Dział HR w firmie - co to jest i czym się zajmuje? Zadania i funkcje

Dział HR pełni zarówno rolę strażnika przepisów, jak i architekta kultury organizacyjnej. Z kolei profesjonalne zarządzanie zasobami ludzkimi przekłada się bezpośrednio na efektywność całego przedsiębiorstwa. Tłumaczymy, czym dokładnie powinien zajmować się dział HR w firmie.

Co to jest oraz czym zajmuje się dział HR?

HR to ważny, zasadniczy dział firmy – umożliwiający jej sprawne funkcjonowanie i optymalne wykorzystanie kapitału ludzkiego. W centrum jego zainteresowań znajdują się pracownicy oraz ich potencjał w kontekście dobra danej organizacji.

Definicja i znaczenie HR

Skrót HR pochodzi on od angielskiego wyrażenia Human Resources, co w bezpośrednim tłumaczeniu oznacza zasoby ludzkie. W praktyce biznesowej termin ten obejmuje ogół działań związanych z zarządzaniem pracownikami danej organizacji (czyli human resources management). Nowoczesne podejście do human resources stawia człowieka w centrum uwagi – bierze pod uwagę jego indywidualne cele z celami biznesowymi przedsiębiorstwa.

Znaczenie tego działu rośnie wraz ze zmianami na rynku. Dziś, gdy walka o talenty i specjalistów jest zacięta, dział personalny staje się gwarantem stabilności firmy. Zapadają w nim m.in. decyzje, czy i jaki pracownik dołączy do zespołu, jak będzie się on rozwijał i czy zostanie w firmie na dłużej. Profesjonalne zarządzanie zasobami ludzkimi przekłada się bezpośrednio na wyniki finansowe, na nastrój i kulturę organizacyjną przedsiębiorstwa.

Za co odpowiada dział kadr w firmie?

Podstawowym zadaniem działu HR jest zapewnienie firmie odpowiednich zasobów ludzkich – zarówno pod względem ilościowym, jak i jakościowym. Oznacza to nie tylko pozyskiwanie nowych pracowników, ale również dbanie o rozwój obecnego zespołu i optymalizację struktury zatrudnienia.

Pracownicy tego działu są odpowiedzialni za zgodność wszystkich działań z obowiązującymi przepisami prawa pracy. Specjaliści HR muszą na bieżąco śledzić zmiany legislacyjne, interpretować przepisy i wdrażać je w życie organizacji. Obejmuje to kwestie związane z czasem pracy, wynagrodzeniami, urlopami, zwolnieniami czy ubezpieczeniami społecznymi.

Równie istotna jest rola działu HR w budowaniu relacji wewnątrz organizacji. Specjaliści personalni często pełnią funkcję mediatora w sytuacjach konfliktowych, wspierają menedżerów w zarządzaniu zespołami i dbają o dobrostan pracowników. Tworzą przestrzeń do dialogu między różnymi szczeblami organizacji, co pozwala na szybkie identyfikowanie problemów i wdrażanie rozwiązań.

Podstawowy podział Human Resources

Czym zajmuje się dział HR? Zależy to od jego rodzaju. W branży HR wyróżnia się miękki i twardy HR. Choć w mniejszych firmach często zajmuje się nimi jedna osoba (np. HR Manager), w większych strukturach następuje jego wyraźna specjalizacja. Taki podział pozwala na efektywniejsze zarządzanie zasobami ludzkimi i lepsze dopasowanie kompetencji specjalistów do powierzonych im zadań.

Miękki HR

Miękki HR koncentruje się na aspektach interpersonalnych i rozwojowych zarządzania zasobami ludzkimi. Obejmuje wszystkie działania związane z budowaniem zaangażowania, motywowaniem pracowników i tworzeniem pozytywnej atmosfery w miejscu pracy. Specjaliści zajmujący się miękkim HR pracują nad rozwojem talentów, planują ścieżki kariery i projektują programy szkoleniowe dostosowane do indywidualnych potrzeb zespołu.

W ramach miękkiego HR realizowane są inicjatywy związane z employer brandingiem – budowaniem wizerunku atrakcyjnego pracodawcy. To właśnie ten obszar odpowiada za tworzenie wartości dodanej dla pracowników. Programy wellbeingowe, systemy benefitów pozapłacowych czy elastyczne formy pracy to narzędzia, którymi posługują się specjaliści z tego obszaru. Miękki HR zajmuje się również badaniem satysfakcji zespołu, analizą klimatu organizacyjnego i wdrażaniem działań poprawiających jakość życia zawodowego.

W zainteresowaniach tego działu leży też przepływ informacji, transparentność decyzji zarządczych i otwartość na feedback. Specjaliści tego obszaru organizują spotkania integracyjne, warsztaty zespołowe i inne wydarzenia budujące poczucie wspólnoty. Dbają o to, aby każdy pracownik czuł się wysłuchany i doceniony, co bezpośrednio przekłada się na jego zaangażowanie i efektywność pracy.

Twardy HR

Twardy HR obejmuje wszystkie formalne i administracyjne aspekty zarządzania personelem. Zajmujący się nim specjaliści odpowiadają za prowadzenie dokumentacji pracowniczej, naliczanie wynagrodzeń, rozliczanie czasu pracy i sporządzanie wszelkich wymaganych raportów.

W zakresie twardego HR mieści się kompleksowa obsługa kadrowo-płacowa – od przygotowania umów o pracę, przez miesięczne listy płac, po rozliczenia z ZUS i urzędem skarbowym. Obejmuje także zarządzanie urlopami, zwolnieniami lekarskimi, świadczeniami socjalnymi i innymi formalnymi aspektami zatrudnienia.

Twardy HR zajmuje się również monitorowaniem czasu pracy, analizą absencji, śledzeniem kosztów personalnych i prognozowaniem przyszłych potrzeb kadrowych. Dostarcza zarządowi konkretnych wskaźników efektywności, które pomagają w podejmowaniu strategicznych decyzji biznesowych.

Najczęstsze obowiązki i zadania działu HR

Lista zadań, jakie na co dzień realizuje dział Human Resources, jest długa i różnorodna. W zależności od wielkości firmy, zadania tego działu mogą być realizowane przez cały zespół lub jedną, wszechstronną osobę. Niezależnie od struktury, cel pozostaje ten sam – zapewnienie firmie odpowiednich ludzi na odpowiednich miejscach i stworzenie im warunków do efektywnej pracy.

Na czym polega praca działu HR?

Codzienne obowiązki pracowników HR obejmują zarówno rutynowe zadania administracyjne, jak i złożone projekty wymagające strategicznego myślenia. Dział zasobów ludzkich pełni funkcję centrum kompetencyjnego, wspierającego menedżerów w codziennym zarządzaniu zespołami. Oznacza to regularne konsultacje, doradztwo w sprawach personalnych i pomoc w rozwiązywaniu konfliktów. Jednocześnie HR musi zachować obiektywizm i profesjonalizm, często podejmując niepopularne, ale konieczne decyzje dla dobra całej organizacji.

Rola pracowników działu HR w procesach rekrutacyjnych

Specjalista ds. rekrutacji rozpoczyna swoją pracę jeszcze przed publikacją ogłoszenia – analizuje potrzeby biznesowe, współtworzy profile stanowisk i określa kryteria selekcji kandydatów. Współpraca z menedżerami pozwala mu na zdefiniowanie oczekiwań i stworzenie realistycznego obrazu poszukiwanego pracownika.

Współczesny rekruter wykorzystuje media społecznościowe, uczestniczy w targach pracy, buduje relacje z uczelniami wyższymi i prowadzi własną bazę kandydatów. Sourcing, czyli proaktywne wyszukiwanie potencjalnych pracowników, jest cenioną kompetencją w erze niedoboru talentów na rynku pracy. HR manager musi być również świadomy trendów rynkowych, poziomu wynagrodzeń w branży i oczekiwań kandydatów wobec pracodawców.

Zatrudnianie i wdrażanie nowych pracowników

Dział zasobów ludzkich projektuje proces adaptacji tak, by nowy pracownik jak najszybciej był efektywnym członkiem zespołu. Onboarding obejmuje szkolenia stanowiskowe, zapoznanie z kulturą firmy, zespołem i nieformalnymi zasadami panującymi w biurze. Skuteczne, kompleksowe wdrożenie do pracy sprawia, że nowi pracownicy od pierwszych dni mają poczucie przynależności do firmy, co przekłada się na ich samopoczucie i jakość pracy.

Monitorowanie poziomu zadowolenia pracowników

Regularne badania satysfakcji, ankiety zaangażowania i wywiady indywidualne dostarczają cennych danych o kondycji organizacji. Specjaliści wykorzystują do tego różnorodne narzędzia – np. anonimowe kwestionariusze online. Pracownicy działów HR analizują te dane, by wyłapać niepokojące trendy, rozwiązywać problemy i im przeciwdziałać.

Planowanie zasobów ludzkich

Planowanie zasobów ludzkich polega na przewidywaniu przyszłych potrzeb firmy i przygotowywaniu się na nie z wyprzedzeniem – dotyczy to zarówno zwalniania pracowników, jak i ich zatrudniania.

Działania te wymagają ścisłej współpracy z zarządem. Jeśli firma planuje ekspansję na nowy rynek za rok, HR musi już teraz wiedzieć, ilu handlowców i inżynierów będzie potrzebnych. Należy też przeprowadzić analizę rynku pracy, by sprawdzić, czy tacy specjaliści są w ogóle dostępni i ile trzeba im zapłacić.

Zarządzanie wydajnością pracowników

Zarządzaniem wydajnością pracowników (performance management) zajmuje się HR we współpracy z menedżerami. Proces ten polega na stawianiu pracownikom celów i rozliczaniu z ich realizacji w sprawiedliwy sposób. Dział HR dostarcza narzędzi do oceny pracowniczej, uczy liderów, jak dawać feedback i jak wspierać osoby, które mają gorsze wyniki. Dzięki temu zarządzanie zasobami ludzkimi staje się transparentne, a pracownicy wiedzą, co muszą zrobić, by otrzymać premię czy awans.

Dbanie o rozwój kompetencji pracowników

Specjalista ds. szkoleń i rozwoju bada luki kompetencyjne w zespole i projektuje programy szkoleniowe. Mogą one obejmować naukę języków, szkolenia techniczne czy warsztaty z umiejętności miękkich. Inwestując w umiejętności pracowników, firma buduje swoją przewagę konkurencyjną. Co więcej, możliwość rozwoju jest dla wielu kandydatów ważniejsza niż wysokość wynagrodzenia, co wspiera employer branding firmy.

Tworzenie kultury organizacyjnej firmy

Kultura organizacyjna to zbiór wartości, norm i zachowań, które definiują, jak pracuje się w firmie. Choć kulturę tworzą wszyscy, to dział HR jest jej strażnikiem i "architektem".

Dział ten zajmuje się promowaniem wartości firmowych, organizacją eventów integracyjnych i dbaniem o przepływ informacji. W zdrowej kulturze łatwiejsze jest rozwiązywanie konfliktów, a ludzie chętniej dzielą się wiedzą. Jest ona spoiwem "trzymającym" firmę w całości – także w trudnych momentach.

Odpowiedzialność za procesy kadrowe i zgodność z przepisami prawa pracy

Dział HR odpowiada za pełną zgodność działań firmy z przepisami prawa pracy. Ich znajomość jest niezbędna przy konstruowaniu umów, ustalaniu regulaminów pracy czy podczas zwalniania pracowników. Pracownicy HR trzymają rękę na pulsie zmian legislacyjnych, by firma była bezpieczna, jeżeli chodzi o kwestie prawne. Dotyczy to także ochrony danych osobowych (RODO) w dokumentacji pracowniczej oraz poprawności naliczania wynagrodzeń i składek ubezpieczeń społecznych.

Cyfryzacja i automatyzacja procesów HR - dlaczego warto?

Automatyzacja powtarzalnych czynności pozwala pracownikom działu HR skupić się na tym, co naprawdę ważne – na ludziach i strategii. Narzędzia takie jak elektroniczne wnioski urlopowe, cyfrowe teczki pracownicze czy systemy do monitorowania czasu pracy eliminują błędy i przyspieszają obieg informacji. Dla właściciela firmy oznacza to lepszą kontrolę nad kosztami i większy porządek w dokumentacji kadrowej. Menedżerowie zyskują z kolei szybki dostęp do danych o swoim zespole, co ułatwia zarządzaniem pracownikami firmy.

Dział Human Resources w firmie - podsumowanie

Dział HR:

• dzieli się na twardy i miękki HR,
• "opiekuje się" pracownikami i ocenia ich efektywność – w zakresie jego obowiązków znajdują się rekrutacja, onboarding, monitorowanie satysfakcji i ocena wydajności, a także planowanie ścieżek rozwoju i awansów,
• czuwa nad zgodność dokumentów pracowniczych i zatrudniania pracowników z przepisami,
• dziś opiera się na automatyzacji powtarzalnych procesów (np. ewidencja czasu pracy, wnioski urlopowe) przy użyciu narzędzi takich jak np. Calamari, co pozwala zaoszczędzić czas i skupić się pracownikom HR na strategicznym zarządzaniu ludźmi.

Chcesz, aby Twój dział HR przestał tonąć w papierach i mógł zająć się rozwojem ludzi? Uwolnij potencjał swojego zespołu dzięki nowoczesnej technologii. Sprawdź, jak system Calamari automatyzuje zarządzanie urlopami i ewidencję czasu pracy. Pozwól sobie na komfort i porządek – zamów narzędzia Calamari i przenieś swój HR na wyższy poziom!

Źródło:

• Agata Przewoźna-Krzemińska CYFRYZACJA PROCESU HR – BEZPIECZEŃSTWO CZY ZAGROŻENIE DLA PRACOWNIKÓW, Politechnika Częstochowska, Wydział Zarządzania