Urlop okolicznościowy na pogrzeb – komu, ile dni i jak wnioskować

Żałoba i pożegnanie bliskiej osoby są jednymi z najtrudniejszych momentów w życiu. W tym czasie pracownik potrzebuje czasu i przestrzeni, by uporać się zarówno z formalnościami, jak i z emocjami. Pracodawca powinien go wtedy wesprzeć – z empatią i zgodnie z prawem. Służy do tego m.in. udzielony urlop okolicznościowy na pogrzeb. Czym dokładnie jest, komu i w jakim wymiarze przysługuje? Jak sprawnie zarządzać wnioskami o udzielanie pracownikom zwolnień od pracy? Wyjaśniamy.

Czym jest urlop okolicznościowy na pogrzeb?

Urlop okolicznościowy jest specjalnym zwolnieniem od pracy, które przysługuje pracownikowi w związku ze szczególnymi wydarzeniami w jego życiu osobistym. Podstawą prawną dotyczącą jego udzielania jest rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy.

Urlop okolicznościowy udzielany z powodu śmierci bliskiej osoby nie uszczupla puli urlopu wypoczynkowego – nie regulują go przepisy kodeksu pracy. To płatny dzień wolny, mający na celu umożliwienie pracownikowi uczestnictwa w ceremonii pogrzebowej oraz załatwienia związanych z nią spraw. Pracodawca ma obowiązek udzielić zatrudnionemu urlopu wypoczynkowego, jeśli tylko ten spełnia warunki określone w przepisach.

Komu przysługuje urlop okolicznościowy na pogrzeb?

Przepisy (przywołane wyżej rozporządzenie) jasno określają krąg osób, których śmierć uprawnia pracownika do otrzymania dni wolnych.

Pokrewieństwo i powinowactwo

Urlop okolicznościowy przysługuje pracownikowi zarówno na pogrzeb krewnego, jak i powinowatego (krewnego małżonka).

Zatrudniony może o niego wnioskować po śmierci ojca, matki, dziecka, siostry, brata, babci i dziadka. Urlop okolicznościowy udzielany jest także na pogrzeb małżonka pracownika. Oprócz tego przysługuje on w przypadku śmierci teścia i teściowej. Przepisy przewidują również, że dni wolne od pracy przysługują z tytułu urlopu okolicznościowego udzielanego na pogrzeb macochy i ojczyma.

„Inna osoba pozostająca na utrzymaniu” – jak rozumieć i jak udokumentować?

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej nie precyzuje, kim jest inna osoba pozostająca na utrzymaniu pracownika lub pozostająca pod jego opieką. Ze sformułowania tego można wnioskować, że jest to ktoś, komu pracownik zapewnia środki do życia i kim zatrudniony na co dzień się opiekuje.

Może to być m.in. partner życiowy (konkubent i konkubina) lub dalszy krewny w trudnej sytuacji życiowej (chory, niezdolny do samodzielnego funkcjonowania). W przypadku wniosku o urlop okolicznościowy związany ze śmiercią tych bliskich pracodawca może poprosić pracownika o złożenie oświadczenia potwierdzającego fakt sprawowania opieki lub utrzymywania danej osoby. Przepisy nie wymuszają na zatrudnionych udokumentowania relacji ze zmarłym. Bywa jednak, że pracodawcy proszą np. o potwierdzenie zameldowania zmarłego pod tym samym adresem, co pracownik.

Jeśli wniosek pracownika jest wiarygodny, a relacja łącząca go ze zmarłym nie budzi wątpliwości, formalności warto ograniczyć do minimum. Buduje to zaufanie i wizerunek firmy – jako wspierającej "swoich ludzi" w trudnych chwilach.

Ile dni urlopu okolicznościowego przysługuje na pogrzeb?

Wymiar urlopu okolicznościowego zależy od rodzaju relacji łączącej zatrudnionego ze zmarłą osobą. Przepisy dokładnie określają liczbę dni wolnych, które przysługują pracownikowi w związku z pogrzebem.

Ile dni urlopu okolicznościowego przy śmierci małżonka, dziecka, rodzica, ojczyma lub macochy?

Zgodnie z § 15. wyżej przywołanego rozporządzenia:

Pracodawca jest obowiązany zwolnić od pracy pracownika na czas obejmujący 2 dni – w razie ślubu pracownika lub urodzenia się jego dziecka albo zgonu i pogrzebu małżonka pracownika lub jego dziecka, ojca, matki, ojczyma lub macochy.

Te dwa dni mają umożliwić pracownikowi uczestnictwo w ceremonii pogrzebowej oraz załatwienie najpilniejszych spraw związanych z organizacją pogrzebu.

Ile dni urlopu okolicznościowego przy śmierci rodzeństwa, teściów, dziadków lub osoby na utrzymaniu/opiece?

W tym samym miejscu ministerialnego rozporządzenia wskazuje się, że:

Pracodawca jest obowiązany zwolnić od pracy pracownika na czas obejmujący 1 dzień – w razie ślubu dziecka pracownika albo zgonu i pogrzebu jego siostry, brata, teściowej, teścia, babki, dziadka, a także innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką.

Ten jeden dzień ma umożliwić pracownikowi wzięcie udziału w pogrzebie. Jeśli uczestnictwo w ceremonii wymaga podróży np. do innego miasta, pracownik może dodatkowo wnioskować o urlop wypoczynkowy lub bezpłatny.

Kiedy można wykorzystać dzień urlopu okolicznościowego – przed, w dniu, czy po pogrzebie?

Termin urlopu okolicznościowego powinien być dostosowany do potrzeb pracownika. Przepisy nie określają sztywno, że musi on przypadać dokładnie w dniu pogrzebu. Dlatego w praktyce HR przyjmuje się elastyczne podejście.

Pracownik może wykorzystać przysługujące mu dni wolne z tytułu śmierci bliskiej osoby:

• przed pogrzebem – na załatwienie formalności, organizację ceremonii,

• w dniu pogrzebu – na udział w ceremonii,

• po pogrzebie – na dopełnienie formalności, uporządkowanie spraw spadkowych.

Pogrzeb w sobotę lub święto – jak liczyć dzień wolny i rozliczyć dni urlopu okolicznościowego?

Urlop okolicznościowy przysługuje niezależnie od tego, czy ceremonia odbywa się w dzień roboczy, czy w wolny od pracy. Dlaczego?

Ponieważ w przepisach jest jasno wskazane, że prawo do jednego lub dwóch dni urlopu okolicznościowego nabywa się w razie zgonu i pogrzebu, a nie tylko pogrzebu bliskiej osoby. W związku z tym, jeżeli ceremonia pogrzebowa przypada w weekend, pracownik może wykorzystać przysługujące mu dni wolne np. w piątek lub poniedziałek. To czas, który może on przeznaczyć na przygotowania do pogrzebu czy załatwienie formalności spadkowych.

Co, jeśli uroczystość jest poza standardowymi godzinami pracy?

Podobnie jak w przypadku pogrzebu w weekend, godzina ceremonii nie wpływa na prawo do urlopu okolicznościowego. Nawet jeśli pogrzeb odbywa się po godzinach pracy pracownika (np. o 17:00, gdy pracownik kończy pełnić swoje obowiązki o 15:00), urlop okolicznościowy nadal mu przysługuje. Zatrudniony może potrzebować czasu na dojazd na miejsce ceremonii w innej miejscowości, przygotowanie się do uroczystości czy wsparcie rodziny w organizacji stypy.

Czy urlop okolicznościowy na pogrzeb jest płatny i co w przypadku niewykorzystanego urlopu okolicznościowego?

Urlop okolicznościowy z powodu zgonu i pogrzebu bliskiej osoby jest płatny. Wynika to z §16 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15.05.1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy:

Za czas zwolnienia od pracy, o którym mowa w § 8 zdanie drugie, § 9, § 11 ust. 1 pkt 2 i 2b, § 12 oraz § 15, pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia ustalonego w sposób określony w przepisach wydanych na podstawie art. 297 Kodeksu pracy.

Wymieniony w tym fragmencie rozporządzenia §15 dotyczy urlopów okolicznościowych z tytułów zgonów i pogrzebów.

Jeśli pracownik nie skorzysta z przysługujących mu dni wolnych w związku ze śmiercią i pogrzebem bliskiego, traci do nich prawo. Nie "przechodzą" one na następny rok. Nie można też wypłacać ekwiwalentu za niewykorzystany urlop okolicznościowy.

Jak złożyć wniosek o urlop okolicznościowy na pogrzeb?

Pracownik, by otrzymać urlop okolicznościowy z tytułu pogrzebu i zgonu bliskiej osoby, powinien niezwłocznie poinformować przełożonego o szczególnej sytuacji życiowej i złożyć stosowny wniosek. Ta dokumentacja pracownicza powinna zawierać informację o stopniu pokrewieństwa ze zmarłą osobą i o planowanym terminie wykorzystania urlopu.

Na górze wniosku, jeszcze przed jego główną treścią, umieszcza się nazwę miejscowości i datę składania wniosku, dane pracownika oraz nazwę pracodawcy. Pod nimi wskazuje się tytułu dokumentu "Wniosek o urlop okolicznościowy".

Treść wniosku skierowanego do pracodawcy może brzmieć:                                        

Zgodnie z § 15 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy, wnioskuję o udzielenie mi w terminie .......(data urlopu) jednego/dwóch dni urlopu okolicznościowego w związku z pogrzebem ....... (miejsce na wskazanie pokrewieństwa lub powinowactwa – np. babcia, teść).

Pod wnioskiem musi widnieć podpis pracownika. Taki dokument można złożyć też elektronicznie, o ile pozwala na to wewnętrzna polityka firmy. Jest to duże ułatwienie dla pracodawców, którzy natychmiast otrzymują powiadomienie o wniosku pracownika. Z kolei pracownicy wysyłający dokument elektronicznie nie muszą fatygować się do biura czy działu kadr, by dostarczyć wniosek urlopowy.

Czy do wniosku należy dołączyć akt zgonu lub inne dokumenty?

Przepisy nie nakładają na pracownika obowiązku przedłożenia dokumentów przy składaniu wniosku o urlop okolicznościowy. Jednak bywa, że firmy proszą o odpis skrócony aktu zgonu. Dokument ten potwierdza śmierć krewnego lub powinowatego pracownika, a niekiedy także stopień pokrewieństwa.

Działy kadr, managerowie i sami pracodawcy, wymagając przedłożenia dokumentów, powinni wykazać się wrażliwością. Pracownicy otrzymują niekiedy odpisy skrócone aktu zgonu po kilku dniach. W takiej sytuacji warto być elastycznym i pozwolić zatrudnionemu dostarczyć wniosek w późniejszym terminie.

Czy pracodawca może odmówić przyznania lub odmówić udzielenia urlopu okolicznościowego?

Pracodawca nie może odmówić przyznania urlopu okolicznościowego. Wyjątkami są sytuacje, gdy zatrudniony nie spełnia warunków określonych w przepisach, a mimo tego wnioskuje o dni wolne z tytułu zgonu i pogrzebu. Pracodawca może odmówić udzielenia urlopu okolicznościowego, gdy:

• zmarła osoba nie należy do kręgu bliskich pracownika, których śmierć uprawnia do urlopu,

• pracownik już wykorzystał urlop w związku z tym samym zdarzeniem,

• wniosek dotyczy zdarzenia znacznie oddalonego w czasie (np. pogrzebu, który odbył się miesiąc temu).

Urlop okolicznościowy na pogrzeb – podsumowanie

Urlop okolicznościowy na pogrzeb:

• przysługuje pracownikowi w związku ze śmiercią bliskiej osoby – wymienionej w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy;

• może mieć wymiar 1 lub 2 dni wolnych od pracy – w zależności od stopnia pokrewieństwa lub powinowactwa;

• jest udzielany na wniosek pracownika;

• jest prawem pracownika – pracodawca nie może mu go odmówić;

• może być wykorzystany przez pracownika w dniu pogrzebu, a także przed i po dniu ceremonii pogrzebowej.

Automatyzacja wniosków i akceptacji urlopu okolicznościowego w Calamari

Narzędzia od Calamari upraszczają proces zarządzania urlopem okolicznościowym. Automatyzacja dotycząca składania wniosków z tytułu śmierci i pogrzebów bliskich pracowników eliminuje papierową biurokrację. Zatrudniony może złożyć wniosek o urlop okolicznościowy online.

Dla działu HR oznacza to sprawniejszy obieg dokumentów. Natomiast managerom ułatwia to zarządzanie czasem pracy pracowników. Kierownik projektu, szybko dowiadując się o nieobecności jednego z członków zespołu, może od razu przedelegować jego zadania na innych pracowników. W tym kontekście narzędzia Calamari sprawdzają się zarówno w małych, jak i w dużych firmach – wszędzie tam, gdzie liczy się efektywne zarządzanie zasobami ludzkimi.

Pamiętaj, że urlop okolicznościowy to obowiązek prawny oraz wyraz empatii i wsparcia ze strony pracodawcy w trudnym dla pracownika czasie. Sprawna obsługa wniosków o dni wolne na pogrzeb buduje kulturę organizacyjną firmy opartą na zrozumieniu i szacunku.

Już dziś wypróbuj narzędzia od Calamari do zarządzania urlopami – odkryj nową jakość czuwania nad czasem pracy i dostępnością członków zespołu.

‍

Źródła: ‍

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15.05.1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU19960600281

‍