Planowanie grafiku pracy i rozliczanie nadgodzin wymagają dokładnej znajomości wymiaru czasu pracy. Określają go szczegółowo przepisy prawa. W poniższym poradniku wyjaśniamy, jak krok po kroku obliczyć wymiar czasu pracy dla różnych form zatrudnienia – uwzględniając wszystkie niuanse prawne. Przeczytaj artykuł, by wiedzieć, jakich błędów nie popełniać w tym zakresie, bo mogą one kosztować Cię niezadowolenie i roszczenia pracowników.
Co to jest wymiar czasu pracy i jakie są normy według kodeksu pracy?
Wymiar czasu pracy to łączna liczba godzin, którą pracownik powinien przepracować w danym okresie rozliczeniowym. Zgodnie z art. 129 § 1, czas pracy nie może przekraczać:
- 8 godzin na dobę (norma dobowa),
- przeciętnie 40 godzin tygodniowo w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy (norma tygodniowa).
Ponadto tygodniowy czas pracy łącznie z godzinami nadliczbowymi nie może przekraczać przeciętnie 48 godzin w przyjętym okresie rozliczeniowym. Przepis ten ma chronić pracowników przed nadmiernym obciążeniem i zapewnić dostatecznie dużo czasu na regenerację.
Należy też pamiętać o paragrafie 3 z art. 130 Kodeksu pracy. Zgodnie z nim wymiar czasu pracy pracownika w okresie rozliczeniowym ulega obniżeniu o liczbę godzin usprawiedliwionej nieobecności w pracy – przypadających do przepracowania w czasie tej nieobecności, zgodnie z przyjętym rozkładem czasu pracy.
Jak obliczyć wymiar czasu pracy w danym miesiącu? Oficjalna metoda krok po kroku
Ile godzin pracy w miesiącu czeka pracownika? Ściśle wynika to z obowiązujących przepisów. Obliczanie wymiaru czasu pracy opiera się na prostym, trzystopniowym schemacie opisanym w art. 130 Kodeksu pracy. Aby poprawnie go ustalić, wystarczy postępować zgodnie z wynikającą z powyższej ustaw instrukcją.
Krok 1: pomnóż 40 godzin przez liczbę pełnych tygodni przypadających w danym miesiącu
Policz, ile pełnych, 7-dniowych tygodni przypada w danym miesiącu. Otrzymaną liczbę pomnóż przez 40, czyli tygodniową normę godzin pracy.
Przykład:
Styczeń 2025 roku ma 4 pełne tygodnie (od 1 do 28 stycznia). Zatem: 4 tygodnie x 40 godzin = 160 godzin.
Krok 2: do otrzymanej liczby godzin dodaj iloczyn liczby 8 i liczby dni roboczych, które nie zmieściły się w pełnych tygodniach danego miesiąca
Przykład:
W styczniu 2025 po 4 pełnych tygodniach pozostały jeszcze 3 dni pracujące – 29 (środa), 30 (czwartek) i 31 (piątek). Dlatego należy pomnożyć te 3 dni x 8 godzin = 24 godziny.
Zsumuj powyższy wynik z wynikiem z poprzedniego kroku: 160 godzin + 24 godziny = 184 godziny.
Krok 3 – odejmij 8 godzin za każde święto przypadające w inny dzień niż niedziela
Na koniec od otrzymanej sumy odejmujemy 8 godzin za każde święto ustawowo wolne od pracy, które w danym okresie rozliczeniowym przypada w jakikolwiek dzień od poniedziałku do soboty.
Przykład:
W styczniu 2025 były dwa święta ustawowo wolne od pracy przypadające w dzień inny niż niedziela. Były to Nowy Rok (1 stycznia, środa) oraz Święto Trzech Króli (6 stycznia, poniedziałek).
Dlatego od wyniku z poprzedniego kroku należy odjąć 2 x 8 godzin, czyli 16 godzin. I tak:
184 godziny - 16 godzin = 168 godzin pracy w styczniu 2025 roku.
Wymiar czasu pracy 2025 – liczba godzin i dni pracy w poszczególnych miesiącach
Poniższa tabela przedstawia szczegółowy wymiar czasu pracy 2025, uwzględniając wszystkie dni wolne od pracy i święta. Dzięki niej z łatwością sprawdzisz, ile godzin pracy w miesiącu czeka Twój zespół pracowników.
Wymiar czasu pracy pracownika a niepełny etat i nadgodziny
Jeżeli w firmie zatrudnieni są pracownicy na niepełny etat lub jeśli rozliczane są nadgodziny, dział kadr musi szczególnie skrupulatnie podejść do obliczana wymiaru czasu pracy członków załogi.
Jak obliczyć liczbę godzin pracy dla niepełnego wymiaru (1/2, 3/4 etatu)?
Obliczanie wymiaru dla pracowników zatrudnionych na niepełnym etacie opiera się na stosowaniu zasady proporcji. Podstawą jest zawsze pełny wymiar czasu pracy w danym miesiącu, który następnie mnoży się przez ułamek odpowiadający części etatu. I tak:
- dla pracownika zatrudnionego na 1/2 etatu wymiar czasu pracy wynosi dokładnie połowę normy pełnoetatowej. Przykład – jeśli w styczniu 2025 pełny etat wynosił 168 godzin, to osoba zatrudniona na pół etatu powinna przepracować 84 godziny (to wynik mnożenia 168 x 1/2).
- w przypadku pracownika zatrudnionego 3/4 etatu styczniowe 168 godzin mnoży się razy 3/4 (168 x 3/4). Powinien on przepracować w styczniu 126 godzin.
Pracownicy na niepełnym etacie zachowują wszystkie prawa pracownicze proporcjonalnie do wymiaru zatrudnienia. Dotyczy to zarówno urlopu wypoczynkowego, jak i innych świadczeń. Przy planowaniu grafików dla pracowników niepełnoetatowych warto pamiętać o równomiernym rozłożeniu godzin w miesiącu. Pozwala to uniknąć sytuacji, gdzie pracownik przepracowuje znacznie więcej godzin w jednym tygodniu, a w kolejnym ma wydłużoną przerwę.
Rozliczanie godzin nadliczbowych a miesięczny wymiar czasu pracy
Praca w godzinach nadliczbowych, zgodnie z art. 151 Kodeksu pracy, to praca wykonywana ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy. Jest dopuszczalna tylko w dwóch przypadkach – w razie konieczności prowadzenia akcji ratowniczej lub w sytuacji wystąpienia szczególnych potrzeb pracodawcy.
Roczny limit nadgodzin wynikających ze szczególnych potrzeb pracodawcy wynosi 150 godzin dla jednego pracownika, choć w wewnętrznych regulaminach firmy można go zmodyfikować. Z kolei tygodniowy czas pracy, łącznie z nadgodzinami, nie może przekroczyć przeciętnie 48 godzin w przyjętym okresie rozliczeniowym. Przepisy nie określają jednak maksymalnej liczby nadgodzin, która może przypadać w miesiącu.
Za pracę w godzinach nadliczbowych przysługuje dodatek do wynagrodzenia. Wynosi on 50% wynagrodzenia w zwykłe dni robocze lub 100% za pracę w nocy, niedziele i święta.
Zarządzanie i monitorowanie godzin pracy – jak technologia może w tym pomóc?
"Ręczne" obliczanie wymiaru czasu pracy dla całego zespołu pochłania mnóstwo czasu i zwiększa ryzyko błędów. Dotyczy to zwłaszcza firm zatrudniających pracowników na różne wymiary etatów, w różnych systemach czasu pracy czy z elastycznymi grafikami. Nowoczesne narzędzia HR automatyzują ten proces, oszczędzając czas i minimalizując pomyłki.
System do zarządzania czasem pracy automatycznie uwzględnia dni wolne od pracy, święta oraz indywidualne wymiary zatrudnienia każdego pracownika. Generuje raporty pokazujące liczbę dni roboczych, przepracowanych godzin oraz nadgodzin. Dzięki temu managerowie mogą na bieżąco monitorować, czy zespół nie przekracza norm czasowych określonych w kodeksie pracy.
Wdrożenie systemu do monitorowania czasu pracy ułatwia też pracę działom HR w firmach z rozproszonymi zespołami (np. pracującymi zdalnie). Dzięki niemu rejestracja czasu pracy i związane z tym naliczenie wynagrodzenia przebiega sprawnie i bezbłędnie.
Obliczanie wymiaru czasu pracy - podsumowanie
Dozwolony wymiar czasu pracy określają przepisy kodeksu pracy. Natomiast jego prawidłowe obliczanie:
- polega na pomnożeniu liczby pełnych tygodni w danym miesiącu przez 40 godzin, dodanie do tego wyniku sumy godzin z pozostałych dni roboczych oraz na odjęciu świąt przypadających w dni robocze;
- musi uwzględniać formę zatrudnienia – pracownicy na niepełnym etacie mają proporcjonalnie mniejszy wymiar czasu pracy.
Do obliczania wymiaru czasu pracy wykorzystuje się dziś inteligentne narzędzia. Odciążają one pracowników kadr i minimalizują ryzyko błędów w ustalaniu liczby dni pracujących.
Obliczanie czasu pracy – zautomatyzuj ten proces z Calamari!
Chcesz uniknąć błędów wynikających ze skomplikowanych obliczeń dotyczących wymiaru czasu pracy? Chcesz mieć pewność, że ewidencja czasu pracy w Twojej firmie będzie zawsze zgodna z przepisami? Calamari to rozwiązanie stworzone dla Ciebie. Nasz system automatycznie obliczy wymiar czasu pracy dla każdego pracownika, bez względu na rodzaj umowy i system pracy. Zapomnij o arkuszach kalkulacyjnych i ręcznym wprowadzaniu danych. Z Calamari zyskasz kontrolę nad godzinami pracy, zarządzaniem nieobecnościami i nadgodzinami.
Niech Twój dział HR skupi się na podnoszeniu efektywności zespołu. Daj mu do dyspozycji narzędzia automatyzujące obliczanie wymiaru czasu pracy i zarządzanie nieobecnościami.
Źródła:
- USTAWA z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=wdu19740240141
- Państwowa Inspekcja Pracy, Nadgodziny w praktyce.
- https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/00133
FAQ: Ile godzin w miesiącu się pracuje? Obliczanie wymiaru czasu pracy
Jaka jest maksymalna liczba godzin pracy w miesiącu?
Nie ma jednej, stałej maksymalnej liczby godzin pracy w miesiącu. Jest ona zmienna i zależy od liczby dni pracujących i świąt w danym miesiącu. Kodeks pracy określa jednak maksymalny przeciętny tygodniowy czas pracy łącznie z nadgodzinami na 48 godzin w przyjętym okresie rozliczeniowym.
Jak święto przypadające w sobotę wpływa na wymiar czasu pracy?
Każde święto ustawowe, które przypada w inny dzień niż niedziela (a więc również w sobotę), obniża wymiar czasu pracy o 8 godzin. W praktyce oznacza to, że pracodawca jest zobowiązany udzielić pracownikom dodatkowego dnia wolnego od pracy w tym samym okresie rozliczeniowym.
Czy pracodawca musi oddać dzień wolny za święto w niedzielę?
Pracodawca nie ma obowiązku udzielania dodatkowego dnia wolnego za święto przypadające w niedzielę. Przepisy kodeksu pracy jasno określają, że tylko święta przypadające w inne dni niż niedziela obniżają wymiar czasu pracy o 8 godzin.
Ile wynosi norma godzin dla pracownika na 1/2 etatu w danym miesiącu?
Norma godzin dla pracownika zatrudnionego na 1/2 etatu stanowi dokładnie połowę wymiaru czasu pracy pracownika pełnoetatowego w danym miesiącu. Na przykład, w lutym 2025 roku pełny wymiar czasu pracy wynosił 160 godzin, więc pracownik na pół etatu powinien przepracować 80 godzin.
