Jak prowadzić akta osobowe w 2025 roku? Kompletny przewodnik

Prowadzenie akt osobowych to obowiązek każdego pracodawcy. Przepisy dotyczące ich archiwizacji i zbierania są rygorystyczne, a inspekcja pracy może kontrolować sposób dokumentowania zatrudnienia. Dlatego pracodawcy mają wysoko zawieszoną poprzeczkę – przechowywanie dokumentacji wymaga znajomości różnych aktów prawnych. Dowiedz się, jak prowadzić akta osobowe zgodnie z prawem.

Czym są akta osobowe i czym różnią się od dokumentacji pracowniczej?

Akta osobowe są częścią dokumentacji pracowniczej. To ściśle uporządkowany zbiór dokumentów, który pracodawca ma obowiązek prowadzić oddzielnie dla każdego pracownika. To swoista „teczka”, w której znajdują się najważniejsze informacje i oświadczenia – dotyczące rekrutacji, całego przebiegu zatrudnienia i zakończenia stosunku pracy.

Z kolei dokumentacja pracownicza to szersze pojęcie. Obejmuje ona zarówno akta osobowe pracownika, jak i dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy.

Podstawa prawna i aktualne zasady (stan na 2025 r.)

Podstawami prawnymi dotyczącymi przechowywania dokumentacji pracowniczej (a więc i akt osobowych) są dwa akty prawne:

• Kodeks pracy,

• Rozporządzenie Ministra Rodziny Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Oba te akty prawne były nowelizowane również w kwestiach prowadzenia dokumentacji pracowniczej. I tak w przypadku:

• Kodeksu pracy zmiany wprowadzono na mocy Ustawy z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją,

• przywołanego wyżej Rozporządzenia Ministra Rodziny Pracy i Polityki Społecznej zmiany wprowadzono Rozporządzeniem Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 6 marca 2023 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Dokumenty te były podstawą prawną m.in. zmian dotyczących budowy akt osobowych pracownika, odpowiedzialności porządkowej oraz sposobu ich przechowywania. Oprócz tego polskich pracodawców przechowujących wrażliwe dane zatrudnionych obowiązują przepisy RODO.

Budowa akt osobowych – podział na części A–E

Struktura akt osobowych jest określona w przepisach (w § 3 Rozporządzenie Ministra Rodziny Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej) i obejmuje pięć części – od A do E. Dokumenty są pogrupowane według ich charakteru i etapu stosunku pracy.

Część A – dokumenty związane z rekrutacją

Pierwsza część akt osobowych – A – gromadzi dokumenty z procesu rekrutacji oraz badania lekarskie poprzedzające zatrudnienie.

Znajdują się w niej oświadczenia i dokumenty dotyczące danych osobowych zgromadzone w związku z ubieganiem się o pracę. Należą do nich np. CV, list motywacyjny, kopie dyplomów czy certyfikatów – wszystko, co kandydat dostarczył podczas aplikowania na stanowisko.

W części A znajdują się skierowania na badania lekarskie oraz orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych badań. Pracodawca jest zobowiązany archiwizować w niej dokumenty potwierdzające kwalifikacje wymagane na danym stanowisku. Jeśli praca wymaga szczególnych uprawnień – na przykład prawa jazdy określonej kategorii czy certyfikatu spawacza – ich kopie trafiają właśnie do części A.

Część B – przebieg zatrudnienia

Część B jest sekcją akt dokumentującą cały przebieg zatrudnienia pracownika. Znajduje się w niej umowa o pracę, dokumenty związane z wykonywaniem pracy w szczególnych warunkach, potwierdzenia zapoznania się z regulaminem pracy i przepisami BHP. Każda zmiana warunków zatrudnienia, awans czy "przesunięcie" zatrudnionego między działami dokumentuje się w części B.

Ta sekcja akt osobowych obejmuje również potwierdzenia poinformowania pracownika o warunkach zatrudnienia, ryzyku zawodowym, stosowanym monitoringu czy o wprowadzeniu kontroli trzeźwości pracowników. Do części B trafiają dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych, przyznaniem pracownikowi nagrody czy wyróżnienia, a także dokumenty dotyczące wykonywania pracy zdalnej, obniżenia wymiaru pracy oraz stosowania elastycznej organizacji pracy. Zawiera ona wnioski pracowników o urlopy (macierzyński, wychowawczy) i zmianę warunków pracy, a także odpowiedzi pracodawcy na te wnioski.

Część C – zakończenie stosunku pracy

Część C dokumentuje proces rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Znajdują się tu oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę – wypowiedzenie złożone przez pracodawcę i rezygnacja pracownika.

W części C archiwizuje się kopię świadectw pracy oraz wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy. Zawiera ona również dokumenty dotyczące niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy oraz umowy o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy (jeśli takie zostały zawarte). W przypadku pracowników narażonych na działanie substancji rakotwórczych, w części C przechowuje się skierowania i orzeczenia z badań lekarskich przeprowadzanych po zakończeniu pracy.

W tej sekcji akt osobowych mogą znaleźć się również potwierdzenia dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym.

Część D – kary porządkowe

W części D gromadzi się dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej. Należą do nich odpis zawiadomienia o ukaraniu karą upomnienia, nagany czy karą pieniężną. Dokumenty te mają szczególny status, ponieważ podlegają zatarciu po upływie określonego czasu.

Część E – kontrole trzeźwości i środki podobne

Część E to "najmłodsza" część akt osobowych. Wprowadzono ją w 2023 roku na mocy Rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 6 marca 2023 r. W części tej dokumentuje się kontrole trzeźwości pracownika oraz kontrole na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu. Jej "dołączenie" do akt osobowych było odpowiedzią na rosnącą świadomość zagrożeń związanych z wykonywaniem pracy pod wpływem substancji psychoaktywnych.

W części E znajdują się informacje zarówno o kontroli trzeźwości pracownika przeprowadzonej przez pracodawcę, jak i o badaniu przeprowadzonym przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego (np. policję).

Okresy przechowywania i archiwizacja akt osobowych

Przepisy regulują obowiązki pracodawców związane z czasem przechowywania dokumentacji pracowniczej (w skład której wchodzą akta osobowe). Podstawą prawną jest w tym przypadku art. 37, pkt. 9 b) Kodeksu pracy, a także po części Ustawa z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Pracodawca musi przechowywać akta osobowe przez:

• 10 lat – w przypadku pracowników zatrudnionych po 31 grudnia 2018 roku. Okres ten liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym zakończył się stosunek pracy. Na przykład, jeśli umowa z pracownikiem rozwiązała się 15 maja 2025 roku, dziesięcioletni okres przechowywania jego akt rozpocznie się 31 grudnia 2025 roku;

• 50 lat – dotyczy to pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 roku. Jest on jednak związany z przepisami emerytalnymi i koniecznością archiwizowania dokumentacji płacowej niezbędnej do ustalenia świadczeń (która może znajdować się również z aktach osobowych).

Istnieje możliwość skrócenia 50-letniego okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej do 10 lat dla pracowników zatrudnionych w latach 1999–2018. Wymaga to złożenia przez pracodawcę w ZUS specjalnego oświadczenia (ZUS OSW) oraz raportu informacyjnego (ZUS RIA) za każdego pracownika.

Bezpieczeństwo i RODO w prowadzeniu akt

Ochrona danych osobowych zawartych w aktach osobowych wynika z Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych). Dokument ten jest nazywany również RODO lub ORDO.

Pracodawca jest administratorem danych osobowych. Spoczywa na nim odpowiedzialność za ich bezpieczeństwo. Dlatego pracodawca, zgodnie z przepisami RODO, powinien:

• gromadzić tylko te dane, które są niezbędne w związku z zatrudnieniem,

• przetwarzać dane wyłącznie w celach, dla których zostały zebrane (np. rekrutacja, obowiązki względem ZUS i US),

• przechowywać dane do tego momentu, gdy jest to konieczne i wymagane przepisami,

• zapewnić odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby chronić dokumentację pracowniczą.

W praktyce oznacza to, że papierowe akta muszą być przechowywane w szafach zamykanych na klucz. Dostęp do nich oraz do pomieszczeń, w których znajdują się dokumenty, powinny mieć wyłącznie osoby upoważnione (np. pracownicy działu HR). W przypadku akt elektronicznych należy używać silnych haseł, szyfrowania danych, systemów kontroli dostępu i regularnie tworzyć ich kopie zapasowe.

W przypadku naruszenia ochrony danych, pracodawca ma obowiązek zgłoszenia incydentu do Urzędu Ochrony Danych Osobowych w ciągu 72 godzin. Wynika to również z przepisów RODO.

Elektroniczne akta osobowe (e-akta) – nowoczesne podejście

Przejście z formy papierowej akt osobowych na elektroniczną jest w pełni usankcjonowane prawnie. Wynika to z art. 94 § 8 Kodeksu pracy.

Aby zrezygnować z "papierowych" akt osobowy na rzecz e-akt, należy zeskanować każdy dokument, tworząc w ten jego cyfrowe odwzorowanie. Następnie taki skan musi być opatrzony kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Potwierdza to jego zgodność z papierowym oryginałem. O wprowadzonych zmianach w przechowaniu akt należy poinformować pracowników. Trzeba też powiadomić zatrudnionych o możliwości odbioru dokumentów w papierowej formie.

E-akta ułatwiają archiwizację i dostęp do dokumentów. Cyfryzacja akt osobowych usprawnia działanie działów HR i eliminuje problem przechowywania dużej ilości akt. Wymaga jednak stosowania skutecznych zabezpieczeń IT.

Najczęstsze błędy w prowadzeniu akt osobowych

Błędami w prowadzeniu akt osobowych, które zdarzają się najczęściej specjalistom od spraw kadr i pracodawcom są:

• umieszczanie dokumentów w niewłaściwych częściach;

• przechowywanie niepotrzebnych dokumentów – takich, które nie mają znaczenia dla stosunku pracy i wykonywania obowiązków zawodowych;

• zaniechanie chronologii w prowadzeniu akt osobowych. Utrudnia to audyt dokumentacji i odtworzenie historii zatrudnienia;

• nieterminowe usuwanie dokumentów – przestarzałych nagan i kar z części D;

• luki w aktach osobowych – np. brak oświadczenia o zapoznaniu się z regulaminem pracy, i informacjami o warunkach zatrudnienia;

• błędy związane z digitalizacją dokumentów – brak podpisów kwalifikowanych pracodawcy;

• brak lub niedostateczne zabezpieczenia dostępu do dokumentów – pozostawianie akt w miejscach dostępnych dla niepowołanych osób oraz brak zabezpieczeń IT w przypadku przechowywania cyfrowych wersji dokumentu.

Co grozi pracodawcy, który przechowując akta osobowe pracownika, popełnia błędy? Niedopatrzenia mogą go słono kosztować. Błędy w dokumentacji pracowniczej skutkują wymierzaniem pracodawcy kary grzywny od 1 000 zł do 30 000 zł.

Prowadzenie akt pracowniczych przez pracodawcę w 2025 roku – podsumowanie

Akta osobowe pracownika prowadzone przez pracodawcę:

• muszą być podzielone na 5 części – od A do E,

• powinny być przechowywane zgodnie z RODO,

• mogą mieć wygodną formę e-akt,

• należy przechowywać 10 lat – licząc od końca roku, w którym ustało zatrudnienie (w szczególnych przypadkach 50 lat).

Aktami prawnymi wiążącymi podczas przechowywania akt osobowych są Kodeks pracy i Rozporządzenie Ministra Rodziny Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. Pracodawca powinien też stosować się do RODO oraz do zapisów z Ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych.

Prowadzenie akt osobowych pracownika z Calamari – nowoczesne narzędzia dla pracodawców

System Calamari jest bezpiecznym miejscem na e-dokumentację pracowniczą. Obejmuje narzędzia i funkcje, które pomogą Ci ustawić ograniczenia dostępu do dokumentów, ułatwią ich przechowywanie zgodnie z RODO oraz szybkie wyszukiwanie. Dzięki Calamari w jednym miejscu gromadzisz akta osobowe, oceny pracownicze i informacje o nieobecnościach członków zespołów. Czuwasz nad firmą kompleksowo i z dowolnego miejsca – także z poziomu aplikacji mobilnej.

Wdrożenie Calamari to inwestycja, która zwraca się poprzez oszczędność czasu i redukcję ryzyka błędów. Zamiast godzin spędzonych na porządkowaniu papierowych teczek, zespół HR może skupić się na strategicznych zadaniach wspierających rozwój firmy.

Wypróbuj narzędzia od Calamari, by sprawnie i zgodnie z przepisami prowadzić dokumentację pracowniczą oraz akta osobowe.

‍

Źródła:

• USTAWA z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=wdu19740240141

• Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20180002369

a) Obwieszczenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 25 marca 2024 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20240000535

• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Tekst mający znaczenie dla EOG) https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2016/679/oj/pol

• Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=wdu19971330883

• Ustawa z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=wdu19981621118

• https://www.zus.pl/firmy/przedsiebiorco-przeczytaj-wazne/e-akta

• Dokumentacja pracownicza dla pracodawców, https://www.pip.gov.pl/publikacje/publikacje-dla-pracodawcow

‍