Regulamin pracy w 2025 – jak go wprowadzić i stosować?

Regulamin pracy zapewnia porządek organizacyjny w firmie, a to może przełożyć się na efektywność zespołu. Choć jego sporządzenie wydaje się tylko formalnością, to właściwie skonstruowany dokument jest praktycznym narzędziem wspierającym zarówno pracowników, jak i pracodawców. Kiedy dokładnie trzeba wprowadzić regulamin pracy? Jakie elementy musi on zawierać, aby był zgodny z kodeksem pracy? Tłumaczymy, jak stworzyć nadrzędny dokument obowiązujący na terenie zakładu pracy.

Czym jest regulamin pracy według kodeksu pracy?

Regulamin pracy to zbiór przepisów, na mocy którego ustala się organizację i porządek w pracy, w procesie pracy oraz określa prawa i obowiązki, jakie mają pracodawcy oraz pracownicy. To wewnętrzny dokument, który konkretyzuje przepisy kodeksu pracy w kontekście specyfiki funkcjonowania danej firmy. Działa jak "instrukcja obsługi" przedsiębiorstwa – wyjaśnia "zasady gry" wszystkim członkom zespołu. Wszelkie dotyczące go kwestie reguluje art. 104 Kodeksu pracy.

Kiedy trzeba wprowadzić regulamin pracy?

Pracodawca zatrudniający co najmniej 50 pracowników obligatoryjnie wprowadza regulamin pracy. Są jednak wyjątki od tej reguły.

Próg 50 pracowników w zakładzie pracy – jak liczyć zatrudnienie?

Do liczby zatrudnionych wlicza się wszystkich pracowników pozostających w stosunku pracy, niezależnie od rodzaju umowy czy wymiaru etatu. Oznacza to, że uwzględnia ona pracowników pracujących na podstawie umowy na czas określony i nieokreślony oraz na cały i niepełny etat. Liczba ta nie obejmuje jednak osób współpracujących z daną firmą na podstawie umowy zlecenia, o dzieło czy kontraktu B2B.

Sytuacje, w których regulamin pracy nie jest wymagany

Pracodawca zatrudniający mniej niż 50 pracowników może, ale nie musi wprowadzać regulaminu. Wyjątek stanowi sytuacja, gdy w firmie zatrudniającej między 20 a 49 osób działa zakładowa organizacja związkowa i wystąpi ona z wnioskiem o wprowadzenie regulaminu. Wtedy dokument staje się obowiązkowy.

Regulamin nie jest również wymagany, gdy już obowiązują postanowienia układu zbiorowego pracy. Ma on pierwszeństwo przed regulaminem i w pełni go zastępuje w zakresie uregulowanych zagadnień.

Rola, jaką pełni zakładowa organizacja związkowa przy wprowadzaniu regulaminu

Jeśli w firmie działa zakładowa organizacja związkowa, pracodawca nie może samodzielnie ustalić treści regulaminu. Proces ten wymaga dialogu i współpracy.

Zgodnie z przepisami, regulamin pracy ustala pracodawca w uzgodnieniu ze związkami. Strony powinny wyznaczyć sobie termin na osiągnięcie porozumienia. Jeżeli dialog nie przyniesie efektu w ustalonym czasie, pracodawca ma prawo do samodzielnego wprowadzenia regulaminu. Podobnie jest w sytuacji, gdy u danego pracodawcy nie działa żadna organizacja związkowa – wtedy pracodawca od początku do końca sam decyduje o jego treści (oczywiście w granicach prawa).

Dlaczego warto wprowadzić regulamin pracy nawet przy braku obowiązku jego wprowadzenia?

Wprowadzenie regulaminu pracy jest inwestycją w "przejrzystość" działania firmy i jej zasad. Właściciele małych i średnich przedsiębiorstw często rezygnują z tego dokumentu, tracąc tym samym możliwość uporządkowania reguł dotyczących obowiązków pracodawcy i pracowników.

Regulamin pracy to przewodnik po funkcjonowaniu firmy. Określa jasne zasady, które eliminują nieporozumienia między pracodawcą a pracownikami. Gdy każdy wie, czego może oczekiwać od drugiej strony, współpraca między pracownikami oraz przełożonymi i podwładnymi jest efektywniejsza.

Z perspektywy zarządzania zespołem, regulamin pomaga w budowaniu kultury organizacyjnej firmy. Ustala standardy zachowania na terenie zakładu pracy, zasady korzystania z wyposażenia firmowego czy procedury zgłaszania nieobecności. W efekcie można spodziewać się lepszej organizacji pracy.

Co musi zawierać regulamin pracy?

Treść regulaminu pracy określa art. 104 § 1 Kodeksu pracy. Wynika z nich, że dokument powinien jasno i szczegółowo precyzować zasady funkcjonowania zakładu pracy, pozostawiając jak najmniej miejsca na domysły.

Organizacja i porządek pracy w zakładzie pracy

Prawidłowo sporządzony regulamin precyzuje godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy w poszczególnych komórkach organizacyjnych. Określa warunki przebywania zatrudnionych na terenie zakładu pracy po godzinach. Mówi o wyposażeniu pracowników – w narzędzia, materiały, odzież i obuwie robocze oraz w środki ochrony indywidualnej potrzebne do wykonywania obowiązków zawodowych.

Dokument ustala też zasady dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej. Opisuje sposób informowania pracowników o ryzyku zawodowym związanym z wykonywaną pracą. Określa również przyjęty u danego pracodawcy sposób potwierdzania przez pracowników przybycia do pracy oraz procedury usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Systemy czasu pracy, przerwy, pora nocna

Regulamin zawiera informacje o obowiązujących systemach czasu pracy – np. jedno lub dwuzmianowym. Określa przyjęte okresy rozliczeniowe i porę nocną obowiązującą w danym zakładzie pracy. Regulamin pracy ustala organizację przerw w wykonywaniu obowiązków pracowniczych – ich długość i częstotliwość.

Wypłata wynagrodzenia i inne obowiązkowe elementy

Regulamin musi również precyzować kwestie finansowe oraz te związane ze szczególną ochroną niektórych grup pracowników. Niezbędne jest wskazanie:

• terminu, miejsca, czasu i częstotliwości wypłaty wynagrodzenia,

• wykazu prac wzbronionych pracownikom młodocianym oraz kobietom,

• rodzajów prac i wykazu stanowisk pracy dozwolonych pracownikom młodocianym w celu odbywania przygotowania zawodowego,

• informacji o karach porządkowych (upomnienie, kara pieniężna, nagana) stosowanych z tytułu odpowiedzialności porządkowej pracowników (np. z nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy).

Najczęstsze błędy przy tworzeniu regulaminu pracy

Poważnymi i częstymi błędami przy tworzeniu regulamin są:

• kopiowanie gotowych wzorów regulaminu z internetu – każdy zakład pracy ma swoją specyfikę, a uniwersalny szablon może nie odpowiadać rzeczywistym potrzebom firmy,

• brak aktualizacji dokumentu – zmiany w kodeksie pracy, reorganizacje wewnętrzne czy wprowadzenie nowych systemów czasu pracy wymagają modyfikacji zapisów regulaminu,

• stosowanie zbyt ogólnych sformułowań – jest to pole do interpretacji i nadinterpretacji poszczególnych zapisów oraz źródło potencjalnych konfliktów,

• tworzenie postanowień regulaminu pracy mniej korzystnych dla pracowników niż przepisy kodeksu pracy oraz innych ustaw i aktów wykonawczych, a także postanowień układów zbiorowych pracy i porozumień zbiorowych. Zabrania tego art. 9 Kodeksu pracy.

Pracodawcy zapominają też o przepisach dotyczących wdrażania już stworzonego dokumentu. Regulamin pracy wchodzi w życie dopiero po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracownikom. Pracodawca jest też obowiązany zapoznać pracownika z treścią dokumentu przed dopuszczeniem go do pracy.

Regulamin pracy w 2025 – podsumowanie

Regulamin pracy określa prawa i obowiązki pracodawcy oraz pracownika, a także sposób funkcjonowania danej firmy:

• jest obowiązkowy dla firm zatrudniających 50 pracowników i więcej;

• jest obowiązkowy dla firm zatrudniających od 20 do 49 pracowników, gdy w firmie działa zakładowa organizacja związkowa i wystąpi ona z wnioskiem o wprowadzenie regulaminu;

• pracodawca jest obowiązany zapoznać z tym dokumentem pracownika przed dopuszczeniem do pracy;

• mimo tego, że nie jest obowiązkowy dla mniejszych firm, jego sporządzenie stanowi inwestycję w sprawne funkcjonowanie zakładu pracy.

Jak Calamari wspiera przestrzeganie regulaminu pracy?

Calamari automatyzuje procesy związane z czasem pracy, których zasady określa regulamin. System rejestruje godziny pracy zgodnie z ustalonym harmonogramem i pomaga kontrolować przestrzeganie limitów nadgodzin. Natomiast elektroniczne wnioski urlopowe i system powiadomień ułatwiają przestrzeganie procedur usprawiedliwiania nieobecności.

Wypróbuj narzędzia od Calamari – sprawdź, jak łatwo można ułatwić przestrzeganie i egzekwowanie przestrzegania regulaminu pracy.

‍

Źródła:

Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=wdu19740240141

‍