5 zagrożeń płynących z nieefektywnego zarządzania absencjami

Zarządzanie absencjami to jedno z najważniejszych zadań działu kadr. Jego brak to prosty przepis na katastrofę.

Określenie “zasoby ludzkie” nie wzięło się z niczego – to ludzie oraz ich umiejętności stanowią o sile firmy. Ze względu na krótką historię kapitalizmu w Polsce oraz bolesne przemiany ustrojowe, przez wiele lat ludzie postrzegani byli w firmach przede wszystkim przez pryzmat kosztu, z jakim się wiążą. W styczniu 2002 roku wskaźnik ten wynosił 20,1 proc., co oznaczało, że co piąty Polak pozostawał bez pracy.

Jednak stopa bezrobocia wciąż spada i od sierpnia 2015 roku nie wzrosła powyżej 10 procent. Według danych za maj 2020 bez pracy pozostaje 1 milion 11,7 tys. Polaków, co odpowiada 6 proc. populacji. Oznacza to, że kryzys związany z koronawirusem nie uderzył w skali makro w polskich zatrudnionych, a znalezienie nowych, tanich pracowników nie jest łatwe.

Ludzie to przede wszystkim ich umiejętności i wartość, którą wnoszą do organizacji, a gdy ich nie ma, bo są na urlopie lub zwolnieniu chorobowym, konieczne jest ich zastępowanie. Brak odpowiedniego zarządzania absencjami wiąże się z takimi zagrożeniami jak:

1. Wyższe koszty

Każdy nieefektywnie zarządzany proces w firmie generuje koszty. W przypadku zarządzania nieobecnościami wpływają na to takie aspekty, jak:

• Czas i wysiłek wymagane, aby przeprocesować urlop konkretnego pracownika – w tym przypadku marnowane są godziny pracy zespołu HR, który musi radzić sobie z papierową dokumentacją i zapisywać w różnych miejscach informacje o udzielonych zwolnieniach tylko po to, by później ujednolicać te informacje, marnując jeszcze więcej czasu.
• Czas zmarnowany na pozyskiwanie informacji – w momencie, gdy w firmie brakuje centralnego systemu przechowującego informacje o urlopach i dniach wolnych, konieczne jest regularne dowiadywanie się o planowane urlopy i sprawdzanie, czy wszyscy konieczni pracownicy będą w danym dniu obecni. Oznacza to niepotrzebne spotkania i jeszcze więcej zmarnowanego czasu;
• Koszt błędów – elementem każdego nieefektywnego procesu są błędy, które mogą się gromadzić i uderzyć z pełną mocą dopiero po jakimś czasie – na przykład w postaci nieobecności kluczowego pracownika kilka dni przed planowanym terminem dostarczenia projektu.

W praktyce brak zarządzania absencjami jest droższy niż jakikolwiek system do tego przeznaczony.

2. Gorsze zarządzanie personelem

Wspomniane wcześniej umiejętności pracowników są jednym z najważniejszych zasobów w firmie. Co więcej, pracownicy o szczególnych umiejętnościach są wysoce pożądani przez pracodawców, co w Polsce jest szczególnie widoczne w branży IT. Według raportu No Fluff Jobs, który omawialiśmy osoby wyspecjalizowane w szczególnie pożądanych technologiach mogą liczyć na wynagrodzenia dochodzące do 30 tys.PLN miesięcznie, a firmy kuszą pracowników elastycznymi godzinami pracy i dodatkowymi benefitami. .

Z tego względu firma potrzebuje informacji na temat dostępnych pracowników o określonych umiejętnościach oraz zapotrzebowaniu na te umiejętności w zależności od czasu. Brak takiej informacji może z jednej strony skutkować brakiem dostępu do odpowiednich pracowników, gdy są potrzebni, a z drugiej strony zatrudnieniem tych, których umiejętności jedynie “wydają się” potrzebne.

3. Ryzyko prawne

Kwestie związane z urlopami reguluje w Polsce kodeks pracy, który nakłada na firmy określone obowiązki związane z prowadzeniem dokumentacji. Jej brak lub niefrasobliwość w jej prowadzeniu może poskutkować karami. Zgodnie z polskim prawem, jeśli pracodawca nie prowadzi dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy, grozi mu kara grzywny od 1000 do 30 tysięcy złotych.

4. Niższe morale pracowników

Fakt, że w firmie brakuje jasnych zasad związanych z dniami wolnymi, zwolnieniami oraz nieobecnością, powoduje, że pracownicy czują się zniechęceni. Brak jasnych zasad to również zachęta do nadużywania swobody, co tym bardziej pogłębia zniechęcenie wśród zatrudnionych.

Ogólnoświatowe badanie firmy Glassdoor wskazuje, że jasne zasady i transparentność jest ważna nawet dla 90 proc. ludzi szukających pracy. Gdy tego w firmie brakuje, pracownik będzie rozglądał się za nowym zajęciem, gdzie otrzyma to, czego oczekuje.

5. Bałagan w organizacji

W sytuacji, gdy w jednym z działów jest bałagan, cała firma na tym cierpi. Co więcej, bałagan ten wpływa na inne działy i wręcz “rozlewa się” po organizacji. Brakuje informacji o urlopach, więc działy produkcyjne mają ograniczone możliwości planowania. Brakuje planowania, więc coraz więcej zleceń wykonywanych jest “na żywioł”. To z kolei skutkuje pogłębieniem ogólnego bałaganu i chaosu.

Podsumowanie

Brak zarządzania absencjami lub też nieefektywne zarządzanie nimi prowadzi do wielu negatywnych konsekwencji. Dlatego też tak popularne jest sięganie po narzędzia, które pozwalają zminimalizować ten problem.

W Calamari zetknęliśmy się z wieloma wyzwaniami związanymi z zarządzaniem nieobecnościami i czasem pracy. Jeśli chcesz się dowiedzieć więcej jak skutecznie wdrożyć odpowiednie praktyki w swojej firmie, skontaktuj się z nami!