Rozmowa rekrutacyjna online i onboarding w Teams - nowoczesne podejście z Copilot Microsoft 365

Z mojego doświadczenia wynika, że rekrutacja online i onboarding w Teams to nie tylko trend – to realna przewaga konkurencyjna. Pandemia była katalizatorem, ale dziś to standard w wielu organizacjach. W praktyce wdrożenie tych procesów w Teams pozwala firmom znacznie skrócić czas rekrutacji i mocno obniżyć koszty operacyjne. Co ważne, otwiera dostęp do talentów z różnych lokalizacji, bez ograniczeń geograficznych. W moich projektach kluczowe okazały się funkcje takie jak spotkania z możliwością nagrywania i transkrypcji, integracja z aplikacjami HR, a także kanały dedykowane dla nowych pracowników, które ułatwiają onboarding i budują poczucie przynależności od pierwszego dnia. Microsoft Teams daje narzędzia do pełnej kontroli procesu – od rozmowy rekrutacyjnej po szkolenia i komunikację w zespole – i to właśnie sprawia, że firmy, które wdrożyły te rozwiązania, są dziś bardziej elastyczne i konkurencyjne.

Firmy, z którymi współpracuję, to nie tylko wielkie korporacje. To głównie przedsiębiorstwa z sektora małych i średnich firm. Z tego wynika, że wielkość organizacji i liczba zatrudnionych pracowników nie ma znaczenia – technologia pomaga każdemu.  

Korzyści z wykorzystania Microsoft Teams w HR

Microsoft Teams umożliwia prowadzenie rozmów rekrutacyjnych online w sposób profesjonalny, wygodny i bezpieczny. Dzięki spójnemu środowisku pracy, możliwość organizowania spotkań, prowadzenia rozmów wideo, udostępniania dokumentów i współpracy w czasie rzeczywistym, Teams upraszcza zarówno proces selekcji kandydatów, jak i wdrażanie nowych członków zespołu. Funkcjonalności takie jak lobby, nagrywanie spotkań czy integracje z innymi narzędziami HR, znacząco podnoszą efektywność i transparentność procesów.

Dlaczego warto?

• Dostępność i wygoda – kandydat może wziąć udział w rozmowie rekrutacyjnej online z dowolnego miejsca na świecie.

• Spójność komunikacji – wszystkie materiały, nagrania i notatki są przechowywane w jednym, bezpiecznym środowisku. To pomaga zarówno podczas rekrutacji jak i wdrażania nowych pracowników.  

• Automatyzacja i wsparcie AI – funkcje Copilota pomagają w przygotowaniu spotkań, analizie rozmów i tworzeniu dokumentacji.

Funkcje Teams wspierające rekrutację i onboarding

1. Lobby – kontrola nad przebiegiem rozmowy

Funkcja lobby umożliwia przyjęcie kandydatów do spotkania w odpowiednim momencie, co pozwala HR-owcom i managerom na spokojne przygotowanie się oraz omówienie kluczowych kwestii przed rozmową rekrutacyjną online. To także sposób na zachowanie profesjonalizmu i bezpieczeństwa spotkań. Lobby pozwala również na uniknąć niekomfortowych sytuacji, gdy kandydaci przypadkowo klikną „Dołącz”.  

Podpowiedź:

Włącz poczekalnię przed spotkaniem, aby zaproszeni uczestnicy mogli dołączyć po zatwierdzeniu przez prowadzącego.  

2. Nagrywanie spotkań i transkrypcja

Nagrywanie spotkań w Microsoft Teams to funkcja umożliwiająca rejestrowanie całego przebiegu rozmowy online, łącznie z dźwiękiem, obrazem oraz udostępnianymi prezentacjami czy dokumentami. Po zakończeniu spotkania nagranie jest automatycznie zapisywane w bezpiecznym środowisku chmurowym (na OneDrive lub SharePoint). Dzięki temu dostęp do nagrania mogą uzyskać wybrane osoby, np. członkowie zespołu HR, managerowie czy inne osoby zaangażowane w proces rekrutacyjny i onboardingowy, a materiał można łatwo udostępnić lub odtworzyć w dowolnym momencie.

Transkrypcja to automatyczne przetworzenie nagrania audio ze spotkania na tekst. Jeżeli jednak nagranie nie zostało rozpoczęte, a uruchomiona jest wyłącznie transkrypcja, to tekst przetwarzany jest na żywo z naszego głosu – bez zapisywania nagrania audio. Teams generuje zapis rozmowy, który jest dostępny bezpośrednio po zakończeniu spotkania, umożliwiając szybkie wyszukiwanie konkretnych wypowiedzi lub fragmentów dyskusji. Transkrypcja zapisywana jest również w chmurze, razem z nagraniem (jeśli spotkanie jest nagrywane), co pozwala na łatwe przeszukiwanie treści spotkań i analizę szczegółów rozmowy.

Dla działu HR nagrania oraz transkrypcje spotkań rekrutacyjnych są niezwykle przydatne. Pozwalają na rzetelną analizę przebiegu rozmowy, weryfikację kompetencji kandydatów, a także eliminują ryzyko nieporozumień czy pominięcia istotnych informacji. Dzięki nagraniom można również wrócić do kluczowych momentów spotkania lub udostępnić je innym decydentom, którzy nie mogli uczestniczyć w rozmowie na żywo. Transkrypcje natomiast ułatwiają tworzenie podsumowań, raportów oraz dokumentacji procesów rekrutacyjnych, przyspieszając pracę rekruterów i zwiększając transparentność całego procesu.

Podczas onboardingu, nagrania i transkrypcje odgrywają równie ważną rolę. Mogą służyć jako materiał szkoleniowy dla nowych pracowników, prezentując kulturę organizacyjną, procedury czy omówienie projektów. Dzięki temu osoby rozpoczynające pracę mają dostęp do kluczowych informacji w wygodnej formie, nawet jeśli nie uczestniczyły w spotkaniu na żywo. HR może wykorzystać nagrania do tworzenia bazy wiedzy, która wspiera adaptację nowych członków zespołu, a transkrypcje ułatwiają szybkie wyszukiwanie tematów i przygotowanie materiałów onboardingowych.

3. Automatyczne podsumowania dzięki Copilot

Copilot w Microsoft Teams oferuje automatyczne podsumowania spotkań oraz funkcję recap audio, które dynamicznie analizują przebieg rozmowy i tworzą zwięzłe streszczenie kluczowych punktów dyskusji. Dzięki temu rekruterzy oraz zespoły HR mogą szybko uzyskać dostęp do najważniejszych informacji, bez konieczności ręcznego przeszukiwania nagrań czy notatek. Automatyczne podsumowania pozwalają wyłuskać tematy, decyzje oraz zadania, które pojawiły się podczas spotkania, co znacząco przyspiesza proces analizy i raportowania. Funkcja recap audio umożliwia odsłuchanie najważniejszych fragmentów rozmowy, co jest szczególnie przydatne w przypadku długich spotkań rekrutacyjnych lub burzliwych dyskusji zespołowych.

W praktyce, Copilot może usprawnić pracę HR na wielu poziomach. Po zakończonej rozmowie rekrutacyjnej, rekruter otrzymuje automatyczne podsumowanie, które ułatwia ocenę kompetencji kandydatów oraz podejmowanie decyzji. Podczas spotkań zespołów HR, recap audio i streszczenia zapewniają transparentność procesu oraz pozwalają wrócić do kluczowych ustaleń bez konieczności ręcznego odtwarzania całego nagrania.  

W kontekście onboardingu Copilot wspiera tworzenie materiałów dla nowych pracowników – automatyczne podsumowania mogą posłużyć jako baza do przygotowania przewodników, list zadań czy FAQ. Dzięki temu osoby rozpoczynające pracę mają szybki dostęp do kluczowych informacji z wcześniejszych spotkań, np. dotyczących projektów, procedur czy kultury organizacyjnej. HR może wykorzystać te dane do budowy spójnych programów onboardingowych, co zwiększa efektywność adaptacji nowych członków zespołu.

Pamiętajcie o włączonej transkrypcji – Copilot „czyta” słowa, które zostały tam zapisane. AI nie podsłuchuje waszych rozmów bez waszej zgody. Dopiero kiedy podczas spotkania powstanie transkrypcja, Copilot utworzy automatyczne podsumowanie.

Takie wsparcie AI nie tylko zwiększa efektywność, ale również minimalizuje ryzyko pominięcia istotnych informacji, pomagając utrzymać wysoki poziom organizacji i komunikacji w procesach rekrutacyjnych oraz onboardingu, a wy możecie skupić się na rozmowie, a nie notowaniu.

4. Facilitator w Microsoft Teams – inteligentne wsparcie spotkań rekrutacyjnych i onboardingowych

Całkiem niedawno, w Microsoft Teams pojawiła się funkcja Facilitator, która działa jak wirtualny asystent, wspierając uczestników podczas spotkania online w czasie rzeczywistym.  

Jakie korzyści daje w procesie rekrutacji i onboardingu?

• Notatki generowane przez AI w czasie rzeczywistym – uczestnicy otrzymują automatyczne podsumowania rozmów, co ułatwia współtworzenie dokumentacji i szybkie podejmowanie decyzji. To jednak nie to samo co podsumowanie, o którym mowa w pkt 3. tego artykułu.

• Podsumowanie kluczowych ustaleń i pytań – moderator wyłapuje najważniejsze punkty dyskusji i dzieli je na konkretne, tematyczne sekcje w notatkach.  

• Tworzenie dokumentów (Loop) na podstawie rozmowy. Microsoft Loop to narzędzie w Microsoft 365 do współpracy w czasie rzeczywistym. Umożliwia tworzenie obszarów roboczych (np. list zadań, notatek, tabel), które można edytować wspólnie w Teams, Outlook czy OneNote.

W spotkaniach Teams Loop działa jako notatki współdzielone:

• Dodajesz je do zaproszenia lub w trakcie spotkania.

• Uczestnicy edytują je jednocześnie.

• Zadania z notatek trafiają do Planner i To Do.

• Dostępne są w Teams, aplikacji Loop i przeglądarce.

• Zarządzanie zadaniami – tworzenie, aktualizacja i przypisywanie zadań bezpośrednio z czatu.

Ważne: Funkcja moderatora jest dostępna dla licencjonowanych użytkowników Microsoft 365 Copilot i działa wyłącznie w zaplanowanych spotkaniach (nie w spotkaniach kanałowych czy błyskawicznych). Po jej włączeniu spotkanie jest automatycznie transkrybowane, a wszystkie notatki i podsumowania trafiają do czatu oraz składników Loop.

Taki obszar Loop powstaje po spotkaniu, na którym działa Facilitator:

5. Czasomierz podczas spotkania online na Teams

Funkcja czasomierza w Microsoft Teams to narzędzie ułatwiające zarządzanie czasem podczas spotkań online, szczególnie gdy mamy ustaloną agendę lub chcemy pilnować dyscypliny czasowej.  

Oto, jak działa i jakie daje korzyści:

• Uruchamiany przez moderatora lub organizatora – można go włączyć ręcznie albo poprosić Facilitatora o ustawienie odliczania poprzez @wzmianki w czacie.

• Widoczny dla wszystkich uczestników – czasomierz pojawia się na ekranie spotkania, dzięki czemu każdy widzi, ile czasu zostało na dany temat.

• Powiązanie z planem spotkania – jeśli agenda zawiera przydziały czasowe, czasomierz automatycznie śledzi czas dla każdego punktu.

• Alerty i powiadomienia – po zakończeniu odliczania uczestnicy otrzymują komunikat, co pomaga płynnie przejść do kolejnego tematu.

• Elastyczność – można ustawić czasomierz dla całego spotkania lub dla konkretnego zadania/dyskusji.

Korzyści z używania czasomierza

• Lepsza organizacja – spotkanie przebiega zgodnie z harmonogramem.

• Transparentność – wszyscy uczestnicy widzą, ile czasu pozostało.

• Profesjonalizm – szczególnie ważne w rozmowach rekrutacyjnych i onboardingowych, gdzie punktualność jest kluczowa.

• Możliwość kontroli – moderator może wstrzymać, zresetować lub wydłużyć czasomierz w razie potrzeby.

6. Udostępnianie ekranu – praktyczne case study

W trakcie rozmowy rekrutacyjnej online, Teams umożliwia kandydatom i rekruterom prezentowanie portfolio, case study czy omawianie zadań praktycznych w czasie rzeczywistym. To świetny sposób na weryfikację umiejętności oraz zaangażowanie uczestników spotkania.

Podczas szkoleń wewnętrznych udostępnianie ekranu w Teams okazuje się niezwykle przydatne, np. gdy prowadzący prezentuje system wdrażany w firmie. Może wtedy krok po kroku pokazać, jak logować się do systemu, wprowadzać dane czy generować raporty, a uczestnicy mają możliwość na bieżąco zadawać pytania i obserwować działania w czasie rzeczywistym. Dzięki temu szkolenie jest bardziej interaktywne, a pracownicy szybciej przyswajają nowe umiejętności.

Ja osobiście jestem fanką pokazywania środowiska pracy na żywym organizmie – nie na slajdach 😉  

Porady praktyczne: przygotowanie spotkania i profesjonalny wizerunek

• Stwórz szczegółową agendę spotkania – wyślij ją kandydatowi z wyprzedzeniem, informując o przebiegu rozmowy rekrutacyjnej online.

• Sprawdź sprzęt i połączenie internetowe – test mikrofonu, kamery i stabilności Internetu minimalizuje ryzyko problemów technicznych.

• Dostosuj tło w Teams – wybierz neutralne, profesjonalne tło lub zamaskuj otoczenie funkcją rozmycia.

• Ubierz się stosownie do kultury firmy – nawet w trybie online, dress code wpływa na Twój profesjonalny wizerunek.

• Przygotuj checklistę – lista pytań, dokumentów i materiałów do udostępnienia usprawni przebieg spotkania.

• Dostosuj opcje spotkania – przed wysłaniem zaproszenia na spotkanie online, ustaw wszystkie opcje spotkania online zgodnie z charakterem spotkania. Jeżeli będziesz prosić kandydata o udostępnienie jakichś treści, wyznacz go wcześniej na prezentera. Jeżeli jednak nie chcesz, aby miał takie uprawnienia, upewnij się, że ma przydzieloną odpowiednią rolę (np. uczestnik).

• Zamknij zbędne okna na pulpicie – kiedy Ty planujesz udostępnić kandydatowi zawartość swojego ekranu, pamiętaj, aby wyłączyć aplikacje, które mogą niespodziewanie wyświetlić niepożądane powiadomienia. To pozwoli uniknąć stresu i zakłopotania. Jeżeli jednak nie musisz udostępniać całego ekranu, wybierz opcję udostępnienia okna – wtedy kandydat zobaczy tylko jedną aplikację (np. Word z umową).  

Wsparcie AI – Copilot w Teams w rekrutacji i onboardingu

Rozwój sztucznej inteligencji otwiera nowe możliwości dla HR. Copilot w rekrutacji, dostępny w Microsoft Teams, znacząco usprawnia przygotowanie i prowadzenie spotkań.

• Przygotowanie pytań rekrutacyjnych – Copilot może sugerować pytania dopasowane do stanowiska, kompetencji lub branży, bazując na profilach kandydatów. O tym pisaliśmy we wcześniejszym artykule:

Jak AI Copilot rewolucjonizuje pracę z dokumentami w środowisku Microsoft 365

• Automatyczne notatki – podczas rozmowy rekrutacyjnej online Copilot tworzy notatki, podsumowując najważniejsze odpowiedzi i wnioski.

• Analiza transkrypcji – po spotkaniu Copilot analizuje transkrypcję, wyłapuje kluczowe punkty, ułatwia ocenę kompetencji i porównanie kandydatów.

• Onboarding w Teams – Copilot pomaga w przygotowaniu spersonalizowanych planów wdrożeniowych i materiałów szkoleniowych dla nowych pracowników.

Przykład: HR manager planujący rozmowę rekrutacyjną online może poprosić Copilot o wygenerowanie listy pytań do programisty Python, stworzyć checklistę dla panelu rekrutacyjnego, a po spotkaniu otrzymać podsumowanie z kluczowymi wnioskami, gotowe do udostępnienia zespołowi.

Kolejnym przykładem jest wsparcie podczas burzy mózgów – Copilot potrafi notować pomysły w czasie rzeczywistym, kategoryzować je i sugerować kolejne działania. Może również analizować czat zespołu, wyciągając z niego kluczowe wątki i przypomnienia o nadchodzących terminach, co znacząco usprawnia zarządzanie projektami.

Copilot może także przygotowywać materiały do prezentacji lub spotkań, generując propozycje agendy na podstawie poprzednich rozmów i przesłanych dokumentów. Dodatkowo, wspiera raportowanie – na żądanie tworzy raporty z postępów prac, zestawienia wykonanych zadań oraz identyfikuje potencjalne obszary wymagające poprawy.

Podsumowanie

Nowoczesna rozmowa rekrutacyjna online oraz onboarding w Teams to szansa na zwiększenie skuteczności, transparentności i atrakcyjności procesów HR. Dzięki wykorzystaniu zaawansowanych funkcji Microsoft Teams i wsparciu Copilot w rekrutacji, firmy mogą nie tylko szybciej, ale też skuteczniej pozyskiwać talenty oraz wdrażać nowych pracowników. Integracje i automatyzacje pozwalają zaoszczędzić czas i skupić się na relacjach z ludźmi, a nie na żmudnych formalnościach.

Chcesz podnieść poziom swoich procesów HR? Wprowadź rozmowy rekrutacyjne online i onboarding w Teams już dziś, wykorzystując Copilot w rekrutacji oraz nowoczesne integracje. Zyskaj przewagę na rynku pracy i zadbaj o pozytywne doświadczenia kandydatów oraz pracowników!