Ocena pracownika – przykłady i wzór

Ocena pracownicza to jeden z atrybutów firmowych działów HR. Choć wielu pracowników obawia się oceny okresowej, narzędzie to ma wiele zalet — zarówno dla przełożonego, jak i ocenianego pracownika. Pobierz wzór ankiety oceny pracownika i zadbaj o rozwój swojej firmy razem z Calamari.

W pigułce:

• Ocena pracownika to podsumowanie osiągnięć pracownika.
• Oceny pracowników pomagają w planowaniu ewentualnych zwolnień oraz awansów – poziomych i pionowych – oraz w zarządzaniu zespołem.
• Ocena pracownicza obejmuje ocenę kompetencji twardych i miękkich oraz postaw zgodnych z celami organizacji i mierzalnych osiągnięć.
• Wnioski z systematycznej oceny pracowników pozwalają podjąć działania zmierzające ku zwiększeniu efektywności działania całej firmy.

DO POBRANIA:

• OCENA PRACOWNIKA - WZÓR

Czym jest ocena pracownika i w jakim celu się ją przeprowadza?

Okresowa ocena pracownika jest podstawowym narzędziem służącym zarządzaniu zasobami ludzkimi w ramach danej organizacji. Obiektywna ocena pracownicza stanowi podsumowanie osiągnięć wybranej osoby w danym okresie. Ocenie, nazywanej również ewaluacją (od angielskiego employee evaluation), podlegają kompetencje, zachowania, wyniki oraz inne aspekty pracy osób zatrudnionych w firmie.

Ocena pracy pracownika a rozwój zespołu i organizacji

Rzetelna ocena pracownika ma znaczenie nie tylko z perspektywy jednostki, ale i zespołu, do którego dany pracownik przynależy, a także całej firmy. Prawidłowo przeprowadzona ewaluacja podnosi morale oraz poziom motywacji w zespole, co pozytywnie przekłada się na działanie organizacji jako całości. Na podstawie okresowej oceny pracowników w łatwy sposób można wychwycić nieprawidłowości w funkcjonowaniu zespołu i od razu wdrożyć program naprawczy. Ocenianie pracowników wzmacnia ponadto poczucie sprawiedliwości — ewaluacja często staje się bowiem podstawą do przyznawania podwyżek lub awansów.

W jakim celu przeprowadza się ocenę okresową pracownika?

Okresowa ocena pracownika w pierwszej kolejności pełni funkcję informacyjną — w wyniku ewaluacji do przełożonego trafia informacja zwrotna na temat osiągnięć danego pracownika, jakości jego pracy oraz obszarów, które wymagają poprawy. System oceny pracowniczej jest też sposobem na motywowanie pracowników — pozytywna ocena powoduje zwiększenie poczucia własnej wartości i wzmacnia chęć dalszej pracy, a ocena o wydźwięku negatywnym zachęca do podnoszenia kwalifikacji. Ocena pracownika może być też czynnikiem decydującym w kwestii dalszej kariery pracownika w ramach firmy — wynik ewaluacji jest brany pod uwagę nie tylko przy planowaniu zwolnień, ale też pionowych oraz poziomych awansów.

Jakie korzyści daje systematyczna ocena pracownicza?

Okresowa ocena pracownika to rozwiązanie, który przynosi wymierne korzyści zarówno dla samych pracowników, jak i dla całej firmy. Wśród największych zalet oceny pracowniczej należy wymienić:

• wzmocnienie motywacji do pracy,
• weryfikację efektów pracy każdego pracownika z osobna,
• możliwość wyrównania szans i wyeliminowania braków na poziomie zespołów,
• wzrost wydajności poszczególnych zespołów oraz firmy jako całości,
• możliwość wyłonienia najbardziej uzdolnionych pracowników i przyspieszenia ich rozwoju,
• możliwość opracowania rzetelnego planu szkoleń pracowniczych,
• usprawnienie komunikacji na każdym szczeblu struktury firmowej.

Co zawiera ankieta oceny pracownika?

Ankieta oceny pracownika powinna zawierać informacja zarówno o jego kompetencjach twardych, jak i miękkich. Umiejętności, które będą podlegać ocenie, należy wybierać z uwzględnieniem celów organizacji oraz potrzeb wynikających z zajmowanego przez pracownika stanowiska.

Ocena techniczna i interpersonalna – twardych i miękkich kompetencji

Ocena pracownika powinna obejmować kompetencje twarde, czyli umiejętności techniczne, które są niezbędne do wykonywania pracy. Może to być na przykład:

• ogólny poziom specjalistycznej wiedzy,
• biegłość językowa,
• obsługa maszyn i narzędzi,
• znajomość branżowych procedur i przepisów.

Do podlegających ocenie kompetencji miękkich mogą należeć natomiast:

• poziom zaangażowania,
• praca zespołowa,
• relacje z innymi członkami zespołu,
• umiejętności komunikacyjne,
• umiejętność pracy w zmiennym środowisku,
• prowadzenie negocjacji,
• zdolności przywódcze,
• kreatywność.

Ocena kompetencji i postaw zgodnie z celami organizacji

Ocenianie pracowników powinno być powiązane ze strategicznymi celami danej firmy. Przed przystąpieniem do oceny okresowej należy zatem ustalić, które kompetencje są najważniejsze z punktu widzenia przedsiębiorstwa. Nie należy skupiać się przy tym jedynie na kompetencjach technicznych, lecz także na umiejętnościach interpersonalnych, bo w większości przypadków to połączenie umiejętności twardych z miękkimi daje najlepszy efekty i przekłada się na sukces firmy. Ocenie powinien podlegać nie tylko dotychczasowy dorobek pracownika. Liczy się także potencjał danej osoby i możliwość jego dopasowania do kierunku rozwoju firmy.

Jak dobrać kryteria oceny pracownika do stanowiska?

Kryteria oceny pracownika, tak samo, jak oceniane kompetencje, muszą być dostosowane do zajmowanego stanowiska i charakteru danej branży. Należy umiejętnie dobierać kryteria, by móc rzetelnie ocenić rezultaty pracy oraz jej jakość. Czynniki, które będą brane pod uwagę w trakcie okresowej oceny pracownika, powinny być mierzalne.

W przypadku pracownika samorządowego, który zgodnie z prawem nie może odmówić poddania się ewaluacji, ocenie będzie podlegać na przykład bezstronność, przestrzeganie przepisów prawa czy stosunek do obywateli. Specjalista ds. reklamy musi wykazać się kreatywnością i umiejętnością pracy pod presją czasu. Pracownik produkcji może być oceniany na podstawie liczby wytworzonych produktów czy przestrzegania norm BHP, a programista — na podstawie skuteczności kodu i dotrzymywania deadline'ów. W przypadku pracowników zajmujących stanowiska menedżerskie największą rolę odgrywają natomiast zdolności przywódcze i komunikacyjne.

Niedozwolone elementy w ocenie pracownika – błędy

W ocenie pracownika nie mogą znaleźć się informacje wynikające z błędów popełnianych przez pracownika oceniającego. Dotyczą one:

• wystawiania wielu ocen o podobnym wyniku – ze względu na brak dostatecznej wiedzy o kompetencjach pracownika (tendencja centralna);
• zawyżania lub zaniżania oceny pracownika – ze względu na subiektywne postrzeganie go jako np. sumiennego bądź niesumiennego (błąd aureoli);
• wystawiania ocen przez pryzmat samego siebie – jeśli pracownik oceniający ma szeroko rozwinięte kompetencje w danym zakresie, to może nieświadomie zawyżać oczekiwania wobec pracowników (błąd podobieństwa);
• wystawiania oceny na podstawie ogólnego wrażenia, jakie robi oceniana osoba (błąd halo);
• wystawiania oceny na podstawie wcześniej pozyskanych informacji o ocenianym pracowniku, a nie na podstawie efektów pracy (błąd pierwszeństwa);
• wystawiania oceny wyłącznie na podstawie ostatnio uzyskanych informacji (efekt nowości);
• wystawiania oceny przez pryzmat sympatii żywionej do ocenianej osoby (efekt kontaktu)[1].

Ocena pracownika – informacje dla pracodawcy

Kodeks pracy obliguje pracodawcę do stosowania obiektywnych i sprawiedliwych kryteriów oceny pracowników oraz wyników ich pracy[2]. By okresowa ocena pracownika była zgodna z przepisami prawa pracy, należy się do niej odpowiednio przygotować.

Przed przystąpieniem do oceny pracownika warto przeprowadzić analizę jego dotychczasowej pracy, gromadząc dane dotyczące jego osiągnięć oraz kwestii wymagających poprawy. Wypełniając ankietę oceny pracownika, należy pamiętać przede wszystkim o tym, by odpowiedzi skupiały się na działaniach oraz zachowaniach pracownika i były pozbawione oceny personalnej. Zawsze warto chwalić sukcesy. Ocena okresowa pracownika jak najbardziej może zawierać słowa krytyki, pod warunkiem, że będzie ona konstruktywna. Oceniając uchybienia podwładnych, przełożony powinien jednocześnie dawać wskazówki, które przyczynią się do rozwiązania problemu.

Jak często przeprowadzać ocenę okresową pracownika?

Najpopularniejszą metodą ewaluacji jest ocena roczna pracownika. Takie rozwiązanie stosuje się przede wszystkim w dużych korporacjach. Mniejsze firmy z powodzeniem mogą przeprowadzać okresową ocenę pracownika częściej: co pół roku lub nawet co kwartał. Systematyczność w przeprowadzaniu oceny pracowniczej jest niezwykle istotna, gdyż poziom motywacji pracownika oraz jego nastawienie do pracy w ciągu kilku miesięcy mogą ulegać znacznym wahaniom. Częstsze oceny umożliwiają szybszą reakcję na problemy w poszczególnych zespołach, co przekłada się na sprawne funkcjonowanie firmy.

Metody oceny pracownika – jak wybrać właściwą?

Do popularnych rodzajów ocen pracowniczych należą: ocena 360 stopni, ocena opisowa, ocena punktowa oraz samoocena pracownika. W celu przeprowadzenia efektywnej ewaluacji pracownika warto łączyć różne metody. Okresowa ocena pracownika powinna być ponadto osadzona w kontekście dalszego rozwoju oraz współpracy.

Ocena 360 stopni, opisowa, punktowa i samoocena

Opisowa ocena pracownika najczęściej jest tworzona przez przełożonego. Polega ona na narracyjnym opisie jakości pracy, poziomu zaangażowania oraz umiejętności miękkich i twardych. Ten rodzaj oceny powinien wskazywać mocne strony pracownika oraz obszary wymagające poprawy.

Punktowa ocena pracownika polega na przyznawaniu punktów dla każdego z kryteriów za pomocą określonej skali (np. 1-5 lub 0-100). W takim przypadku ankieta oceny pracownika przyjmuje na ogół postać tabeli. Po wypełnieniu tabeli przełożony sumuje uzyskane punkty i wystawia ocenę na podstawie wcześniej ustalonych widełek.

Samoocena pracownika, jak sama nazwa wskazuje, polega na tym, że to sam pracownik ocenia swoje zawodowe osiągnięcia w danym okresie i dowodzi swojego zaangażowania w pracę zespołu oraz rozwój firmy.

Ocena 360 stopni jest najbardziej kompleksową z wymienionych tu metod, dlatego uznaje się ją także za najbardziej sprawiedliwą. Tez sposób oceny pracownika polega na uzyskaniu informacji zwrotnej z wielu źródeł. Oceny dokonuje zarówno sam pracownik, jak i jego przełożony oraz współpracownicy. W określonych sytuacjach o ocenę pracownika mogą zostać poproszeni również jego podwładni oraz klienci.

Jak łączyć różne metody oceny, by uzyskać pełniejszy obraz?

Każdy z wyżej wymienionych rodzajów ocen pracowniczych ma swoje zalety oraz wady. Metody oceny pracowniczej warto dobierać do specyfiki stanowiska, ale nic nie stoi na przeszkodzie, by je ze sobą łączyć. Opisowa ocena pracownika sprawdza się w przypadku stanowisk, na których liczą się przede wszystkim umiejętności miękkie. Jeśli zostanie ona jednak zastosowana jako jedyna metoda oceny pracownika, rezultat ewaluacji może być nieobiektywny. Punktowa ocena pracownicza ułatwia porównywanie pracowników, ale nie daje szerszego kontekstu. Ocena 360 stopni, choć kompleksowa, jest też najbardziej czasochłonna.

Optymalnym rozwiązaniem jest stworzenie takiej ankiety oceny pracownika, która połączy wszystkie metody. Mogą znaleźć się w niej zarówno pytania otwarte (opisowe), jak i zamknięte (punktowe). Mieszanka różnych metod dostarcza danych ilościowych oraz jakościowych, pozwalając na wyciągnięcie wartościowych wniosków.

Pobierz arkusz oceny pracownika i kartę oceny do wykorzystania w firmie

W dzisiejszych czasach odchodzi się już od papierowych ankiet oceny pracownika na rzecz formularzy elektronicznych. Taka forma jest po pierwsze wygodniejsza, a po drugie — zapewnia anonimowość. W przypadku zastosowania oceny 360 stopni współpracownicy mogą powstrzymywać się od udzielania szczerych odpowiedzi na temat kolegów z zespołu z obawy o rozpoznanie ich charaktery pisma, jeśli zostaną poproszeni o ręczne wypełnienie ankiet. Ankiety online umożliwiają przeprowadzenie anonimowej oceny współpracowników, zwiększając tym samym szanse na uzyskanie rzetelnych odpowiedzi.

Arkusz oraz kartę oceny pracownika możesz pobrać w Calamari i zastosować w swojej firmie. Nasz produkt ułatwia zarządzanie biznesem nie tylko poprzez gotowe wzory dokumentów pracowniczych. Calamari usprawnia procesy HR dzięki intuicyjnym i przejrzystym modułom, służącym zarządzaniu pracownikami, nieobecnościami i czasem pracy.

Ocena pracownika – informacje dla pracownika

Wielu pracowników obawia się oceny okresowej i uznaje ją za metodę kontroli. System oceny pracowników nie ma jednak wiele wspólnego z kontrolą rozumianą jako nadzór czy wytykanie błędów. Sprawiedliwe kryteria oceny pracowników są jedynie narzędziem, za pomocą którego przełożony lub reprezentant działu HR bada wydajność każdego z pracowników i diagnozuje firmowe problemy.

Ponadto nowoczesne organizacje dają pracownikom możliwość odwołania się od oceny pracowniczej. Procedura odwołania powinna zawierać informacje dotyczące tego jak, kiedy i do jakiego organu, pracownik może się odwołać oraz w jakim terminie powinien złożyć odwołanie. Ocena pracownika uzyskana na drodze odwołania powinna być oceną ostateczną[3].

Ocena pracownika – podsumowanie

Ocena pracownicza jest narzędziem HR służącym podsumowaniu osiągnięć i kompetencji pracownika. Przynosi korzyści na wielu płaszczyznach – może wspierać indywidualny rozwój pracownika przyczyniać się do zwiększenia motywacji i efektywności zespołu oraz wspomagać realizację strategicznych celów całej organizacji.

Podczas tworzenia oceny pracowniczej ważne są obiektywizm, stosowanie mierzalnych i dopasowanych do stanowiska kryteriów oraz świadomość potencjalnych błędów poznawczych po stronie oceniającego. Natomiast łączenie różnych metod oceniania (360 stopni, samooceny czy oceny punktowej i opisowej) pozwala uzyskać możliwie najpełniejszy i sprawiedliwy obraz kompetencji oraz potencjału pracownika.

Przypisy:

• [1] Joanna Gajda, System ocen pracowniczych w nowoczesnych organizacjach, w: Psychospołeczne aspekty zarządzania zasobami ludzkimi, 2022
• [2] Art. 94 Kodeksu pracy
• [3] Z. Ciekanowski, Proces oceniania pracowników w nowoczesnej organizacji, w: Nauki humanistyczne i społeczne na rzecz bezpieczeństwa
• [4] Art. 27 Ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych

‍

Źródła:

• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy. https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=wdu19740240141.
• Ustawa z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=wdu20082231458
• Z. Ciekanowski, Proces oceniania pracowników w nowoczesnej organizacji, w: Nauki humanistyczne i społeczne na rzecz bezpieczeństwa.
• Joanna Gajda, System ocen pracowniczych w nowoczesnych organizacjach, w: Psychospołeczne aspekty zarządzania zasobami ludzkimi, 2022.