Lista obecności pracownika - wzór

Każdy pracodawca ma obowiązek ewidencjonowania czasu pracy swoich podwładnych. Lista obecności nie jest jednak tożsama z ewidencją czasu pracy, choć stanowi jej podstawowy element. Ręczne wypełnianie list obecności jest czasochłonne i niepraktyczne. Pobierz darmowy wzór listy obecności w Calamari albo wykorzystaj nasz system informatyczny do automatyzacji sposobu potwierdzania przyjścia do pracy.

W pigułce:

• Jako pracodawca masz obowiązek prowadzić ewidencję czasu pracownika zawierającą informacje o godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy.
• Lista obecności jest dokumentem pomocniczym w prowadzeniu ewidencji czasu pracy.
• Lista obecności pracownika zawiera m.in. imię i nazwisko pracownika, jego podpisy, a także informację o godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy.
• Listę obecności pracownika możesz prowadzić w formie papierowej lub elektronicznej – ustawodawca nie wymaga od pracodawcy określonego sposobu jej prowadzenia.
• Pracownik musi przestrzegać sposobu zgłaszania przybycia i wyjścia z pracy zgodnie z zasadami i regulaminem zakładu pracy.

DO POBRANIA:

• LISTA OBECNOŚCI PRACOWNIKÓW - WZÓR

Lista obecności pracowników – co to jest i kiedy trzeba ją prowadzić?

Lista obecności pracowników jest jednym z podstawowych dokumentów funkcjonujących w zakładach pracy. Kodeks pracy wprost nie reguluje sposobu prowadzenia listy obecności pracowników, w przeciwieństwie do ewidencji czasu pracy.

Lista obecności a ewidencja czasu pracy

Choć wielu pracodawców utożsamia listę obecności pracowników z ewidencją czasu pracy, zgodnie z przepisami są to dwa różne dokumenty o odmiennym przeznaczeniu i zakresie informacji. Prowadzenie ewidencji czasu pracy należy do podstawowych obowiązków pracodawcy. Papierowa czy elektroniczna lista obecności jest w świetle prawa nieobowiązkowa, choć w praktyce w większości zakładów pracy dokument w takiej formie stanowi element ewidencji czasu pracy. Listę obecności pracodawca może prowadzić w formie zbiorczej dla danego działu czy zespołu. Ewidencja czasu pracy musi być natomiast prowadzona osobno dla każdego pracownika.

Główne cele listy obecności

Głównym celem prowadzenia listy obecności pracowników jest fizyczne potwierdzenie przez pracowników przybycia na miejsce pracy w danym dniu. Dokument ten pełni funkcję pomocniczą wobec obowiązkowej ewidencji czasu pracy, która zgodnie z przepisami stanowi podstawę do wypłaty wynagrodzenia oraz obliczenia wysokości świadczeń pracowniczych.

Co zawiera lista obecności pracowników?

Lista obecności pracowników jest prostym dokumentem. Jako że prowadzenie listy obecności w formie elektronicznej czy papierowej nie jest obowiązkowe, przepisy nie podają uniwersalnego wzoru listy obecności. Pracodawca ma wolną rękę w kwestii jej kształtu.

Niezbędne dane na liście obecności

Najprostsze listy obecności pracowników zawierają jedynie niezbędne dane, będące potwierdzeniem obecności pracownika, czyli:

• okres, dla którego sporządzana jest dana lista (w większości zakładów pracy stosuje się listy miesięczne),
• imię i nazwisko pracownika,
• podpis pracownika.

Elementy dodatkowe na liście obecności – w rozszerzonej wersji

Pracodawca może zdecydować o zastosowaniu w zakładzie pracy listy obecności pracowników w wersji rozszerzonej, która ułatwi prowadzenie ewidencji czasu pracy. W takiej sytuacji na dokumencie mogą pojawić się dodatkowe informacje, jak:

• godzina rozpoczęcia i zakończenia pracy,
• łączna liczba godzin przepracowanych w danym dniu,
• wyszczególnienie pracy w godzinach nadliczbowych lub w porze nocnej,
• podpis bezpośredniego przełożonego, stanowiący potwierdzenie obecności pracownika.

Elementy niedozwolone na liście obecności pracownika

Od 25 maja 2018 roku – od momentu wejścia przepisów RODO – w liście obecności nie można wpisywać rodzajów absencji (powodów nieobecności) pracowników. Naruszyłoby to zasady ochrony danych osobowych[1].

Przykład układu tabeli do ewidencji

Lista obecności pracowników na ogół przyjmuje formę tabeli. Dane przedstawione w ten sposób znacznie ułatwiają prowadzenie ewidencji czasu pracy. Podstawowa tabela obecności w pracy ma 5 kolumn. Uzupełniając listę obecności, w rubrykach należy wpisać kolejno:

• dzień miesiąca,
• godzinę rozpoczęcia pracy,
• godzinę zakończenia pracy,
• łączną liczbę przepracowanych godzin,
• podpis pracownika.

Darmowy wzór listy obecności – pobierz gotowe pliki

W Calamari możesz pobrać darmowy wzór listy obecności, gotowy do zastosowania w Twojej firmie. Jeśli szukasz sposobu na sprawniejsze ewidencjonowanie czasu pracy, pomocna może okazać się właśnie lista obecności. Wzór listy obecności po pobraniu możesz wydrukować, ale wygodniejszym rozwiązaniem będzie skorzystanie z naszego systemu elektronicznego, który umożliwia prowadzenie ewidencji czasu pracy i listy obecności w zautomatyzowany sposób.

Lista obecności pracownika – informacje dla pracodawcy

Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej zobowiązuje pracodawcę do dokumentowania liczby godzin przepracowanych przez pracowników oraz godzin rozpoczęcia i zakończenia przez nich pracy[2]. Kwestie te doprecyzowuje i reguluje kodeks pracy.

Kodeks pracy a obowiązek prowadzenia listy

Artykuł 149 Kodeksu pracy nakłada na pracodawcę obowiązek ewidencjonowania czasu pracy w celu prawidłowego ustalenia wysokości wynagrodzenia danego pracownika oraz przysługujących mu świadczeń związanych z pracą.

Natomiast artykuł 104 Kodeksu pracy stanowi o tym, że regulamin pracy, który określa prawa oraz obowiązki pracodawcy i jego pracowników związane z porządkiem w zakładzie pracy, powinien wskazywać na przyjęty u danego pracodawcy sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy, a także usprawiedliwiania nieobecności.

Z powyższych zapisów wynika, że Kodeks pracy wprost wymaga jedynie prowadzenia ewidencji czasu pracy. Pracodawca może ustalić dowolny sposób potwierdzania przyjścia pracowników do pracy — nie musi robić tego w formie elektronicznej czy papierowej listy obecności. Wystarczające w świetle prawa jest potwierdzenie ustne, choć w praktyce rozwiązanie to może być problematyczne ze względu na brak dowodu obecności pracowników w zakładzie pracy. Pracownik może odmówić podpisania listy obecności, ale pracodawca ma prawo potraktować takie zachowanie jako niewywiązanie się z obowiązku potwierdzenia swojej obecności i nałożyć na pracownika karę porządkową.

Ochrona danych a lista obecności pracownika

Prowadzenie listy obecności w pracy musi odbywać się z poszanowaniem przepisów RODO. Wrażliwe dane, dotyczące na przykład stanu zdrowia pracowników, nie mogą się na niej pojawiać, ponieważ stanowiłoby to naruszenie przepisów o ochronie danych osobowych.

Lista obecności co do zasady ma służyć wyłącznie potwierdzaniu obecności pracownika w pracy. Nieobecności powinny być odnotowywane bez podawania przyczyny — niezgodne z prawem jest wpisywanie na listę obecności informacji dotyczących zwolnień lekarskich. Powody stanowiące podstawę do usprawiedliwiania nieobecności mogą pojawić się jedynie w ewidencji czasu pracy.

Pracodawca powinien zadbać o to, by lista obecności nie trafiła w niepowołane ręce — dostęp do dokumentu należy zapewnić jedynie osobom upoważnionym.

Problemy związane z ręcznym prowadzeniem listy obecności

Współcześnie większość firm stopniowo odchodzi już od papierowych list obecności, zastępując je rozwiązaniami dostarczanymi przez najnowsze technologie. Prowadzenie dokumentacji w formie wydrukowanej listy obecności jest nie tylko niewygodne i czasochłonne. Papierowa lista obecności może się w każdej chwili zgubić lub ulec zniszczeniu. Ręczne prowadzenie listy obecności może prowadzić też do licznych nieporozumień, wynikających na przykład z nieczytelnego charakteru pisma wybranych pracowników. Papierowy dokument łatwiej jest ponadto zmanipulować.

Lista obecności w formie elektronicznej jest rozwiązaniem, które eliminuje większość z wymienionych tu niedogodności. Elektroniczna lista obecności ogranicza błędy ludzkie oraz próby manipulacji. W przeciwieństwie do papierowej listy obecności jest też przyjazna środowisku. Najwygodniejszą metodą ewidencji jest jednak generowanie listy obecności w systemach elektronicznych. Ryzyko zaginięcia lub uszkodzenia listy obecności jest w takim przypadku zminimalizowane niemal do zera ze względu na możliwość utworzenia kopii zapasowej.

Wypróbuj Calamari – koniec z ręczną ewidencją obecności

Ręczne uzupełnianie listy obecności jest niepraktyczne. Jeśli w Twojej firmie ta metoda nadal funkcjonuje, warto zastąpić ją nowoczesnym rozwiązaniem, jakim jest system informatyczny Calamari, który możesz zintegrować z popularnymi komunikatorami, jak Slack czy MS Teams. Twoi pracownicy mogą informować Cię o godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy przy pomocy opcji clock in / clock out. W każdej chwili możesz sprawdzić też aktualne statusy pracowników, by wiedzieć, kto jest obecny w miejscu pracy, kto pracuje zdalnie, a kogo w danym dniu nie ma w pracy.

System elektroniczny Calamari jest zsynchronizowany również z kalendarzem Outlook, dzięki czemu obecności w pracy automatycznie wyświetlają się w firmowych kalendarzach. Dane dotyczące ewidencjonowania czasu pracy są przechowywane w chmurze, z zachowaniem zasad bezpieczeństwa. System pozwala nie tylko na generowanie listy obecności, lecz także na automatyczne tworzenie raportów, dokładne wyliczenia czasu pracy czy naliczanie nadgodzin. Godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy można zarejestrować z dowolnego miejsca, co jest dużym ułatwieniem dla pracowników zdalnych. Dane zapisane na liście obecności archiwizujemy zgodnie z przepisami RODO.

Lista obecności pracownika – informacje dla pracownika

Obowiązek podpisania przez pracownika listy obecności może wynikać z regulaminu zakładu pracy (zgodnie z art. 104 Kodeksu pracy). Pracownik, który podpisze regulamin, jest zobowiązany go przestrzegać. Oznacza to, że musi potwierdzać swoją obecność w pracy w sposób, który określa pracodawca – na liście papierowej lub elektronicznej.

Lista obecności pracownika – podsumowanie

Prowadzenie listy obecności pracownika nie jest wprost wymagane przez Kodeks pracy i inne przepisy. Jednak stanowi ona narzędzie pomocnicze w prowadzeniu obowiązkowej ewidencji czasu pracy. Dokument ten umożliwia potwierdzenie obecności pracowników w pracy oraz ułatwia naliczanie wynagrodzeń i świadczeń pracowniczych. Pracownicy są zobowiązani do przestrzegania zasad potwierdzania obecności określonych w regulaminie pracy.

Obecnie papierowe listy obecność zastępują elektroniczne dokumenty.  Eliminują on typowe problemy związane z dokumentacją papierową – ryzyko zgubienia dokumentów, nieczytelność zapisów czy trudności z archiwizacją.

Niezależnie od wybranej formy prowadzenia listy obecności – papierowej czy elektronicznej – pracodawca musi pamiętać o jej obowiązkowych elementach. Dokument ten powinien zawierać imię i nazwisko pracownika, godziny pracy oraz podpis. Nie może natomiast zawierać wrażliwych danych osobowych, szczególnie informacji o przyczynach nieobecności.

‍

Przypisy:

• [1] Art. 9 ust. 1 RODO https://uodo.gov.pl/pl/131/224
• [2] §6 Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej

‍

Źródła:

• Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej
• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=wdu19740240141.
• Art. 9 ust. 1 RODO https://uodo.gov.pl/pl/131/224