Microsoft Forms w zarządzaniu ludźmi – szybkie ankiety, oceny szkoleń i automatyzacja procesów

Szybkie reagowanie na potrzeby pracowników oraz sprawne zbieranie opinii i zgłoszeń to często powtarzające się wyzwanie, z jakim spotykam się u naszych klientów. Jednym z narzędzi, które może znacząco usprawnić te procesy, jest Microsoft Forms. To aplikacja dostępna w ramach licencji Microsoft 365, która często pozostaje nieodkryta przez pracowników, a jej potencjał jest niedoceniany – firmy decydują się na kosztowne, zewnętrzne rozwiązania, które nie integrują się z używanymi systemami i generują dodatkowe wydatki.

Czym jest Microsoft Forms?

Microsoft Forms to intuicyjne narzędzie do tworzenia ankiet, testów, formularzy zgłoszeniowych, rejestracji oraz ocen wydarzeń. Pozwala na szybkie zbieranie informacji zarówno w pracy indywidualnej, jak i zespołowej, umożliwiając udostępnianie wyników wszystkim zaangażowanym osobom. Co istotne, aplikacja jest częścią pakietu Microsoft 365 – nie wymaga dodatkowych opłat ani skomplikowanej konfiguracji. W praktyce oznacza to, że każda osoba dysponująca firmową licencją może już dziś rozpocząć korzystanie z Forms, bez konieczności wdrażania nowych narzędzi czy generowania dodatkowych kosztów.

Problem nieświadomości i kosztów zewnętrznych narzędzi

Podczas współpracy z firmami zauważam, że pracownicy często nie wiedzą, iż w ramach posiadanej licencji mają dostęp do Microsoft Forms. Zdarza się, że działy HR korzystają z zewnętrznych narzędzi do ankiet czy rejestracji, które wymagają dodatkowych opłat i nie integrują się z firmowym środowiskiem – przez co automatyzacja procesów staje się trudna, a dane muszą być manualnie przenoszone do systemów firmowych.

W efekcie:

• kupują subskrypcje zewnętrznych narzędzi do ankiet,

• tworzą dane poza organizacją,

• wyniki nie są bezpiecznie przechowywane ani nie są współdzielone w strukturze Microsoft 365,

• procesy są rozproszone i trudne do ujednolicenia.

Często podczas rozmów słyszę: „Nie wiedzieliśmy, że możemy to zrobić w Microsoft 365, myśleliśmy, że potrzebne są dodatkowe narzędzia”. A to oznacza niepotrzebne koszty i brak integracji.

W jednym z poprzednich artykułów, pisałam o tym, że Microsoft 365, to zbiór narzędzi biznesowych do usprawnienia pracy biurowej i właśnie jednym z nich jest właśnie Forms.  

Tworzenie formularzy – zbieranie opinii, zgłoszeń, rejestracji i ocena wydarzeń

W praktyce spotkałam się z kilkoma scenariuszami, w których Microsoft Forms okazał się nieocenionym wsparciem:

• Ocena szkoleń wewnętrznych: W firmie szkoleniowej po każdym zakończonym kursie uczestnicy otrzymują link do krótkiej ankiety w Forms, gdzie anonimowo oceniają prowadzących oraz przydatność tematów szkoleniowych. Zebrane automatycznie wyniki są udostępniane zespołowi HR, a osoby odpowiedzialne za rozwój mogą na bieżąco reagować na sugestie i poprawiać programy zajęć.

• Rejestracja na wydarzenia: W międzynarodowej korporacji rejestracje na spotkania integracyjne czy webinary odbywają się wyłącznie przez Microsoft Forms. Pozwala to śledzić liczbę uczestników, zebrać szczegółowe zgłoszenia (np. preferencje żywieniowe na event firmowy) i automatycznie generować listy obecności.

• Pozyskiwanie opinii po wdrożeniu zmian: W firmie produkcyjnej po zmianie organizacji pracy wdrożono cykl anonimowych ankiet dotyczących satysfakcji z nowych rozwiązań. Pracownicy mogli wyrazić swoje zdanie, a zarząd otrzymał szczegółowy raport podsumowujący, co działa dobrze, a co wymaga korekty.

Ankiety anonimowe

Forms umożliwia w pełni anonimowe zbieranie odpowiedzi – bez potrzeby logowania i bez danych o respondencie. W wielu firmach to kluczowy element procesów:

• zgłaszania pomysłów,

• informowania o problemach,

• badania bezpieczeństwa psychologicznego zespołów.

W jednej z firm IT przeprowadziliśmy wdrożenie anonimowych ankiet dotyczących kultury pracy. Zewnętrzne narzędzia budziły obawy o bezpieczeństwo, natomiast Forms – jako element Microsoft 365 – dał pracownikom większe poczucie zaufania.

Automatyzacja procesu zbierania danych – integracja Microsoft Forms z Power Automate

Z mojego doświadczenia wynika, że połączenie Microsoft Forms z Power Automate pozwala na pełną automatyzację i eliminację powtarzalnych czynności niemal w każdym procesie w firmie. Przykłady zastosowań:

• Automatyczne powiadamianie zespołów: W firmie IT po wypełnieniu formularza zgłoszeniowego dotyczącego zgłoszenia potrzeby szkoleniowej, Power Automate automatycznie wysyła informację do odpowiedniego działu i generuje zadanie w Plannerze. Zadanie może zostać automatycznie przypisane wybranej osobie.

• Raportowanie do Power BI: W sprzedaży, zbierane poprzez Forms dane o satysfakcji klienta są automatycznie przekazywane do Power BI, gdzie na bieżąco powstają interaktywne raporty dostępne dla zarządu i menedżerów.

• Podziękowania za udział: Po przesłaniu odpowiedzi w ankiecie, pracownik automatycznie otrzymuje wiadomość z podziękowaniem i podsumowaniem najważniejszych informacji dotyczących wyniku badania.

Praktyczne scenariusze wdrożeń

Microsoft 365 wdrażaliśmy już w setkach organizacji. Każda branża, a tak naprawdę każda firma, ma zupełnie inne potrzeby w zakresie technologii. Dopiero po rozmowie z kluczowymi pracownikami, możemy dopasować narzędzie do wskazanego procesu biznesowego. Na wiele z nich odpowiada właśnie Forms.

• Produkcja

W tej branży mogę wymienić co najmniej kilkadziesiąt zastosowań.  

1. Zgłaszanie awarii, usterek – pracownik wypełnia formularz, w którym zamieszcza informacje o dacie i miejscu zdarzenia, krótki opis uszkodzenia oraz dołącza zdjęcie. Takie zgłoszenie automatycznie trafia do osoby, która przydziela zadanie do odpowiedniego specjalisty.  

2. Audyty, kontrole – pracownik podczas obchodu, rejestruje temperaturę urządzeń chłodzących i wprowadza je przez Microsoft Forms w odpowiednie pola. Co tydzień generuje gotowe raporty, które zbierają wszystkie dane w jednym pliku Excel.

3. Raportowanie stanu czystości – zewnętrzna firma dbająca o porządek na hali produkcyjnej, może zeskanować kod QR, który znajduje się w wyznaczonych miejscach, a następnie wpisać wykonane czynności lub odnotować nieprawidłowości. Każda osoba, może zrobić to z poziomu swojego smartfona – nawet bez logowania, jeśli tego nie wymagamy.

• Branża finansowa: Korporacja z tego sektora korzysta z Forms do zgłaszania inicjatyw wellbeing – każdy pracownik może zgłosić pomysł na nowe wydarzenie. W tym sektorze podobnie działało zabieranie zapotrzebowania na szkolenia wśród pracowników.

• Branża szkoleniowa: W firmach szkoleniowych Microsoft Forms doskonale sprawdza się do przeprowadzania testów wiedzy po zakończonych szkoleniach. Trener może łatwo przygotować test online, a uczestnicy szkolenia natychmiast wypełniają formularze i przesyłają odpowiedzi. Wyniki są automatycznie zestawiane i dostępne w czasie rzeczywistym, co pozwala szybko ocenić poziom przyswojenia materiału przez uczestników oraz zidentyfikować obszary wymagające ponownego omówienia lub dodatkowego wsparcia.

• Rejestracje na szkolenia i wydarzenia

Częstszy niż mogłoby się wydawać scenariusz: dział L&D zbiera zapisy na szkolenia, a później ręcznie przenosi dane do Excela. Dzięki Forms:

• pracownicy zapisują się przez prosty formularz,

• odpowiedzi automatycznie zapisują się w OneDrive/SharePoint,

• Power Automate może tworzyć listy uczestników w Teams lub wysyłać przypomnienia.

W jednej z firm obsługującej szkolenia cykliczne, formularz rejestracyjny połączony z przepływem od razu dodawał pracownika do odpowiedniego kanału Teams oraz wysyłał potwierdzenie z agendą.

Ankiety pracownicze, ogólnofirmowe

Microsoft Forms sprawdza się w ankietach kierowanych do całej firmy, jak i do wybranych zespołów. Przykładowo:

• W jednej z organizacji co kwartał prowadzona jest anonimowa ankieta dotycząca satysfakcji z pracy. Wyniki są podstawą do rozmów z zespołami i wdrożenia realnych zmian.

• W średniej wielkości firmie usługowej (ok. 50 pracowników) Forms służy do zbierania pomysłów na usprawnienia – każdy może dodać swoją propozycję, a najlepsze pomysły są nagradzane.

Praca grupowa – dostęp do odpowiedzi dla zespołów

Wielokrotnie wdrażaliśmy scenariusze, w których różne działy mają wspólny dostęp do ankiet i mogą razem analizować wyniki. Taki model pracy doskonale sprawdza się w przypadku inicjatyw międzyzespołowych, projektów cross-funkcyjnych czy programów rozwojowych – Forms umożliwia bieżące śledzenie odpowiedzi, wspólną analizę danych i szybkie wdrażanie nowych rozwiązań.

Przewagą ankiet grupowych jest dostęp do danych podczas nieobecności autora ankiety. Członkowie zespołu, w którym został utworzony formularz, mogą go edytować, analizować wyniki oraz eksportować je np. do plik Excel.  

Podsumowanie

Microsoft Forms realnie wspiera zarządzanie wieloma procesami w firmie: usprawnia zbieranie opinii, rejestrację na wydarzenia, ocenę szkoleń i wszelkiego rodzaju zgłoszenia. Integracja z Power Automate pozwala na pełną automatyzację przepływu danych, eliminując ręczne działania i zwiększając efektywność zespołów. Warto zbudować świadomość wśród pracowników o dostępności tego narzędzia w ramach firmowych licencji, wykorzystać jego możliwości i zrezygnować z kosztownych, zewnętrznych rozwiązań. Zachęcam do wdrażania własnych scenariuszy, eksperymentowania i dzielenia się doświadczeniami 😊

Możecie zrobić to na naszych Social Mediach lub pisząc bezpośrednio w wiadomości prywatnej.