Upomnienie dla pracownika - ustne i pisemne upomnienie w pracy

Upomnienie pracownika jest dla pracodawcy narzędziem dyscyplinującym. Pomaga utrzymać porządek w firmie bez konieczności sięgania po drastyczne środki. Właściwe stosowanie tego instrumentu może zapobiec eskalacji problemów. Dowiedz się więcej o upomnieniu dla pracownika!

Upomnienie dla pracownika - czym dokładnie jest?

Upomnienie dla pracownika to najlżejszy wymiar kary porządkowej, jaką pracodawca może nałożyć na podwładnego. Nie jest to jeszcze zwolnienie dyscyplinarne ani nagana, ale wyraźny sygnał, że pewne zachowania są nieakceptowalne i wymagają natychmiastowej poprawy. Pracownicy, którzy otrzymują upomnienie, mają szansę na wyjaśnienie swojej postawy.

Z perspektywy budowania kultury organizacyjnej, upomnienie pełni funkcję prewencyjną. Dla właściciela firmy czy działu HR jest to narzędzie pozwalające na formalne okazanie niezadowolenia z postawy zatrudnionego. Jednak w sytuacjach, gdy tego swego rodzaju feedback nie działa, konieczna może okazać się nagana dla pracownika.

Co na temat upomnienia mówi kodeks pracy?

Kodeks pracy reguluje kwestię kar porządkowych w artykule 108. Przepisy te stanowią podstawę prawną dla działań dyscyplinarnych pracodawcy. Zgodnie z kodeksem, upomnienie może być zastosowane za nieprzestrzeganie ustalonej organizacji i porządku podczas pracy.

Ustawodawca wymienia konkretne przewinienia uzasadniające nałożenie kary. Należą do nich naruszenia przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy, przepisów przeciwpożarowych oraz przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy. Każde z tych naruszeń może skutkować upomnieniem, choć pracodawca ma pewną swobodę w doborze kary adekwatnej do przewinienia.

Jednocześnie musi pamiętać on o terminach. Kara upomnienia nie może być zastosowana po upływie dwóch tygodni od powzięcia wiadomości o naruszeniu obowiązków pracowniczych. Dodatkowo nie można jej nałożyć po upływie trzech miesięcy od momentu, gdy przewinienie miało miejsce. Te ograniczenia czasowe chronią pracownika przed arbitralnością i zapewniają, że reakcja pracodawcy będzie bezpośrednio związana z konkretnym zdarzeniem.

Upomnienie dla pracownika a kary porządkowe w pracy

W systemie prawa pracy upomnienie dla pracownika jest elementem "katalogu" sankcji zwanego karami porządkowymi. Należą dni nich także nagana oraz kara pieniężna.

Upomnienie a nagana w pracy

Upomnienie dla pracownika stosuje się zazwyczaj przy przewinieniach mniejszej wagi – na przykład za jednorazowe spóźnienie, drobne błędy w raportach czy nieznaczne naruszenie etykiety biurowej.

Nagana w pracy jest sygnałem alarmowym. Często jest ostatnim ostrzeżeniem przed rozwiązaniem umowy o pracę. Stosuje się ją, gdy przewinienie pracownika jest poważne, a jego działanie naraziło firmę na straty lub dezorganizację. Jeśli pracownik notorycznie ignoruje polecenia służbowe mimo wcześniejszych upomnień, nagana jest uzasadnionym następstwem takiego zachowania. Warto jednak pamiętać, że pracodawca może od razu nałożyć naganę, pomijając etap upomnienia, jeśli uzna, że naruszenie obowiązków służbowych było rażące.

Rodzaje upomnienia w pracy - ustne i pisemne

Kodeks pracy wymaga, aby o zastosowanej karze zawiadomić pracownika na piśmie. Formalne upomnienie trafi do akt osobowych pracownika (część D).

Czym zatem jest tzw. „ustne upomnienie”? Zazwyczaj jest to po prostu rozmowa dyscyplinująca i rodzaj „żółtej kartki” wyciągniętej przez managera, która nie jest jeszcze formalną karą w rozumieniu art. 108 Kodeksu pracy. Taka rozmowa nie zostawia śladu w aktach, ale jest ważnym sygnałem dla pracownika, że musi zmienić swoje zachowanie.

Natomiast udzielenie pisemnego upomnienia jest oficjalną procedurą. Dokument taki musi zawierać informacje o rodzaju naruszenia przepisów (np. o opuszczeniu pracy bez podania przyczyny), datę jego wystąpienia oraz pouczenie o prawie zgłoszenia sprzeciwu. Dla porządku w dokumentacji i jasności sytuacji prawnej, każda kara porządkowa powinna być potwierdzona na piśmie i włączona do teczki personalnej. Zabezpiecza to pracodawcę w przypadku ewentualnego sporu w sądzie pracy.

W jakich sytuacjach nakłada się karę upomnienia dla pracownika?

Lista sytuacji uzasadniających nałożenie kary upomnienia obejmuje różnorodne naruszenia obowiązków pracowniczych. Pracodawca ma prawo reagować na wszelkie zachowania zakłócające organizację pracy, naruszające przyjęte standardy lub zagrażające bezpieczeństwu.

Niedopełnienie obowiązków pracowniczych

Niedopełnieniem obowiązków pracowniczych może być niewykonanie powierzonych zadań w terminie, niewłaściwe zachowanie przy kliencie czy niska jakość pracy lub ignorowanie poleceń przełożonych. Każdy pracownik ma określony zakres obowiązków, a jego lekceważenie narusza podstawy stosunku pracy.

Przykładem może być sytuacja, gdy specjalista IT ignoruje procedury aktualizacji systemów, narażając firmę na ryzyko cyberataku. Upomnienie może otrzymać pracownik, który ignoruje czas pracy – notorycznie się spóźnia. W takich przypadkach upomnienie stanowi pierwszy krok do poprawy sytuacji.

Warto jednak odróżnić świadome zaniedbanie od problemów wynikających z braku kompetencji czy niewłaściwej organizacji pracy. Przed nałożeniem kary pracodawca powinien upewnić się, że pracownik miał realne możliwości wykonania swoich obowiązków.

Brak usprawiedliwiania nieobecności w pracy

Nieusprawiedliwiona nieobecność jest poważnym naruszeniem dyscypliny pracy. Pracownik ma obowiązek informować o przyczynach swojej nieobecności i przedstawiać pracodawcy odpowiednie dokumenty. Zaniedbanie tego obowiązku dezorganizuje pracę zespołu i może prowadzić do strat finansowych.

Pracodawca powinien mieć jasno określone procedury zgłaszania i usprawiedliwiania nieobecności. Pracownicy muszą znać te zasady i konsekwencje ich nieprzestrzegania. Upomnienie w takich sytuacjach pełni funkcję edukacyjną, przypominając o obowiązkach i konsekwencjach ich lekceważenia

Naruszenie przez pracownika przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy

Naruszenie przepisów BHP może prowadzić do wypadków, urazów, a nawet tragedii. Dlatego pracodawca ma obowiązek reagować na wszelkie przejawy lekceważenia tych zasad.

Naruszenia mogą przybierać różne formy – od nieużywania środków ochrony indywidualnej po ignorowanie procedur bezpieczeństwa przy obsłudze maszyn. Pracownik budowlany pracujący bez kasku, magazynier ignorujący zasady składowania towarów oraz pracownik biurowy blokujący drogi ewakuacyjne – wszyscy oni narażają siebie i innych na niebezpieczeństwo.

Upomnienie za naruszenie przepisów przeciwpożarowych czy innych zasad bezpieczeństwa powinno być natychmiastowe i stanowcze. Pracodawca, który toleruje łamanie zasad BHP, naraża się na poważne konsekwencje prawne i finansowe w przypadku wypadku.

Złamanie zasad regulaminu pracy

Regulamin pracy to wewnętrzna "konstytucja" firmy określająca zasady funkcjonowania organizacji. Jego naruszenie może dotyczyć różnych aspektów - od dress code'u po korzystanie ze służbowego sprzętu w celach prywatnych. Każde odstępstwo od przyjętych norm może uzasadniać nałożenie upomnienia.

Upomnienie może dostać np. pracownik, który wykorzystuje służbowy komputer do prowadzenia prywatnego biznesu w czasie pracy czy osoba paląca papierosy w miejscach niedozwolonych. Takie zachowania, choć mogą wydawać się błahe, wpływają na atmosferę i produktywność całego zespołu.

Jak powinno wyglądać nałożenie kary upomnienia dla pracownika?

Procedura nakładania upomnienia wymaga zachowania określonych standardów formalnych i etycznych. Pracodawca musi działać sprawiedliwie, transparentnie i zgodnie z przepisami prawa. Należy:

• wysłuchać pracownika - trzeba dać pracownikowi szansę na wyjaśnienie swojego zachowania;
• podjąć decyzję – po analizie wyjaśnień należy w ciągu 2 tygodni od momentu dowiedzenia się o przewinieniu podjąć decyzję o udzieleniu lub nieudzieleniu upomnienia;
• przygotować pismo – dokument musi precyzować, na czym polegało naruszenie obowiązków pracowniczych (data, opis sytuacji) oraz wskazywać datę wysłuchania pracownika;
• doręczyć pismo pracownikowi i wpiąć jego odpis do akt osobowych danego pracownika.

Konsekwencje upomnienia dla pracownika

Upomnienie w formie pisemnej trafia do akt osobowych – do części D. Oznacza to, że każda osoba z działu HR czy przyszły przełożony wewnątrz firmy może mieć wgląd w kary danej osoby.

Konsekwencje finansowe upomnienia są zazwyczaj pośrednie, ale mogą być dotkliwe. Ukaranie karą porządkową (nawet upomnieniem) często blokuje drogę do otrzymania premii uznaniowej czy nagrody. Upomnienie może też zahamować awans. Ponadto recydywa, czyli kolejne kary, to prosta droga do wypowiedzenia umowy o pracę z przyczyn leżących po stronie pracownika.

Dobra wiadomość dla pracownika jest taka, że upomnienie nie widnieje w papierach wiecznie. Po roku nienagannej pracy kara ulega zatarciu – uznaje się ją za niebyłą, a odpis potwierdzającego ją dokumentu usuwa się z akt osobowych pracownika.

Upomnienie dla pracownika - podsumowanie

Upomnienie dla pracownika:

• jest najmniej dotkliwym środkiem dyscyplinarnym dostępnym dla pracodawcy, stosowanym zgodnie z Art. 108 Kodeksu pracy. Stanowi formalne ostrzeżenie za naruszenie porządku, organizacji pracy lub obowiązków pracowniczych;
• wymaga formy pisemnej – choć w praktyce stosuje się "ustne upomnienia" jako rozmowy dyscyplinujące, to formalna kara porządkowa, która ma trafić do akt osobowych pracownika, musi być sporządzona na piśmie;
• nakłada się za konkretne przewinienia, takie jak niedopełnienie obowiązków pracowniczych, brak usprawiedliwiania nieobecności w pracy, nieprzestrzeganie przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy.
• umieszcza się w aktach pracownika (część D). Kara ulega jednak zatarciu i jest usuwana z akt po roku nienagannej pracy.

Jako manager, pracownik HR lub właściciel firmy doskonale wiesz, jak czasochłonne może być śledzenie wszystkich naruszeń, spóźnień, nieobecności i upewnianie się, że procedury są przestrzegane. Właśnie w tym miejscu z pomocą przychodzą nowoczesne rozwiązania technologiczne.

Calamari pomaga zadbać o porządek i monitorowanie przestrzegania przepisów przez pracowników. Wypróbuj nasze elektroniczne listy obecności i rozwiązania do automatycznego rejestrowania czasu pracy – bez wysiłku trzymaj rękę na pulsie!

‍

Źródła:

• USTAWA z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy