Zatrudnienie pracownika krok po kroku - o czym musisz pamiętać?

Zatrudnienie pracownika to ważny moment dla firmy i prawdziwy test z organizacji pracy. Procedura ta może wydawać się skomplikowana, ale dzięki naszemu poradnikowi zamienisz ją w przejrzysty proces. Dowiedz się, jak sprawnie zatrudnić pracownika, by uniknąć problemów z przepisami.

Jaką formę zatrudnienia powinien wybrać pracodawca?

W polskim systemie prawnym najpopularniejsze jest zatrudnienie na podstawie umowy o pracę, które daje pracownikowi najszerszą ochronę, a Tobie lojalność zespołu. Jeśli jednak zależy Ci na realizacji konkretnych zadań w krótkim czasie, możesz rozważyć umowy cywilnoprawne, takie jak umowa zlecenie lub umowa o dzieło.

Jednak to umowa o pracę pozwala na jasne określenie wymiaru czasu pracy oraz zasad podległości służbowej, co jest trudne do osiągnięcia przy innych formach zatrudnienia. Pamiętaj też, że błędne zakwalifikowanie pracy jako zlecenia, gdy nosi ona cechy stosunku pracy, może narazić Cię na konsekwencje ze strony Państwowej Inspekcji Pracy.

Ile realnie kosztuje zatrudnienie pracownika?

Koszt nowego etatu to nie tylko kwota brutto, którą widzisz na umowie, ale szereg dodatkowych narzutów po stronie firmy. Jako pracodawca musisz doliczyć do pensji brutto składki na ubezpieczenia społeczne, które finansujesz z własnych środków.

Składka emerytalna to 9,76% podstawy wymiaru składek (kwoty brutto znajdującej się na umowie o pracę), rentowa – 6,5%, a wypadkowa od 0,67% do 3,33% w zależności od branży. Do tego dochodzi Fundusz Pracy (2,45%) i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (0,1%). Pracownik również płaci swoje składki, ale Ty jako pracodawca odprowadzasz je z jego wynagrodzenia.

Nie zapominaj o kosztach ukrytych, takich jak badania lekarskie (potrzebne do otrzymania przez pracownika aktualnego orzeczenia lekarskiego), szkolenia wstępne, szkolenia z zakresu Bezpieczeństwa i Higieny Pracy czy wyposażenie stanowiska. Planując budżet, uwzględnij także koszty rekrutacji.

Jakie dane pracodawca może legalnie zebrać od kandydata?

Zgodnie z art. 22 Kodeksu pracy od kandydata do pracy możesz wymagać jedynie informacji dotyczącej:

1. imienia i nazwiska;
2. daty urodzenia;
3. danych kontaktowych wskazanych przez taką osobę;
4. wykształcenia;
5. kwalifikacji zawodowych;
6. przebiegu dotychczasowego zatrudnienia, z wyłączeniem informacji o wynagrodzeniu w obecnym stosunku pracy oraz w poprzednich stosunkach pracy.

Kandydat ma prawo odmówić podania niektórych informacji. Nie możesz wymagać zdjęcia do CV, numeru konta bankowego przed podpisaniem umowy ani danych członków rodziny, jeśli nie mają one związku z pracą. Informacja o stanie cywilnym i liczbie dzieci bywa przydatna dla kadr, ale kandydat nie musi jej ujawniać na etapie rekrutacji.

Jak przygotować ogłoszenie o pracę zgodne z przepisami?

Zgodnie z art. 183ca par. 3 Kodeksu pracy, który obowiązuje od 24 grudnia 2025 r., musisz zadbać o to, by ogłoszenia o pracę były neutralne pod względem płci, a proces rekrutacyjny przebiegał w sposób niedyskryminujący. Dyskryminacyjne lub mylące treści mogą narazić Cię na skargę do Państwowej Inspekcji Pracy.

W treści ogłoszenia warto precyzyjnie określić warunki zatrudnienia oraz korzyści, jakie oferujesz jako pracodawca. Przejrzystość w kwestii wynagrodzenia lub widełek płacowych buduje autorytet firmy i oszczędza czas obu stron w procesie rekrutacji. Upewnij się, że w stopce ogłoszenia znajduje się poprawna klauzula dotycząca przetwarzania danych osobowych, co zapewni Ci bezpieczeństwo prawne.

Unikaj sformułowań sugerujących preferencje ze względu na wiek, płeć, wygląd czy pochodzenie. "Młody zespół" można zastąpić "zespołem o świeżym podejściu do projektów". Zamiast "poszukujemy studenta" napisz "mile widziane osoby rozpoczynające karierę zawodową". Różnica wydaje się kosmetyczna, ale ma znaczenie prawne.

Co musi zawierać umowa o pracę z perspektywy pracodawcy?

Umowa o pracę to podstawowy dokument regulujący stosunek pracy. Błędy w jej treści mogą kosztować Cię spory przed sądem pracy i kary od PIP.

O tym, co musi zawierać umowa o pracę, mówi art. 29 § 1. Kodeksu pracy. Elementami tymi są:

• strony umowy,
• adres siedziby pracodawcy, a w przypadku pracodawcy będącego osobą fizyczną nieposiadającego siedziby – adres zamieszkania, a także rodzaj umowy, datę jej zawarcia oraz warunki pracy i płacy, w szczególności:
• rodzaj pracy;
• miejsce lub miejsca wykonywania pracy;
• wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników wynagrodzenia;
• wymiar czasu pracy;
• dzień rozpoczęcia pracy;
• w przypadku umowy o pracę na okres próbny:
  • czas jej trwania lub dzień jej zakończenia oraz, gdy strony tak uzgodnią, postanowienie o przedłużeniu umowy o czas urlopu, a także o czas innej usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy, jeżeli wystąpią takie nieobecności,
  • okres, na który strony mają zamiar zawrzeć umowę o pracę na czas określony – w przypadku umowy o pracę na czas określony – czas jej trwania lub dzień jej zakończenia.

Kiedy najpóźniej należy podpisać umowę z pracownikiem?

Zgodnie z przepisami, umowa o pracę musi być zawarta na piśmie przed dopuszczeniem pracownika do pracy. Jeśli z jakiegoś powodu nie jest to możliwe, musisz potwierdzić pracownikowi na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków jeszcze przed startem zadań.

Co musi zrobić pracodawca po nawiązaniu stosunku pracy?

Ponadto pracodawca w ciągu 7 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy ma też obowiązek poinformowania zatrudnionego – zgodnie z art. 29 § 3 o:

• obowiązującej go dobowej i tygodniowej normie czasu pracy,
• obowiązującym go dobowym i tygodniowym wymiarze czasu pracy,
• przysługujących pracownikowi przerwach w pracy,
• przysługującym pracownikowi dobowym i tygodniowym odpoczynku,
• zasadach dotyczących pracy w godzinach nadliczbowych i rekompensaty za nią,
• w przypadku pracy zmianowej – zasadach dotyczących przechodzenia ze zmiany na zmianę,
• w przypadku kilku miejsc wykonywania pracy – zasadach dotyczących przemieszczania się między miejscami wykonywania pracy,
• innych niż uzgodnione w umowie o pracę przysługujących pracownikowi składnikach wynagrodzenia oraz świadczeniach pieniężnych lub rzeczowych,
• wymiarze przysługującego pracownikowi płatnego urlopu, w szczególności urlopu wypoczynkowego lub, jeżeli nie jest możliwe jego określenie w dacie przekazywania pracownikowi tej informacji, o zasadach jego ustalania i przyznawania,
• obowiązujących zasadach rozwiązania stosunku pracy - o długości okresów wypowiedzenia oraz terminie odwołania się do sądu pracy lub, jeżeli nie jest możliwe określenie długości okresów wypowiedzenia w dacie przekazywania pracownikowi tej informacji, sposobie ustalania takich okresów wypowiedzenia,
• prawie pracownika do szkoleń, jeżeli pracodawca je zapewnia, w szczególności o ogólnych zasadach polityki szkoleniowej pracodawcy,
• układzie zbiorowym pracy lub innym porozumieniu zbiorowym, którym pracownik jest objęty, a w przypadku zawarcia porozumienia zbiorowego poza zakładem pracy przez wspólne organy lub instytucje – nazwie takich organów lub instytucji,
• w przypadku gdy pracodawca nie ustalił regulaminu pracy – terminie, miejscu, czasie i częstotliwości wypłacania wynagrodzenia za pracę, porze nocnej oraz przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Czy pracodawca może dopuścić pracownika do pracy bez badań wstępnych?

Każda osoba przed rozpoczęciem wykonywania swoich obowiązków musi przejść badania lekarskie i uzyskać stosowne orzeczenie. Skierowanie na te badania wystawiasz Ty jako pracodawca, opisując w nim czynniki szkodliwe lub uciążliwe występujące na danym stanowisku.

Brak aktualnego orzeczenia lekarskiego to jedno z najpoważniejszych uchybień w obszarze bezpieczeństwa pracy. Wyjątkiem są sytuacje, gdy nowo zatrudniana osoba ma ważne orzeczenie z poprzedniego zakładu pracy, jest przyjmowana do pracy w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy, a warunki na nowym stanowisku są identyczne – mówi o tym art. 229 Kodeksu pracy.

Jak i kiedy należy przeprowadzić szkolenie BHP?

Szkolenie pracownika w zakresie BHP musi odbyć się przed dopuszczeniem go do wykonywania zadań i składa się z dwóch etapów.

Pierwszym z nich jest szkolenie wstępne ogólne, które zapoznaje z podstawowymi zasadami bezpieczeństwa i np. z zasadami udzielania pierwszej pomocy. Drugim krokiem jest instruktaż stanowiskowy, podczas którego pracownik poznaje metody bezpiecznego wykonywania pracy na konkretnym sprzęcie.

Jakie dokumenty trzeba przygotować przed pierwszym dniem pracy?

Pracodawca przed pierwszym dniem pracy powinien przygotować:

• kwestionariusz osobowy,
• oświadczenie o numerze konta oraz PIT-2,
• regulamin pracy i oświadczenie pracownika o zapoznaniu się z regulaminem,
• informacje o warunkach zatrudnienia, jeśli firma nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy,
• oświadczenie o korzystaniu z uprawnień rodzicielskich,
• oświadczenie o zastosowaniu podwyższonych kosztów uzyskania przychodu,
• oświadczenie o rezygnacji z Pracowniczych Planów Kapitałowych.

Jak i w jakim terminie zgłosić pracownika do ZUS?

Formalne zgłoszenie pracownika do systemu ubezpieczeń to jeden z Twoich priorytetów administracyjnych po podpisaniu umowy. Masz na to dokładnie 7 dni od daty powstania stosunku pracy, czyli od dnia wskazanego w umowie jako dzień rozpoczęcia pracy. Wynika to z art. 36 Ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych. Zgłoszenie przesyłasz drogą elektroniczną poprzez program Płatnik lub system PUE ZUS, korzystając z formularza ZUS ZUA.

Jak prawidłowo prowadzić akta osobowe pracownika?

Akta osobowe pracownika, zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r., powinny być podzielone na pięć części, co ułatwia zarządzanie informacjami i audyty. Część A zawiera dokumenty zgromadzone w trakcie rekrutacji, natomiast część B to dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia.

W części C umieszcza się dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, a w części D te dotyczące kar porządkowych lub odpowiedzialności pracownika. Z kolei w części E znajdują się dokumenty odnoszące się do kontroli trzeźwości pracownika. Dbaj o to, aby cały folder był przechowywany w sposób uniemożliwiający dostęp osobom niepowołanym. Nowoczesne narzędzia do e-dokumentacji, takie jak Calamari, mogą znacząco ułatwić proces prowadzenia akt osobowych, oszczędzając czas Twojego działu HR.

Jak ustalić i wypłacać wynagrodzenie zgodnie z przepisami?

System wynagradzania musi być przejrzysty i sprawiedliwy, co bezpośrednio przekłada się na motywację i retencję talentów. Przy ustalaniu pensji pamiętaj o obowiązującym wynagrodzeniu minimalnym, które jest regularnie aktualizowane – nie możesz płacić komuś mniej, niż wynika to ze stosownego, ustawowego rozporządzenia. Wynagrodzenie powinno być wypłacane co najmniej raz w miesiącu, w stałym i ustalonym z góry terminie, nie później niż do 10. dnia następnego miesiąca – o czym mówi art. 85 Kodeksu pracy.

Jakie obowiązki podatkowe ma pracodawca wobec pracownika?

Pełniąc funkcję płatnika, bierzesz na siebie odpowiedzialność za prawidłowe obliczanie, pobieranie i odprowadzanie zaliczek na podatek dochodowy. Każdego miesiąca musisz pomniejszyć wynagrodzenie brutto o odpowiednią kwotę podatku (PIT) i przekazać ją do urzędu skarbowego. Wymaga to dużej skrupulatności, szczególnie w przypadku stosowania ulg, takich jak ulga dla młodych czy koszty uzyskania przychodu.

Po zakończeniu roku kalendarzowego Twoim obowiązkiem jest sporządzenie deklaracji PIT-11 i dostarczenie jej pracownikowi (do końca lutego roku następującego po roku podatkowym) oraz urzędowi (do końca stycznia roku następującego po roku podatkowym).

Czy pracodawca ma obowiązek zapisać pracownika do PPK?

Obowiązek uczestnictwa w PPK dotyczy firm zatrudniających co najmniej jedną osobę na podstawie umowy o pracę.

Pracownik w wieku 18-55 lat zostaje automatycznie zapisany do PPK, chyba że złoży rezygnację. Prawo do rezygnacji przysługuje każdemu, ale wymaga to złożenia pisemnego oświadczenia. Ponadto, jeśli pracownik zrezygnował z PPK, co cztery lata następuje automatyczny zapis ponowny, z którego znowu może zrezygnować.

Jak przygotować stanowisko pracy i onboarding?

Przygotuj stanowisko pracy – biurko, komputer, niezbędne oprogramowanie oraz dostęp do systemów komunikacji wewnętrznej. Pracownik od pierwszej godziny powinien czuć, że jest oczekiwany i ma wszystkie narzędzia potrzebne do wykonywania pracy określonego rodzaju. Konto email, login do systemów firmowych, karty dostępu do biura, hasła do programów – wszystko powinno być aktywne przed ósmą rano w pierwszy dzień.

Warto wyznaczyć opiekuna, który wprowadzi nową osobę w zasady panujące w biurze i kulturę zespołu. Onboarding to przede wszystkim budowanie relacji i poczucia przynależności do organizacji. Dobrze zaplanowany start skraca czas potrzebny na osiągnięcie pełnej wydajności zatrudnionego i zmniejsza stres związany ze zmianą miejsca pracy.

Jak zabezpieczyć interesy firmy (RODO, NDA, sprzęt)?

Umowa o zachowaniu poufności (NDA) chroni Twoje tajemnice handlowe, dane klientów i strategie biznesowe. Podpisz ją przed przekazaniem pracownikowi dostępu do wrażliwych informacji. Dokument powinien precyzyjnie określać, co uznajecie za poufne, jak długo obowiązuje zakaz ujawniania i jakie sankcje grożą za naruszenie. NDA może obowiązywać również po zakończeniu współpracy.

Protokół przekazania sprzętu i narzędzi dokumentuje, co otrzymał pracownik na start. Laptop, telefon, klucze, karty dostępu – każdy przedmiot wpisz do listy z numerami seryjnymi i datą przekazania. Przy zwrocie sprzętu po zakończeniu współpracy unikniesz sporów o to, co faktycznie było własnością firmy.

Zgoda na przetwarzanie wizerunku przyda się, jeśli planujesz wykorzystywać zdjęcia pracownika w materiałach promocyjnych, na stronie internetowej lub w mediach społecznościowych. Określ zakres zgody – czy dotyczy tylko zdjęć zespołowych, czy również wywiadów video. Pracownik może wycofać zgodę, musisz wtedy usunąć jego wizerunek z materiałów.

Opracuj zasady dostępu do danych osobowych klientów i współpracowników. Określ, kto ma prawo przeglądać bazy danych, jak chronić informacje przed wyciekiem i co robić w przypadku naruszenia. Przeszkol pracownika z podstaw ochrony danych osobowych w kontekście jego obowiązków.

Jak wygląda checklista pierwszego dnia pracy pracownika?

Aby o niczym nie zapomnieć w gąszczu bieżących zadań, stwórz prostą listę kontrolną, która poprowadzi Cię przez pierwszy dzień nowej osoby. Taka checklista pozwala zachować spokój i upewnić się, że wszystkie formalności i elementy powitalne zostały zrealizowane. Co powinna ona obejmować?

• Podpisanie umowy o pracę i dokumentacji kadrowej przed rozpoczęciem zadań.
• Weryfikację aktualnego orzeczenia lekarskiego o braku przeciwwskazań do pracy.
• Przeprowadzenie instruktażu ogólnego oraz stanowiskowego BHP.
• Przekazanie sprzętu służbowego wraz z podpisaniem protokołu odbioru.
• Nadanie dostępów do kont pocztowych, systemów HR (np. Calamari) i narzędzi projektowych.
• Przedstawienie nowej osoby zespołowi i oprowadzenie po biurze.
• Zapoznanie z zasadami potwierdzania obecności i usprawiedliwiania nieobecności.
• Wyznaczenie pierwszych zadań o niskim stopniu trudności w celu wdrożenia.

Zatrudnienie pracownika – podsumowanie

Zatrudnienie pracownika wymaga podpisania umowy oraz odbycia badań lekarskich i szkolenia BHP przez pracownika jeszcze przed faktycznym dopuszczeniem go do wykonywania obowiązków. Pracodawca musi pamiętać o zgłoszeniu nowej osoby do ZUS w ciągu 7 dni oraz o uwzględnieniu w budżecie dodatkowych narzutów, takich jak np. składki społeczne. Konieczne jest skrupulatne prowadzenie akt osobowych pracownika oraz dbanie o bezpieczeństwo danych osobowych kandydata i pracownika zgodnie z przepisami. Natomiast skuteczny onboarding oraz wykorzystanie nowoczesnych narzędzi do automatyzacji procesów HR pozwalają na sprawne zarządzanie zespołem i budowanie profesjonalnego wizerunku firmy.

Wybierz Calamari i sprawnie zarządzaj dokumentacją pracowniczą

Zarządzanie procesami kadrowymi nie musi być żmudnym obowiązkiem, który odciąga cię od strategicznych zadań. Dzięki narzędziom takim jak Calamari możesz zautomatyzować ewidencję czasu pracy, zarządzanie urlopami oraz przechowywanie dokumentacji w chmurze. Już dziś skontaktuj się z nami, aby je wypróbować!

‍

Źródła:

• Ustawa z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych
• USTAWA z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych
• ROZPORZĄDZENIE MINISTRA RODZINY, PRACY I POLITYKI SPOŁECZNEJ 1 z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej
• USTAWA z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy
• https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/00138
• https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/0082#6.