracy

Jeden z Twoich pracowników odchodzi z firmy, w związku z czym sporządzasz dla niego świadectwo pracy? Wzór takiego dokumentu znajdziesz w Calamari. Nasze nowoczesne rozwiązania online to wygodny sposób na zarządzanie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej. Dzięki Calamari możesz standaryzować firmowe dokumenty i przyspieszyć ich obieg. Pobierz wzór świadectwa pracy w formacie PDF lub DOCX spełniający wymogi rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.

Świadectwo pracy – informacje dla pracownika

Kodeks pracy i wspomniane wyżej Rozporządzenie dają pracownikom możliwość reakcji i pociągnięcia do odpowiedzialność pracodawcy, który opóźnia wydanie dokumentu. Pracownicy mogą też wnioskować o skorygowanie dokumentu.

Możliwe działania pracownika w przypadku opóźnienia

W sytuacji, gdy dochodzi do opóźnienia w związku z wydaniem świadectwa pracy, pracownik może zwrócić się do sądu pracy w celu zobowiązania pracodawcy do sporządzenia dokumentu. Jeżeli wydanie świadectwa pracy przez pracodawcę jest niemożliwe, sąd na wniosek pracownika może ustalić uprawnienia pracownicze.

Jeżeli pracownik ucierpiał z powodu opóźnienia, może ubiegać się o odszkodowanie w sądzie pracy[13]. W takim przypadku odszkodowanie powinno odpowiadać wysokości wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy wskutek niewydania świadectwa pracy. Rekompensata nie może jednak przekraczać kwoty odpowiadającej wynagrodzeniu za 6 tygodni.

Jak skorygować błędy w świadectwie pracy?

Procedurę sprostowania świadectwa pracy określa kodeks pracy oraz wspomniane wcześniej rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.

W ciągu 14 dni od otrzymania dokumentu pracownik może zwrócić się do pracodawcy z wnioskiem o sprostowanie świadectwa pracy[14]:

• pracodawca może przychylić się do wniosku lub rozpatrzyć go negatywnie. W pierwszym przypadku w ciągu 7 dni należy skorygować błędy i wydać pracownikowi nowe świadectwo pracy. W drugim przypadku w ciągu 7 dni należy poinformować pracownika o negatywnym rozpatrzeniu wniosku (w postaci papierowej albo elektronicznej);

• jeżeli pracodawca nie uwzględni wniosku o sprostowanie świadectwa pracy, pracownik w ciągu 14 dni od otrzymania tej decyzji może wystąpić z żądaniem sprostowania świadectwa pracy do sądu pracy;

• jeśli sąd pracy uwzględni powództwo pracownika, pracodawca będzie zobowiązany do wydania nowego świadectwa pracy w ciągu 3 dni od dnia, w którym orzeczenie się uprawomocni.

Świadectwo pracy – podsumowanie

Pracodawca musi wydać pracownikowi świadectwo pracy w dniu, w którym ustaje stosunek pracy – z powodu wypowiedzenia umowy, zwolnienia dyscyplinarnego na mocy porozumienia stron. Zaniechanie tego obowiązku grozi karą grzywny.

Strukturę i dane, które muszą znaleźć się w świadectwie pracy, szczegółowo określają akty prawne. Zgodnie z nimi dokument ten musi zawierać m.in. informacje o stanowisku zajmowanym przez pracownika, okresie pracy, trybie wygaśnięcia lub rozwiązania umowy oraz o urlopach i wykorzystanych dniach wolnych. Kopia świadectwa pracy musi być przechowywana w aktach pracownika także po ustaniu zatrudnienia.

Polski ustawodawca daje pracownikowi narzędzia do egzekwowania swoich praw na wypadek opóźnienia w wydaniu przez pracodawcę świadectwa pracy. Pracownik może wystąpić o odszkodowanie z tego tytułu – jeśli ucierpiał z powodu nieterminowego wydania dokumentu. Ma też prawo do wnioskowania o skorygowanie świadectwa pracy – w ciągu 14 dni od jego otrzymania.

‍

Przypisy:

• [1] art. 97  § 2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy
• [2] 2 Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia30.12.2016 w sprawie świadectwa pracy
• [3] 2 Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30.12.2016 w sprawie świadectwa pracy
• [4] art. 97  § 2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy
• [5] https://www.pip.gov.pl/dla-pracodawcow/pytania-i-odpowiedzi/co-to-jest-swiadectwo-pracy
• [6] https://www.pip.gov.pl/dla-pracodawcow/pytania-i-odpowiedzi/co-to-jest-swiadectwo-pracy
• [7] art. 97  § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy
• [8] art. 97  § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy
• [9] art. 97  § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy
• [10] 5 Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia30.12.2016 w sprawie świadectwa pracy
• [11] https://www.pip.gov.pl/dla-pracodawcow/pytania-i-odpowiedzi/co-to-jest-swiadectwo-pracy
• [12] https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/00101
• [13] https://www.pip.gov.pl/dla-pracodawcow/pytania-i-odpowiedzi/co-to-jest-swiadectwo-pracy
• [14] art. 97  § 21 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy.

‍

Źródła:

• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy. https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=wdu19740240141
• Obwieszczenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 26 czerwca 2024 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie świadectwa pracy https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20240001016
• https://www.pip.gov.pl/dla-pracodawcow/pytania-i-odpowiedzi/co-to-jest-swiadectwo-pracy
• https://www.gov.pl/web/rodzina/swiadectwo-pracy
• https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/00101