Elektroniczne wnioski pracownicze, opisy polityk i statusy

Tak. Ustawa z 4 grudnia 2025 r. o zmianie Kodeksu pracy (Dz.U. z 2026 r. poz. 25), która weszła w życie 27 stycznia 2026 r., zrównała postać elektroniczną z papierową w 12 najczęstszych czynnościach kadrowych – m.in. wnioskach o indywidualny rozkład czasu pracy, ruchomy czas pracy, skrócony tydzień pracy, pracę weekendową, nadgodziny 1:1, urlop bezpłatny oraz przekazywaniu informacji o monitoringu i harmonogramach pracy. (Źródło: kadry.infor.pl/7459496, pip.gov.pl)

Wnioski w Calamari spełniają wymagania postaci elektronicznej: każdy wniosek jest jednoznacznie przypisany do pracownika (logowanie do systemu), ma datę złożenia, numer i pełną historię zmian. Spełniamy wymóg identyfikowalności nadawcy oraz integralności dokumentu, których wymaga znowelizowany Kodeks pracy.

Od 27 stycznia 2026 r. elektronicznie (w postaci papierowej lub elektronicznej) można składać m.in.:

• wniosek o indywidualny rozkład czasu pracy (art. 142 KP),
• wniosek o ruchomy czas pracy (art. 140¹ KP),
• wniosek o skrócony tydzień pracy (art. 143 KP),
• wniosek o pracę weekendową (art. 144 KP),
• wniosek o czas wolny za nadgodziny (art. 151² § 1 KP),
• wniosek o urlop bezpłatny (art. 174 § 1 KP),
• wniosek o zwolnienie od pracy na sprawy osobiste,
• harmonogramy czasu pracy (art. 129 § 3 KP),
• informacje o monitoringu (art. 22² § 8 KP),
• potwierdzenia szkoleń BHP (art. 237⁴ § 3 KP),
• informacje o warunkach zatrudnienia.
  

Zmiana dotyczy nie tylko wniosków urlopowych, ale szerzej – wniosków pracowniczych i dokumentów w relacji pracodawca – pracownik. (Źródło: pip.gov.pl)

W Calamari każdy z tych wniosków możesz skonfigurować jako gotowy szablon – z opisem polityki, wymaganymi polami i ścieżką akceptacji.

ostać elektroniczna to szersze pojęcie wprowadzone nowelizacją z 27 stycznia 2026 r. Wystarczy, że dokument pozwala na jednoznaczną identyfikację nadawcy — np. logowanie do systemu HR, e-mail z firmowego adresu. Kwalifikowany podpis elektroniczny nie jest wymagany.‍

Forma elektroniczna w rozumieniu Kodeksu cywilnego to oświadczenie opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym — równoważnym podpisowi odręcznemu. Wymagana tam, gdzie KP nadal mówi o „formie pisemnej" (np. wypowiedzenie umowy o pracę). (Źródło: kadry.infor.pl)

W praktyce: bieżące wnioski kadrowe (urlopowe, o czas wolny, o zmianę grafiku, BHP) załatwisz w Calamari w postaci elektronicznej. Do rozwiązania umowy o pracę nadal potrzebujesz papieru lub kwalifikowanego e-podpisu.

Przepisy dopuszczają e-mail - ale w praktyce bywa to ryzykowne. Wiadomości z prywatnych skrzynek mogą nie spełniać wymogu jednoznacznej identyfikacji nadawcy. Nawet firmowy e-mail ma słabe strony:

• Brak kontroli dostępu: nie wiadomo, kto jeszcze widzi treść wniosku,
• Brak integralności: nie ma pewności, czy ktoś modyfikował wiadomość,
• Brak statusu: pracownik nie wie, czy wniosek jest rozpatrywany,
• Trudność w archiwizacji: jak dołączyć e-mail do akt osobowych?
  

Dedykowany system do obsługi wniosków z założenia spełnia wymogi identyfikacji, integralności i archiwizacji — czego e-mail ani dokument w Wordzie nie gwarantuje. (Źródło: deloitte.com/pl strefa pracodawcy)

Tak. Calamari spełnia wymogi RODO w zakresie obsługi wniosków pracowniczych:

• Kontrola widoczności danych – wniosek widzi tylko składający, akceptujący i przypisany realizator. Wniosek o zmianę konta bankowego nie trafia domyślnie do przełożonego.
• Audyt zmian – każda modyfikacja w profilu pracownika jest rejestrowana, szyfrowana i bezpiecznie przechowywana.
• Szyfrowanie danych – wszystkie dane w bazie Calamari przechowywane są w zaszyfrowanej formie. Komunikacja z aplikacją zabezpieczona jest połączeniem HTTPS z SSL 256-bit.
• Centrum danych – Calamari działa na Amazon Web Services (certyfikaty ISO 27001, SOC 2, SOC 3). Dane przetwarzane zgodnie z RODO.
• Uprawnienia – każdemu użytkownikowi przypisujesz rolę, która określa jego dostęp do informacji.
  

Szczegóły znajdziesz na stronie calamari.pl/bezpieczenstwo.

Tak, to zalecenie ekspertów prawa pracy. Regulamin pracy (lub osobne polityki HR) powinien określać:

• czy w firmie dopuszczalna jest postać elektroniczna wniosków,
• jaki kanał jest oficjalny (np. system HR, e-mail z firmowego adresu),
• kto jest odbiorcą wniosku (przełożony, dział HR, realizator),
• jak wygląda proces akceptacji i archiwizacji.
  

W Calamari każdy typ wniosku ma opis polityki, instrukcję i listę wymaganych dokumentów – te treści mogą być punktem wyjścia przy aktualizacji Twojego regulaminu pracy. Dzięki temu pracownik widzi zasady zanim złoży wniosek, a HR nie odpowiada w kółko na te same pytania.

Ankiety w Google Forms to formularz. Calamari to system. Oto co zyskujesz, przechodząc z arkuszy i formularzy na dedykowane narzędzie:

• Katalog wniosków z opisami polityk — w Google Forms go nie ma. W Calamari pracownik czyta zasady zanim złoży wniosek.
• Automatyczna numeracja — w Excelu prowadzisz ją ręcznie i łatwo o duplikaty. W Calamari każdy wniosek dostaje numer automatycznie.
• Przypisany realizator — w Forms nie wiadomo, kto obsługuje wniosek. W Calamari konkretna osoba jest przypisana i otrzymuje powiadomienie.
• Status wniosku — w arkuszu pracownik musi dopytywać. W Calamari widzi status na bieżąco.
• Kontrola widoczności danych — w Google Forms każdy z dostępem do arkusza widzi wszystko. W Calamari wniosek widzi tylko składający, akceptujący i realizator.
• Powiązanie z kartoteką pracownika — w Excelu dane są w osobnych plikach. W Calamari wniosek automatycznie trafia do kartoteki.
• Zgodność z Kodeksem pracy 2026 — arkusz w chmurze lub formularz nie gwarantuje identyfikacji nadawcy, integralności ani archiwizacji. Calamari spełnia te wymogi z założenia.

W Google Forms składasz formularz i tyle. W Calamari wniosek jest częścią systemu HR - z polityką, statusem, realizatorem i historią.

Tak. Możesz zbudować formularz od zera albo wziąć gotowy szablon i dostosować go do swoich potrzeb. Pola formularza obsługują tekst, daty, listy wyboru, załączniki i inne typy.

Gotowe szablony dostępne od pierwszego dnia: wniosek o benefity (Multisport, okulary korekcyjne), deklaracja pracy zdalnej, wniosek o zmianę danych osobowych, wniosek o szkolenie/certyfikację, wniosek o zaświadczenie, wniosek o sprzęt służbowy.

Każdy typ wniosku ma opis polityki, instrukcję dla pracownika i listę wymaganych dokumentów.

Zaawansowane ustawienia wniosków o nieobecność, wraz z restrykcjami i dedykowanymi automatyzacjami znajdziesz w module Nieobecności.

Tylko trzy role:

1. Składający – pracownik, który złożył wniosek,
2. Akceptujący – osoba na ścieżce akceptacji (to niekoniecznie przełożony),
3. Realizator – osoba, która faktycznie wykonuje zadanie wynikające z wniosku (np. dział kadr).
   

Przełożony nie widzi domyślnie wniosków swoich podwładnych. Wniosek o zmianę konta bankowego czy danych medycznych trafia wyłącznie do osób, które powinny te dane znać. To kluczowa różnica wobec systemów, w których każdy wniosek automatycznie przechodzi przez managera.

W Calamari to dwa osobne moduły, które współpracują w jednym systemie:

Moduł Nieobecności – zaawansowane zarządzanie urlopami: automatyczne naliczanie wymiaru urlopu na podstawie stażu i typu umowy, wielopoziomowe ścieżki akceptacji, restrykcje (np. wymóg wyprzedzenia, maksymalna długość), kalendarz nieobecności zespołu, eksport do systemów kadrowo-płacowych. Jeśli zarządzasz urlopami kilkudziesięciu osób to jest moduł, którego szukasz.

Moduł Pracownicy – wnioski HR: benefity, szkolenia, zmiana danych osobowych, zaświadczenia, sprzęt. Każdy wniosek ma katalog z opisem polityki, formularz, realizatora, numer i status. Możesz tu też obsłużyć proste wnioski urlopowe, ale moduł Nieobecności daje Ci pełną automatyzację i ewidencję.

Oba moduły można zakupić osobno i będą działać w jednym koncie. Pracownik zobaczy swoje wnioski w jednym miejscu. Dokumenty trafiają do elektronicznej kartoteki automatycznie.

Większość firm zaczyna pracę w ciągu jednego dnia od założenia konta:

1. Założenie konta i import pracowników (Excel/CSV lub integracja z Google/Slack/Microsoft 365) – 1–2 godziny.
2. Konfiguracja szablonów wniosków (gotowe szablony są dostępne od razu) – 15 minut.
3. Zaproszenie pracowników – automatyczne.
   

Calamari nie wymaga dedykowanego wdrożenia ani zewnętrznego konsultanta. Zespół Customer Success pomoże w konfiguracji bez dodatkowych kosztów.

Calamari jest najczęściej wybierany przez firmy 10–200 osób zarówno w środowisku technologicznym, nowoczesnych usług, jak i firm produkcyjnych.

Główne różnice:

• Katalog wniosków z opisami polityk — pracownik czyta zasady zanim napisze do HR. Większość polskich systemów tego nie oferuje.
• Granularna kontrola widoczności — wniosek widzi tylko składający, akceptujący i realizator.
• Integracja ze Slackiem, Microsoft Teams, Google Workspace — natywna, nie przez zewnętrzne API.
• Aplikacja mobilna iOS/Android — stworzona przez nasz zespół natywna aplikacja
• Międzynarodowe wsparcie — używany w 106 krajach przez 130 000+ pracowników.
  

Każdy system HR ma swoje miejsce. Calamari jest najlepiej dopasowany do nowoczesnych zespołów w skali SMB i scale-up.

Tak. Calamari jest projektowane z myślą o sytuacji, w której w firmie jest mało osób odpowiedzialnych za HR i 30–150 pracowników, którzy przychodzą do nich z powtarzalnymi pytaniami. Calamari eliminuje pytania:

• „jaki dokument złożyć i jak" – gotowe szablony wniosków  
• „czy mi się to należy" – opisy polityk
• „co z moim wnioskiem" – statusy w aplikacji
• "kiedy dostanę odpowiedź" – automatyczne powiadomienia

Mały zespół HR odzyskuje czas i może skupić się na budowaniu silnego zespołu.

Tak. Dostajesz 14 dni bezpłatnego dostępu do pełnej wersji — nie wersji okrojonej. W trakcie testów możesz:

• skonfigurować firmę z pracownikami,
• stworzyć dowolne typy wniosków,
• przetestować ścieżki akceptacji,
• sprawdzić integrację ze Slackiem i Google Workspace,
• skorzystać z pomocy zespołu Customer Success.
  

Nie pobieramy danych karty płatniczej. Po 14 dniach sam decydujesz, czy chcesz zostać.

Wypróbuj za darmo