Sygnalista w firmie - obowiązki pracodawców i praktyczne wskazówki

Ustawa o ochronie sygnalistów budzi niepokój wielu managerów i właścicieli firm, gdyż kojarzy się z donosicielstwem i problemami. Jednak prawidłowe wdrożenie jego ochrony może być firmowym systemem wczesnego ostrzegania. To szansa na wykrycie nieprawidłowości, zanim przerodzą się w kryzys wizerunkowy, dotkliwe straty finansowe czy problemy prawne. Wyjaśniamy założenia, obowiązki i praktyczne aspekty związane z ochroną w szczególności dobrego imienia sygnalisty – osoby zgłaszającej naruszenia prawa w miejscu pracy.

“Gdy weszła w życie dyrektywa o sygnalistach, wszyscy przedsiębiorcy objęci jej zasięgiem zakasali rękawy i podjęli się wdrożeń. Przypominało to trochę rosyjską ruletkę. Pojawiały się kolejne wersje przepisów, a termin wdrożenia nieubłaganie się zbliżał. Trzeba było strzelać jaka wersja regulacji jest najbardziej prawdopodobna do uchwalenia i w to celować, bo do tego że ustawa może wejść z dnia na dzień w życie zdążyliśmy się przyzwyczaić.

Ku zaskoczeniu wszystkich, ustawodawca postanowił w ostatnim momencie wrzucić projekt do zamrażarki i całkowicie zignorować konieczność wprowadzenia regulacji.

Tak zleciały nam kolejne dwa lata. Po kolejnych wyborach prace przyspieszyły, ale tak dynamicznie, że tuż przed wakacjami przedsiębiorcy usłyszeli „cukierek albo psikus” tyle, że bez cukierka - „macie 3 miesiące na wdrożenie poważnej regulacji obwarowanej wysokimi karami i nikogo nie interesuje, że odpoczywacie - wakacji w tym roku nie będzie”. Cóż było robić – trzeba było ponownie zakasać rękawy i przeprowadzić cały proces - istny test wytrzymałości i cierpliwości. Do terminu wdrożenia zostało nam równo 2 tygodnie.” - tak na swoim LinkedInie pisze Mecenas Michał Kibil, Managing Partner w DGTL LAW.

Historia zna wiele przykładów sygnalistów, którzy ujawnili prawdę, choć wiązało się to z osobistym ryzykiem. Przypomnijmy choćby Edwarda Snowdena, który ujawnił nielegalne działania amerykańskich służb specjalnych, udostępniając informacje o programie PRISM, pozwalającemu masowo podsłuchiwać rozmowy Amerykanów i obywateli innych krajów, prowadzone poprzez telefon i Internet. Innym przykładem może być Mark Felt, zastępcy dyrektora FBI, który pomógł dziennikarzom odkryć kulisy afery Watergate. Ich odwaga zmieniła bieg historii.

Jednak wielu pracowników wciąż boi się mówić o nieprawidłowościach. Dlaczego? Badania pokazują, że ponad połowa z nich nie wierzy, że ich zgłoszenie cokolwiek zmieni. Niemal 40% obawia się o swoje bezpieczeństwo i dalszą karierę. Presja ze strony przełożonych, lojalność wobec kolegów, brak wiedzy o procedurach - to realne bariery, które często powstrzymują ludzi przed mówieniem prawdy.

Tymczasem rola sygnalistów w przeciwdziałaniu nadużyciom jest nie do przecenienia. To oni, będąc wewnątrz organizacji, mają szansę jako pierwsi zauważyć niepokojące sygnały. Jednak ich odwaga często spotyka się z niezrozumieniem, a nawet odwetem ze strony pracodawcy. Degradacje, zwolnienia, procesy sądowe, a w skrajnych przypadkach nawet groźby - to realne konsekwencje, z jakimi mierzyli się polscy sygnaliści.

Czas to zmienić. 25 września 2024 roku w życie weszła ustawa o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa. Była to duża zmiana w podejściu do etyki i zgodności z prawem w polskich firmach. Dziś nowe przepisy szczelniej chronią sygnalistów i zachęcają pracowników do przełamywania zmowy milczenia.

Co to oznacza dla Ciebie jako pracodawcy? Przede wszystkim obowiązek stworzenia bezpiecznych kanałów do zgłaszania nieprawidłowości. Bo sygnaliści to Twoi sprzymierzeńcy w walce z nadużyciami. Ich spostrzeżenia mogą uchronić firmę przed stratami finansowymi, prawnymi i wizerunkowymi. A ochrona sygnalistów to krok w kierunku budowania kultury przejrzystości, gdzie etyka jest wartością, a nie pustym hasłem. To szansa na wzmocnienie zaufania pracowników, partnerów i klientów.

Zatem - od czego zacząć? Jak przygotować firmę na nowe przepisy? O tym w dalszej części artykułu. Jeśli jesteś pracodawcą, który chce działać zgodnie z prawem i etycznie - to lektura obowiązkowa.

Sygnalista w firmie – podstawa prawna

Aktem prawnym, który reguluje status i ochronę sygnalistów w Polsce, jest Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.

Dokument ten stanowi implementację unijnej dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 roku w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii. W kompleksowy sposób określa on zasady, na jakich osoby zgłaszające naruszenia prawa podlegają ochronie. Celem ustawy jest zapewnienie, by pracownicy i inne osoby związane z firmą mogły w bezpieczny sposób informować o zaobserwowanych nieprawidłowościach. Mają one działać bez obaw o działania odwetowe, takie jak zwolnienie, mobbing czy degradacja.

Ustawa o ochronie sygnalistów nakłada na podmioty prawne, w tym na pracodawców, konkretne obowiązki. Muszą oni stworzyć i wdrożyć wewnętrzne procedury, które umożliwią dokonywanie zgłoszeń w poufny i bezpieczny sposób.

Kim są sygnaliści?

Sygnaliści to osoby fizyczne, które zgłaszają lub dokonują ujawnienia publicznego informacji o naruszeniach prawa uzyskane w kontekście związanym z pracą. Mogą to być m.in.:

• Pracownicy (także byli)
• Osoby ubiegające się o pracę
• Stażyści, wolontariusze, praktykanci
• Samozatrudnieni, akcjonariusze, wspólnicy
• Członkowie organów osób prawnych
• Osoby pracujące pod nadzorem i kierownictwem kontrahentów, podwykonawców, dostawców

Zakres ochrony obejmuje też osoby pomagające w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązane z sygnalistą (np. współpracowników, członków rodziny).

Kogo dotyczy ustawa?

Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów obowiązuje obecnie firmy zatrudniające od 50 do pracowników. Próg ten nie ma zastosowania do podmiotów z sektora finansowego, produktów i usług finansowych, AML, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska.

W przypadku jednostek samorządu terytorialnego, obowiązek dotyczy tylko jednostek liczących co najmniej 10 000 mieszkańców.

Co można zgłaszać?

Zakres spraw, które mogą być przedmiotem zgłoszenia, jest szeroki i został określony w powołanej wcześniej ustawie. Zgłaszanie naruszeń dotyczy nieprawidłowości, o których sygnalista dowiedział się w kontekście związanym z pracą.

Naruszenia związane z korupcją

Sygnalista w firmie może zgłaszać przypadki przekupstwa, nadużycia stanowiska służbowego czy nepotyzmu. Każda próba wpłynięcia na decyzje biznesowe poprzez nieuczciwe korzyści majątkowe podlega raportowaniu w kontekście związanym z ochroną interesów organizacji.

Naruszenia prawa dotyczące rekrutacji i warunków pracy

Procedury rekrutacyjne muszą respektować zasady transparentności i równości szans. Dyskryminacja w procesie zatrudniania, mobbing, ostracyzm czy naruszanie zasad równego traktowania kandydatów i nepotyzm w pracy stanowią podstawę do zgłoszenia wewnętrznego.

Naruszenia dotyczące zamówień publicznych

Przedmiotem zgłoszenia mogą być manipulowanie przetargami, zmowy cenowe czy fałszowanie dokumentacji przetargowej. Sygnalista może zgłosić sztuczne zawyżanie wartości zamówienia oraz nieprawidłową realizację umowy związaną z zamówieniem publicznym.

Naruszenia dotyczące usług, produktów i rynki finansowych

W zakres ustawy o ochronie sygnalistów wchodzą nieprawidłowości w sprawozdawczości finansowej czy ukrywanie informacji handlowych. Sygnaliści zgłaszają także oferowanie przez firmę produktów i usług finansowych niezgodnych z prawem.

Naruszenia dotyczące bezpieczeństwa produktów i transportu

Dotyczą one wprowadzania do obrotu niebezpiecznych towarów, pomijanie procedur certyfikacji czy naruszenia norm bezpieczeństwa transportu. Sygnaliści mogą zgłaszać fałszowanie dokumentacji technicznej pojazdów, nieprzestrzegania norm czasu pracy kierowców czy świadome dopuszczania do ruchu niesprawnych środków transportu.

Naruszenia dotyczące ochrony środowiska

To naruszenie związane z nielegalnym składowaniem odpadów, przekraczaniem norm emisji zanieczyszczeń czy niszczenie siedlisk przyrodniczych. Zgłoszeniu może podlegać też prowadzenie działalności bez wymaganych pozwoleń środowiskowych

Naruszenia dotyczące przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu

Sygnaliści mogą zgłaszać zewnętrznym instytucjom podejrzane transakcje finansowe, ukrywanie pochodzenia środków finansowych firmy czy współpracę z podmiotami objętymi sankcjami międzynarodowymi. Mogą poinformować o braku stosowania w firmie procedur należytej staranności  związanych z przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu.

Naruszenia dotyczące bezpieczeństwa żywności i zdrowia publicznego

Nieprawidłowości te obejmują fałszowanie dat przydatności produktów, nieprzestrzeganie norm sanitarnych czy wprowadzanie do obrotu towarów szkodliwych dla zdrowia publicznego. W tej kategorii mieszczą się wszelkie naruszenia, które mogą bezpośrednio zagrażać konsumentom.

Naruszenia dotyczące ochrony konsumentów i danych osobowych

Nieuczciwe praktyki rynkowe, wprowadzanie konsumentów w błąd czy naruszenia ochrony prywatności – każde działanie godzące w prawa odbiorców produktów i usług może być podstawą zgłoszenia. Sygnalista może zgłosić również wyciek wrażliwych danych czy stosowanie w firmie niewystarczających zabezpieczeń systemów IT.

Naruszenia mające wpływ na interesy finansowe państwa i UE

To nieprawidłowości uderzające w finanse publiczne. Są to np. oszustwa podatkowe, wyłudzanie dotacji unijnych czy unikanie opodatkowania osób prawnych.

Naruszenia dotyczące rynku wewnętrznego UE

Należą do nich praktyki monopolistyczne, naruszenia publicznoprawnych zasad konkurencji czy ograniczanie swobodnego przepływu towarów Chodzi tu o działania, które zakłócają swobodny przepływ produktów, usług i kapitału w ramach Unii Europejskiej.

Naruszenia przeciwko wolnościom i prawom człowieka i obywatela w kontaktach z władzą publiczną

Zgłoszenia mogą dotyczyć przypadków nadużywania władzy przez urzędników, ograniczania praw obywatelskich, przewlekłości postępowań administracyjnych czy naruszania zasad równego traktowania obywateli przez organy państwa. Nieprawidłowościami tymi mogą być też korupcja urzędnicza czy ograniczanie dostępu do informacji publicznej.

Jakie obowiązki nakłada ustawa na pracodawców?

Ustawa o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa nakłada na pracodawców obowiązki:

1. Ustanowienia wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń, po konsultacjach ze związkami zawodowymi lub przedstawicielami pracowników. Procedura powinna wejść w życie 7 dni po przedstawieniu jej pracownikom.
2. Wyznaczenia bezstronnych osób/jednostek do:

• Przyjmowania zgłoszeń (w formie pisemnej, ustnej, e-mailowej lub osobiście)
• Potwierdzania przyjęcia zgłoszenia (7 dni)
• Podejmowania działań następczych (wyjaśniających)
• Przekazywania informacji zwrotnej sygnaliście (do 3 miesięcy)

3. Prowadzenie rejestru zgłoszeń (z zachowaniem poufności)
4. Informowanie o procedurach, w tym o możliwości zgłoszeń zewnętrznych
5. Odpowiednie przeszkolenie osób wyznaczonych do obsługi zgłoszeń
6. Zapewnienie poufności tożsamości sygnalistów i ochrona przed działaniami odwetowymi

Ustawa wprowadza możliwość powierzenia przyjmowania zgłoszeń podmiotowi zewnętrznemu (na podstawie umowy) oraz ustanowienia wspólnej procedury w ramach grupy kapitałowej lub wspólnej obsługi jednostek samorządu terytorialnego.

ić sygnaliście jej odbiór. Następnie należy podjąć działania następcze – czyli przeprowadzić wewnętrzne postępowanie wyjaśniające, którego celem jest weryfikacja prawdziwości zgłoszenia. Co istotne, w terminie nie dłuższym niż 3 miesiące od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia, pracodawca musi przekazać sygnaliście informację zwrotną o podjętych działaniach. Może to być informacja o zakończeniu sprawy, planowanych krokach lub o tym, że sprawa została przekazana odpowiednim organom (co jest formą zgłoszenia zewnętrznego).

Konsekwencje prawne dla pracodawców, którzy nie przestrzegają obowiązków związanych z ochroną sygnalistów

Uwaga na nowe przepisy karne! Ustawa wprowadza sankcje m.in. za:

• utrudnianie dokonania zgłoszenia,
• podejmowanie działań odwetowych,
• naruszenie poufności tożsamości sygnalisty,
• dokonanie fałszywego zgłoszenia,
• nieustanowienie procedury zgłaszania naruszeń.

Zgodnie z zapisami z rozdziału 6 Ustawy o ochronie sygnalistów za utrudnianie lub uniemożliwianie dokonania zgłoszenia grozi kara grzywny, ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku. Jeszcze surowsze konsekwencje – do 3 lat pozbawienia wolności – przewidziano za podejmowanie działań odwetowych wobec sygnalisty  (np. za zwolnienie go z pracy z powodu dokonanego zgłoszenia). Kara grozi również osobie, która, wbrew przepisom, ujawni tożsamość sygnalisty. Warto pamiętać, że odpowiedzialność spoczywa na osobach zarządzających firmą, co dodatkowo motywuje do starannego wdrożenia przepisów o ochronie sygnalistów.

Jakie korzyści płyną z ochrony sygnalistów?

Wdrożenie w życiu zasad dotyczących ochrony sygnalistów oznacza:

1. Wczesne wykrywanie nieprawidłowości
2. Ograniczenie ryzyka i kosztów związanych z nielegalnymi praktykami
3. Budowanie kultury etycznej w organizacji
4. Poprawa wizerunku firmy
5. Zwiększenie zaufania pracowników i interesariuszy.

Komunikacja wewnętrzna a tworzenie kultury, w której pracownicy czują się bezpiecznie zgłaszając nieprawidłowości

Pracownicy muszą wiedzieć, jak zgłaszać naruszenia i mieć pewność, że nie spotkają ich negatywne konsekwencje. Regularne szkolenia, kampanie informacyjne i jasna komunikacja ze strony zarządu budują atmosferę otwartości. Menedżerowie HR odgrywają rolę ambasadorów zmian, pokazując, że firma rzeczywiście chroni osoby, które ujawniają publicznie informacje o nieprawidłowościach.

Warto pamiętać, że pracownicy obserwują, jak organizacja reaguje na zgłoszenia. Każda sytuacja, w której sygnalista spotyka się z represjami, niszczy zaufanie całego zespołu. Dlatego tak ważne jest konsekwentne przestrzeganie zasad i demonstrowanie zasady zero tolerancji dla działań odwetowych.

Pamiętaj, że wdrożenie systemu ochrony sygnalistów to nie tylko obowiązek prawny, ale przede wszystkim inwestycja w przejrzystość, etykę i dobre zarządzanie w Twojej organizacji.

Wprowadzenie procedur ochrony sygnalistów - od czego zacząć? 

Oto kilka kroków, od których możesz zacząć:

1. Zapoznaj się z ustawą i oceń swoją obecną sytuację 

Przeczytaj uważnie ustawę o ochronie sygnalistów i zastanów się, jakie zmiany będziesz musiał wprowadzić w swojej firmie. Czy masz już jakieś procedury zgłaszania nieprawidłowości? Jeśli tak, czy spełniają one nowe wymogi? Jakie są potencjalne obszary ryzyka w Twojej branży?

2. Zaangażuj kluczowe osoby w proces 

Wdrożenie nowych procedur to zadanie dla całej organizacji. Zaangażuj dział HR, compliance, prawników, a także przedstawicieli pracowników. Ich wiedza i perspektywa będą bezcenne w opracowaniu skutecznych rozwiązań.

3. Opracuj jasne procedury zgłaszania nieprawidłowości 

Stwórz jasne, zrozumiałe i łatwo dostępne procedury, które będą określać, jak i komu pracownicy mogą zgłaszać nieprawidłowości. Pamiętaj, że procedury muszą zapewniać poufność i chronić sygnalistów przed odwetem.

4. Wyznacz odpowiedzialne osoby lub jednostki 

Ustawa wymaga wyznaczenia bezstronnych osób lub jednostek do przyjmowania zgłoszeń, prowadzenia postępowań wyjaśniających i komunikacji z sygnalistami. Upewnij się, że wybrane osoby mają odpowiednie kompetencje i cieszą się zaufaniem pracowników.

5. Przeszkol swoich pracowników 

Zadbaj o to, by wszyscy pracownicy wiedzieli, jakie mają prawa i obowiązki w zakresie zgłaszania nieprawidłowości. Zorganizuj szkolenia, podczas których wyjaśnisz nowe procedury i podkreślisz znaczenie etycznego zachowania.

6. Monitoruj i udoskonalaj 

Wdrożenie procedur to dopiero początek. Regularnie monitoruj ich działanie, zbieraj feedback od pracowników i wprowadzaj niezbędne ulepszenia. Budowanie kultury przejrzystości to proces ciągły.

Pamiętaj, że jako właściciel organizacji, lub osoba odpowiedzialna za wdrożenie procedur, dajesz przykład całej organizacji. Twoje zaangażowanie w ochronę sygnalistów i promocja etycznych zachowań będzie kluczowe dla powodzenia tych zmian. Potraktuj nowe przepisy nie jako uciążliwy obowiązek, ale jako szansę na zbudowanie silniejszej, bardziej etycznej organizacji. Powodzenia!

Podsumowanie

Choć ustawa o ochronie sygnalistów nakłada na pracodawców konkretne obowiązki, takie jak stworzenie procedury zgłoszeń wewnętrznych i zapewnienie poufnych kanałów komunikacji, nie należy postrzegać jej jako zagrożenia. Może być ona narzędziem do budowania zdrowej kultury organizacyjnej. Sygnalista w firmie jest sojusznikiem w dbaniu o działanie organizacji zgodnie z prawem i o etykę pracy. Podejście do tego tematu z należytą starannością i otwartością pozwoli stworzyć miejsce zatrudnienia oparte na zaufaniu i wspólnej odpowiedzialności za dobro firmy.

Źródła:

• https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/005076#6
• Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów