Koniec z pytaniami o urlopy: Jak Whites scentralizowało dane HR i zyskało przejrzystość procesów

Wraz z rozwojem 50-osobowej firmy Whites, zespół zidentyfikował możliwość usprawnienia zarządzania informacjami o pracownikach. Natalia Jędrzejczyk, People and Business Support Lead, opisuje cele, które sobie postawili:

Firma poszukiwała rozwiązania, które pozwoli zespołowi pracować jeszcze efektywniej. Do tego momentu różne informacje były przechowywane w różnych systemach – co było naturalne dla rozwijającej się organizacji, ale z czasem pojawiła się szansa na optymalizację.

Whites przeprowadziło rzetelną analizę dostępnych rozwiązań HR. Firma przetestowała kilka systemów – niektóre używała przez kilka lat, inne krócej. Po dokładnej ocenie wybór padł na Calamari.

Kluczowe kryteria decyzji:

• Intuicyjność interfejsu przy jednoczesnej elastyczności funkcjonalnej
• Możliwość gromadzenia wszystkich danych w jednym miejscu
• Szerokie opcje personalizacji i dodawania własnych pól
• Integracje z narzędziami już używanymi w firmie

Czas realizacji: Około miesiąca
Kluczowy element sukcesu: Strategiczne przygotowanie danych

"Dla nas kluczowe było zebranie na początku informacji od managerów, jakie dane są im potrzebne. Pozwoliło nam to przygotować pola w Calamari i wgrać od razu zdefiniowaną bazę."

Adaptacja zespołu przebiegła bardzo szybko! Prosty interfejs, łatwe składanie wniosków zarówno poprzez stronę, jak i przez Slacka pozwoliły szybko wdrożyć Calamari w Whites.

Rezultaty wdrożenia systemu HR dla całej organizacji

Zespół Whites zauważył najwięcej zmian przede wszystkim w obszarze komunikacji. Łatwy dostęp do odpowiednich danych pozwala im unikać zbędnej komunikacji.

Efekt: Menedżerowie mają natychmiastowy dostęp do potrzebnych informacji, pracownicy mogą samodzielnie zarządzać swoimi wnioskami.

Dodatkowe obszary, w których zauważono poprawę to:

Scentralizowane dane
"Dzięki Calamari mamy wszystkie dane w jednym miejscu – od nieobecności po pozostałe dane o pracownikach – co znacznie usprawniło współpracę między HR, menedżerami i całym zespołem."

Efektywność zespołu
"System odciążył nas z wielu powtarzalnych pytań o urlopy i wnioski, a także pozwolił lepiej uporządkować procesy. Dla zespołu HR i managerów jest to efektywne rozwiązanie, które świetnie wpasowało się w naszą codzienną pracę."

Satysfakcja z inwestycji
"Decyzję o wdrożeniu Calamari oceniamy bardzo pozytywnie – oszczędzamy czas HR i managerów, unikamy niepotrzebnych pytań i błędów, a procesy są znacznie bardziej przejrzyste i zautomatyzowane."

Rekomendacje dla innych firm

Oto sprawdzone wskazówki wdrożeniowe od Agencji Whites:

1. Przemyśl potrzeby zespołu na początku
   "Dla nas kluczowe było zebranie na początku informacji od zespołu, jakie dane są im potrzebne."
2. Zainwestuj czas w konfigurację
   "Warto poświęcić chwilę na dokładne zrozumienie funkcji i zmiennych w panelu nieobecności. Skupienie się na początkowej konfiguracji pozwala łatwo wdrożyć Calamari w całej organizacji."
3. Skorzystaj z elastyczności systemu
   "Elastyczność systemu pozwala świetnie odwzorować różne przypadki i wyjątki w firmach."