Kiedy ocena pracy przydaje się w małej firmie - jak rozpoznać właściwy moment?

‍Z tego artykułu dowiesz się:

• Jakie sygnały wskazują, że nadszedł czas na wdrożenie ocen pracowniczych
• Dlaczego proces ocen jest ważny w małych firmach

W każdej firmie, w której wdrażałam oceny pracownicze, pojawiała się ta sama myśl: powinniśmy byli zacząć wcześniej.

Często już przed momentem, kiedy pomysł dojrzał na tyle, aby zacząć realnie działać, coś zaczynało się psuć. Biznesowo szło jeszcze całkiem nieźle, ale w zespołach pojawiały się już zgrzyty, którym można było zapobiec.

Dlatego wdrażanie procesu ocen pracy było dla mnie zawsze takim "pit-stopem" - zatrzymujemy się na chwilę, oceniamy gdzie trzeba coś podkręcić i nadajemy nowy rytm tej maszynie, jaką jest firma, aby mogła dalej mknąć ku nowym wyzwaniom.

Dlaczego w małej firmie brak ocen pracowniczych tak boli?

W małej firmie efekty niskiej wydajności pracowników widać wyjątkowo wyraźnie. I są one dużo bardziej bolesne niż w dużej organizacji:

- Prawie każdy pracownik ma wpływ na wyniki biznesu. Bardzo trudno zastąpić kluczowe osoby - nie ma "zapasowych" ludzi, którzy mogą przejąć zadania.

- Jedna osoba z niższą efektywnością ciągnie w dół cały zespół. Szybko odczuwasz, że zespół traci swoje tempo i zaczyna równać w dół.

- Niskie zaangażowanie = niższe wyniki biznesowe. A w niedużym biznesie to szczególnie dotkliwe.

Jak rozpoznać, że to już ten moment?

Nie ma magicznej liczby pracowników, po której przekroczeniu warto wdrożyć oceny. Wdrażałam je i w teamach 20-osobowych, i w większych zespołach.

Kluczowe jest wyczucie momentu. To zazwyczaj wiąże się ze wzrostem firmy i następującymi w związku z tym zmianami. Często zaczynasz czuć, że coś się psuje, przestaje działać, a nie do końca potrafisz zdefiniować co to takiego.

Jakie sygnały wskazują na potrzebę wdrożenia ocen pracowniczych?

➔ Pojawiają się osoby, które nie dowożą rezultatów

Widzisz, że ktoś nie radzi sobie z zadaniami, ale nie potrafisz tego rzetelnie ocenić. Nie możesz wrócić do oczekiwań, bo tych nie potwierdziliście. Nie wiesz, od czego zacząć rozmowę i na czym się oprzeć.

Brakuje Ci punktu odniesienia - nie możesz powiedzieć "pamiętasz, że ustaliliśmy X?", bo nic formalnie nie ustalaliście. Weryfikacja, czy sytuacja się poprawia czy pogarsza, nie jest prosta.

➔ Ludzie pytają o awanse i podwyżki, ale trudno je uzasadnić

Trudno powiedzieć "tak, zasługujesz" albo "jeszcze nie teraz", bo nie ma do czego się odnieść.

Decyzje stają się arbitralne i bazują na "wydaje mi się" zamiast na konkretach. To frustrujące zarówno dla Ciebie, jak i dla pracownika, który zasługuje na informację zwrotną opartą na faktach, a nie na odczuciach.

➔ DNA firmy się rozmywa - każdy działa według swoich reguł

To, co było oczywiste w mniejszym zespole, przestaje być jasne, gdy on się rozrasta. Tworzą się nowe role i struktury. Ludzie przestają wiedzieć, na czym tak naprawdę Wam zależy. Każdy interpretuje cele po swojemu.

Wraz z kolejnymi osobami dołączającymi do zespołu coraz bardziej zaczyna brakować klarowności oczekiwań wobec zespołów i konkretnych osób.

➔ Pojawiają się konflikty w zespołach i między nimi

Brakuje jasnej komunikacji i gubią się priorytety, przez co coraz częściej wybuchają mniej lub bardziej jawne konflikty. Zespół A nie dogaduje się z zespołem B, chociaż mają wspólne cele i chcieli grać do jednej bramki.

Konflikty te często wynikają nie ze złej woli, ale z braku jasności co do tego, kto za co odpowiada i jakie są priorytety.

➔ Pracownicy coraz częściej dopytują o feedback

Coraz częściej pojawiają się pytania: "Jak pracuję?", "Czy ktoś mógłby dać mi feedback?", "Czy robię to, czego od mnie oczekujecie?".

Ludzie chcą wiedzieć, na czym stoją.

***

Rozpoznałeś któryś z tych sygnałów? Jeśli widzisz co najmniej 2-3 z nich w swojej firmie, zwlekanie z wdrożeniem ocen oznacza tylko pogłębianie problemów.

Zobaczmy, dlaczego w małych firmach odkładanie tego procesu kosztuje więcej niż w dużych organizacjach - i dlaczego warto działać wcześnie.

Dlaczego proces ocen przydaje się w małych firmach?

☑️ Jasne oczekiwania = wiemy, dokąd zmierzamy

Dzięki ocenie pracowniczej możesz wracać cyklicznie do obopólnych oczekiwań. Zarówno pracownik, jak i manager wiedzą, na czym obu stronom zależy.

Można założyć, że wystarczą bieżące rozmowy. Problem? W małej firmie manager często jest jednocześnie ekspertem od produktu, sprzedawcą i strategiem - trudno mu znaleźć czas na regularne rozmowy o performance.

Proces ze swoimi ramami i zasadami pomaga o to zadbać. Najczęściej sprawdzają się oceny kwartalne lub półroczne, czasami są to rozmowy rozwojowe. Najważniejsze, by były one przeprowadzane wystarczająco częste, by wyłapać problemy wcześnie, ale nie tak intensywne, by paraliżowały zespół.

Sztuką jest też wprowadzić taki proces, z którego ludzie tworzący firmę będą chcieli korzystać.
Niekiedy, performance review przybiera formę wydmuszki, pewnego rodzaju wymuszonego procesu, na który wszyscy wywracają oczami.
Innym razem, proces ten zaczyna zastępować regularną informację zwrotną, która powinna być każdemu w zespole, organizacji przekazywana na bieżąco. Bywa, że wiele osób niepotrzebne czeka do oceny okresowej z tym, co mają sobie do powiedzenia.Rzeczywiście, im częstsze performance review (kwartalne, półroczne), tym mniejsza szansa na to, że informacja zwrotna będzie wypaczona, zapomniana.
Dlatego pamiętajmy o tym, aby performance review było pewnego rodzaju podsumowaniem pomiędzy podopiecznym, a liderem, a nie zastępowało przejrzystą komunikację. - Michał Łęgowski

☑️ Zwiększenie efektywności

Powracanie do oczekiwań, celów i wymogów wobec roli pozwala ocenić progres i na niego wpłynąć.

Kiedy nie mierzysz performance'u, trudno go poprawić. Nie wiesz, co dokładnie nie działa, co spowalnia zespół, gdzie są wąskie gardła.

Oceny dają Ci punkt odniesienia - widzisz, kto radzi sobie świetnie, kto potrzebuje wsparcia, a kto ciągnie zespół w dół. I możesz na to zareagować, zanim spadną wyniki całej firmy.

☑️ Rozwój w firmie - celowany, nie przypadkowy

W małej organizacji ścieżki kariery są ograniczone i wydaje się, że brakuje możliwości rozwoju. A przecież w mniejszych firmach są one często większe niż w korporacjach.

Niekoniecznie musi być to awans pionowy - można poprowadzić nowy projekt, wejść w nowy obszar, zbudować coś od zera. Regularna rozmowa o performance sprawia, że możesz lepiej przyjrzeć się temu, czego potrzebuje wasz pracownik i czy nadal jako firma jesteście mu to w stanie zapewnić.

Dzięki ocenom wiesz też jak rozwijać ludzi - nie musisz zgadywać, po prostu analizujesz dane z rozmów i planujesz rozwój na ich podstawie.

Bardzo ważnym czynnikiem rzutującym na sukces związany z wprowadzeniem performance review będzie właściwe przygotowanie liderów do tego, jak rozwijać ludzi, a także prowadzić tego typu rozmowy.
Należy też pamiętać, że wprowadzenie takiego procesu to gruntowna zmiana, którą trzeba odpowiednio zarządzić.Zmiana to co innego niż transformacja, która zachodzi w głowie człowieka. Na nią potrzeba czasu i przestrzeni, aby się do niej zaadaptować.  - Michał Łęgowski

☑️ Pracownicy oczekują feedbacku

Pamiętam sytuację z dwóch procesów rekrutacji na stanowiska managerskie. W obu przypadkach kandydaci przed zaakceptowaniem oferty pracy pytali mnie o to, czy w firmie istnieją jakieś procesy ocen pracowniczych.

Dużym plusem było dla nich to, że coś takiego w organizacji funkcjonuje. Zależało im na tym w kontekście zespołu, którym będą zarządzać, jak i ich samych - oceny ich własnej pracy.

Tego typu procesy budują zdrową kulturę organizacyjną. Są to swoiste rytuały, które przekładają się w czasie na zachowania, normy i wartości, jakie wyznają członkowie zespołu.Z czasem to też ogromny plus z perspektywy employer brandingu. - Michał Łęgowski

☑️ Weryfikacja dopasowania do firmy

Oceniając performance już na etapie procesu onboardingu - w pierwszych 3 miesiącach pracy - szybko wyłapiecie, czy nadal jesteście po tej samej stronie, czy oczekiwania obu stron są spójne i czy chcecie z tą osobą kontynuować współpracę.

A dalsze, regularne oceny pozwolą wam sprawdzić to samo w dłuższym okresie - czy nadal wszystko się zgadza i macie wspólne cele.

☑️ Konkrety zamiast "wydaje mi się" w procesach HRowych

W mniejszych organizacjach decyzje o podwyżkach i awansach są podejmowane dość arbitralnie i czasem brakuje jasnego punktu odniesienia - nie tylko w samym zespole, ale i w całej firmie.

To ryzykowne. Takie sytuacje mogą zdemotywować zespół. A dzięki ocenom oprzecie się na czymś więcej niż "wydaje mi się". Odniesiecie się do konkretów i będziecie mogli uzasadnić swoje decyzje.

☑️ Zatrzymanie ludzi, zanim będzie za późno

Regularny proces ocen pracowniczych pomaga zapobiegać niechcianej rotacji. Badania Gallupa pokazują, że 42% pracowników odchodzących z pracy twierdzi, że ich manager lub organizacja mogła zrobić coś, aby ich zatrzymać.

W małej firmie utrata kluczowej osoby to nie tylko koszt rekrutacji - to ogromne obciążenie dla całego zespołu, który musi przejąć jej obowiązki.

Wyłapanie tego, co nie gra i co można jeszcze poprawić, zanim urośnie to do większego problemu, pozwala na realne oszczędności. A dodatkowo daje czas na zaplanowanie sukcesji.

Nie ma chyba nic lepszego na polu komunikacji i współpracy z pracownikiem niż pozostawanie z nim w ciągłej relacji i bieżącym kontakcie.Tyle, że nie na przedpolu operacyjnym (codziennych zadań), a na poziomie jego potrzeb, oczekiwań i obaw. - Michał Łęgowski

☑️ Wyłapanie low performerów, zanim straci na tym cały zespół

Osoby z niskim zaangażowaniem po prostu ściągają zespół w dół i powodują, że on cały performuje gorzej. 1 osoba w 20-osobowym zespole może poważnie zagrozić jego wydajności.

Warto więc to wyłapać, zanim stanie się dużo większym problemem dla firmy. Im wcześniej zareagujesz, tym łatwiej sytuację zatrzymać lub odwrócić.

Rozpoznajesz te sygnały w swojej firmie?

Jeśli w trakcie czytania tego artykułu skinęłeś głową choć raz, myśląc "o, to brzmi znajomo" - czas na wdrożenie procesu ocen pracowniczych.

I to właśnie w tym obszarze HR może mieć przełożenie na biznes. Nie chodzi o kolejny proces dla procesu - chodzi o to, żeby zatrzymać kluczowych ludzi, podkręcić wydajność zespołu i dać wszystkim jasność co do kierunku. W małej firmie to przekłada się wprost na wyniki biznesowe.

Im wcześniej wdrożysz proces ocen, tym szybciej zespół nabierze tempa na kolejnych etapach rozwoju.