Kiedy przysługuje 26 dni urlopu? Jak liczyć staż pracy bez pomyłki?

Zarządzanie urlopami jest wyzwaniem dla pracodawców – na szali leży zgodność z przepisami i dobre samopoczucie zespołu. Wątpliwości często dotyczą wymiaru płatnego urlopu wypoczynkowego. Dlaczego jeden pracownik ma prawo do 20 dni wolnego, a inny aż do 26? Wynika to ze stażu pracy, do którego wlicza się nie tylko okresy zatrudnienia! Błędne naliczenie dni wolnych może prowadzić do nieporozumień i roszczeń ze strony pracowników. Dowiedz się, jak prawidłowo obliczać wymiar urlopu wypoczynkowego i staż pracy.

Kodeks pracy a dni urlopu wypoczynkowego

Prawo do urlopu wypoczynkowego jest przywilejem i prawem każdej osoby zatrudnionej na podstawie umowy o pracę. Zasady jego przyznawania i wymiar są ściśle określone w kodeksie pracy. To właśnie ten dokument stanowi podstawę do obliczenia podstawy wymiar urlopu wypoczynkowego i czasu jego trwania.

Kodeks pracy jasno definiuje dwa podstawowe progi urlopowe. Wymiar urlopu zależy bezpośrednio od łącznego stażu pracy pracownika. Jednak z pozoru proste zasady rodzą wiele pytań. Co dokładnie wlicza się do stażu pracy? Czy jest to tylko okres pracy? A co z nauką w liceum czy w szkole wyższej? Oto, jak prawidłowo obliczyć liczbę dni wolnych, do których pracownik nabywa prawo w danym roku kalendarzowym i jaka dokumentacja pracownicza jest do tego potrzebna.

Kiedy przysługuje 26 dni urlopu pracownika zatrudnionego na umowie o pracę?

Wyższy, 26-dniowy wymiar urlopu przysługuje pracownikowi, którego udokumentowany (za pomocą świadectw pracy), łączny staż pracy wynosi co najmniej 10 lat. Jeżeli staż ten jest krótszy niż 10 lat, pracownikowi przysługuje niższy, podstawowy wymiar urlopu wypoczynkowego wynoszący 20 dni. To podstawowa zasada, od której zaczynają się wszystkie kalkulacje liczby dni wolnych przysługujących zatrudnionemu na umowę o pracę.

Jak liczyć staż pracy i dni urlopu?

By prawidłowo obliczyć wymiar urlopu, trzeba najpierw poprawnie określić staż pracy pracownika. To właśnie tutaj kryje się najwięcej pułapek. Do stażu pracy, od którego zależy wymiar urlopu, wlicza się zarówno okresy zatrudnienia na podstawie umowy o pracę, jak i okresy nauki. Dlatego to, jakie szkoły ukończył zatrudniony, jest ważne dla kadr – także z perspektyw udzielania urlopu.

Zgodnie z art. 155 Kodeksu pracy, do stażu pracy, od którego zależy prawo do urlopu i jego wymiar, wlicza się okresy ukończonej nauki, ale uwaga – bez ich sumowania. Bierze się pod uwagę najwyższy ukończony szczebel edukacji – daje on pracownikowi najkorzystniejszy "przelicznik" na uprawnienia urlopowe. Ustawodawca w wymienionej wyżej ustawie wskazuje, że:

Do okresu pracy, od którego zależy wymiar urlopu, wlicza się z tytułu ukończenia:

1) zasadniczej lub innej równorzędnej szkoły zawodowej - przewidziany programem nauczania czas trwania nauki, nie więcej jednak niż 3 lata,

2) średniej szkoły zawodowej - przewidziany programem nauczania czas trwania nauki, nie więcej jednak niż 5 lat,

3) średniej szkoły zawodowej dla absolwentów zasadniczych (równorzędnych) szkół zawodowych - 5 lat,

4) średniej szkoły ogólnokształcącej - 4 lata,

5) szkoły policealnej - 6 lat,

6) szkoły wyższej - 8 lat.

‍

Przykład:

Pani Anna ukończyła studia magisterskie (co daje jej 8 lat do stażu pracy) i przed podjęciem pracy w nowej firmie pracowała przez 2 lata na umowie o pracę u innego pracodawcy. Jej łączny staż pracy wynosi 8 lat (z tytułu ukończenia studiów) + 2 lata (z tytułu pozostawania w stosunku pracy) = 10 lat. Oznacza to, że przysługuje jej 26 dni urlopu.

Jak obliczyć dni urlopu przy niepełnym wymiarze czasu pracy?

Wymiar urlopu dla zatrudnionych na niepełny etat ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy danego pracownika. Podstawą do obliczeń jest pełny wymiar urlopu wypoczynkowego (20 lub 26 dni), który przysługiwałby pracownikowi, gdyby pracował na pełen etat.

Dni urlopu przy zatrudnieniu w ciągu roku

Co w przypadku, gdy pracownik dołącza do zespołu w trakcie roku kalendarzowego? Zasada jest prosta – za każdy przepracowany miesiąc zatrudnionemu przysługuje 1/12 z rocznego wymiaru urlopu (który wynosi 20 lub 26 dni). Prawo do kolejnych urlopów pracownik nabywa "z góry" już pierwszego dnia następnego roku kalendarzowego (w przysługującym mu wymiarze).

26 dni urlopu a praca na niepełnym wymiarze czasu pracy

Pracownikom zatrudnionym w niepełnym wymiarze czasu pracy przysługuje urlop proporcjonalny do wymiaru etatu. Obliczenie wymaga podzielenia należnego wymiaru urlopu przez czas pracy. Np. pracownik zatrudniony na 1/2 etatu, któremu przysługuje 26 dni urlopu, otrzyma 13 dni wolnego rocznie. Natomiast gdy wymiar etatu wynosi 3/4, urlop będzie wynosić 20 dni (w takiej sytuacji wynik rachunku 26 dni : 3/4 etatu, czyli 19,5 zaokrągla się w górę).

Co z urlopem wypoczynkowym w przypadku zmiany wymiaru etatu w czasie zatrudnienia?

W czasie zatrudnienia może zdarzyć się, że pracownik będzie chciał zmniejszyć swój czas pracy – np. przejść z pełnego etatu na pół. Jak wtedy obliczyć należną mu liczbę dni wolnych?

W takiej sytuacji wymiar urlopu należy obliczyć osobno dla każdego z tych okresów, a następnie zsumować otrzymane wyniki.

Przykład:

Pan Tomasz (staż pracy powyżej 10 lat) do 30 czerwca pracował na pełen etat. Od 1 lipca jego wymiar czasu pracy został zmniejszony do 3/4 etatu.

1. Okres na pełnym etacie (6 miesięcy – od 1 stycznia do 30 czerwca):
2. (6/12) * 26 dni = 13 dni urlopu wypoczynkowego.
3. Okres na 3/4 etatu (6 miesięcy – od 1 lipca do 31 grudnia):
4. (6/12) * (26 dni * 3/4) = (6/12) * 19,5 dnia = 9,75 dnia ~ 10 dni urlopu wypoczynkowego
5. Sumowanie dni wolnych – łączny wymiar urlopu wypoczynkowego pana Tomasza w tym roku wynosi 13 dni + 10 dni = 23 dni urlopu wypoczynkowego.

Wyjątki w naliczaniu 26 dni urlopu

Wyjątkową sytuacją jest naliczanie urlopu wypoczynkowego dla osób o znacznym lub umiarkowanym stopniu niepełnosprawności. Zasady ustalania przysługujących im dni wolnych określa Ustawa z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych. Zgodnie z jej Art. 19 osobom z orzeczoną niepełnosprawnością przysługuje dodatkowe 10 dni wolnego w roku kalendarzowym.

Najczęstsze pomyłki w ustalaniu prawa do 26 dni

Pomyłki w obliczaniu dni urlopu wypoczynkowego dla pracowników dotyczą:

• sumowania okresów nauki – zabronionego przez przepisy. Pamiętaj – do stażu pracy wlicza się tylko jeden, najkorzystniejszy dla pracownika okres ukończonej edukacji;
• błędne zaokrąglania dni wolnych – np. przy niepełnym etacie. Pamiętaj – niepełny dzień urlopu wynikający z proporcjonalnych obliczeń zaokrągla się w górę do pełnego dnia;
• niewliczanie wszystkich okresów zatrudnienia – np. w sytuacji, gdy pracownik nie poinformował kadr i pracodawcy o wszystkich okresach poprzednich stosunków pracy. Jest to jednak niedopatrzenie ze strony zatrudnionego, nie pracodawcy. Pamiętaj – do stażu liczą się wszystkie okresy poprzedniego zatrudnienia na umowę o pracę, bez względu na przerwy między nimi.

Jak korygować błędnie naliczony urlop wypoczynkowy?

Jeśli okaże się, że pracownikowi naliczono zbyt małą liczbę dni urlopu wypoczynkowego, pracodawca ma obowiązek udzielić mu "brakujących" dni urlopu.

Co jednak, gdy pracodawca pomylił się na swoją niekorzyść i przyznał pracownikowi więcej dni wolnych, niż wynika to z przepisów? Nie może on "odebrać" pracownikowi nadprogramowego urlopu – np. zmniejszając pulę dni wolnych przysługujących mu w kolejnym roku. Dlatego tak ważne są dokładne kalkulacje wymiaru urlopów dla osób zatrudnionych w firmie.

26 dni urlopu wypoczynkowego – podsumowanie

By prawidłowo ustalić wymiaru urlopu wypoczynkowego i to, czy wynosi on 26 dni, należy znać przepisy wynikające z kodeksu pracy:

• pracownikowi przysługuje 26 dni urlopu, gdy ma co najmniej 10 lat stażu pracy. W pozostałych przypadkach przysługuje mu 20 dni urlopu;
• do stażu pracy wlicza się okresy zatrudnienia oraz ukończone etapy edukacji – dodatkowe "przepracowane" lata dolicza się z tytułu ukończenia szkoły średniej, zawodowej, policealnej, liceum zawodowego, studiów wyższych;
• dla  pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy oraz w trakcie roku kalendarzowego liczbę dni urlopu przelicza się proporcjonalnie – odpowiednio do wymiaru etatu i do pozostałych miesięcy do końca roku kalendarzowego.

‍

‍

Calamari – prosty sposób na zarządzanie urlopem

System, który sam obliczy prawidłowy wymiar urlopu wypoczynkowego zgodnie z polityką Twojej organizacji? Narzędzie, które bezbłędnie przeliczy urlop przy zmianie wymiaru etatu? Kalendarz, w którym na bieżąco aktualizowane są nieobecności pracowników? Oto Calamari – nasze narzędzie, które automatyzuje procesy związane z urlopami, oszczędzając cenny czas działu HR i menadżerów. Pracownicy mają stały wgląd w swoje saldo urlopowe, a wnioski składają i akceptują za pomocą kilku kliknięć. To narzędzie, które dba o zgodność z urlopów z polityką firmy. Korzystając z niego, masz pełną kontrolę nad urlopami – nie martwisz się o błędy w ich naliczaniu.

Wypróbuj narzędzie do zarządzania nieobecnościami od Calamari!

‍

Źródła:

1. https://www.gov.pl/web/rodzina/urlopy-i-zwolnienia-od-pracy
2. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=wdu19740240141
3. Ustawa z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=wdu19971230776

‍