Ile wynosi dieta pracownicza za delegację w Polsce?

Wyjazdy w celach zawodowych poza miejsce pracy wiążą się z dodatkowymi wydatkami. Dotyczą one przede wszystkim wyższych kosztów wyżywienia, dojazdu oraz noclegów. Czy Twoi pracownicy regularnie odwiedzają klientów lub partnerów biznesowych? Dowiedz się, w jakich sytuacjach przysługuje im zwrot kosztów delegacji i jaką kwotę muszą otrzymać na pokrycie zwiększonych wydatków podczas podróży krajowej.

Ile wynosi aktualna dieta krajowa za delegację w Polsce?

Wysokość diety krajowej określa rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Obecnie dieta krajowa wynosi 45 złotych za pełną dobę spędzoną w trasie. Ma na celu pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia, które ponosi pracownik podczas wykonywania zadań poza miejscowością pobytu stałego lub siedzibą pracodawcy.

Rozporządzenie w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w instytucjach publicznych reguluje precyzyjnie wszystkie aspekty diet. Natomiast warunki wypłacania diet pracownikom z tytułu podróży służbowej w kraju i za granicą w sektorze prywatnym można ustalić w:

• układzie zbiorowym pracy,
• regulaminie wynagradzania,
• umowie o pracę.

Natomiast jeżeli Twoja firma nie ma własnych regulacji w zakresie diet, odnośnie rozliczania każdej zagranicznej lub krajowej podróży służbowej musisz stosować przepisy z powołanego wyżej Rozporządzenia.

Od ilu godzin delegacji przysługuje dieta pracownicza?

Prawo do diety pojawia się, dopiero gdy czas podróży służbowej pracownika przekracza określony próg czasowy. Jego minimalna granica wynosi 8 godzin. Dopiero po jej przekroczeniu pracownik może ubiegać się o świadczenie.

Liczenie czasu podróży rozpoczyna się w momencie faktycznego wyjazdu z siedziby firmy lub domu pracownika i kończy się w chwili powrotu. Do czasu delegacji wlicza się zarówno przejazd, jak i czas spędzony na wykonywaniu zadań w miejscu docelowym.

Jak liczyć dietę przy delegacji trwającej 8, 12 i powyżej 12 godzin?

Gdy czas podróży:

• zamyka się w przedziale od 8 do 12 godzin włącznie, uprawnia to pracownika do otrzymania 50% stawki diety pracowniczej. W takim scenariuszu na konto pracownika powinna trafić kwota 22,50 złotych za dzień pracy w terenie. Jest to powszechny model rozliczeń w przypadku podróży jednodniowej, która zaczyna się wcześnie rano i kończy późnym popołudniem;
• wydłuża się i trwa 12 godzin i więcej, pracownikowi należy się dieta w pełnej wysokości – 45 złotych.

Właściciele firm muszą pilnować tych wyliczeń, aby ich polityka społeczna była przejrzysta i zgodna z literą obowiązującego prawa.

Jak rozliczać delegacje wielodniowe (pełne i niepełne doby)?

Za każdą dobę podróży służbowej (rozumianą jako 24 godziny od momentu wyjazdu) pracownikowi przysługuje dieta w pełnej wysokości 45 złotych. Problem pojawia się zazwyczaj przy ostatnim, niepełnym dniu delegacji.

Jeśli ostatnia doba podróży trwa do 8 godzin, pracownikowi należy się połowa diety, czyli dokładnie 22,50 złotych. Jeżeli jednak ostatni odcinek czasu przekracza 8 godzin, przysługuje mu dieta w pełnej kwocie za ostatni dzień wyjazdu. To oznacza, że trzydniowa delegacja może zostać rozliczona jako trzy pełne diety, nawet jeśli ostatni dzień nie trwał pełnych 24 godzin.

Kiedy dieta nie przysługuje pracownikowi?

Istnieją konkretne sytuacje, w których mimo wyjazdu, pracownicy nie otrzymują diety. Są nimi:

• podróż służbowa trwająca krócej niż 8 godzin,
• zapewnienie pracownikowi całodziennego wyżywienia.

Jak posiłki zapewnione w delegacji wpływają na wysokość diety?

Jak obliczyć wysokość diety krajowej, jeżeli zapewniasz pracownikowi posiłki podczas podróży?

• Za każde zapewnione śniadanie należy odjąć 25% kwoty diety, co przy obecnej stawce 45 złotych wynosi 11,25 złotych.
• Jeśli pracownik otrzymał obiad, możesz potrącić 50% diety (22,50 zł).
• Za kolację odejmuje się kolejne 25% diety (11,25 zł) od należnej sumy.

Czy pracodawca może ustalić dietę wyższą niż ustawowa?

Stawka 45 zł to minimum określone przez rozporządzenie w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej. Jednak żaden przepis nie zabrania płacić firmie więcej. Pracodawca ma pełne prawo ustanowić wyższe stawki diet w regulaminie wewnętrznym lub układzie zbiorowym pracy. Jest to zabieg służący budowaniu atrakcyjnego pakietu benefitów i dbania o komfort zespołu podczas wyjazdów służbowych.

Jak rozliczyć delegację samochodem służbowym lub prywatnym?

Jeśli pracownik podczas podróży służbowej korzysta z auta firmowego, firma pokrywa koszty paliwa i parkowania na podstawie przedstawionych faktur i paragonów.

Sytuacja komplikuje się nieco, gdy pracownik za zgodą przełożonego używa prywatnego pojazdu do celów służbowych, co wymaga zastosowania tzw. kilometrówki. Kwota zwrotu zależy od pojemności silnika i przejechanego dystansu, a stawki te są aktualizowane przez ministerstwo. Obecnie obowiązujące stawki kilometrówki wynoszą:

• 0,89 zł - w przypadku samochodu osobowego o pojemności silnika do 900 cm3,
• 1,15 zł - w przypadku samochodu osobowego o pojemności silnika powyżej 900 cm3,
• 0,69 zł - w przypadku motocykla,
• 0,42 zł - w przypadku motoroweru.

Z kolei koszty hotelowe rozliczasz na podstawie faktury przedstawionej przez pracownika. Limit za jedną dobę wynosi dwudziestokrotność stawki dietowej, czyli maksymalnie 900 zł. W sytuacji, gdy pracownik nie miał zapewnionego zakwaterowania i nie dysponuje dokumentem potwierdzającym opłatę noclegową, rozliczenie podróży służbowej opierasz na ryczałcie za nocleg wynoszącym 150% diety.

Jakie dokumenty są potrzebne do rozliczenia delegacji?

Do rozliczenia diety za delegację należy dołączyć:

• faktury i rachunki za nocleg, parkowanie czy przejazdy autostradami;
• bilety na pociąg, autobus lub inne środki transportu publicznego wykorzystane w trasie (koszt ich zakupu zwraca pracodawca).

Natomiast jeżeli przedstawienie takowych dokumentów nie jest możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o poniesionych wydatkach i przyczynach braku ich udokumentowania. Pracownik musi też dokonać rozliczenia kosztów podróży krajowej lub podróży zagranicznej nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia tej podróży, co wynika z powołanego wyżej Rozporządzenia.

Dieta pracownicza za delegację w Polsce – podsumowanie

Podstawowa dieta krajowa za delegację wynosi obecnie 45 zł za dobę. Prawo do jej otrzymania zależy od czasu trwania podróży. Zapewnienie pracownikowi wyżywienia obliguje pracodawcę do pomniejszenia diety. Pracownik ma 14 dni od zakończenia delegacji na dostarczenie kompletu dokumentów (faktury, bilety, polecenie wyjazdu) dotyczących kosztów poniesionych w związku z wyjazdem.

Rozliczaj diety za delegację z Calamari

W dobie cyfryzacji warto postawić na systemy, które automatycznie przeliczają stawki diet i biorą pod uwagę wszystkie zmienne, takie jak zapewnione posiłki. Calamari to narzędzie stworzone dla firm, które cenią sobie nowoczesność i efektywne, sprawne zarządzanie zespołem. Skontaktuj się z nami i usprawnij rozliczanie delegacji służbowych oraz urlopów i nieobecności w firmie!

‍

‍

Źródła:

• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.
• https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/00268.