Jak AI Copilot rewolucjonizuje pracę z dokumentami w środowisku Microsoft 365

‍Wprowadzenie – rekrutacja w erze sztucznej inteligencji

Rynek pracy zmienia się szybciej niż kiedykolwiek wcześniej. Rekruterzy codziennie przeglądają dziesiątki, a czasem setki dokumentów aplikacyjnych. W gąszczu informacji nietrudno przeoczyć idealnego kandydata, szczególnie, gdy procesy są powtarzalne i czasochłonne.

Na szczęście sztuczna inteligencja coraz śmielej wkracza w świat HR, a ja mam wrażenie, że nawet zamieszkała w nim na stałe. Microsoft Word z funkcją Copilot to połączenie, które wspiera rekruterów podczas ich pracy.

W tym artykule pokażę, jak Copilot może stać się cyfrowym asystentem rekrutera, odciążając go z rutynowych zadań i pozwalając skupić się na tym, co najważniejsze - na człowieku.

Automatyczna analiza CV z Copilotem – jak działa magia AI w Wordzie

Microsoft Copilot w Wordzie opiera się na modelach językowych, które potrafią czytać, rozumieć i interpretować treść dokumentów. Po wczytaniu CV kandydata, Copilot automatycznie:

• rozpoznaje strukturę dokumentu (sekcje: doświadczenie, edukacja, umiejętności, certyfikaty, projekty),

• identyfikuje najważniejsze informacje,

• sugeruje sposób ich uporządkowania i podsumowania.

Co ważne, Copilot nie działa tylko jako narzędzie do „czytania tekstu”. Analizuje kontekst, rozumie, że „Project Manager” i „Kierownik Projektu” oznaczają to samo, a „MS Excel” i „arkusze kalkulacyjne” to powiązane kompetencje. Dzięki temu analiza jest bardziej precyzyjna niż zwykłe wyszukiwanie słów kluczowych.

Copilot działa jako asystent AI, który rozumie kontekst dokumentu, intencję autora i potrafi zaproponować strukturę, treść oraz styl odpowiedni do celu dokumentu. Wystarczy wpisać polecenie typu: „Stwórz podsumowanie spotkania z klientem w formacie raportu” lub „Zredaguj profesjonalne ogłoszenie o pracę dla stanowiska specjalisty ds. danych”, a Copilot wygeneruje gotowy szkic, uwzględniając ton komunikacji, kluczowe informacje i najlepsze praktyki językowe. Co więcej, użytkownik może poprosić o rozwinięcie konkretnego akapitu, przekształcenie tekstu w punktory, dodanie tabeli porównawczej czy nawet wygenerowanie wersji dokumentu w innym języku. Copilot analizuje również dokumenty źródłowe: np. CV, raporty czy notatki i na ich podstawie tworzy nowe treści, co jest szczególnie przydatne w rekrutacji, marketingu czy komunikacji wewnętrznej.

Dla rekrutera oznacza to jedno - zamiast przekopywać się przez dziesiątki CV, może błyskawicznie uzyskać przejrzyste zestawienie umiejętności i doświadczenia kandydatów.

Tutaj musimy też zaznaczyć, że Copilot zawarty jest w pakiecie Office jako asystent z konkretnymi kompetencjami:

• w Wordzie tworzy dokument,

• w aplikacji PowerPoint buduje prezentacje,

• w Excelu pomaga pracować na arkuszach, formułach i liczbach.  

Oprócz tego, mamy również Copilot Chat, który potrafi połączyć całe środowisko Microsoft 365 i tam możemy poprosić go o utworzenie dowolnej treści na podstawie wybranego dokumentu (lub wielu dokumentów).

Mogę poprosić Chat, aby rozpisał mi pytania, które powinnam zadać kandydatowi na podstawie jego CV.

Oczywiście kluczową umiejętnością jest pisanie dobrych promptów.

Powyższy przykład jest zbyt ogólny - powinniśmy doprecyzować cel, formę oraz kontekst. Jednak już na tym etapie wynik jest satysfakcjonujący. Rekruter może zaoszczędzić mnóstwo czasu na tworzeniu listy pytań, jednak absolutnie zawsze, powinniśmy dokładnie przeczytać propozycję Copilota, bezwzględnie ją poprawić i dopasować do obecnej sytuacji.  

Rolą Copilota nie jest pracowanie za nas 😉  

Przygotowanie merytorycznych pytań dopasowanych do konkretnej roli, jest jednym z najbardziej czasochłonnych etapów rekrutacji. Zazwyczaj wymaga to dogłębnego zrozumienia zarówno CV kandydata, jak i specyfiki stanowiska.

Jak mógłby wyglądać lepszy prompt?

Jesteś rekruterem w firmie tworzącej aplikacje. Przygotuj listę szczegółowych pytań rekrutacyjnych do rozmowy z kandydatem na stanowisko Project Managera w branży IT. Uwzględnij różne obszary kompetencji, takie jak:

1. Doświadczenie zawodowe – pytania o prowadzone projekty, skalę, wyzwania, osiągnięcia.
2. Metodyki zarządzania projektami – znajomość Agile (Scrum, Kanban), Waterfall, praktyczne zastosowanie.
3. Technologie i narzędzia – np. Microsoft 365, Power Platform, MS Project, Jira, Confluence.
4. Zarządzanie zespołem i komunikacja – współpraca z zespołami IT, biznesowymi, użytkownikami końcowymi.
5. Zarządzanie zmianą – onboarding, szkolenia, komunikacja w organizacji.
6. Bezpieczeństwo i compliance – doświadczenie w projektach związanych z bezpieczeństwem danych.
7. Certyfikaty i rozwój zawodowy – wpływ certyfikacji na pracę, plany rozwoju.
8. Umiejętności miękkie – organizacja pracy, rozwiązywanie konfliktów, zarządzanie ryzykiem.
9. Języki obce – wykorzystanie w pracy projektowej.
10. Przykłady sytuacyjne – pytania typu „opowiedz o sytuacji, gdy…”.

Proszę, aby pytania były:

- Otwarte, zachęcające do rozbudowanych odpowiedzi.
- Praktyczne, odnoszące się do realnych sytuacji w pracy Project Managera.
- Zróżnicowane, obejmujące zarówno aspekty techniczne, jak i miękkie.
- Dostosowane do rozmowy kwalifikacyjnej, tak aby pomóc ocenić kompetencje, doświadczenie i dopasowanie kandydata do roli.

Dodaj również kilka pytań pogłębiających, które można zadać w przypadku ciekawych odpowiedzi kandydata.

‍

A wynik wygląda następująco:

1. Doświadczenie zawodowe

- Jakie projekty prowadziłeś/aś w ostatnich latach? Opowiedz o ich skali, złożoności i głównych celach.
- Jakie były największe wyzwania w Twoich projektach i jak sobie z nimi poradziłeś/aś?
- Jak definiujesz sukces projektu? Podaj przykład projektu, który uważasz za szczególnie udany. Pytania 

pogłębiające:
- Co zrobił(a)byś inaczej, gdybyś mógł/mogła powtórzyć ten projekt?
- Jakie wnioski wyciągnąłeś/aś z projektów, które nie zakończyły się sukcesem?

2. Metodyki zarządzania projektami
- Jakie metodyki stosowałeś/aś w swoich projektach (Agile, Scrum, Kanban, Waterfall)? Dlaczego wybrałeś/aś właśnie te?
- Jak radzisz sobie z sytuacją, gdy klient oczekuje podejścia Waterfall, a zespół preferuje Agile?
- Opowiedz o sytuacji, gdy musiałeś/aś dostosować metodykę do zmieniających się warunków projektu. Pytania 

pogłębiające:
- Jak monitorujesz postęp w Scrumie i jak reagujesz na opóźnienia w sprintach?

3. Technologie i narzędzia
- Jakie narzędzia do zarządzania projektami są Ci najlepiej znane (np. MS Project, Jira, Confluence)? Jak je - wykorzystujesz w praktyce?
- Czy korzystałeś/aś z Microsoft 365 lub Power Platform w kontekście zarządzania projektami? Jakie funkcje były dla Ciebie kluczowe? 

Pytania pogłębiające:
- Jak integrujesz różne narzędzia, aby zapewnić płynny przepływ informacji w projekcie?

4. Zarządzanie zespołem i komunikacja
- Jak budujesz relacje z zespołem projektowym i interesariuszami?
- Opowiedz o sytuacji, gdy musiałeś/aś rozwiązać konflikt w zespole. Jakie kroki podjąłeś/aś?
- Jak komunikujesz zmiany w projekcie zespołowi i klientowi? 

Pytania pogłębiające:
- Jak motywujesz zespół w sytuacji dużej presji czasowej?

5. Zarządzanie zmianą
- Jak wygląda Twój proces onboardingu nowych członków zespołu?
- Jak organizujesz szkolenia i komunikację w przypadku wprowadzania nowych narzędzi lub procesów? 

Pytania pogłębiające:
- Jak oceniasz skuteczność działań związanych z zarządzaniem zmianą?

6. Bezpieczeństwo i compliance
- Czy prowadziłeś/aś projekty związane z bezpieczeństwem danych lub zgodnością z regulacjami (np. RODO)? Jakie były główne wyzwania?
- Jak dbasz o bezpieczeństwo informacji w codziennej pracy projektowej? 

Pytania pogłębiające:
- Jak reagujesz na incydenty związane z naruszeniem bezpieczeństwa?

7. Certyfikaty i rozwój zawodowy
- Jakie certyfikaty posiadasz (np. PMP, PRINCE2, Agile)? Jak wpłynęły na Twoją pracę?
- Jakie są Twoje plany rozwoju w najbliższych latach? 

Pytania pogłębiające:
- Czy uważasz, że certyfikaty są kluczowe w pracy Project Managera? Dlaczego?

8. Umiejętności miękkie
- Jak organizujesz swoją pracę i priorytety w sytuacji wielu równoległych projektów?
- Opowiedz o sytuacji, gdy musiałeś/aś zarządzać ryzykiem w projekcie. Jakie działania podjąłeś/aś? 

Pytania pogłębiające:
- Jak radzisz sobie ze stresem w pracy projektowej?

9. Języki obce
- Jakie języki obce znasz i w jakim stopniu wykorzystujesz je w pracy projektowej?
- Czy prowadziłeś/aś projekty międzynarodowe? Jak wyglądała komunikacja w takim środowisku?

10. Przykłady sytuacyjne
- Opowiedz o sytuacji, gdy projekt był zagrożony i udało Ci się go uratować.
- Opowiedz o sytuacji, gdy musiałeś/aś przekonać interesariuszy do zmiany w projekcie.
- Opowiedz o sytuacji, gdy musiałeś/aś zarządzać zespołem rozproszonym. 

Pytania pogłębiające:
- Jakie były kluczowe czynniki sukcesu w tej sytuacji? 

‍

Jak krok po kroku powinien wyglądać taki proces?

1. Wczytaj opis stanowiska – możesz wkleić treść ogłoszenia lub krótki brief stanowiskowy.
   Przykład: „Specjalista ds. analizy danych w dziale marketingu – znajomość Power BI, SQL i narzędzi analitycznych.”

2. Dodaj CV kandydata – Copilot przeanalizuje dokument, identyfikując punkty wspólne z wymaganiami stanowiska.

3. Uzyskaj listę spersonalizowanych pytań – narzędzie automatycznie wygeneruje propozycje tematów do rozmowy, np.:

• „Jakie dane marketingowe analizował Pan/Pani w ostatnim projekcie?”

• „W jaki sposób wykorzystał/a Pan/Pani SQL do automatyzacji raportowania?”

• „Czy miał/a Pan/Pani doświadczenie w łączeniu danych z wielu źródeł (np. CRM, Google Analytics)?”

4. Dostosuj ton i poziom szczegółowości – Copilot pozwala dobrać styl pytań do etapu rozmowy (screening, rozmowa techniczna, finalna prezentacja).

Dzięki temu rozmowa rekrutacyjna staje się bardziej precyzyjna i merytoryczna, a kandydat ma poczucie, że rekruter naprawdę zapoznał się z jego doświadczeniem.

Profil kandydata – inteligentne podsumowanie kompetencji i dopasowania

Tworzenie profilu kandydata to często żmudne zadanie: streszczenie doświadczenia, ocena zgodności z wymaganiami, rekomendacja dla menedżera. Copilot w Wordzie automatyzuje ten proces, dostarczając gotowy raport w kilka minut.

Jak Copilot tworzy profil kandydata?

1. Analiza CV i wyodrębnienie kluczowych danych:

• stanowiska pracy i zakres obowiązków,

• twarde i miękkie kompetencje,

• ukończone szkolenia i certyfikaty,

• znajomość języków i technologii,

• osiągnięcia projektowe.

2. Porównanie z wymaganiami stanowiska:
   Copilot identyfikuje obszary pełnej zgodności oraz potencjalne braki, np.

„Kandydat posiada silne doświadczenie w analizie danych i pracy z Power BI, ale brak potwierdzonego doświadczenia w zarządzaniu zespołem.”

3. Tworzenie rekomendacji i oceny dopasowania:
   System może wygenerować krótkie podsumowanie w formie notatki HR:

„Wysoki potencjał na stanowisko specjalisty. Rekomendowany do drugiego etapu rozmów.”

4. Eksport gotowego raportu:
   Raport można w prosty sposób włączyć do dokumentacji rekrutacyjnej, przesłać menedżerowi lub załączyć do systemu ATS.

UWAGA

Kiedy poprosicie Copilota o wybór najlepszego kandydata, możecie dostać odmowę, co oznacza, że Copilot nie wybierze idealnego kandydata za Was.

Po wpisaniu prośby o wygenerowanie tabeli porównawczej, dostajemy zebrane dane z kilku różnych dokumentów:

Zatem Copilot nie podejmie decyzji za Was, ale czy to źle?

Wśród kandydatów znane są również nieuczciwe metody, takie jak:

• keyword stuffing czyli upychanie słów kluczowych – termin zapożyczony z SEO,

• white font trick lub white text trick – czyli trik z białą czcionką,

Copilot czyta tekst, którego rekruter może nie widzieć gołym okiem. Dlatego lepiej poprosić Copilota o zestawienie danych i samodzielny wybór, niż oddawać decyzyjność bez żadnej kontroli i wiedzy.  

Etyka i dobre praktyki w rekrutacji z AI

Wdrażając narzędzia AI, takie jak Copilot, organizacje powinny szczególną uwagę zwrócić na aspekty etyczne oraz zgodność z obowiązującymi regulacjami. Kluczowe jest wypracowanie przejrzystych procedur, które minimalizują ryzyko uprzedzeń (biasu) oraz zapewniają sprawiedliwe traktowanie wszystkich kandydatów.

AI nie powinno być jedynym decydentem. Rekomendacje algorytmu muszą być weryfikowane przez rekruterów, którzy uwzględniają kontekst, emocje i wartości kulturowe.

Radzenie sobie z biasem w rekrutacji

Copilot został zaprojektowany tak, aby ograniczać wpływ uprzedzeń poprzez analizę danych wyłącznie na podstawie merytorycznych kryteriów i wytycznych ustalonych przez organizację. Warto regularnie weryfikować i aktualizować kryteria selekcji, a także monitorować wyniki działania AI, by wykrywać potencjalne nieprawidłowości. Zaleca się, aby decyzje rekrutacyjne podejmować w oparciu o zestawienia przygotowane przez Copilota, nie delegując pełnej odpowiedzialności na algorytm.

Zgodność z RODO przy analizie CV przez AI

Analizując CV za pomocą AI, organizacja musi zapewnić zgodność z RODO, czyli ochroną danych osobowych. Obejmuje to m.in. uzyskanie zgody kandydata na przetwarzanie jego danych przez narzędzia AI, ograniczenie zakresu gromadzonych informacji do niezbędnego minimum oraz zapewnienie kandydatom dostępu do informacji o sposobie i celu przetwarzania ich danych. Dobrą praktyką jest również regularny audyt systemów AI pod kątem bezpieczeństwa i zgodności z regulacjami.

W przypadku Copilota, tematyka bezpieczeństwa jest bardzo obszernie opisana w oficjalnej dokumentacji na dedykowanej stronie https://www.microsoft.com/pl-pl/trust-center . Tutaj znajdziecie wszelkie informacje na temat przetwarzania Waszych danych, zgodności z RODO, szyfrowania informacji i wiele więcej. Po wygenerowaniu pliku PDF ze wszystkimi zapisami, otrzymujemy dokument, który składa się z kilkuset stron na temat samego bezpieczeństwa.  

W skrócie opiszę poniżej kluczowe aspekty zgodności Copilot z RODO:

• Microsoft działa jako podmiot przetwarzający (processor) dla danych klientów, a wszystkie operacje są zgodne z umową powierzenia przetwarzania danych (Data Protection Addendum, DPA).

• Dane klientów nie są wykorzystywane do celów reklamowych ani profilowania bez zgody.

• Lokalizacja danych – klient może określić region przechowywania danych, a Microsoft informuje o lokalizacji danych zgodnie z wymaganiami RODO.

• Prawa osób, których dane dotyczą – Microsoft zapewnia narzędzia do realizacji praw dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych i sprzeciwu.

• Zgłaszanie naruszeń – Microsoft zobowiązuje się do powiadamiania klientów o naruszeniach ochrony danych osobowych zgodnie z RODO.

• Regularne audyty i certyfikaty – niezależne audyty potwierdzają skuteczność wdrożonych środków technicznych i organizacyjnych.

Poza tym Copilot spełnia najważniejsze światowe normy bezpieczeństwa, prywatności i AI, w tym ISO/IEC 42001, 27001, 27701, 27018, SOC, CSA STAR. Klient ma pełną kontrolę nad swoimi danymi, a Microsoft nie wykorzystuje ich do własnych celów marketingowych. Wszystkie szczegóły dotyczące zgodności, audytów i certyfikatów są dostępne w portalu Microsoft Service Trust Portal.

O dobrych praktykach pracy z AI w dziale HR pisał już Sebastian Piętak w odrębnym artykule, do którego link znajdziecie tutaj:

Kompleksowy Przewodnik po Promptowaniu AI dla HR Managerów - Calamari

Transparentność wobec kandydatów

Organizacja powinna otwarcie informować kandydatów o wykorzystaniu narzędzi AI w procesie rekrutacji. Może to odbywać się poprzez stosowne zapisy w ogłoszeniach rekrutacyjnych lub w polityce prywatności. Kandydat ma prawo wiedzieć, w jaki sposób jego dane są analizowane i jakie technologie są wykorzystywane. Taka transparentność buduje zaufanie i podkreśla profesjonalizm organizacji.

Tworzenie dokumentów na podstawie istniejących dokumentów

Copilot w Wordzie potrafi tworzyć dokumenty na podstawie innych plików, które funkcjonują już w organizacji. Możemy poprosić Copilota o utworzenie referencji na podstawie obszernego opisu zakresu współpracy. Nie musisz pisać tego od zera - Twój dokument już będzie zawierał uzupełnione dane oraz wszystkie informacje z pierwotnego dokumentu.  

To jedynie przykład, bo takie dokumenty możecie tworzyć do woli. A oto inne przykłady:  

1. Załączniki i aneksy do wniosków
   Tworzone na bazie pierwotnego wniosku, ale rozszerzone o dodatkowe dane (np. nowe załączniki, dodatkowe uzasadnienie).

2. Aktualizacja regulaminu / polityki firmy
   Na podstawie poprzedniej wersji – zachowanie układu, formatowania, numeracji punktów, zaktualizowanie treści zgodnie z nowymi przepisami.

3. List motywacyjny na podstawie CV
   Użycie informacji z CV (stanowiska, umiejętności, osiągnięcia) do rozwinięcia ich w formie opisu motywacji i dopasowania do oferty pracy.

4. Profil LinkedIn / portfolio zawodowe na podstawie CV
   Skopiowanie najważniejszych punktów z CV i przekształcenie ich w formę publicznego profilu lub prezentacji.

5. CV na podstawie formularza rekrutacyjnego
   Jeśli kandydat wypełnia formularz online, można z niego automatycznie wygenerować CV w formacie PDF.

6. Raport miesięczny na podstawie raportu z poprzedniego miesiąca
   Ten sam układ, tylko zaktualizowane dane liczbowe i wnioski.

Praktyczne korzyści dla zespołów HR

1. Oszczędność czasu i energii

Copilot automatyzuje analizę treści, co znacznie skraca czas wstępnej selekcji. Rekruter może skupić się na rozmowie i ocenie kompetencji miękkich, zamiast przepisywać dane z CV.

2. Lepsza jakość decyzji

Dzięki analizie kontekstowej AI unika błędów ludzkich wynikających z pośpiechu lub przeoczenia ważnych informacji.

3. Ujednolicenie procesu

Standaryzowane raporty Copilota ułatwiają porównywanie kandydatów między sobą i zapewniają spójność procesu niezależnie od tego, kto prowadzi rekrutację.

4. Lepsze doświadczenie kandydata (Candidate Experience)

Kandydaci zauważają, że pytania są trafne i dopasowane do ich doświadczenia. To buduje profesjonalny wizerunek marki pracodawcy.

Wskazówki dla rekruterów – jak efektywnie wykorzystać Copilota

1. Zadbaj o jakość danych wejściowych - dobrze opisane stanowisko i aktualne CV to podstawa skutecznej analizy.

2. Ustal priorytety kompetencyjne - wskaż Copilotowi, które umiejętności są „must have”, a które „nice to have”.

3. Łącz Copilota z innymi narzędziami Microsoft 365 - np. Teams czy Outlook, by tworzyć pełen ekosystem rekrutacyjny.

4. Nie rezygnuj z ludzkiej oceny – Copilot wspiera, ale nie zastępuje intuicji i doświadczenia rekrutera.

5. Aktualizuj modele pytań i szablony profili – dzięki temu Copilot będzie coraz precyzyjniej dopasowywał swoje propozycje.

Przyszłość rekrutacji z AI – co nas czeka dalej?

Rekruterzy będą coraz bardziej pełnić rolę strategicznych doradców. Zamiast ręcznie przeszukiwać CV, będą interpretować dane dostarczane przez AI, doradzać menedżerom w zakresie dopasowania kulturowego i potencjału kandydatów. Pojawią się nowe kompetencje: umiejętność pracy z danymi, rozumienie algorytmów selekcji, a także budowanie zaufania w procesie rekrutacyjnym wspieranym przez technologię. Już dziś Rekruter otrzymuje skondensowany raport z rozmowy, co pozwala szybciej podejmować decyzje i skupić się na rozmowach z najbardziej obiecującymi kandydatami.

Jak AI zmieni employer branding?

AI umożliwi personalizację komunikacji z kandydatami na niespotykaną dotąd skalę. Dzięki analizie zachowań i preferencji kandydatów, marki będą mogły tworzyć dynamiczne treści dopasowane do konkretnych grup odbiorców.  

Jak jeszcze możemy rozszerzyć naszą pracę w dziale HR

Warto też wspomnieć o integracji Microsoft 365 z Calamari - połączenie tych narzędzi pozwala rozszerzyć możliwości Microsoft 365 o twardy HR, obejmujący zarządzanie nieobecnościami czy ewidencją czasu pracy. Dzięki łatwemu importowi nowych pracowników bezpośrednio z Microsoft 365 oraz możliwości logowania do Calamari za pomocą konta Microsoft, cały proces wdrożenia i obsługi kadrowej staje się prostszy i bardziej zautomatyzowany. Takie połączenie narzędzi zwiększa efektywność działu HR, pozwalając na pełną cyfryzację i usprawnienie codziennych operacji.

Podsumowanie – technologia w służbie lepszej rekrutacji

Microsoft Copilot to nie tylko oprogramowanie biurowe wspierane przez AI. To nowoczesny asystent HR, który potrafi czytać, analizować i rekomendować – wspierając cały proces rekrutacyjny od pierwszego kontaktu z CV, aż po rekomendację dla menedżera.

Dzięki niemu rekrutacja staje się szybsza, bardziej precyzyjna i ludzka jednocześnie. Bo choć sztuczna inteligencja potrafi coraz więcej, to ostateczna decyzja zawsze należy do człowieka i to właśnie połączenie technologii i empatii stanowi przyszłość HR.