Urlop wychowawczy – ile trwa i jak nim zarządzać w firmie?

Wykorzystanie urlopu wychowawczego jest prawem pracownika. Jesteś pracodawcą lub menadżerem firmy i zastanawiasz się, jaki jest jego wymiar i komu dokładnie on przysługuje? Chcesz wspomóc dział HR, aby przebywanie pracownika na urlopie wychowawczym nie spowodowało chaosu w firmie? Tłumaczymy niuanse dotyczące urlopu wychowawczego – dowiedz się o nim więcej!

Komu przysługuje urlop wychowawczy i jakie są wymogi?

Urlop wychowawczy jest specjalnym uprawnieniem pracowniczym mającym na celu umożliwienie rodzicom sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem. To okres, w którym pracownik może całkowicie poświęcić się życiu rodzinnemu. Jednak nie każdy pracownik ma do niego prawo.

Wniosek o urlop wychowawczy może złożyć tylko zatrudniony, który ma odpowiedni staż pracy, nie jest pozbawiony władzy rodzicielskiej oraz zamierza sprawować osobistą opiekę nad dzieckiem.

Kodeks pracy a urlop wychowawczy – najważniejsze przepisy

Zasady wykorzystania tego uprawnienia pracowniczego określa Art. 186 Kodeksu pracy. Znajdujące się tam przepisy regulują kwestie dotyczące wymiaru urlopu wychowawczego i warunki jego przyznawania oraz obowiązków pracodawcy.

Wymogi stażu pracy a prawo do urlopu wychowawczego

Aby móc skorzystać z urlopu wychowawczego, pracownik musi mieć co najmniej 6-miesięczny staż pracy. Wlicza się do niego wszystkie okresy zatrudnienia (niezależnie od przerw między nimi), w tym także zatrudnienie u innego pracodawcy.

Urlop wychowawczy – ile trwa i jak można go podzielić między rodziców?

Łączny wymiar urlopu wychowawczego to 36 miesięcy, ale każdy z rodziców ma do dyspozycji maksymalnie 35 miesięcy. Pozostały miesiąc jest wyłącznym, niezbywalnym prawem drugiego rodzica.

Rodzice mogą korzystać z urlopu jednocześnie lub zamiennie, jednak maksymalny wymiar urlopu wychowawczego jest wspólny i nie może przekroczyć 36 miesięcy. Można go podzielić na maksymalnie 5 części. Długość każdej z nich nie jest z góry określona, ale pracownik może je wykorzystać w celu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem przed ukończeniem przez nie 6. roku życia. Z kodeksu pracy wynika, że w przypadku dziecka niepełnosprawnego, wiek ten przesuwa się do 18. roku życia.

Czy pracodawca może odmówić udzielenia urlopu wychowawczego?

Pracodawca nie może odmówić zatrudnionemu urlopu wychowawczego, jeśli ten spełnia wszystkie wymogi formalne. Zgodnie z kodeksem pracy, pracodawca jest obowiązany uwzględnić wniosek pracownika.

Jednak jeśli pracownik w trakcie urlopu wychowawczego przestaje sprawować osobistą opiekę nad dzieckiem, pracodawca ma prawo wezwać go do powrotu do pracy. Należy jednak pamiętać, że muszą istnieć ku temu uzasadnione przesłanki.

Jak złożyć wniosek i co dzieje się w czasie trwania urlopu wychowawczego?

Wniosek pracownika o urlop wychowawczy musi trafić do pracodawcy nie później niż 21 dni przed rozpoczęciem urlopu. W dokumencie trzeba wskazać termin rozpoczęcia i zakończenia urlopu oraz dane dziecka.

Podczas urlopu wychowawczego pracownik podlega ubezpieczeniu zdrowotnemu, emerytalnemu i rentowemu. Składki te finansuje Skarb Państwa. Podstawą wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe dla pracowników przebywających na urlopie wychowawczym jest kwota 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego. Jednak nie może być ona niższa niż 75% kwoty minimalnego wynagrodzenia. Jednocześnie podstawa ta nie może być wyższa niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za 12 miesięcy poprzedzających urlop wychowawczy.

Co z pracownikiem, który po urlopie wychowawczym chce wrócić do pracy? Obowiązki pracodawcy w tej kwestii reguluje Art. 186 [4] Kodeksu pracy:

Pracodawca dopuszcza pracownika po zakończeniu urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, uzupełniającego urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego oraz urlopu wychowawczego do pracy na dotychczasowym stanowisku, a jeżeli nie jest to możliwe - na stanowisku równorzędnym z zajmowanym przed rozpoczęciem urlopu na warunkach nie mniej korzystnych od tych, które obowiązywałyby, gdyby pracownik nie korzystał z urlopu.

Oznacza to, że pracodawca musi umożliwić dalszą pracę w firmie osobie, która wróciła z urlopu. Pracownik może też zrezygnować z urlopu wychowawczego w czasie jego trwania. Może to zrobić w dowolnym momencie, jeśli uzna, że chce wrócić do pełnienia swoich obowiązków. Możliwe jest to po uprzednim zawiadomieniu pracodawcy – najpóźniej na 30 dni przed terminem zamierzonego podjęcia pracy.

Czy urlop wychowawczy jest płatny?

Urlop wychowawczy jest bezpłatny. Jednak pracownik, który pobiera zasiłek rodzinny (przysługuje on, gdy miesięczny dochód rodziny w przeliczeniu na osobę nie przekracza kwoty 674,00 zł), może otrzymać zasiłek wychowawczy w kwocie 400 zł.

Jak okres urlopu wychowawczego wpływa na prawo do urlopu wypoczynkowego?

Za okres urlopu wychowawczego pracownik nie nabywa prawa do urlopu wypoczynkowego. Dzieje się tak, ponieważ urlop wypoczynkowy "otrzymuje się" za każdy przepracowany miesiąc. Po powrocie do pracy pracownik zaczyna ponownie nabywać prawo do urlopu wypoczynkowego na ogólnych zasadach.

Należy jednak pamiętać, że pracownik, który wraca z urlopu wychowawczego w trakcie roku, ma prawo do urlopu wypoczynkowego w wymiarze proporcjonalnym do pozostałego do końca roku okresu zatrudnienia.

Przykład:

Pracownica przebywała na urlopie wychowawczym od 1  stycznia do 30 czerwca. Po jego zakończeniu nabywa prawo do urlopu wypoczynkowego za lipiec, sierpień, wrzesień, październik, listopad i grudzień.

Jednak jeśli pracownik przebywał na urlopie wychowawczym od 2 stycznia do 1 lipca, to zachowuje prawo do urlopu w pełnym wymiarze (20 lub 26 dni). Nabył je wraz z rozpoczęciem roku – 1  stycznia.

Obniżenie wymiaru czasu pracy a urlop wychowawczy

Pracownik mający prawo do urlopu wychowawczego może wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o zmniejszenie etatu. Wymiar czasu pracy może być zredukowany do maksymalnie połowy pełnego etatu. Dotyczy on wtedy okresu, w którym pracownik mógłby przebywać na urlopie wychowawczym. Pracodawca ma obowiązek zaakceptować taką prośbę.

Urlop wychowawczy – podsumowanie

Urlop wychowawczy umożliwia pracownikom sprawowanie osobistej opieki nad małym dzieckiem bez utraty zatrudnienia:

• jego maksymalny wymiar wynosi 36 miesięcy, przy czym każdy rodzic może wykorzystać do 35 miesięcy tego urlopu;
• warunkiem skorzystania przez pracownika z urlopu wychowawczego jest 6-miesięczny staż pracy oraz złożenie wniosku minimum 21 dni przed jego planowanym rozpoczęciem;
• pracodawca jest zobowiązany uwzględnić wniosek pracownika o urlop wychowawczy spełniający wszystkie wymogi formalne;
• po zakończeniu urlopu wychowawczego pracodawca musi dopuścić pracownika do pracy.

‍

‍

Zarządzanie urlopem wychowawczym w firmie – jak może pomóc Calamari?

Sprawne zarządzanie urlopami wychowawczymi i nieobecnościami pracowników wymaga  odpowiednich narzędzi. Z pomocą przychodzi system Calamari.

Planowanie nieobecności i zastępstw

Calamari umożliwia wizualizację długoterminowych nieobecności w przejrzystym kalendarzu zespołowym. Menedżerowie widzą, kiedy dokładnie pracownik będzie na urlopie wychowawczym i mogą z wyprzedzeniem zaplanować zastępstwa.

Elektroniczne wnioski i automatyczne przypomnienia

Pracownicy zamiast papierowych formularzy składają wniosek o urlop wychowawczy przez system. Menedżerowie czy pracownicy działów HR automatycznie otrzymują powiadomienia o złożonych wnioskach. Oznacza to ich szybszą akceptację i sprawne zaplanowanie zastępstwa za pracownika.

Dokumentacja okresu urlopu wychowawczego

Calamari to bezpieczne miejsce na dokumenty pracownicze. Narzędzie usprawnia przechowywanie umów i wniosków – również tych dotyczących urlopu wychowawczego. Wszystko znajduje się w jednym miejscu. Aby wyszukać odpowiednie dokumenty, wystarczy skorzystać z wyszukiwarki. Pozwala to sprawniej zarządzać zespołem oraz umożliwia na łatwy dostęp do informacji o pracownikach.

Wypróbuj korzystanie z ewidencji czasu pracy, elektronicznej kartoteki pracowników i narzędzia do zarządzania urlopami od Calamari – wesprzyj procesy związane z zarządzaniem zespołem w Twojej firmie!

‍

Źródła:

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=wdu19740240141
2. https://www.gov.pl/web/rodzina/urlop-wychowawczy
3. https://www.zus.pl/baza-wiedzy/skladki-wskazniki-odsetki/wskazniki/podstawa-wymiaru-skladek-na-ubezpieczenia-emerytalne-i-rentowe-osob-przebywajacych-na-urlopach-wychowawczych
4. https://www.zus.pl/-/zasady-ustalania-podstawy-wymiaru-skladek-na-ubezpieczenia-emerytalne-i-rentowe-osob-przebywajacych-na-urlopach-wychowawczych?redirect=%2Fbaza-wiedzy%25

‍