Czym są OKR-y i jak realnie wpływają na wyniki zespołu?

Prowadzisz firmę i czujesz, że mimo zaangażowania Twój zespół dryfuje bez wyraźnego kierunku? Pracownicy wykonują zadania, ale brakuje im szerszej perspektywy i zrozumienia, w jakim celu to robią? A może szukasz sposobu na bardziej transparentne wyznaczanie celów, które faktycznie zmotywują zespół do działania? Jeśli tak, to prawdopodobnie wdrożenie metody OKR jest tym, czego potrzebuje Twoja firma. Ta strategia zarządzania celami staje się coraz popularniejsza, a jej sukcesy u takich gigantów jak Google, Intel czy Spotify mówią same za siebie. Wyjaśniamy, na czym polega specyfika OKR-ów –  jak działają i w jaki sposób mogą realnie podnieść efektywność Twojego zespołu.

Czym jest metoda OKR i dlaczego firmy z niej korzystają?

OKR, czyli Objectives and Key Results, to system wyznaczania i monitorowania celów, które ma osiągać firma. Powstał on w latach 70. w firmie Intel. Następnie spopularyzował ją John Doerr (autor książki o metodzie OKR Measure what matters), który w 1999 roku zapoznał z nią założycieli Google'a.

OKR jako nowoczesna metoda zarządzania

OKR-y umożliwiają przedstawienie zespołowi co jest w danym momencie najważniejsze dla osiągnięcia sukcesu biznesowego oraz jak ich praca przekłada się na realizację celów strategicznych całej organizacji. W praktyce oznacza to, że pracownicy nie tylko wykonują zadania, ale też mają pełne poczucie odpowiedzialności za sukces firmy.

Wdrożenie tej metody powoduje, że każdy członek zespołu czuje swój wpływ na organizację. Struktura OKR jest jasna i przejrzysta, ułatwia zarządzanie celami, ich priorytetyzację i realizację.

Jakie problemy rozwiązuje metoda OKR?

Firmy miewają problem z brakiem spójności między wizją zarządu a codzienną pracą zespołów. OKR-y rozwiązują ten problem. Pozwalają stworzyć przejrzystą i jednolitą strukturę, która łączy cele strategiczne firmy z celami poszczególnych zespołów i pracowników. OKR-y pomagają też wyjść z pułapki „robienia wszystkiego po trochu”. Zamiast tego zmuszają do skupienia się na kilku najważniejszych priorytetach.

Korzystanie z OKR-ów pozwala na:

• zwiększenie przejrzystości co do planu realizacji poszczególnych zadań – każdy pracownik widzi, nad czym pracują inni oraz jak jego i ich praca wspiera cele firmy;
• wzrost motywacji i zaangażowania pracowników – zespół pracuje efektywniej i sprawniej realizuje ambitne cele, gdyż pracownicy rozumieją sens swoich działań;
• sprawniejszą komunikację – wyznaczony plan i cele OKR-ów są wspólnym odniesieniem dla pracowników. Dzięki temu komunikacja w zespole i między różnymi działami jest "przejrzystsza",  jaśniejsza i konstruktywna;
• nadanie odpowiedniej trajektorii rozwoju organizacji – poprzez wyznaczenie jasnych, mierzalnych celów.

Cele i kluczowe rezultaty – co oznaczają te pojęcia?

Metoda OKR opiera się na dwóch pojęciach:

• cel (ang. objective) – określa on, co chcesz osiągnąć. Ma odpowiadać na pytanie: "Co chcemy zrobić?". Dobrze sformułowany cel jest zwięzły, jakościowy, motywujący;
• kluczowe rezultaty (ang. key results) – to  mierzalne wyniki, które weryfikują, czy cel został osiągnięty. Odpowiadają na pytanie: "Skąd będziemy wiedzieć, że osiągnęliśmy cel?". Strategia OKR zawiera zwykle 3-5 mierzalnych, kluczowych rezultatów.

Czy OKR-y pasują do każdej firmy?

Metoda OKR jest uniwersalnym narzędziem do zarządzania i realizacji strategii biznesowych. Jej zastosowanie może przynieść korzyści zarówno małym startupom, jak i dużym korporacjom. Choć OKR-y są popularne w firmach technologicznych, z powodzeniem można je wdrożyć w każdej branży. Metodę tę wykorzystuje się nawet w Białym Domu.

Jak działa OKR? Struktura oparta na celach i kluczowych rezultatach

OKR pomaga firmom w sprawniejszym osiąganiu celów. To właśnie cele wyznacza się w pierwszej kolejności, a dopiero potem określa się mierzalne wyniki – rezultaty.

Czym są cele strategiczne (objective) w systemie OKR?

Na celach strategicznych w metodzie OKR opiera się cała struktura planowania – wytyczają one misję i wizję firmy oraz kierunek jej rozwoju. Muszą być konkretne i ambitne. Wyznaczone cele powinny być też zrozumiałe dla każdego pracownika, który ma przyczynić się do ich osiągnięcia. Cele w OKR-ach muszą być też na tyle inspirujące, aby motywowały członków zespołu do przekraczania swoich granic.

Jak formułować kluczowe rezultaty (key results)?

Prawidłowe wyznaczanie kluczowych rezultatów polega na tworzeniu precyzyjnych, konkretnych sformułowań oraz wyznaczania mierzalnych i osiągalnych wyników. Muszą być one dobrze sformułowane, gdyż służą m.in. do monitorowania postępów w realizacji celów.

Przykład prawidłowo sformułowanego key result? Zamiast określać go w sposób "zmniejszyć liczbę zwrotów towarów", doprecyzuj realizację celów – lepsze będzie sformułowanie "zmniejszyć wskaźnik zwrotu towarów z 2 do 0,5%"

Przykłady dobrze sformułowanych OKR-ów

Oto przykłady dwóch dobrze sformułowanych OKR-ów:

Dla firmy sprzedającej roboty sprzątające:

Cel : Stać się pierwszym wyborem klientów szukających inteligentnych rozwiązań do sprzątania.

Kluczowe rezultaty:

• zwiększyć liczbę sprzedanych robotów sprzedających z 500 do 800 sztuk miesięcznie,
• osiągnąć średnią ocenę 4,5 gwiazdki w recenzjach online (obecnie 3,8),
• zredukować liczbę zwrotów produktów z 8% do 3%,
• pozyskać 15 nowych partnerów handlowych do końca kwartału.

Dla firmy zajmującej się organizacją wycieczek:

Cel: Zostać w ciągu roku wiodącą firmą specjalizującą się w organizacji rodzinnych wakacji.

Kluczowe wyniki:

• zwiększyć sprzedaż pakietów rodzinnych o 60%,
• osiągnąć wskaźnik poleceń (NPS) na poziomie minimum 65 punktów,
• skrócić czas obsługi reklamacji z 72 do 24 godzin,
• uruchomić 10 nowych kierunków podróży przyjaznych dzieciom.

Każdy z kluczowych rezultatów jest mierzalny. Można jednoznacznie stwierdzić, czy został osiągnięty lub czy są szanse, że zostanie osiągnięty w określonym czasie.

Jak często należy aktualizować key result?

W przypadku stosowania OKR-ów ważne jest regularne monitorowanie postępów realizacji celu. Można to zrobić, analizując progres w osiąganiu kluczowych rezultatów. Jeżeli podczas okresowego monitoringu postępów (może mieć on miejsce np. co tydzień lub dwa) okaże się, że osiągnięcie zamierzonych wyników będzie niemożliwe lub oddali się w czasie, można skorygować strategię OKR.

Kto odpowiada za koordynację celów i kluczowych rezultatów?

Odpowiedzialność za zarządzanie celami i kluczowymi rezultatami spoczywa na barkach każdego pracownika, ale przede wszystkim menedżera. Menedżerowie mają za zadanie wspierać zespoły w osiąganiu celów i zamierzonych wyników. W zakresie wdrożenia OKR w firmie kadrę zarządzającą może wspierać np. OKR Master.

Jakie korzyści przynosi wdrożenie OKR-ów w zespole?

Korzyścią z wdrożenia OKR jest zwiększone zaangażowanie pracowników. Gdy członkowie zespołu rozumieją, jak ich praca przyczynia się do sukcesu firmy, ich motywacja rośnie. System OKR daje każdemu pracownikowi poczucie wpływu na realizację strategii organizacji.

Z kolei transparentność celów eliminuje duplikowanie pracy i konflikty między działami. Wszystkie OKR-y są jawne – każdy widzi, nad czym pracują inne zespoły. Działy zaczynają wspólnie dążyć do osiągnięcia sukcesu.

Metoda OKR wymusza też regularne monitorowanie postępów, co pozwala szybciej identyfikować problemy. Nie wyczekuje się do końca roku, żeby dowiedzieć się, że cel nie został zrealizowany. Cotygodniowe lub codwutygodniowe check-iny dają możliwość korekty obranego kursu na bieżąco.

OKR-y pomagają też w lepszym zarządzaniu priorytetami. Gdy masz jasno określone cele i kluczowe rezultaty, łatwiej zdecydować, które zadania są naprawdę istotne. To chroni zespoły przed rozpraszaniem energii i uwagi na mniej ważne zadania oraz pomaga skupić energię na tym, co pomoże w osiągnięciu sukcesu.

Jak wdrożyć OKR-y krok po kroku w Twojej firmie?

OKR-y powinny być wdrażane tak, aby każdy z pracowników rozumiał ideę tej strategii. Nie można wprowadzać ich z dnia na dzień i rzucać firmy na głęboką wodę. Wdrożenie tej metody wymaga przygotowania.

Przygotowanie zespołu do pracy z metodą OKR

Skuteczne wdrożenie OKR-ów zaczyna się od edukacji. Przeprowadź warsztaty dla wszystkich pracowników, podczas których wyjaśnisz, czym jest ta metoda i jakie korzyści przyniesie jej wdrożenie. Pokaż przykłady OKR z innych firm, najlepiej z tej samej branży. Członkowie zespołu muszą zrozumieć, że to nie kolejne utrudnienie, ale narzędzie, które ułatwi im pracę.

Zacznij np. od pilotażowego wprowadzenia OKR w jednym dziale. Wybierz zespół, który jest otwarty na zmiany i ma silnego lidera wspierającego tę inicjatywę. Pierwsze doświadczenia tego zespołu posłużą jako case study dla reszty organizacji.

Komunikacja celów i kluczowych wyników

Stwórz przestrzeń, gdzie wszyscy będą mogli zobaczyć aktualne OKR-y – może to być tablica w biurze, współdzielony dokument lub dedykowane narzędzie. Ważne, żeby informacja była łatwo dostępna i regularnie aktualizowana.

Organizuj kwartalne spotkania, podczas których będą prezentowane OKR-y. To moment na wyjaśnienie kontekstu biznesowego, pokazanie zależności między celami różnych zespołów i zmotywowanie ludzi do działania. Zachęcaj do zadawania pytań i dyskusji – OKR-y powinny być zrozumiałe dla wszystkich, nie tylko dla zarządu.

Regularne przeglądy key results i ich aktualizacja

Ustal stały rytm przeglądów kluczowych rezultatów – np. co tydzień. Zespoły powinny krótko omawiać postępy i identyfikować problemy, które uniemożliwiają osiągnięcie celu. Regularna ocena pracy ułatwia szybkie wskazanie obszarów działania firmy wymagających wsparcia.

OKR a inne podejścia – jak wypada na tle KPI i SMART?

KPI, czyli Key Performance Indicators, to wskaźniki określające, jak radzi sobie firma. Natomiast OKR to coś więcej – to strategia ustalania celów i ich realizacji za pomocą analizy mierzalnych rezultatów. Ma on też promować motywację wewnętrzną zespołu.

Natomiast metoda SMART, tak jak OKR, służy mierzeniu postępu realizacji zadania –  w sposób łatwy i przejrzysty. Jednak uważa się, że OKR można wdrożyć łatwiej i że narzędzie to sprzyja osiąganiu bardziej ambitnych celów.

Jak unikać błędów przy wdrażaniu metody OKR?

Błędami, które można popełnić, wdrażając tę metodę, są:

• tworzenie zbyt wiele OKR-ów – lepiej skupić się na 2-3 ambitnych celach;
• brak transparentności – zarówno cele, jak i postępy muszą być widoczne dla zespołu;
• rezygnacja z regularnego monitoringu postępów – bez ich przeglądów i regularnych spotkań, OKR-y szybko tracą sens. Zespół nie wie wtedy, w jakim stopniu zrealizował już zamierzone cele;
• brak dostosowania OKR-ów do kultury i specyfiki danej firmy – nie można używać gotowych OKR-ów, które wykorzystywały inne organizacje. Strategia ta musi powstawać z myślą o konkretnej firmie i głębokim przemyśleniu kierunku jej możliwego rozwoju.

OKR - podsumowanie

Wdrożenie OKR-ów jest zmianą kultury organizacyjnej pracy. System, który pomógł Google stać się gigantem technologicznym, może równie dobrze wspierać rozwój Twojej firmy. Cele i kluczowe rezultaty tworzą most między wizją zarządu a codzienną pracą każdego pracownika. OKR:

• to metoda  realizacji celów biznesowych, którą można zastosować w każdej firmie;
• opiera się na określaniu celów – objectives, i  mierzalnych, kluczowych rezultatów – key results;
• pomaga zwiększyć zaangażowanie pracowników w realizację celów, ustalać priorytety i monitorować postępy w osiąganiu zamierzonych rezultatów.

‍

‍

Jak Calamari pomoże w realizacji strategii OKR?

Skuteczna realizacja OKR-ów wymaga dobrze sformułowanych celów oraz sprawnego zarządzania zespołem. Tu z pomocą przychodzi Calamari – system, który wspiera HR-owców i managerów w codziennym zarządzaniu pracownikami. Gdy wiesz, jacy pracownicy są dostępni, kto planuje urlop oraz kto pracuje nad jakimi projektami, łatwiej zaplanować pracę służącą osiągnięciu celu.

Calamari automatyzuje procesy HR, które zabierają cenny czas potrzebny na pracę nad OKR-ami. Zamiast ręcznie śledzić urlopy, zwolnienia czy obecności, system robi to za Ciebie. Dzięki temu możesz skupić się na tym, co naprawdę istotne – wspieraniu zespołu w osiąganiu ambitnych celów i regularnych przeglądach key results. Przetestuj narzędzia Calamari – przekonaj się, że będą one Twoją prawą ręką!

‍

Źródła:

1. https://www.linkedin.com/pulse/okr-i-smart-co-%C5%82%C4%85czy-dzieli-dwie-metody-wyznaczania-cebulska-bajera/
2. https://marketingibiznes.pl/biznes/elena-zhukova-okry-maja-zastosowanie-w-kazdej-branzy-niezaleznie-od-wielkosci-czy-typu-firmy/
3. https://okry.pl/co-to-sa-okry-i-jak-sie-je-pisze/
4. Paul Niven, Ben Lamorte, Introduction to OKRs, W: Objectives and Key Results: Driving Focus, Alignment, and Engagement with OKRs,2016. /https://www.researchgate.net/publication/308295814_Introduction_to_OKRs

‍