Jak przekonać dział IT do uruchamiania aplikacji i automatyzacji w organizacji

Automatyzacja procesów i wdrażanie nowoczesnych aplikacji to dziś jeden z kluczowych motorów rozwoju organizacji. Z mojego doświadczenia – zarówno w projektach dla dużych korporacji, jak i średnich firm w Polsce – widzę, że dobrze zaplanowane wdrożenia potrafią zwiększyć efektywność zespołów nawet o kilkadziesiąt procent, obniżyć koszty operacyjne i skrócić czas realizacji zadań. W jednej z rozmów z działem HR w firmie produkcyjnej usłyszałam, że dzięki automatyzacji onboardingu nowych pracowników zaoszczędzili ponad 40 godzin pracy miesięcznie. Z kolei zarząd spółki usługowej, zatrudniającej kilkudziesięciu pracowników biurowych, podkreślał, że wdrożenie aplikacji do obsługi wniosków urlopowych w Microsoft Teams pozwoliło im zredukować liczbę maili o 70%.

Mimo tak wymiernych korzyści, w wielu organizacjach pojawia się opór – najczęściej ze strony działów IT. To naturalne, bo zespoły odpowiedzialne za infrastrukturę i bezpieczeństwo obawiają się ryzyka związanego z nowymi rozwiązaniami. W rozmowach z CIO w polskich firmach często słyszę: „Jak zapewnimy zgodność z polityką bezpieczeństwa?” albo „Kto ma dostęp do naszych firmowych danych?”. Te obawy są uzasadnione, dlatego kluczem jest zrozumienie perspektywy IT i przygotowanie argumentów, które pokażą, że automatyzacja może być bezpieczna, zgodna z regulacjami i wspierać cele biznesowe.

W tym artykule podzielę się sprawdzonymi strategiami, jak przekonać dział IT do wdrożenia automatyzacji i nowych aplikacji – opierając się na realnych case studies, argumentach, które działają w praktyce oraz najlepszych praktykach z projektów realizowanych w Polsce.

Dlaczego automatyzacja i nowe aplikacje są kluczowe dla rozwoju firmy

Automatyzacja procesów biznesowych i wdrożenie nowych aplikacji to inwestycja, która może przynieść organizacjom ogromne korzyści. W szczególności pozwala to:

• Zwiększyć efektywność – Automatyzacja powtarzalnych zadań pozwala pracownikom skupić się na bardziej strategicznych działaniach, co zwiększa ogólną produktywność.

• Oszczędzić czas – Automatyczne procesy pozwalają zaoszczędzić godziny pracy.

• Zredukować błędy – Automatyzacja minimalizuje ryzyko błędów ludzkich, co ma szczególne znaczenie w branżach, w których precyzja i zgodność z regulacjami są kluczowe.

• Zwiększyć konkurencyjność – Firmy, które wdrażają nowoczesne technologie, mogą szybciej reagować na zmiany rynkowe i dostarczać usługi bardziej dopasowane do potrzeb klientów.

• Poprawić bezpieczeństwo – Aplikacje do automatyzacji często oferują zaawansowane funkcje bezpieczeństwa, takie jak automatyczne aktualizacje, monitorowanie i szyfrowanie danych, co pozwala lepiej chronić firmowe zasoby.

Z tych powodów wdrożenie aplikacji i automatyzacji jest niezbędne dla rozwoju organizacji.  

Typowe obawy działu IT wobec automatyzacji i nowych aplikacji

Dział IT w każdej organizacji ma na celu zapewnienie stabilności, bezpieczeństwa i zgodności systemów. Nowe aplikacje oraz procesy automatyzacji mogą budzić pewne wątpliwości:

1. Bezpieczeństwo danych – Nowe aplikacje mogą wprowadzać luki w systemach zabezpieczeń, a dział IT obawia się, że mogą one narazić firmę na cyberataki.

2. Zgodność z politykami IT – Dział IT może obawiać się, że nowe aplikacje będą niezgodne z istniejącymi politykami bezpieczeństwa, co może prowadzić do problemów z audytami czy kontrolami.

3. Koszt implementacji i wsparcia – Nowe technologie wiążą się z kosztami wdrożenia, szkolenia pracowników, a także późniejszym wsparciem technicznym, co może stanowić wyzwanie dla budżetu IT.

4. Złożoność integracji – Integracja nowych narzędzi z istniejącą infrastrukturą IT może być trudna i czasochłonna, a dział IT obawia się, że proces ten będzie wprowadzał dodatkowe komplikacje.

5. Zarządzanie uprawnieniami i rolami – Wprowadzenie nowych aplikacji wymaga szczegółowego zarządzania dostępami i rolami, aby nie naruszyć zasad polityki bezpieczeństwa.

Zrozumienie tych obaw to pierwszy krok, by skutecznie przekonać IT do automatyzacji procesów i wdrażania rozwiązań takich jak Copilot w firmie.

Jak formułować argumentację, by przekonać IT?

1. Zbieranie danych i analiza potrzeb

• Zidentyfikuj konkretne procesy, które można zautomatyzować. Przedstawienie konkretnej liczby godzin, które zostaną zaoszczędzone dzięki automatyzacji, może pomóc uzasadnić wdrożenie.  

• Przykłady wdrożeń w branży – Pokazanie przykładów firm, które skutecznie wprowadziły automatyzację i nowe aplikacje, może pomóc rozwiać wątpliwości IT.

• Wpływ na bezpieczeństwo – Jeśli nowe aplikacji np. OneDrive czy SharePoint, mają docelowo poprawić bezpieczeństwo wymiany plików w organizacji, warto przedstawić jak taka zmiana ochroni naszą organizację przed zagrożeniami.  

• ROI (Return on Investment) – Przedstawienie analizy kosztów i zysków z wdrożenia nowych aplikacji pomoże uzasadnić inwestycję. Warto wskazać, jak automatyzacja może przynieść oszczędności (np. poprzez redukcję kosztów pracy, eliminację błędów ludzkich czy zwiększenie wydajności).

2. Wskazywanie ryzyk i sposób ich ograniczania

Ważne jest, aby w rozmowie z działem IT nie tylko wskazać korzyści, ale również realistycznie podchodzić do ryzyk związanych z wdrożeniem nowych narzędzi.

• Ryzyko 1: Złożoność integracji – Aby złagodzić ten problem, można zaproponować etapowe wdrożenie, na początek w ograniczonym zakresie, np. pilotaż w wybranym dziale.

• Ryzyko 2: Bezpieczeństwo danych – Proponowanie narzędzi, które zapewniają szyfrowanie danych czy dwuetapową weryfikację może rozwiać obawy dotyczące bezpieczeństwa.

• Ryzyko 3: Zgodność z polityką IT – Można zaproponować, że przed wdrożeniem aplikacji zostanie przeprowadzony dokładny audyt bezpieczeństwa, który zweryfikuje zgodność z politykami IT.

3. Powiązanie argumentów z celami biznesowymi i bezpieczeństwem

Podkreślenie, jak automatyzacja i nowe aplikacje wpisują się w cele organizacji, takie jak zwiększenie efektywności, skrócenie czasu reakcji na zmiany rynkowe czy poprawa konkurencyjności, pomoże uzasadnić decyzję o wdrożeniu technologii. Dodatkowo, warto zaznaczyć, że wdrożenie nowych narzędzi może wspierać zgodność z politykami bezpieczeństwa, poprzez dostosowanie aplikacji do wymagań branżowych.

• Pokaż, jak automatyzacja procesów wpływa na realizację celów firmy (np. szybsza obsługa klienta, redukcja błędów).

• Podkreśl, że lepsza kontrola nad procesami to również większe bezpieczeństwo i zgodność z regulacjami.

• Wskaż, jak nowe narzędzia AI w firmie, takie jak Copilot, mogą wspierać bezpieczeństwo i zwiększać produktywność bez kompromisów dla IT.

Z kim rozmawiać i jak przygotować komunikację?

W procesie przekonywania działu IT do wdrożenia automatyzacji kluczowe jest zaangażowanie odpowiednich osób. Oto najważniejsze grupy, z którymi warto rozmawiać:

• Dział IT – Odpowiada za techniczną stronę wdrożenia. Warto skupić się na kwestiach technicznych, integracji z istniejącą infrastrukturą, bezpieczeństwie i zgodności.

• Dział bezpieczeństwa – Specjaliści od bezpieczeństwa będą odpowiedzialni za ocenę ryzyk związanych z nowymi narzędziami i ich zgodności z politykami bezpieczeństwa. Producenci aplikacji posiadają dokumentacje dotyczącą tematu bezpieczeństwa w różnych wariantach. Na przykład firma Microsoft, stworzyła dedykowaną stronę internetową, która poświęcona jest wyłączenia tematowi bezpieczeństwa. Możecie ją znaleźć tutaj:

CENTRUM ZAUFANIA MICROSOFT

Na tej stronie sprawdzicie wszystkie zgodności i certyfikaty.

• Managerowie i liderzy biznesowi – Warto, aby zarząd lub liderzy działów operacyjnych wspierali wdrożenie, pokazując, jak automatyzacja wspiera cele organizacji.

• Compliance – Dział zgodności sprawdza, czy nowe rozwiązania są zgodne z regulacjami prawnymi, takimi jak RODO, PCI DSS czy inne wymagania branżowe.

Pytania, które najczęściej spotykamy po stronie zarządu. Warto wcześniej się do nich przygotować:

• Jaki problem rozwiązujemy? Czy wdrożenie odpowiada na realne potrzeby, czy jest efektem chwilowego trendu?

• Jakie cele biznesowe wspiera narzędzie? Czy poprawi efektywność, skróci czas reakcji, zwiększy konkurencyjność?  

• Jakie KPI będziemy mierzyć, aby ocenić sukces wdrożenia?

• Jaki jest całkowity koszt wdrożenia? Nie tylko licencje, ale też integracja, szkolenia, utrzymanie.

• Bezpieczeństwo danych – czy narzędzie zapewnia szyfrowanie i MFA?

• Zgodność z polityką IT i regulacjami (np. RODO) – czy przewidziano audyt bezpieczeństwa?

• Czy dostawca posiada certyfikaty bezpieczeństwa i zgodności?

• Czy mamy strategię zarządzania zmianą? Jak przygotujemy pracowników na nowe narzędzie?

• Czy procesy biznesowe są opisane i gotowe do automatyzacji? Brak standaryzacji może utrudnić wdrożenie.  

• Czy zespół rozumie, dlaczego wdrażamy system? Jak komunikujemy korzyści?

• Czy narzędzie jest zgodne z naszą architekturą IT? Jak wygląda integracja z obecnymi systemami?

• Czy rozwiązanie jest skalowalne i elastyczne? Czy wspiera przyszłe plany rozwoju firmy?

• Jak będzie wyglądał model zarządzania uprawnieniami? Czy mamy plan kontroli ról i dostępów?

• Jakie wsparcie zapewnia dostawca po wdrożeniu?

• Jakie są scenariusze awaryjne w przypadku niepowodzenia wdrożenia?

Budowanie zaufania polega na partnerskim podejściu i pokazaniu, że zależy nam na wspólnym celu – rozwoju firmy przy zachowaniu wysokich standardów IT.

Testowanie i wdrażanie: krok po kroku

Jak testować integracje i narzędzia Microsoft?

Testowanie nowych aplikacji przed pełnym wdrożeniem to kluczowy krok, który pozwala uniknąć problemów. Firmy korzystające z technologii Microsoft mogą wykorzystać środowiska testowe, takie jak Azure DevTest Labs, sandbox lub przeprowadzać pilotaże, by przetestować aplikacje w małym, kontrolowanym zakresie.

Jak pokazywać efekty testów?

Ważne jest, aby przedstawiać wyniki testów w formie raportów, demo lub case studies, które pokazują realne korzyści z wdrożenia. Można również przygotować prototypy, które będą pokazywać działanie aplikacji w rzeczywistych warunkach.

Jak stopniowo wdrażać rozwiązania?

Wdrażanie nowych aplikacji warto przeprowadzać stopniowo. Można zacząć od pilotażu w jednym dziale, a po pozytywnych wynikach przejść do pełnego wdrożenia. Dzięki temu minimalizujemy ryzyko i umożliwiamy działowi IT łatwiejsze dostosowanie się do nowych rozwiązań.

Uprawnienia i bezpieczeństwo

Przy wdrażaniu nowych aplikacji szczególną uwagę należy zwrócić na zarządzanie dostępami i rolami. Należy stworzyć szczegółowy plan zarządzania dostępami, który będzie zgodny z politykami bezpieczeństwa firmy.

Jak zapewnić zgodność z politykami IT?

Ważne jest, aby przed wdrożeniem narzędzi sprawdzić, czy są one zgodne z wewnętrznymi politykami IT, zarówno pod kątem bezpieczeństwa, jak i integracji z istniejącą infrastrukturą.

Takie podejście minimalizuje ryzyka i pozwala IT zachować kontrolę nad zmianami.

Pamiętaj, że przekonać IT można tylko wtedy, gdy bezpieczeństwo jest priorytetem od początku projektu.

Automatyzacja procesów z AI – jak bezpiecznie wdrożyć Copilot w firmie?

Wprowadzanie narzędzi opartych na sztucznej inteligencji, takich jak Copilot w firmie, wymaga szczególnej uwagi. Ważne jest, aby te narzędzia były odpowiednio skonfigurowane, zapewniając kontrolę danych i zgodność z politykami bezpieczeństwa.

• Wybieraj narzędzia AI od sprawdzonych dostawców, które spełniają wymogi bezpieczeństwa IT.

• Przedstaw IT informacje o architekturze, sposobie przetwarzania danych i certyfikatach zgodności.

• Zaproponuj pilotażowe wdrożenie Copilot w firmie na wybranym procesie – z pełnym monitoringiem efektów.

• Podkreśl, że Copilot może odciążyć IT, automatyzując powtarzalne zadania bez ingerencji w krytyczne systemy.

Podsumowanie:  

1. Zbierz dane i przygotuj argumentację powiązaną z celami biznesowymi i bezpieczeństwem.

2. Zaangażuj kluczowe osoby z IT i biznesu, stawiając na partnerską komunikację.

3. Proponuj testowanie integracji w środowisku sandbox oraz pilotaże.

4. Dbaj o zarządzanie uprawnieniami i zgodność z politykami IT.

5. Wdrażaj AI i Copilot w firmie w sposób kontrolowany i transparentny.

Jeśli chcesz skutecznie przekonać IT do automatyzacji procesów i wdrażania nowoczesnych aplikacji, postaw na otwartą komunikację, rzetelne dane oraz stopniowe testowanie integracji i wdrożenia.