Nowy wymiar komunikacji podczas rekrutacji dzięki Copilot w Outlooku

Wprowadzenie: AI w HR w 2025 roku – Nowy Standard Efektywności

Pracując z kilkudziesięcioma największymi firmami na rynku polskim, śmiało mogę powiedzieć, że rok 2025 to czas, w którym technologia w HR przestała być jedynie dodatkiem – stała się kluczowym narzędziem budowania przewagi konkurencyjnej.

Sztuczna inteligencja (AI) zmienia sposób, w jaki organizacje zarządzają talentami, komunikują się z kandydatami i optymalizują procesy rekrutacyjne. Działy HR i pracodawcy stoją dziś przed ogromnym wyzwaniem: działać szybciej, skuteczniej i bardziej efektywnie, jednocześnie zapewniając doskonałe doświadczenia kandydatom oraz sprawną obsługę pracowników.

Co więcej, w rozmowach z działami HR i zarządami widzę wyraźny trend – stawiają na AI i robią wszystko, aby ich pracownicy byli na bieżąco z technologią. Inwestują w szkolenia, wdrażają nowoczesne narzędzia i budują protechnologiczną kulturę organizacyjną, bo wiedzą, że to klucz do utrzymania konkurencyjności.

W tym kontekście narzędzia takie jak Copilot w Outlooku czy integracje i przesyłanie bezbłędne przesyłanie danych pomiędzy systemami stają się nieocenionymi sprzymierzeńcami menedżerów HR, właścicieli firm i zespołów biurowych. To nie jest już przyszłość – to teraźniejszość, która redefiniuje standardy pracy w obszarze zarządzania ludźmi.

Wyzwania HR bez wsparcia AI

Tradycyjna komunikacja HR, zwłaszcza w dużych organizacjach lub dynamicznie rosnących firmach, jest czasochłonna i podatna na błędy. Odpowiadanie na dziesiątki wiadomości od kandydatów, przygotowywanie podsumowań rozmów rekrutacyjnych czy tworzenie profesjonalnych odpowiedzi wymaga nie tylko wiedzy, ale i ogromnej uwagi do szczegółów. Bez wsparcia AI pojawiają się typowe problemy:

• Opóźnienia w komunikacji – długi czas oczekiwania na odpowiedź obniża zaangażowanie kandydatów i negatywnie wpływa na wizerunek pracodawcy.

• Błędy i nieścisłości – ręczne redagowanie wiadomości zwiększa ryzyko literówek, pomyłek lub niepełnych informacji.

• Nierówny poziom profesjonalizmu – różni pracownicy HR mogą inaczej budować komunikaty, co wpływa na spójność marki pracodawcy.

• Nadmierna biurokracja – powtarzalne czynności, jak podsumowania rozmów rekrutacyjnych, zabierają czas, który można by przeznaczyć na działania strategiczne.

Copilot w Outlooku pomaga działom HR

Copilot w Outlooku to narzędzie, które rewolucjonizuje codzienność zespołów HR. Dzięki integracji z AI, Copilot automatyzuje i usprawnia kluczowe elementy komunikacji, pozwalając specjalistom HR skupić się na relacjach i decyzjach, a nie na żmudnych zadaniach administracyjnych.

1. Automatyzacja pisania wiadomości do kandydatów

Copilot analizuje treść korespondencji, podpowiada profesjonalne odpowiedzi, sugeruje uzupełnienia oraz dba o poprawność językową i spójność komunikacji. Przykład? HR Manager otrzymuje kilkanaście podobnych zapytań o status rekrutacji. Copilot generuje spersonalizowane odpowiedzi, uwzględniając imię kandydata, etap procesu i ton zgodny z marką pracodawcy.

Od razu po wybraniu opcji „Odpowiedz”, pojawia się okienko, w które możemy wpisać własną propozycję lub wybrać z gotowych podpowiedzi:

Możemy wpisać własny prompt, aby uzyskać pełną wiadomość. Na przykład:

I otrzymamy gotową odpowiedź:

Następnie możemy zaakceptować propozycję Copilota, odrzucić ją lub jeszcze popracować nad odpowiedzią.

Możemy dostosować jej ton do potrzeb obecnej sytuacji:

Pamiętajcie, aby zawsze przed wysyłką wiadomości do kandydata przeczytać ją dokładnie, zredagować, dopisać to, co powinno znaleźć się w odpowiedzi lub zmienić jej ton i formę.  

W tym scenariuszu Copilot może się pomylić i tutaj przechodzimy do kolejnego przykładu, w którym opowiem więcej o sytuacji, w której przyłapałam Copilota na błędzie.  

2. Tworzenie podsumowań wiadomości e-mail

To genialna opcja kiedy wracacie po długiej nieobecności i czeka na Was długa korespondencja mailowa, w której nie braliście czynnie udziału, ale byliście dodani DW.  

Opcja „Podsumuj” pozwoli Wam nadrobić zaległości, ale tutaj również pojawia się mała gwiazdka* - nie zachęcam do nieczytania wiadomości 😉 Ta funkcja pomoże Wam się zorientować, czy temat wymaga pilnej reakcji, czy problem został już rozwiązany. Zawsze jednak zapoznajcie się z treścią, jeżeli chcecie włączyć się do dyskusji.  

Dlaczego?  

Podzielę się z Wami moim przykładem:

Kliknęłam „Podsumuj” przy wiadomości z aplikacją Marka na stanowisko Project Managera. Poniżej widzicie całą wiadomość:  

Copilot podsumował tę wiadomość następująco:

Na pierwszy rzut oka wszystko się zgadza, ale jest mały problem… Marek nie załączył CV. Marek napisał „W załączniku przesyłam moje CV”, ale nie dodał załącznika z plikiem.

Zatem, jeżeli opieralibyśmy się wyłącznie na podsumowaniu AI, popełnilibyśmy duży błąd, odpisując kandydatowi, że zapoznaliśmy się z jego CV i chcemy umówić się na rozmowę w celu omówienia szczegółów. Wyobraźmy sobie zaskoczenie kandydata 😉  

3. Inteligentne wyszukiwanie terminów spotkań i integracja z systemami HR

Kolejną praktyczną funkcją Copilot w Outlooku jest inteligentne wyszukiwanie wolnych terminów na spotkanie w kalendarzach wielu osób. Wystarczy poprosić Copilota o odnalezienie terminu, który spełnia wszystkie wymagane kryteria.  

Copilot analizuje dostępność w kalendarzach uczestników, uwzględniając różnice stref czasowych, już zaplanowane spotkania czy preferowane godziny pracy. W ciągu kilku sekund przedstawia propozycje terminów, które są najbardziej dogodne dla całej grupy.  

Warto wspomnieć, że dzięki systemom HR takim jak Calamari, które oferują integrację z Microsoft 365, pracownicy zgłaszając urlop automatycznie aktywują status "out of office". W rezultacie, gdy ktoś zapyta Copilota o dogodny termin spotkania, AI zasugeruje terminy z uwzględnieniem rzeczywistych nieobecności członków zespołu.

Calamari wspiera zespoły HR w zarządzaniu czasem pracy, rejestracji obecności i obsłudze wniosków urlopowych, a jego integracja z Microsoft 365 i Copilotem pozwala płynnie łączyć codzienną komunikację z automatyzacją procesów kadrowych. Pracownicy mogą zgłaszać urlopy lub nieobecności bezpośrednio przez Teams, a system Calamari automatycznie uwzględnia te dane w harmonogramach. Copilot wspiera HR w analizie danych o obecnościach i raportowaniu, generując podsumowania i rekomendacje na podstawie aktualnych statystyk. Integracja Calamari z Microsoft 365 umożliwia automatyczne przesyłanie informacji między systemami, eliminując konieczność ręcznego wprowadzania danych i minimalizując ryzyko błędów. Dzięki temu HR-owcy zyskują więcej czasu na działania strategiczne, a cała organizacja pracuje sprawniej i efektywniej.

Dodatkowo, Copilot może uwzględniać określone kryteria, np. długość spotkania lub preferowane dni tygodnia, a także automatycznie wysyłać zaproszenia po wybraniu odpowiedniej daty. Dzięki temu proces umawiania spotkań staje się szybki, bezproblemowy i minimalizuje ryzyko konfliktów w harmonogramach.

Korzyści dla zespołów HR i organizacji

• Szybsza komunikacja – kandydaci i pracownicy otrzymują odpowiedzi w czasie rzeczywistym, co podnosi ich satysfakcję i zaangażowanie.

• Wyższa jakość i spójność odpowiedzi – każda wiadomość jest profesjonalna, zgodna z wytycznymi i pozbawiona błędów.

• Lepsze doświadczenie kandydatów – szybkie, uprzejme i spersonalizowane odpowiedzi budują pozytywny wizerunek firmy.

• Oszczędność czasu – automatyzacja powtarzalnych zadań pozwala zespołom HR skupić się na zadaniach strategicznych, takich jak rozwój talentów i employer branding.

• Redukcja stresu i obciążenia pracowników – AI przejmuje rutynowe zadania, wspierając work-life balance i zwiększając motywację zespołu.

Podsumowanie

Rok 2025 to moment, w którym inwestycja w AI i automatyzację w HR staje się standardem, a nie luksusem. Copilot w Outlooku, wspierany przez integracje z Calamari i Microsoft 365, pozwala zespołom HR nie tylko usprawnić komunikację, ale i podnieść jakość obsługi kandydatów i pracowników. Firmy, które wykorzystują te narzędzia, zyskują przewagę w walce o talenty i budują nowoczesną, przyjazną kulturę organizacyjną.

Rekomendacje:

• Przetestuj Copilota w Outlooku w codziennej pracy HR – zacznij od automatyzacji odpowiedzi.

• Wykorzystaj integrację Calamari z Microsoft 365, aby usprawnić zarządzanie czasem pracy i nieobecnościami.

• Szkol zespół z nowych rozwiązań – AI jest wsparciem, nie zagrożeniem!

Chcesz dowiedzieć się więcej i wdrożyć nowoczesne narzędzia w swoim HR?  

Marta chętnie pomoże Twojej organizacji przejść przez tę zmianę 😉