Jawność wynagrodzeń w 2025/2026: obowiązki, terminy, wdrożenie

Dyrektywa o jawności wynagrodzeń zmienia reguły gry na rynku pracy i wprowadza rewolucyjne zasady. Nowe przepisy wymagają od firm zmiany podejścia do polityki zarobków i to już od momentu publikacji ogłoszenia o pracę. Dla działów HR oznacza to dodatkowe obowiązki administracyjne, ale także szansę na zbudowanie kultury płacowej opartej na równości zarobków. Dowiedz się więcej o zasadach i przepisach mających na celu zwiększenie przejrzystości wynagrodzeń.

Czym jest „jawność wynagrodzeń” i przejrzystość wynagrodzeń?

Jawność wynagrodzeń oznacza, że pracownicy i kandydaci na stanowiska pracy będą mieć dostęp do informacji o płacach w firmie. Zatrudnieni będą mogli dowiedzieć się, ile wynosi średni poziom wynagrodzenia na stanowiskach porównywalnych do ich własnych. Zrozumieją, na jakich kryteriach opiera się wycena i ocena pracy – mają to być przejrzyste zasady.

Celem wprowadzenia takiej koncepcji jest zbudowanie kultury zatrudniania opartej na zaufaniu i sprawiedliwości. Pracodawca nie będzie musiał ujawniać, ile dokładnie zarabia np. Jan Kowalski. Będzie jednak zobowiązany przedstawić, w jaki sposób wynagradza pracowników na danym stanowisku, czyli jakie widełki płacowe obowiązują np. na stanowisku kierownika produkcji czy starszego specjalisty ds. obsługi klienta.

Cel regulacji – równość płac i przejrzyste kryteria wynagradzania na rynku pracy

Celem wprowadzenia jawności wynagrodzeń jest likwidacja luki płacowej między kobietami a mężczyznami. Nowe przepisy (które mają częściowo obowiązywać już od końca 2025 roku) będą narzędziem umożliwiającym identyfikację i eliminację tego problemu.

Regulacje – zarówno wewnętrzne (polskiego ustawodawcy), jak i unijne – dążą do stworzenia systemu, w którym wynagrodzenie zależy wyłącznie od kompetencji, doświadczenia i wyników pracy. Dlatego pracodawcy będą musieli opracować obiektywne systemy wartościowania pracy.

Terminy i status prawny w Polsce

Polska ma czas do 7 czerwca 2026 roku na pełną implementację Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady Europy (UE) 2023/970 z dnia 10 maja 2023 r. w sprawie wzmocnienia stosowania zasady równości wynagrodzeń dla mężczyzn i kobiet za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości za pośrednictwem mechanizmów przejrzystości wynagrodzeń oraz mechanizmów egzekwowania.

Nowe przepisy będą miały inne zastosowanie stopniowane w zależności od wielkości przedsiębiorstwa. Część przepisów dotyczących rekrutacji i praw informacyjnych pracowników będzie obowiązywać wszystkich pracodawców niezależnie od wielkości zatrudnienia. Oznacza to, że nawet małe firmy będą musiały dostosować swoje procesy rekrutacyjne do nowych wymogów już od połowy 2026 roku.

Oprócz tego od 24 grudnia 2025 roku w życie wejdzie ustawa z dnia 4 czerwca 2025 r. o zmianie ustawy Kodeks pracy. Celem zmiany tej ustawy jest zapewnienie przejrzystości dotyczącej wynagrodzeń jeszcze przed aplikacją pracownika na dane stanowisko oraz eliminacja dyskryminacji w rekrutacjach pracowniczych.

Rekrutacja w nowym reżimie – co, gdzie i kiedy ujawnić zgodnie z obowiązkiem jawności wynagrodzeń?

Już na najwcześniejszym etapie rekrutacji – w ogłoszeniu o pracę – pracodawcy będą musieli ujawnić informację o wynagrodzeniu. Tym samym będą oni musieli przemyśleć strategię komunikacji dotyczącej zarobków.

Widełki lub kwota początkowa – obowiązek podawania w procesie rekrutacji

Obowiązek jawności wynagrodzeń już na etapie rekrutacji wprowadzają obydwa powołane wyżej dokumenty – ustawa o zmianach w kodeksie pracy oraz unijna dyrektywa. W tym pierwszym akcie, w art. 183ca jest mowa o tym, że:

§ 1. Osoba ubiegająca się o zatrudnienie na danym stanowisku otrzymuje od pracodawcy informację o:

1) wynagrodzeniu, o którym mowa w art. 183c § 2, jego początkowej wysokości lub jego przedziale – opartym na obiektywnych, neutralnych kryteriach, w szczególności pod względem płci, oraz

2) odpowiednich postanowieniach układu zbiorowego pracy lub regulaminu wynagradzania – w przypadku gdy pracodawca jest objęty układem zbiorowym pracy lub obowiązuje u niego regulamin wynagradzania.

§ 2. Informacje, o których mowa w § 1, pracodawca przekazuje z wyprzedzeniem umożliwiającym zapoznanie się z tymi informacjami, w postaci papierowej lub elektronicznej, osobie ubiegającej się o zatrudnienie, zapewniając świadome i przejrzyste negocjacje:

1) w ogłoszeniu o naborze na stanowisko;

2) przed rozmową kwalifikacyjną – jeżeli pracodawca nie ogłosił naboru na stanowisko albo nie przekazał tych informacji w ogłoszeniu, o którym mowa w pkt 1;

3) przed nawiązaniem stosunku pracy – jeżeli pracodawca nie ogłosił naboru na stanowisko albo nie przekazał tych informacji w ogłoszeniu, o którym mowa w pkt 1, albo przed rozmową kwalifikacyjną.

‍

Treść polskiej ustawy niemal pokrywa się w tej kwestii z unijną dyrektywą – jej art. 5. Mowa w nim o tym, że:

1. Osoby starające się o zatrudnienie mają prawo do otrzymania od przyszłego pracodawcy informacji na temat:

a) początkowego wynagrodzenia lub jego przedziału – opartego na obiektywnych, neutralnych pod względem płci kryteriów – przewidzianego w odniesieniu do danego stanowiska; oraz

b) w stosownych przypadkach – odpowiednich przepisów układu zbiorowego stosowanych przez pracodawcę w odniesieniu do danego stanowiska.

Informacje te przekazuje się w taki sposób, aby zapewnić świadome i przejrzyste negocjacje dotyczące wynagrodzenia, na przykład w opublikowanym ogłoszeniu o wakacie, przed rozmową kwalifikacyjną lub w inny sposób.

‍

Neutralność płci w ogłoszeniach i nazwach stanowisk

Wszystkie ogłoszenia o pracę oraz nazwy stanowisk będą już wkrótce musiały być formułowane w sposób neutralny pod względem płci. Oznacza to koniec z określeniami typu "poszukiwany kierownik" czy "zatrudnimy sprzedawczynię". Wynika to z:

• art. 183ca Kodeksu pracy

§ 3. Pracodawca zapewnia, aby ogłoszenia o naborze na stanowisko oraz nazwy stanowisk były neutralne pod względem płci, a proces rekrutacyjny przebiegał w sposób niedyskryminujący;

‍

• art. 5 Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady Europy (UE) 2023/970 z dnia 10 maja 2023 r.

3.   Pracodawcy zapewniają, aby ogłoszenia o wakatach i nazwy stanowisk pracy były neutralne pod względem płci oraz aby proces rekrutacji przebiegał w sposób niedyskryminacyjny, aby nie podważać prawa do równego wynagrodzenia za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości (...).

‍

Zakaz pytania o wcześniejsze wynagrodzenie

Już pod koniec 2025 roku pracodawcy stracą prawo do pytania kandydatów o ich dotychczasowe lub oczekiwane wynagrodzenie. Zmiana ta ma przerwać błędne koło niskich zarobków, szczególnie dotykające kobiety i przedstawicieli mniejszości. Dotychczasowa praktyka przedstawiania kandydatowi oferty wynagrodzenia na podstawie informacji o warunkach finansowych zatrudnienia u poprzedniego pracodawcy utrwalała nierówności płacowe. Zmienia to:

• art. 22,1 pkt 6 Kodeksu pracy

Pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących (...) przebieg dotychczasowego zatrudnienia, z wyłączeniem informacji o wynagrodzeniu w obecnym stosunku pracy oraz w poprzednich stosunkach pracy;

‍

• pkt 2 art. 5. powołanej wyżej unijnej dyrektywy

Pracodawca nie może zadawać osobom starającym się o zatrudnienie pytania o ich wynagrodzenie w obecnym stosunku pracy ani w poprzednich stosunkach pracy.

‍

Jak formułować ogłoszenia?

Formułując ogłoszenie o pracę, należy:

• w jego tytule umieścić neutralną nazwę stanowiska, a następnie wskazać jasno określone widełki płacowe (np. 8000-9000 zł netto) lub kwotę początkową (np. 8000 zł netto);

• skonkretyzować czas pracy – wymiar etatu;

• konkretnie opisać wymagania co do pracownika i unikać kryteriów mogących dyskryminować określone grupy kandydatów;

• opcjonalnie zawrzeć informację o dodatkowych benefitach i systemie premiowym;

• unikać pytań dotyczących oczekiwanego lub poprzedniego wynagrodzenia.

Język ogłoszenia powinien być inkluzywny (neutralny, jeżeli chodzi o płeć) i zachęcający dla różnorodnych kandydatów.

Prawa pracowników i kandydatów – obowiązki informacyjne w kontekście jawności wynagrodzeń

Nowe przepisy rozszerzają prawa pracowników w dostępie do informacji o wynagrodzeniach. Uprawnienia te mają umożliwić zatrudnionym identyfikację potencjalnych nierówności płacowych i skuteczne dochodzenie sprawiedliwych zarobków.

Średnie płace na porównywalnych stanowiskach (z podziałem na płeć) – obowiązek jawności

Pracownicy będą mieli prawo do informacji o średnich poziomach wynagrodzenia na stanowiskach porównywalnych do ich własnego. Co więcej, informacje te muszą być przedstawione z podziałem na płeć. Pozwoli to na identyfikację potencjalnej dyskryminacji płacowej na poziomie indywidualnym. Mowa o tym w artykule 1 dyrektywy unijnej:

Pracownicy mają prawo do występowania o informacje oraz do otrzymywania na piśmie (...) informacji dotyczących ich indywidualnego poziomu wynagrodzenia oraz średnich poziomów wynagrodzenia, w podziale na płeć, w odniesieniu do kategorii pracowników wykonujących taką samą pracę jak oni lub pracę o takiej samej wartości jak ich praca.

‍

Pracodawca ma obowiązek udzielenia odpowiedzi na wniosek dotyczący średniego poziomu wynagrodzenia w ciągu maksymalnie 2 miesięcy, licząc od dnia złożenia wniosku przez pracownika.

Kryteria wyceny pracy i dostęp do metodologii

Zgodnie z przepisami unijnymi, które wejdą w życie od 7 czerwca 2026 roku, państwa członkowskie UE powinny zapewnić pracodawcom specjalne narzędzia i metody ułatwiające ocenę tego, co stanowi pracę o takiej samej wartości.

Z dyrektywy tej wynika również, że wynagrodzenie za pracę powinno zależeć od umiejętności pracownika, wysiłku wkładanego w obowiązki zawodowe oraz warunków ich wykonywania. W niektórych, uzasadnionych przypadkach dopuszcza się branie pod uwagę także innych czynników, które mają znaczenie w danym miejscu pracy lub na danym stanowisku. Jednak kryteria wyceny pracy nie mogą opierać się ani bezpośrednio, ani pośrednio na płci pracowników.

Poufność wynagrodzeń a faktyczne uprawnienia pracowników

Wynagrodzenie jest dobrem osobistym człowieka. Pracownik może dysponować informacją o wysokości zarobków zgodnie ze swoim uznaniem. Może też mieć do tego prawo, nawet jeśli obowiązuje go klauzula poufności co do zarobków. Jest to możliwe, gdy np. chce ujawnić wysokość wynagrodzenia, aby przeciwdziałać dyskryminacji i nierówności płacowej. Potwierdzeniem tego jest Wyrok Sądu Najwyższego - Izba Pracy, Ubezpieczeń Społecznych i Spraw Publicznych z dnia 26 maja 2011 r. o sygn. akt. II PK 304/10:

Przekazanie [przez skarżącego powoda] innym pracownikom danych objętych tzw. klauzulą poufności wynagrodzeń, którego celem było przeciwdziałanie naruszaniu zasady równego traktowania i przejawom dyskryminacji płacowej pracowników, nie mogło stanowić przyczyny uzasadniającej rozwiązanie przez pracodawcę umowy o pracę bez wypowiedzenia.

‍

Z kolei pracodawca nie może powiedzieć pracownikowi, ile zarabia inny pracownik – np. Jan Kowalski. Zatrudniony ma jednak prawo do tego, aby dowiedzieć się, jaką pensję otrzymuje osoba zatrudniona na stanowisku podobnym do jego stanowiska.

Raportowanie wynagrodzeń i luki płacowej – nowe przepisy dla pracodawców

Regularne sprawozdania dotyczące wynagrodzeń pracowników pozwolą na monitorowanie postępów w eliminowaniu nierówności płacowych oraz na identyfikację obszarów wymagających interwencji. Dane zebrane od pracodawców pomogą stworzyć obraz sytuacji płacowej na rynku pracy oraz umożliwią prowadzenie skutecznej polityki równościowej.

Kto i jak często raportuje?

Obowiązek raportowania wynagrodzeń i zatrudniania będzie dotyczył firm zatrudniających co najmniej 100 pracowników. I tak:

• pracodawcy zatrudniający od 100 do 149 pracowników będą zobowiązani złożyć stosowny raport do dnia 7 czerwca 2031 r., a następnie co 3 lata,

• pracodawcy zatrudniający od 150 do 249 pracowników będą zobowiązaniu złożyć stosowny raport do dnia 7 czerwca 2027 r., a następnie co 3 lata,

• pracodawcy zatrudniający 250 pracowników lub więcej będą zobowiązani złożyć stosowny raport do dnia 7 czerwca 2027 r., a następnie co roku.

Mniejsze firmy są zwolnione z tego wymogu – z perspektywy dyrektywy europejskiej. Jednak i w ich przypadku organy kontrolne państw członkowskich UE mają prawo zażądać stosownego raportu, o ile wynika to z krajowych przepisów wewnętrznych.

Kluczowe pojęcia – luka płacowa, mediana, kwartyle

Wyżej wymieniony raport będzie musiał zawierać informacje o luce płacowej ze względu na:

• na płeć,

• na płeć w formie składników uzupełniających lub zmiennych,

• na płeć wśród pracowników w podziale na kategorie pracowników, według zwykłej podstawowej płacy godzinowej lub miesięcznej oraz składników uzupełniających lub zmiennych.

W tym przypadku lukę płacową definiuje się jako procentową różnicę między średnim wynagrodzeniem mężczyzn a średnim wynagrodzeniem kobiet w danej firmie.

W raporcie znajdą się też dane o medianie luki płacowej:

• ze względu na płeć,

• ze względu na płeć w formie składników uzupełniających lub zmiennych.

Medianę tę definiuje się jako wartość środkową w uporządkowanym zestawieniu płac (od najniższego do najwyższego). Takie zestawienie w raporcie ma dotyczyć wynagrodzenia mężczyzn i kobiet.

Oprócz tego sprawozdanie firm będzie musiało obejmować informacje o odsetku pracowników płci żeńskiej i męskiej w każdym kwartylu wynagrodzenia. Kwartyle służą do podzielenia zespołu na cztery równe grupy pod względem wysokości wynagrodzeń. Pierwszy kwartyl to 25% najgorzej zarabiających pracowników, natomiast czwarty kwartyl to 25% najlepiej zarabiających. Analiza odsetka kobiet i mężczyzn w poszczególnych kwartylach umożliwia analizę rozkładu wynagrodzeń w firmie ze względu na płeć.

Próg 5% – kiedy trzeba przeprowadzić ocenę i działania naprawcze

Pracodawca będzie musiał przeprowadzić audyt wynagrodzeń we współpracy z przedstawicielami pracowników:

• gdy różnica w średnich wynagrodzeniach między kobietami a mężczyznami w danej kategorii pracowników przekroczy 5%,

• jeśli nie będzie w stanie uzasadnić różnicy 5% w wynagrodzeniach obiektywnymi, neutralnymi pod względem płci kryteriami,

• jeśli nie rozwiązał problemu nieuzasadnionej różnicy w średnim poziomie wynagrodzenia w ciągu 6 miesięcy od dnia przedłożenia sprawozdania dotyczącego wynagrodzeń.

W tych przypadkach pracodawca po przeprowadzeniu audytu musi w rozsądnym terminie i zgodnie z przepisami krajowymi wprowadzić plan naprawczy.

KPI i wskaźniki do monitorowania po wdrożeniu obowiązku jawności wynagrodzeń

Odpowiednio dostosowany system KPI może pomóc w bieżącej ocenie postępów w eliminowaniu nierówności wynagrodzeń.

Jego wskaźnikami mogą być:

• luka płacowa – mierzona na dla całej firmy, poszczególnych działów, konkretnych stanowisk.

• wskaźnik satysfakcji z transparentności wynagrodzeń – pokaże, jak pracownicy oceniają jawność i sprawiedliwość systemu płacowego w firmie;

• wskaźnik zgodności rekrutacyjnej – może służyć do monitorowania tego, jaki procent ogłoszeń o pracę spełnia wymogi dotyczące podawania widełek płacowych i neutralności płciowej.

Jawność wynagrodzeń w 2025/2026 – podsumowanie

W 2025 i 2026 pracodawców czekają duże zmiany dotyczące transparentności wynagrodzeń. Dotyczą one:

• umieszczania informacji o zarobkach już w ogłoszeniu o pracę,

• tworzenia inkluzywnych ofert pracy – bez wskazywania na preferowaną płeć kandydatów,

• zakaz pytania kandydatów o zarobki na poprzednich stanowiskach pracy,

• udostępniania pracownikom informacji o zarobkach innych pracowników, którzy zajmują tacy sami jak oni stanowisko pracy,

• raportowania luki płacowej, mediany płacowej oraz odsetka mężczyzn i kobiet w kwartylach zarobków – w przypadku firm zatrudniających ponad 100 osób.

Calamari – pomoc w zachowaniu jawności wynagrodzeń

Dzięki narzędziom od Calamari, informacje o wynagrodzeniach pracowników zawsze masz pod ręką. Możesz zsynchronizować je z systemami płacowymi i benefitowymi. Oznacza to pełen dostęp do na temat zarobków poszczególnych członków zespołu. Taka dokumentacja pracownicza umożliwia szybkie udzielanie informacji o zarobkach na danym stanowisku – jeżeli np. zażyczy sobie tego Twój podwładny.

Przetestuj Calamari i jeszcze lepiej przygotuj się na nadchodzące zmiany dotyczące jawności wynagrodzeń!

Zapisz się do naszego newslettera, aby mieć rękę na pulsie co do nowelizacji przepisów i usprawnić działania HR.

‍

Źródła:

• DYREKTYWA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY (UE) 2023/970 z dnia 10 maja 2023 r. w sprawie wzmocnienia stosowania zasady równości wynagrodzeń dla mężczyzn i kobiet za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości za pośrednictwem mechanizmów przejrzystości wynagrodzeń oraz mechanizmów egzekwowania https://eur-lex.europa.eu/legal-content/PL/TXT/?uri=CELEX:32023L0970

• Obwieszczenie Marszałka Sejmu Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 14 lutego 2025 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu ustawy - Kodeks pracy https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20250000277

• Traktat o funkcjonowaniu Unii Europejskiej. Rzym.1957.03.25. https://eur-lex.europa.eu/legal-content/PL/ALL/?uri=celex:12012E/TXT

• Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 26 maja 2011 r. II PK 304/10

‍