Zwolnienie pracownika a Kodeks pracy - co musisz wiedzieć?

Zwolnienie pracownika wymaga znajomości przepisów, umiejętności prowadzenia trudnych rozmów i zachowania profesjonalizmu. Kodeks pracy precyzyjnie określa reguły tego procesu – zarówno dla Ciebie jako pracodawcy, jak i dla osoby, która otrzymuje wypowiedzenie. Oto, co warto wiedzieć, aby uniknąć kosztownych błędów i sporów sądowych.

Zwolnienie pracownika - co na ten temat mówi Kodeks pracy?

Kodeks pracy (art. 30 do 43) dokładnie określa, w jaki sposób można zakończyć współpracę z pracownikiem. Rozwiązanie umowy o pracę musi przebiegać według jednego z przewidzianych trybów. Przepisy zabezpieczają interesy obu stron stosunku pracy, dlatego znajomość regulacji prawnych to podstawa dla każdego pracodawcy.

Zgodnie z art. 30 Kodeksu pracy umowę o pracę rozwiązuje się na kilka sposobów. Można to zrobić:

• na mocy porozumienia stron,
• przez oświadczenie jednej ze stron z zachowaniem okresu wypowiedzenia,
• przez oświadczenie bez zachowania okresu wypowiedzenia.

Umowa rozwiązuje się też z upływem czasu, na który została zawarta. Każdy z tych trybów ma swoje konsekwencje prawne i wymaga spełnienia określonych warunków.

Podstawowe prawa i obowiązki pracodawcy

Jako pracodawca masz obowiązek działać zgodnie z literą prawa. Oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia musi nastąpić w formie pisemnej. To wymóg formalny, który chroni obie strony przed niejasnościami.

W dokumencie wypowiedzenia musisz wskazać przyczynę uzasadniającą Twoją decyzję. Dotyczy to zarówno umów zawartych na czas określony, jak i na czas nieokreślony. Brak konkretnej przyczyny może skutkować uznaniem wypowiedzenia za bezskuteczne przez sąd pracy. Dodatkowo Twoje oświadczenie powinno zawierać pouczenie o prawie pracownika do odwołania się do sądu pracy w określonym terminie.

Jeśli w Twojej firmie działają związki zawodowe, procedura komplikuje się o dodatkowy etap. Musisz zawiadomić reprezentującą pracownika zakładową organizację związkową o zamiarze wypowiedzenia umowy, podając przyczynę. Związek ma pięć dni na zgłoszenie umotywowanych zastrzeżeń (zgodnie z art. 38 Kodeksu pracy). Dopiero po rozpatrzeniu stanowiska organizacji lub upływie terminu możesz podjąć ostateczną decyzję.

Istnieją też sytuacje, gdy nie możesz wypowiedzieć umowy. Pracownikowi, któremu brakuje nie więcej niż cztery lata do osiągnięcia wieku emerytalnego i którego staż pracy umożliwia uzyskanie emerytury, nie wolno wypowiedzieć stosunku pracy – zgodnie z art. 39 Kodeksu pracy. Wyjątek stanowi sytuacja, gdy pracownik uzyskał prawo do renty z tytułu całkowitej niezdolności do pracy.

Zwolnienie z pracy a okres wypowiedzenia umowy

Okres wypowiedzenia umowy to czas między złożeniem oświadczenia woli a faktycznym rozwiązaniem stosunku pracy. Na jego długość wpływa rodzaj umowy i czas pracy u danego pracodawcy.

Okres wypowiedzenia obejmujący tydzień lub miesiąc albo ich wielokrotność kończy się odpowiednio w sobotę lub w ostatnim dniu miesiąca. Ta precyzyjna regulacja eliminuje wątpliwości co do daty zakończenia współpracy. Przykładowo, jeśli wręczysz wypowiedzenie w 15. dnia miesiąca przy miesięcznym okresie, umowa rozwiąże się w ostatni dzień miesiąca przypadającego po upływie pełnego miesiąca.

Podczas wypowiedzenia pracownikowi przysługują określone uprawnienia. W okresie co najmniej dwutygodniowego wypowiedzenia dokonanego przez pracodawcę pracownik ma prawo do zwolnienia na poszukiwanie pracy z zachowaniem wynagrodzenia. Wymiar tego zwolnienia to dwa dni robocze przy wypowiedzeniu dwutygodniowym i jednomiesięcznym oraz trzy dni robocze przy wypowiedzeniu trzymiesięcznym.

Zwolnienie pracownika zatrudnionego na czas nieokreślony

Długość okresu wypowiedzenia jest w tym przypadku uzależniona od okresu zatrudnienia u danego pracodawcy. Wynosi ona, zgodnie z art. 36 § 1 Kodeksu pracy:

• 2 tygodnie, jeżeli pracownik był zatrudniony krócej niż 6 miesięcy,
• 1 miesiąc, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 6 miesięcy,
• 3 miesiące, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 3 lata.

W przypadku zwolnienia pracownika z trzymiesięcznym wypowiedzeniem pracodawca może skrócić ten okres do maksymalnie 1 miesiąca (w razie upadłości lub likwidacji stanowiska), ale musi wówczas wypłacić odszkodowanie za pozostałą część okresu wypowiedzenia. Wynika to z art. 36 (1) Kodeksu pracy.

Zwolnienie z pracy na okresie próbnym

Umowa na okres próbny rządzi się swoimi prawami. Jej celem jest sprawdzenie dopasowania pracownika i firmy. Tutaj rozwiązanie umowy o pracę jest prostsze, a okresy krótsze i wynoszą, zgodnie z art. 34 Kodeksu pracy:

• 3 dni robocze – jeśli okres próbny nie przekracza 2 tygodni,
• 1 tydzień – jeśli okres próbny jest dłuższy niż 2 tygodnie,
• 2 tygodnie – jeśli okres próbny wynosi 3 miesiące.

W przypadku umowy na okres próbny pracodawca nie musi uzasadniać swojej decyzji o wypowiedzeniu (chyba że w firmie działają procedury wewnętrzne stanowiące inaczej, co jest rzadkością).

Czy można zwolnić pracownika z dnia na dzień?

Pracodawca ma możliwość zwolnienia zatrudnionego bez zachowania okresu wypowiedzenia z winy pracownika. Jest to najbardziej drastyczna forma rozstania i powinna być stosowana z dużą ostrożnością.

Kodeks pracy w art. 52 wskazuje katalog przyczyn, które uzasadniają takie działanie. Należą do nich:

• ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych (np. przyjście do pracy pod wpływem alkoholu, kradzież mienia firmowego, nieuzasadniona nieobecność);
• popełnienie przez pracownika w czasie trwania umowy przestępstwa, które uniemożliwia dalsze zatrudnianie go na zajmowanym stanowisku (jeśli przestępstwo jest oczywiste lub stwierdzone prawomocnym wyrokiem);
• zawiniona przez pracownika utrata uprawnień koniecznych do wykonywania pracy na zajmowanym stanowisku (np. kierowca tracący prawo jazdy).

Decyzja o zwolnieniu dyscyplinarnym musi być podjęta niezwłocznie – pracodawca ma na to miesiąc od momentu uzyskania wiadomości o okoliczności uzasadniającej rozwiązanie umowy. Każde opóźnienie może zostać wykorzystane przez pracownika w sądzie jako argument przeciwko skuteczności zwolnienia.

Rozwiązanie umowy na mocy porozumienia stron

To najbardziej elastyczna i najmniej konfliktowa forma zakończenia stosunku pracy. Rozwiązanie umowy na mocy porozumienia stron pozwala pracodawcy i pracownikowi na ustalenie dogodnego terminu odejścia, który nie musi pokrywać się z ustawowymi okresami wypowiedzenia. Możecie umówić się, że umowa rozwiąże się za tydzień, za dwa miesiące, a nawet z dnia na dzień – wszystko zależy od woli obu stron.

Zwolnienie pracownika a umowa cywilnoprawna

Tutaj sytuacja wygląda zupełnie inaczej, ponieważ regulacje Kodeksu pracy nie mają zastosowania bezpośredniego. W przypadku umowy cywilnoprawnej, zasady jej rozwiązania określa Kodeks cywilny oraz treść samego kontraktu.

Jeśli w umowie zlecenia nie zapisano okresu wypowiedzenia, to umowa zlecenie czy o dzieło może być wypowiedziana w każdym czasie. Zleceniodawca może to zrobić natychmiast, jednak powinien zwrócić zleceniobiorcy wydatki, które ten poczynił w celu należytego wykonania zlecenia. Jeśli wypowiedzenie następuje bez ważnego powodu, zleceniodawca ponosi też odpowiedzialność za szkodę. Dlatego tak ważne jest precyzyjne konstruowanie umów B2B i zleceń, aby zabezpieczyć interesy firmy i uniknąć chaosu organizacyjnego przy nagłym zakończeniu współpracy.

Czy można zwolnić pracownika przebywającego na zwolnieniu lekarskim?

Zgodnie z art. 41 Kodeksu pracy, pracodawca nie może wypowiedzieć umowy o pracę w czasie urlopu pracownika, a także w czasie innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy.

Oznacza to, że nie możesz wręczyć wypowiedzenia osobie chorej. Ochrona ta nie jest jednak absolutna i nieskończona. Po pierwsze, nie obowiązuje w razie ogłoszenia upadłości lub likwidacji pracodawcy. Po drugie, rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia (w trybie art. 53 Kodeksu pracy) jest możliwe, jeżeli niezdolność do pracy wskutek choroby trwa:

• dłużej niż 3 miesiące – gdy pracownik był zatrudniony u danego pracodawcy krócej niż 6 miesięcy,
• dłużej niż łączny okres pobierania z tego tytułu wynagrodzenia i zasiłku oraz pobierania świadczenia rehabilitacyjnego przez pierwsze 3 miesiące – gdy pracownik był zatrudniony co najmniej 6 miesięcy lub jeżeli niezdolność do pracy została spowodowana wypadkiem przy pracy albo chorobą zawodową.

Zanim więc podejmiesz decyzję o zwolnieniu pracownika długotrwale nieobecnego, upewnij się, że upłynęły odpowiednie okresy ochronne. Pochopne działanie narazi firmę na konieczność przywrócenia tej osoby do pracy.

Wypowiedzenie umowy a ciąża

Pracodawca nie może wypowiedzieć ani rozwiązać umowy o pracę w okresie ciąży, a także w okresie urlopu macierzyńskiego pracownicy. Zakaz ten jest bardzo restrykcyjny. Nawet jeśli wręczysz wypowiedzenie kobiecie, która nie wiedziała jeszcze o ciąży, a później dostarczy ona zaświadczenie lekarskie potwierdzające ten stan, wypowiedzenie staje się bezskuteczne.

Zwolnienie z pracy kobiety w ciąży jest możliwe jednak przypadku ogłoszenia upadłości lub likwidacji pracodawcy. Pracodawca jest obowiązany uzgodnić termin rozwiązania umowy o pracę z zakładową organizacją związkową reprezentującą tę pracownicę – zgodnie z art. 177 § 4 Kodeksu pracy.

Jak powinno przebiegać zwolnienie pracownika?

Aspekt prawny to jedno, ale sposób, w jaki przeprowadzisz zwolnienie pracownika, świadczy o klasie Twojej organizacji i ma ogromny wpływ na employer branding. Nawet najlepiej przygotowane dokumenty nie zastąpią empatii i profesjonalizmu. Proces ten powinien odbywać się z poszanowaniem godności drugiej strony.

Przede wszystkim rozmowa z podwładnym powinna odbyć się w cztery oczy, w miejscu zapewniającym dyskrecję. Nie informuj o zwolnieniu z pracy mailem, na komunikatorze czy – co gorsza – przy innych członkach zespołu.

Pamiętaj o jasnym komunikowaniu przyczyn. Nawet jeśli prawo tego nie wymaga (np. przy umowie terminowej), krótki feedback pomaga pracownikowi zrozumieć sytuację i zamknąć ten etap kariery. Komunikat powinien być stanowczy, ale ludzki. Ważne jest też, aby ustalić zasady przekazania obowiązków w trakcie okresu wypowiedzenia. Czy pracownik będzie pracował do końca? Czy może zostanie zwolniony z obowiązku świadczenia pracy? Jasne zasady zmniejszają stres obu stron.

Jak wygląda wypowiedzenie umowy o pracę?

Dokument wypowiadający umowę musi spełniać szereg wymogów formalnych, aby był ważny w świetle prawa. Zgodnie z art. 30 § 3 Kodeksu pracy, oświadczenie każdej ze stron o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy powinno nastąpić na piśmie.

Co musi zawierać takie pismo?

1. Miejscowość i datę.
2. Dane pracodawcy i pracownika.
3. Oświadczenie o wypowiedzeniu umowy (np. "Niniejszym wypowiadam umowę o pracę zawartą w dniu...").
4. Określenie długości okresu wypowiedzenia umowy oraz daty jej rozwiązania.
5. Przyczynę wypowiedzenia (w przypadku umowy na czas nieokreślony i określony).
6. Pouczenie o przysługującym pracownikowi prawie odwołania do sądu pracy (z podaniem adresu sądu i terminu na wniesienie odwołania).
7. Podpis pracodawcy lub osoby upoważnionej.

Pismo należy przygotować w dwóch egzemplarzach – jeden dla pracownika, drugi do akt osobowych. Ważne jest uzyskanie potwierdzenia odbioru przez pracownika (podpis z datą).

Zwolnienie pracownika a Kodeks pracy - podsumowanie

Zwolnienie pracownika nigdy nie jest łatwe, ale znajomość przepisów Kodeksu pracy pozwala przeprowadzić ten proces w sposób cywilizowany i bezpieczny. Pamiętaj o przestrzeganiu okresów wypowiedzenia, formułowaniu prawdziwych przyczyn swoich edycji przy umowach na czas nieokreślony i określony oraz o szczególnej ochronie niektórych grup pracowników.

Przejdź sprawnie przez proces wypowiedzenia umowy pracownikowi – wykorzystaj narzędzia Calamari

Zarządzanie zespołem to nie tylko rekrutacja i rozwój, ale czasem także trudne momenty rozstań. W takich chwilach ostatnią rzeczą, o którą chcesz się martwić, jest chaos w dokumentacji czy ręczne przeliczanie zaległych dni urlopowych.

Calamari zdejmuje ten ciężar z Twoich barków. Nasze narzędzie to:

• automatyczna ewidencja czasu pracy – koniec sporów o spóźnienia czy nadgodziny; masz twarde dane w jednym miejscu;
• zarządzanie urlopami i nieobecnościami – w sekundę, bez wertowania segregatorów sprawdzisz, ile ekwiwalentu urlopowego należy wypłacić pracownikowi.

Pozwól sobie na komfort skupienia się na ludziach i relacjach, a „papierkową robotę” zostaw technologii. Sprawdź, jak Calamari ułatwi pracę Twojego działu HR. Rozpocznij darmowy okres próbny.

‍

Źródła:

• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy.
• https://www.pip.gov.pl/dla-pracodawcow/pytania-i-odpowiedzi/czy-pracownicy-w-ciazy-mozna-wypowiedziec-umowe-o-prace-przed-uplywem-12-tygodnia-ciazy?tmpl=pdf?tmpl=pdf.
• https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/00201.