Koszty pracodawcy - ile pracodawca płaci za pracownika?

Zatrudnienie pracownika oznacza dla firmy kolejną parę rąk do pracy, większą wydajność, szersze perspektywy i możliwość realizacji bardziej ambitnych celów. Jednak dla wielu przedsiębiorców decyzja o zatrudnieniu wiąże się z wieloma pytaniami. Wiele z nich dotyczy całkowitego kosztu zatrudnienia pracownika. Jego wynagrodzenie brutto to tylko wierzchołek góry lodowej. Każdy przedsiębiorca, który planuje rozbudowę zespołu, musi zmierzyć się z prawdą o kosztach zatrudnienia. Wyjaśniamy, ile pracodawca płaci za pracownika i jak optymalizować te koszty.

Co składa się na całkowity koszt pracodawcy?

Zatrudnienie pracownika na umowę o pracę czy zlecenie oznacza, że pracodawca ponosi koszt wynagrodzenia brutto i zapewnienia mu odpowiednich warunków do pracy. Płaci też za niego składki na ubezpieczenia społeczne.

Czym są koszty pracownika ponoszone przez firmę?

Całkowity koszt zatrudnienia pracownika to suma wszystkich wydatków, które ponosi firma w związku z zatrudnieniem danej osoby. Obejmuje on nie tylko wynagrodzenie brutto pracownika, ale również składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracodawcę, składki na Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych. Do tego dochodzą wydatki związane z przygotowaniem stanowiska pracy, sprzętem służbowym, szkoleniami czy benefitami pozapłacowymi. Kosztuje także prowadzenie dokumentacji pracowniczej zatrudnionych w firmie. Każdy z tych elementów wpływa na ostateczną kwotę, którą firma musi przeznaczyć na utrzymanie pracownika.

Dlaczego wynagrodzenie pracownika to nie wszystko?

Wynagrodzenie brutto widniejące na umowie jest jedynie punktem wyjścia do kalkulacji. Pracodawca zatrudniający pracownika musi doliczyć do tej kwoty składki ZUS finansowane ze swojej kieszeni – ubezpieczenie emerytalne, rentowe, wypadkowe oraz składki na Fundusz Pracy i FGŚP. W praktyce oznacza to, że jeśli pracownik zarabia np. 5000 zł brutto, rzeczywisty koszt dla pracodawcy wyniesie około 6000-6100 zł miesięcznie – i to bez uwzględnienia wydatków na sprzęt czy szkolenia.

Jak obliczyć całkowity koszt pracodawcy?

Całkowity koszt zatrudnienia, jeżeli brać pod uwagę wyłącznie zobowiązania wynikające z kodeksu pracy i  Ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych jest sumą:

• wynagrodzenia brutto,
• składek na ubezpieczenia społeczne finansowanych przez pracodawcę,
• składki na Fundusz Pracy,
• składki na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.

Składki opłacane z kieszeni pracodawcy oblicza się jako procent od wynagrodzenia brutto pracownika. Ich stawki wynoszą:

Przykład:

Zatrudniasz pracownika na umowę o pracę lub na umowę zlecenie, a kwota jego wynagrodzenia brutto wynosi 5000 zł. Jednak Twój całkowity koszt zatrudnienia w tym przypadku wyniesie 6024 zł. Składa się na niego wynagrodzenie oraz koszt:

• składki emerytalnej – 488,00 zł,
• składki rentowej – 325,00 zł,
• ubezpieczenia wypadkowego – 83,50 zł,
• składki na Fundusz Pracy (FP) – 122,50 zł,
• składki na FGŚP – 50,00 zł.

Pamiętaj jednak, że do kosztów tych musisz doliczyć wydatki związane ze sprzętem dla zatrudnionego czy z jego szkoleniami.

Z czego wynikają koszty zatrudnienia pracownika?

Obligatoryjne koszty zatrudnienia pracownika wynikają z Ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych. Składki opłacane przez pracodawców mają na celu zapewnienie pracownikom odpowiednich świadczeń w przyszłości – emerytury, zasiłku czy renty.

Ile wynosi minimalne wynagrodzenie w 2025 roku?

Od stycznia 2025 roku minimalne wynagrodzenie za pracę wynosi 4666 zł brutto. Oznacza to wzrost płacy minimalnej o ponad 300 zł w porównaniu z rokiem poprzednim. Natomiast minimalna stawka godzinowa brutto w 2025 roku wynosi 30,50 zł. W 2024 roku wynosiła ona 28,10 zł brutto.

Jak wynagrodzenie pracownika wpływa na wysokość składek?

Wysokość składek na ubezpieczenia społeczne jest bezpośrednio powiązana z wynagrodzeniem brutto pracownika. Im wyższa płaca, tym wyższe składki musi opłacać pracodawca (choć procentowo stoją one na tym samym poziomie).

Warto pamiętać jednak o limitach. Składkę emerytalną i rentową nalicza się do wysokości 30-krotności prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia za pracę w danym roku. Po przekroczeniu tego progu (w 2025 roku wynosi on 260.190,00 zł) pracodawca przestaje odprowadzać te składki, co może obniżyć koszty przy bardzo wysokich wynagrodzeniach pracowniczych.

Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych – obowiązkowa opłata

Składka na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych to obowiązkowa opłata wynosząca 0,1% podstawy wymiaru składek. Choć wydaje się niewielka, przy większej liczbie pracowników generuje zauważalne koszty. FGŚP zabezpiecza pracowników w przypadku niewypłacalności pracodawcy, gwarantując wypłatę zaległych wynagrodzeń. Jest to element systemu ochrony pracowniczej, którego nie można pominąć przy kalkulacji kosztów zatrudnienia pracownika.

Pozapłacowe koszty pracownika – co trzeba doliczyć?

Poza obowiązkowymi składkami, pracodawca ponosi szereg dodatkowych wydatków związanych z zatrudnianiem pracownika – zależnych od pełnionych przez niego obowiązków i kultury organizacyjnej firmy. Należą do nich np.:

• przygotowanie stanowiska pracy – może ono kosztować od kilku do kilkudziesięciu tysięcy złotych – w zależności od branży i charakteru pracy;
• zakupu sprzętu dla pracownika – laptopa, oprogramowania, telefonu służbowego,
• koszty szkolenia BHP, badań lekarskich, ewentualnego przeszkolenia pracownika oraz benefitów pozapłacowych – np.  prywatnej opieki medycznej czy karnetu na siłownię.

Mimo tego, że pracodawca może większą część tych wydatków zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, to i tak musi na nie wydać pieniądze z własnej kieszeni.

Zatrudnienie pracownika a forma umowy – wpływ na koszty

Wybór formy zatrudnienia ma znaczenie dla wysokości kosztów. Umowa o pracę wiąże się z opłacaniem zestawu składek ZUS. W przypadku umowy zlecenie koszty pracodawcy mogą być niż niższe (choć nie zawsze tak jest).

Czy zatrudnienie pracownika na umowę zlecenie jest zawsze tańsze od etatu?

Wbrew powszechnej opinii, umowa zlecenie nie zawsze oznacza niższe koszty dla pracodawcy. Dlaczego? Od wynagrodzenia z tytułu umowy zlecenia pracodawca również musi opłacać składki na ubezpieczenia społeczne – w takim samym wymiarze jak w przypadku osób zatrudnionych na umowę o pracę. Nie ma takiego obowiązku jedynie wtedy, gdy zleceniobiorca jest:

• objęty ubezpieczeniem społecznym – odprowadza składki z innej umowy zlecenia lub z umowy o pracę. Jednak podstawą obliczania wymiaru składek dla zleceniobiorcy musi być w tym przypadku przynajmniej minimalne wynagrodzenie (w 2025 roku wynosi ono 4666 zł brutto);
• uczniem lub studentem, który nie ukończył 26. roku życia.

Ukryte koszty pracownika, o których warto pamiętać

Przedsiębiorcy, myśląc o całkowitym koszcie zatrudnienia pracowników, skupiają się często tylko na miesięcznych wydatkach. Jednak są jeszcze inne, często pomijane koszty, które mają duży wpływ na budżet firmy.

Proces zatrudnienia pracownika – ile naprawdę kosztuje rekrutacja?

Rekrutacja pochłania pieniądze i czas – a ten w biznesie jest bezcenny. Publikacja ogłoszeń na portalach rekrutacyjnych to wydatek rzędu nawet kilkuset złotych za jedno stanowisko. Jeśli korzystasz z agencji rekrutacyjnej, przygotuj się na koszt rekrutacji rzędu kilku tysięcy złotych. Do tego dochodzi czas poświęcony przez zespół HR i managerów na przeglądanie CV oraz na przeprowadzanie rozmów.

Koszty wdrożenia, szkoleń i benefitów pozapłacowych

Pierwsze miesiące pracy nowego pracownika są dla pracodawcy inwestycją w rozwój zatrudnionego. Szkolenia branżowe, kursy językowe, certyfikacje – w zależności od stanowiska mogą kosztować od kilkuset do kilkudziesięciu tysięcy złotych rocznie. Okres wdrożenia, gdy pracownik "uczy się"  i nie pracuje z pełną wydajnością, to także ukryty koszt. Dochodzą do tego benefity pozapłacowe. Choć zwiększają atrakcyjność oferty, również obciążają budżet. Należą do nich np. dofinansowanie posiłków czy bony upominkowe.

Stanowisko pracy i narzędzia – dodatkowe koszty dla pracodawcy

Wyposażenie stanowiska pracy to jednorazowy, jednak duży wydatek. Biurko, krzesło ergonomiczne oraz odpowiedni monitor kosztują ok. 3000-5000 zł. Na laptop służbowy wydasz kolejne 3000-8000 zł, w zależności od specyfikacji sprzętu. Licencje na oprogramowanie mogą kosztować od kilkudziesięciu do kilku tysięcy złotych.

Jak obniżyć koszty pracownika dzięki automatyzacji?

By obniżyć koszt zatrudnienia pracownika, można wdrożyć w firmie automatyzację procesów biznesowych. Dotyczy ona m.in. wykorzystania programu do zarządzania urlopami, danymi pracowniczymi, zadaniami zatrudnionych, a nawet zamówieniami czy obsługą klientów. Dzięki specjalnym, cyfrowym narzędziom jeden pracownik może zajmować się tym, co niegdyś należało do obowiązków kilku zatrudnionych. W takiej sytuacji do działania firmy jest potrzebny mniejszy zespół – pozwala to zmniejszyć wydatki związane z zatrudnieniem pracowników.

Jak przygotować się na wzrost płacy minimalnej  i kosztów zatrudnienia w kolejnych latach?

Regularny wzrost płacy minimalnej będzie powodować, że koszty zatrudnia pracowników będą systematycznie rosnąć. Dlatego:

• optymalizuj procesy – automatyzacja, o której była mowa wcześniej, pozwala na efektywniejsze zarządzanie zasobami;
• planuj długofalowo – uwzględniaj przyszłe podwyżki w budżecie firmy;
• inwestuj w rozwój pracowników – wykwalifikowany i zadowolony pracownik jest wydajniejszy i lojalny, co zmniejsza ryzyko, że przejdzie do konkurencji. Unikniesz dzięki temu rotacji w zespole i kosztów rekrutacji nowego specjalisty na dane stanowisko.

Całkowity koszt zatrudnienia pracownika – podsumowanie

Rzeczywisty koszt zatrudnienia pracownika to znacznie więcej niż suma wynagrodzenia brutto. Obejmuje on wydatki na:

• składki ZUS,
• rekrutację,
• szkolenia,
• benefity pozapłacowe,
• przygotowanie stanowiska pracy.

Pamiętaj jednak, że pracownik jest Twoją inwestycją. Jeżeli zostanie dobrze opłacany i zmotywowany, koszty jego zatrudnienia zwrócą się wielokrotnie poprzez jego wyższą produktywność oraz lojalność wobec firmy.

‍

‍

Calamari a optymalizacja kosztów zatrudnienie pracownika

Rozwiązania od Calamari pozwalają zredukować ukryte koszty zarządzania zespołem. System automatyzuje procesy HR, czasochłonne czynności administracyjne i minimalizuje ryzyko ich błędów. Elektroniczne wnioski urlopowe, automatyczne naliczanie czasu pracy czy elektroniczna kartoteka pracownika oszczędzają dziesiątki godzin pracy miesięcznie. Dla menadżera oznacza to więcej czasu na strategiczne działania rozwojowe, a dla właściciela firmy – realne oszczędności i lepszą kontrolę nad kosztami personalnymi.

Brzmi kusząco, prawda? Dlatego już teraz wypróbuj narzędzia od Calamari, by efektywnie zarządzać zespołem!

‍

Źródła:

1. https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/0083
2. Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU19981370887
3. Obwieszczenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2024 r. w sprawie kwoty ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w roku 2025 oraz przyjętej do jej ustalenia kwoty prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WMP20240001051

‍